1. Danh mục tài khoản
1.2 Thêm tài khoản mới
Nếu muốn thêm một tài khoản mới thì nhấn phím F4, chương trình sẽ mở ra cửa sổ màn hình thêm tài khoản để thiết lập tài khoản mới vào.
Các thông tin cần khai báo:
- Số tài khoản: số hiệu tài khoản.
- Tên tài khoản: tên của tài khoản vừa thêm (bắt buộc nhập). - Tên ngắn: tên viết tắt của tài khoản.
- Tên 2: tên tiếng Anh (nếu cập nhật thì sẽ thể hiện bên ngôn ngữ tiếng Anh).
- Mã ngoại tệ: loại tiền sử dụng để giao dịch của tài khoản (có thể thay đổi khi cập nhật). - Tài khoản mẹ: trên tài khoản con 1 cấp.
- TK theo dõi công nợ: được sử dụng cho các tài khoản thuộc TK công nợ. - Tài khoản sổ cái: nếu là TK sổ cái thì chọn số 1, ngược lại chọn số 0.
- Loại tài khoản, nhóm tài khoản: dùng để phân nhóm, quản lý chi tiết tài khoản khi có nhiều tiểu khoản. 1.3 Sửa, xoá tài khoản
Muốn sửa một tài khoản, chọn tài khoản cần sửa và nhấn F3. Còn muốn xoá thì ta chọn tài khoản cần xoá và nhấn
F8. Trường hợp đã có phát sinh số liệu thì không thể xoá tài khoản hoặc sửa số hiệu tài khoản được.
1.4 Đổi tài khoản
Tài khoản sau khi có phát sinh thì không thể dùng F3 để sửa thành một tài khoản khác được nữa, khi đó chương trình hỗ trợ phím F6 để đổi tài khoản.
Khi đổi một tài khoản đã có phát sinh thì tất cả các số liệu đã phát sinh trên tài khoản cũ sẽ chuyển đổi sang tài khoản mới.
2. Các danh mục liên quan đến kho và hàng hoá, vật tư
2.1 Vị trí và chức năng
Các danh mục liên quan đến vấn đề quản lý kho và hàng hoá vật tư đều nằm trong phân hệ Tồn kho. Những danh mục quan trọng cần phải khai báo: Danh mục Đơn vị tính, danh mục kho hàng, danh mục hàng hoá vật tư, ….
2.2 Quản lý giá vốn hàng tồn kho
Với 4 phương pháp tính giá khác nhau: Trung bình di động, Trung bình tháng, Thực tế đích danh, Nhập trước xuất trước. Người sử dụng có thể khai báo phương pháp tính giá cho phù hợp với doanh nghiệp. Cuối kỳ (không hạn chế về thời gian) thực hiện chức năng tính giá, chương trình sẽ tự động cập nhật giá vào các phiếu xuất kho. Để thực hiện chức năng tính giá, người sử dụng thực hiện các bước sau:
- Vào “Phân hệ kế toán hàng tồn kho” - Vào khoản mục “ Cập nhật số liệu”
- Chọn phương pháp tính giá - Vào cửa sổ “ Tính giá….” - Nhập thời gian tính giá, kho, mã vật tư …
- Chọn” Nhận”
Chú ý: Trong quá trình nhập liệu, người sử dụng phát hiện số lượng tồn kho không đúng thì có thể vào khoản mục
“cập nhất số liệu” để thực hiện chức năng” Tính lại tồn kho tức thời”, hiện phiên bản này hỗ trợ chức năng này ngay tại màn hình nhập liệu, người sử dụng click vào nút “Chức năng” để chạy chức năng” Tính lại tồn kho tức thời”
2.3 Danh mục kho hàng
Đối với những doanh nghiệp quản lý vật tư, hàng hoá trên nhiều kho, người sử dụng cần khai báo đầy đủ danh mục các kho hàng.
Chú ý: để tránh trường hợp nhập, xuất sai kho, làm số lượng tồn kho bị sai lệch, khi cập nhật tất cả các phiếu nhập,
xuất kho phải chỉ định hàng hoá, vật tư được nhập, xuất chính xác từ kho nào .
- Mã kho: tối đa 8 ký tự, mỗi kho được quản lý qua một mã số không trùng và không lồng nhau. - Tên kho: tên của kho đó
- Kho/đại lý: 1 - kho đại lý; 0 – kho công ty
- Tài khoản kho đại lý: khai báo tài khoản kho để quản lý hạch toán tại kho đại lý (VD: 157: hàng gửi đi bán) 2.4 Danh mục hàng hoá, vật tư
Để việc nhập liệu được nhanh chóng, người sử dụng cần cập nhật đầy đủ danh mục các loại hàng hoá, vật tư mà doanh nghiệp thường sử dụng, mua bán trong quá trình kinh doanh vì khi cập nhật các chứng từ xuất bán, nhập mua hàng hoá hay nhập thành phẩm…đều liên quan đến các thông tin của những vật tư này.
Sau đây là cửa sổ thêm mới một vật tư:
- Mã vật tư: độ dài là 16 kí tự, mỗi vật tư được quản lý qua một mã số không trùng và không lồng nhau. Ví dụ:
mã vật tư 004 và 0044 bị lồng nhau
- Tên vật tư: tên của vật tư đó
- Tên 2: tên tiếng Anh (luôn mặc định là tên tiếng Anh trên tất cả các danh mục).
- Đơn vị tính: đơn vị đo lường của vật tư đó (nếu không vào đơn vị tính thì vật tư sẽ không theo dõi tồn kho).
- Đơn vị tính quy đổi: là đơn vị tính quy dổi giữa nhiều quy các khác nhau (Thùng, Bộ….)
- Hệ số: là hệ số quy đổi từ đơn vị tính quy đổi ra đơn vị tính chuẩn. VD: 1 Thùng 24 Lon
- Theo dõi tồn kho: nếu vật tư tham gia vào tính giá cuối kỳ thì chọn số 1: theo dõi tồn kho, còn ngược lại thì
chọn số 0.
- Cách tính giá tồn: chương trình có 4 cách tính giá, đơn vị sử dụng cách nào thì chọn cách tính giá đó.
- Số lượng tồn tối đa: Số lượng tồn tối đa trong kho
- TK kho: tài khoản của loại vật tư đó (Vd : 156: hàng hoá, 155: thành phẩm, …).
- Sửa TK kho : 1: được sửa (cho phép sửa TK kho khi cập nhật chứng từ).
2: không được sửa (không cho phép sửa TK kho khi cập nhật chứng từ). - TK hàng bán bị trả lại: số hiệu tài khoản hạch toán hàng bán bị trả lại
- TK sản phẩm dở dang: số hiệu tài khoản hạch toán sản phẩm dỡ dang
- TK chênh lệch giá vật tư: là số hiệu tài khoản hạch toán khoản chênh lệch khi hàng hoá tính giá trung bình
xuất hiện trường hợp số lựơng bằng 0 nhưng giá trị khác 0 Vd: TK632
- Nhóm vật tư 1,2,3: dùng để phân nhóm hàng hoá vật tư theo những tiêu thức khác nhau, nhằm hỗ trợ trong
quá trình lên báo cáo.
- Số lượng tối đa, tối thiểu: quản trị hàng tồn kho.
2.5 Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa
Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa sử dụng để phục vụ trong việc báo cáo và lọc tìm số liệu về tổng hàng nhập xuất tồn. Mỗi nhóm đại diện cho một tiêu thức phân nhóm.
VLS hỗ trợ 3 tiêu thức phân nhóm khác nhau ứng với 3 nhóm vật tư hàng hóa. Các thông tin khi khai báo danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa
Stt Tên trường Ghi chú
1 Kiểu phân nhóm Ứng với tiêu thức phân nhóm, có thể chọn [1,2,3]
2 Mã nhóm vật tư hàng hóa Không được bỏ trống, đại diện cho nhóm vật tư hàng hóa. Mã nhóm không được lồng và trùng nhau. Độ dài tối đa là 8 ký tự
3 Tên nhóm Mô tả nhóm khách (tên)
4 Tên 2 Tên tiếng Anh
- Ví dụ về một trường hợp phân nhóm như sau:
Nhóm 1: phân theo xuất xứ Nhóm 2: phân theo màu sắc
Nhóm 3: phân theo chất lượng vật tư. Chi tiết như sau:
Mã nhóm Tên nhóm
Nhóm 1: Phân theo xuất xứ
CU Châu Âu
CM Châu Mỹ
CA Châu Á
Nhóm 2:Phân theo màu sắc
MV Màu vàng
MD Màu xanh
MX Màu tím
Nhóm 3: Phân theo chất lượng vật tư
L1 Loại 1
L2 Loại 2
L3 Loại 3
Lưu ý:
Người dùng có thể thiết lập Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa trước, sau đó khi khai báo Danh mục vật tư hàng hóa có thể gán vật tư hàng hóa đó cho từng loại nhóm tương ứng.
Hoặc có thể thiết lập Danh mục vật tư hàng hóa trước, sau đó thiết lập Danh mục phân nhóm vật tư hàng hóa, người dùng có thể phân nhóm đồng loạt bằng chức năng nhấn phím “F6- phân nhóm vật tư hàng hóa”
Khi nhấn F6 mở cửa sổ Phân nhóm vật tư hàng hóa, chú ý đang ở nhóm nào (1,2,3), check vào cột “Tag” để chọn vật tư hàng hóa có thể chọn nhiều vật tư hàng hóa, sau đó nhấn vào nút lệnh “Phân nhóm” và chọn mã nhóm cần phân.
2.6 Khai báo về kho để tính giá Nhập trước Xuất trước (FIFO)
Việc khai báo này được sử dụng trong trường hợp vật tư được tính theo giá FIFO, để chương trình tự động tính giá theo trình tự nhất định của kho để tính giá. Thông thường 1 vật tư có thể nhập vào nhiều kho khác nhau khi tính giá sẽ tính kho nào trước để áp giá vào phiếu xuất kho.
Đường dẫn: Vào phân hệ quản lý hàng tồn kho/Các danh mục/khai báo về kho để tính giá NTXT
2.7 Khai báo chứng từ để tính giá FIFO
Trường hợp vật tư được tính theo giá FIFO để chương trình tự động tính giá theo trình tự nhất định, người dùng phải khai báo trình tự chứng từ để tính giá. Ví dụ, một vật tư có thể nhập kho từ chứng từ Phiếu nhập mua hàng hoặc Phiếu nhập khẩu nếu tính chất đồng thời xẩy ra thì sẽ tính giá từ phiếu nhập nào trước.
Đường dẫn: Vào phân hệ quản lý hàng tồn kho/Các danh mục/khai báo về chứng từ để tính giá NTXT 3. Danh mục khách hàng, nhà cung cấp
3.1 Vị trí và chức năng
Danh mục Khách hàng và nhà cung cấp được sử dụng chung do đó tuy nằm ở 2 Phân hệ khác nhau (Phải thu, Phải trả) nhưng người sử dụng muốn nhập ở Phân hệ nào cũng được.
Stt Tên trường Ghi chú
1 Mã khách Không được bỏ trống. Đại diện cho 1 khách hàng, mã khách hàng không được trùng hoặc lồng nhau. Độ dài tối đa là 16 ký tự
2 Tên khách Không được bỏ trống. Mô tả tên khách hàng, người dùng có thể viết đầy đủ để có thể hiểu. Tên khách hàng có thể trùng nhau. Độ dài tối đa là 100 ký tự.
3 Tên 2 Tên tiếng Anh của khách hàng
4 Địa chỉ Địa chỉ trên chứng từ của khách hàng 5 Đối tác Người đại diện giao dịch với đơn vị 6 Mã số thuế Mã số thuế của doanh nghiệp
7 Tài khoản ngầm định Tài khoản này để ngầm định khi lập các chứng từ liên quan đến khách hàng này, giúp việc cập nhật số liệu nhanh và chính xác hơn (chỉ có tính ngầm định nên có thể sửa trong lúc lập chứng từ) 8 Nhóm khách 1 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 1 9 Nhóm khách 2 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 2 10 Nhóm khách 3 Chọn từ danh mục phân nhóm khách hàng với loại nhóm là 2 11 Số điện thoại Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần 12 Số Fax Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần 13 Email Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần 14 TK ngân hàng Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần 15 Tên ngân hàng Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần 16 Tỉnh thành Sử dụng để lên các báo cáo hoặc màn hình nhập liệu khi cần
17 Ghi chú Ghi chú các lưu ý
18 ”Thông tin các trừơng tự định nghĩa”
Dùng để khai báo các trường tự định nghĩa mà ngừơi sử dụng muốn mở rộng quản lý.
3.2 Danh mục phân nhóm khách hàng
Danh mục phân nhóm khách hàng sử dụng để phục vụ trong việc báo cáo và lọc tìm số liệu. Mỗi nhóm đại diện cho một tiêu thức phân nhóm.
Danh mục phân nhóm và cách phân nhóm đều tương tự nhau ở các phân hệ khác nhau.
Ví dụ về một trường hợp phân nhóm như sau:
Nhóm 1: Phân theo khu vực địa lý của khách hàng. Nhóm 2: Phân theo loại hình kinh doanh của khách hàng. Nhóm 3: Phân theo ngành hàng mà khách hàng mua. Chi tiết như sau:
Mã nhóm Tên nhóm
Nhóm 1: Phân theo khu vực
MN Khu vực Miền Nam
MT Khu vực Miền Trung
MB Khu vực miền Bắc
Nhóm 2:Phân theo loại hình kinh doanh
ST Siêu thị
CH Cửa hàng
DL Đại lý
DD Khách hàng mua đồ điện gia dụng
KK Khách hàng mua kim khí
XM Khách hàng mua xe máy
Lưu ý:
Người sử dụng có thể thiết lập Danh mục khách hàng trước, sau đó thiết lập Danh mục phân nhóm khách hàng. Có thể phân nhóm đồng loạt bằng chức năng nhấn phím “ Ctrl + F6- phân nhóm khách hàng” hoặc ngược lại. Các bước thực hiện phân nhóm khách hàng:
Cách 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng sau khi tạo danh mục khách hàng
Bước 1: Tạo danh mục khách hàng
Bước 2: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng
B2.1. Vào cửa sổ “Danh mục phân nhóm khách hàng” B2.2. Nhấn phím F4 vào cửa sổ “ Thêm nhóm khách hàng”
B2.3. Tạo danh mục phân nhóm khách hàng. Nhập số liệu danh mục phân nhóm như sau:
Stt Tên trường Ghi chú
1 Kiểu phân nhóm Phần mềm hỗ trợ 3 tiêu thức phân nhóm. Ứng với mỗi tiêu thức phân nhóm, có thể chọn [1,2,3]
2 Mã nhóm khách hàng Đại diện cho nhóm khách hàng. Mã nhóm không được lồng và trùng nhau. Độ dài tối đa là 8 ký tự
Chú ý : tạo từng mã nhóm ứng với tiêu thức phân nhóm
3 Tên nhóm Mô tả nhóm khách (tên nhóm)
4 Tên 2 Tên tiếng Anh
Bước 3: Phân nhóm khách hàng:
Sau khi tạo đầy đủ danh mục phân nhóm khách hàng, nhấn Ctrl + F6, hiện ra cửa sổ màn hình phân nhóm khách hàng, gồm 2 trang :
+ Trang bên trái: hiện danh mục các nhóm khách hàng, để vệt sáng sẽ hiện ở dòng “chưa phân nhóm” + Trang bên phải: hiện danh mục khách hàng chưa phân nhóm gồm 3 cột Tag, Mã khách hàng, Khách hàng
B3.1. Tại trang bên trái, Chọn kiểu phân nhóm : ví dụ: “nhóm 1”
B3.2. Tại trang bên phải, Chọn danh sách khách hàng cùng nhóm bằng cách click chuột vào cột Tag những khách hàng cần chọn cùng nhóm.
B3.3. Nhấn chọn “Phân nhóm” Hiện cửa sổ “Phân nhóm khách hàng” B3.4. Nhập nhóm khách hàng, chọn đúng nhóm để phân
B3.5. Nhấn “Nhận” để hoàn tất quá trình phân nhóm cho nhóm khách hàng đó Bước 4: Tiếp tục phân nhóm như trên cho khách hàng còn lại của kiểu phân nhóm“nhóm 1”
Chú ý: Một khách hàng có thể ở cả 3 phân nhóm trong 3 tiêu thức phân nhóm khác nhau, vì thế phải thực hiện 3 lần cho 1 khách hàng
Vì thế người sử dụng cần định hướng cách quản lý và phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng để thao tác phân nhóm khách hàng nhanh hơn
Cách 2: Phân nhóm khách hàng trước khi tạo danh mục khách hàng
Bước 1: Tạo danh mục phân nhóm khách hàng (như trên) Bước 2: Tạo danh mục khách hàng (như trên)
Bước 3: Tại page “Thông tin nhóm” trong danh mục khách hàng, Nhập mã phân nhóm trong các nhóm khách tương ứng với 3 tiêu thức phân nhóm (nếu doanh nghiệp phân nhóm cả 3 tiêu thức)
3.3 Danh mục bộ phận/ nhân viên kinh doanh
Danh mục này được sử dụng để theo dõi doanh số bán, tùy thuộc và yêu cầu quản lý, ví dụ như sau: Quản lý doanh số theo cửa hàng, đại lý bán hàng
Quản lý doanh số theo nhân viên bán hàng
Quản lý doanh số theo cửa hàng + nhân viên của cửa hàng
Khi lập Hóa đơn bán hàng, người dùng có thể gán hóa đơn đó cho nhân viên hay bộ phận kinh doanh trực tiếp bán, nhằm theo dõi doanh số sau này.
Các thông tin như sau:
Stt Tên trường Ghi chú
1 Mã bộ phận Không được bỏ trống. Đại diện cho 1 bộ phận/nhân viên kinh doanh không được trùng hoặc lồng nhau. Độ dài tối đa là 8 ký tự
2 Tên bộ phận Mô tả tên bộ phận hay nhân viên
3 Tên 2 Tên tiếng Anh
Khi đơn vị sử dụng theo bán hàng theo giá nhất định (theo bảng giá), người dùng có thể khai báo giá bán vào bảng giá theo từng mặt hàng, khi lập hóa đơn bán hàng giá bán sẽ được gán theo mặt hàng xuất bán.
Bảng giá chỉ có tính ngầm định, người dùng có thể sửa giá tại thời điểm lập hóa đơn, và giá sẽ được cập nhật