Phân hệ Vốn bằng tiền

2.1 Chức năng:

2.1.1 Quản lý ngoại tệ

Người sử dụng có thể thiết lập danh mục ngoại tệ có thể phát sinh tại đơn vị, khai báo tỷ giá. Đánh giá chênh lệch tỷ giá ngoại tệ so vơi đồng tiền hạch toán.

2.1.2 Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Quản lý tiền mặt tại quỹ theo từng ngoại tệ phát sinh, kiểm soát tồn quỹ theo thời gian (tồn quỹ theo ngày, giờ) Quản lý tiền gửi ở từng ngân hàng, và ở mỗi ngân hàng theo từng ngoại tệ phát sinh, Kiểm soát luồng tiền vào ra ở các ngân hàng.

2.1.3 Quản lý thanh toán công nợ

Quản lý việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, chi tiết theo từng hóa đơn của người bán và theo ngoại tệ phát sinh. Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.

Quản lý việc thu các khoản nợ từ khách hàng, chi tiết theo từng hóa đơn xuất bán vào theo ngoại tệ phát sinh. Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.

2.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ Vốn bằng tiền

2.2.1 Phiếu chi tiền mặt

Chi tiền mặt có 4 trường hợp:

Trường hợp 1: Thanh toán chi tiết theo hoá đơn (chi trả công nợ) Trường hợp 2: Chi cho khách hàng Trường hợp 3: Chi cho nhiều khách hàng

Trong 3 trường hợp trên, ứng với từng nghiệp vụ kế toán mà người sử dụng chọn đúng loại để hạch toán nhưng muốn hạch toán thuế thì chỉ duy nhất sử dụng trường hợp 2,3

Trường hợp 1: dùng để thanh toán cho các hoá đơn mua hàng, bán hàng đã cập nhật trong các phân hệ Phải thu, Phải trả nhằm mục đích theo dõi công nợ theo hoá đơn.

Trường hợp 2: Thanh toán các hoá đơn, cập nhật chi tiết hoá đơn ngay tại phiếu chi cho một khách hàng

Trường hợp 3: Tương tự như trường hợp 2 nhưng người sử dụng có thể lập phiếu chi cho nhiều khách hàng trong cùng một phiếu. Trường hợp 1: Chi trả công nợ Lưu ý:

Khi người sử dụng hạch toán phiếu chi cho hoá đơn thanh toán ngay bằng tiền mặt (hạch toán khử trùng) thì khi

vào màn hình phiếu chi, nhấn phím “Chọn hoá đơn”để thực hiện chức năng “Hạch toán khử trùng” , chương trình cho phép người sử dụng chọn hoá đơn Mua hàng(chi tiền ngay)/Bán hàng (Thu tiền ngay) để thanh toán và chỉ cần bổ sung một số thông tin mà không cần phải nhập từ đầu một phiếu thu/chi

Khi người sử dụng cần phân bổ số tiền đã thanh toán trên phiếu chi vừa lập cho các hoá đơn liên quan thì sau khi lưu phiếu chi, người sử dụng click vào nút “ Số HĐ” để phân bổ số tiền cho các hoá đơn đó”

Nếu có thuế GTGT thì tại trường HĐ GTGT nhấn Enter, bảng kê thuế sẽ mở ra như sau:

Cập nhật chứng từ thuế GTGT

Stt Tên trường Ghi chú

1 Mẫu báo cáo Mẫu bc = 3: hoá đơn GTGT

Mẫu bc = 5: hoá đơn bán hàng (trực tiếp) 2 Số chứng từ Số hóa đơn (người sử dụng tự nhập)

3 Số seri Số seri của hóa đơn (người sử dụng nhập vào) 4 Ngày chứng từ Ngày hóa đơn

5 Mã khách Lấy từ ngoài màn hình nhập. Trường hợp khách hàng kê khai hóa đơn không nằm trong danh mục thì xóa mã khách hàng bỏ trống sau đó nhập tên khách hàng và các thông tin khác vào.

6 Tên khách Thể hiện theo mã khách hoặc người sử dụng nhập vào 7 Địa chỉ Thể hiện theo mã khách hoặc người sử dụng nhập vào 8 Mã số thuế Thể hiện theo mã khách hoặc người sử dụng nhập vào

9 Hàng hóa dịch vụ Tên mặt hàng trên Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào (từ danh mục hàng hoá, vật tư)

10 Tiền hàng Số tiền tính thuế (thông thường lấy tổng giá trị của hàng nhập vào). Lưu

ý: nếu có sửa giá trị hàng nhập thì phải sửa lại tiền hàng trên màn hình

này.

11 % (thuế suất) Nhập vào thuế suất

12 Tiền thuế Bằng tiền hàng * thuế suất, nhưng người sử dụng có thể sửa được. Lưu

ý: trong trường hợp người sử dụng đã sửa nhưng muốn tự tính thì xóa

tiền thuế và Enter qua khỏi tiền thuế. 13 Tài khoản thuế Người sử dụng chọn từ danh mục tài khoản 14 Mã vv Lấy từ danh mục vụ việc

Phần cuối phiếu

16 Trạng thái Chọn số vào ô trạng thái: xác định tình trạng cập nhật vào sổ cái

17 Số HĐ Nhấn vào nút này để phân bổ số tiền cho các hoá đơn liên quan, phục vụ cho việc theo dõi công nợ theo hoá đơn

18 Chọn hoá đơn Để cập nhật một chứng từ thu/chi mới đã được hoá đơn khai báo thanh toán ngay (TK 1111), chương trình sẽ lấy số liệu trực tiếp từ hoá đơn, người sử dụng chỉ cần chỉnh sửa, thêm bớt một vài chi tiết để hoán tất chứng từ

2.2.2 Phiếu thu tiền mặt

Tương tự cập nhật chứng từ Phiếu chi tiền mặt.

2.2.3 Giấy báo Nợ (chi), Giấy báo Có (thu)

Tương tự như cập nhật phiếu chi. Tuy nhiên đối với phiếu Báo nợ (Chi), để có đầy đủ thông tin khi lập

Uỷ nhiệm chi, tại danh mục khách hàng, người sử dụng cần nhập đầy đủ các thông tin như Số tài khoản, Ngân hàng, ... của khách hàng.

3. Phân hệ Quản lý kinh doanh & đặt hàng

3.1 Chức năng

Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lên kế hoạch nhận hàng. Căn cứ vào phiếu nhập hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt mua hàng, nhận hàng, so sánh giữa đơn đặt hàng và thực tế nhận hàng.

Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng từ khách hàng SO (Sales Oder) và theo dõi tiến độ giao hàng cho khách hàng, lên kế hoạch giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt hàng, giao hàng, so sánh giữa đơn đơn hàng và thực tế giao hàng.

Các bước lập Đơn đặt hàng: tương tự cách lập các chứng từ thông thường, tuy nhiên lưu ý số đơn hàng, ngày đơn

hàng cần nhập chính xác. Vì số đơn hàng sẽ là cơ sở để theo dõi trong quá trình mua bán hàng, nhận gửi hàng. 3.2 Cập nhật chứng từ

3.2.1 Phiếu yêu cầu mua vật tư

Khi các bộ phận có yêu cầu về vật tư nguyên liệu phục vụ cho sử dụng hay sản xuất thì sẽ lập phiếu này. Phiếu này có thể lấy dữ liệu từ tồn kho theo cáo điều kiên số lượng tồn kho:

9 <= 0

9 <= Tồn tối thiểu

9 <= 1 lượng cụ thể do người sử dụng chọn.

Dữ liệu trong phiếu này có thể được sử dụng để lập Phiếu đề nghị mua hàng. 3.2.2 Phiếu đề nghị mua hàng

Từ yêu cầu mua vật tư của các bộ phận, phòng vật tư sẽ tiến hàng lập phiếu đề nghị mua hàng để trình giám đốc hoặc bộ phận có thẩm quyền xét duyệt làm cơ sở cho phiếu nhập mua hàng

tương ứng. Người sử dụng lựa chọn NCC và số lượng đặt hàng. Phiếu đề nghi mua hàng có các trạng thái sau:

9 0 – Chưa duyệt: Là trạng thái phiếu đề nghị đã hoàn chỉnh và đang chờ duyệt 9 1 – Duyệt: Phiếu đề nghị đã được duyệt

9 2 – Không duyệt: Phiếu đề nghị không được duyệt.

9 3 – Đang đề nghị: Phiếu đề nghị còn dở dang chưa hoàn chỉnh. 3.2.3 Duyệt phiếu đề nghị mua hàng

Bộ phận có thẩm quyền sẽ vào chức năng này đề xét duyệt các phiếu đề nghị mua hàng. Nếu phiếu đề nghị đã được duyệt và đã được nhập mua thì không được phép duyệt lại Các bước duyệt phiếu đề nghị mua hàng:

9 Vào chức năng duyệt phiếu đề nghị mua hàng 9 Gõ vào điều kiện để lọc tìm phiếu đề nghị mua hàng

9 Chọn phiếu đề nghị cần duyệt và nhấn F3 để hiện thông tin về phiếu đề nghị

9 Lựa chọn các NCC được duyệt, điều chinh số lượng duyệt và ghi chú cho việc duyệt cho từng vật tư. Có thể đánh dấu để xem tất cả NCC của vật tư thay vì những NCC được đề nghị

9 Lựa chọn trạng thái duyệt: 0 – Chưa duyệt, 1 – Duyệt, 2 – Không duyệt 9 Nhấp vào nút Nhận để lưu thông tin duyệt phiếu đề nghị

3.2.4 Đơn đặt hàng mua

Lập đơn đặt hàng mua để gửi cho nhà cung cấp để tiến hàng mua hàng hóa, vật tư Đơn đặt hàng có thể lập trực tiếp hoặc lập từ các phiếu đề nghị mua hàng đã được duyệt

3.2.5 Đơn đặt hàng bán

Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng, người sử dụng lập đơn đặt hàng bán để ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng

3.2.6 Lệnh xuất hàng

Lệnh xuất hàng có thể lập trực tiếp hoặc từ các đơn đặt hàng bán Lệnh xuất hàng có các trạng thái sau:

9 0 – Chưa duyệt: Là trạng thái Lệnh xuất hàng đã hoàn chỉnh và đang chờ duyệt 9 1 – Duyệt: Lệnh xuất hàng đã được duyệt

9 2 – Không duyệt: Lệnh xuất hàng không được duyệt.

9 3 – Đang lập lệnị: Lệnh xuất hàng còn dở dang chưa hoàn chỉnh. 3.2.7 Duyệt lệnh xuất hàng

Bộ phận có thẩm quyền sẽ vào chức năng này đề xét duyệt các lệnh xuất hàng. Các bước duyệt lệnh xuất hàng tương tự như duyệt phiếu đề nghị mua hàng.

3.3 Báo cáo

3.3.1 Báo cáo Đơn đặt hàng bán 

Bảng kê đơn đặt hàng

9 Báo cáo tình hình giao hàng 9 Báo cáo tổng hợp đơn hàng 9 Báo cáo đến hạn giao hàng

3.3.2 Báo cáo Đơn đặt hàng mua 9 Bảng kê đơn đặt hàng 9 Báo cáo tình hình nhận hàng 9 Báo cáo tổng hợp đơn hàng 9 Báo cáo đến hạn nhận hàng

4. Phân hệ Phải trả

4.1 Chức năng

4.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt mua hàng

Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, lên kế hoạch nhận hàng. Căn cứ vào phiếu nhập hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt mua hàng, nhận hàng, so sánh giữa đơn đặt hàng và thực tế nhận hàng.

Các bước lập Đơn đặt hàng: tương tự cách lập các chứng từ thông thường, tuy nhiên lưu ý số đơn hàng, ngày đơn

hàng cần nhập chính xác. Vì số đơn hàng sẽ là cơ sở để theo dõi trong quá trình mua hàng, nhận hàng. 4.1.2 Nhập kho vật tư, hàng hóa

Nhập kho vật tư, hàng hóa có thể từ nhiều nguồn khác nhau như: Nhập mua hàng trong nước, nhập khẩu, nhập chi phí mua hàng. Bên cạnh quản lý về giá mua hàng hóa còn có thể quản lý chi phí thu mua phân bổ vào giá vốn hàng tồn kho.

4.1.3 Theo dõi xuất hàng trả nhà cung cấp

Trong trường hợp hàng mua không đúng chất lượng yêu cầu có thể xuất trả nhà cung cấp. Hạch toán giảm hàng tồn kho, công nợ và các khoản khác.

Ghi nhận giảm thuế GTGT mua vào và lên báo cáo theo dõi Thuế GTGT hoàn lại trả lại. 4.1.4 Theo dõi công nợ nhà cung cấp

Theo dõi công nợ phát sinh chi tiết đến từng nhà cung cấp, lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp theo nhà cung cấp, theo khu vực, …

Bên cạnh quản lý công nợ theo nhà cung cấp người sử dụng có thể theo dõi từng hóa đơn phát sinh và tình hình thanh toán theo hóa đơn, hóa đơn đến hạn (phân tích tuổi nợ).

4.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ tại Phân hệ phải trả 4.2.1 Phiếu nhập mua hàng

Chứng từ này ghi nhận hàng nhập kho mua hàng trong nước, có thể thực hiện bằng hai cách: Cách 1: Thực hiện độc lập với đơn hàng, cập nhật mới một phiếu nhập mua hàng

Cách 2: Lập từ đơn hàng bằng cách nhấn nút “chọn đơn hàng” để vào màn hình lọc tìm đơn hàng đã đặt, sau đó nhập các thông tin cần thiết tiếp theo tại phiếu nhập.

Các thông tin phiếu nhập như sau:

Stt Tên trường Ghi chú

1 Số phiếu nhập Người sử dụng tự nhập vào 2 Ngày hạch toán Ngày được sử dụng để lên báo cáo 3 Ngày lập phiếu nhập Ngày lập phiếu nhập

4 Mã khách Chọn từ danh mục nhà cung cấp.

5 Địa chỉ Lấy theo mã nhà cung cấp (đã khai báo trong DMKH), nếu địa chỉ trống thì cho phép nhập vào

6 Người mua hàng Lấy từ “đối tác” trong danh mục nhà cung cấp ứng với nhà cung cấp cần tìm, nếu trống cho phép người sử dụng nhập vào.

7 Diễn giải Nội dung phiếu nhập

8 Số seri Số seri của hóa đơn

9 Số hóa đơn Số hóa đơn của nhà cung cấp 10 Ngày hóa đơn Ngày trên hóa đơn của nhà cung cấp 11 Mã nx(tk có) Tài khoản ghi có

12 Hạn thanh toán Nhập vào số ngày đến hạn thanh toán

13 Mã NKCT Mã nhật ký chứng từ để lên các sổ của hình thức sổ nhật ký chung

Thông tin chi tiết

1 Mã hàng Chọn từ danh mục vật tư hàng hóa

2 Tên hàng Thể hiện theo mã hàng, không cho sửa tại nơi này. 3 Đơn vị tính Thể hiện theo mã hàng, không cho sửa tại nơi này.

4 Mã kho Kho nhập hàng

5 Tồn kho Thể hiện tồn kho của mặt hàng tại thời điểm lập hóa đơn

6 Số lượng Số lượng nhập kho

7 Đơn giá Người sử dụng nhập vào hoặc chương trình sẽ mặc định gán giá từ danh mục giá bán

8 Thành tiền Nếu đơn giá = 0, thì cho phép nhập vào cột thành tiền, nếu đơn giá <> 0 thì không cho phép sửa.

9 Tài khoản nợ Tự thể hiện theo mã hàng 10 Mã vụ việc Chọn từ danh mục vụ việc

Thông tin cuối phiếu

1 Trạng thái 1_cập nhật: Post vào sổ cái và thẻ kho, 0_Chưa: Chưa Post 2_Chỉ cập nhật vào kho: không post vào sổ cái

2 Chi phí Chí phí mua hàng chỉ sử dụng trong trường hợp cùng đối tượng với nhà cung cấp

3 Thuế suất Nhập thuế suất mua hàng (lấy từ danh mục thuế suất)

4 HĐ GTGT Nếu mua hàng có hóa đơn GTGT thì nhập vào số 1, 2… (số lượng hoá đơn) sẽ mở lên cửa sổ nhập chi tiết GTGT

4.2.2 Phân bổ chi phí mua hàng tại phiếu nhập mua hàng

Khi nhà cung cấp vật tư, hàng hoá và nhà cung cấp chi phí mua hàng (phí vận chuyển, bốc xếp, …) cùng là một đối tượng và cùng thời điểm thì người sử dụng có thể cập nhật chi phí tại phiếu nhập mua hàng.

Lưu ý: Khi nhập chi phí, người sử dụng chỉ nhập giá trị chưa thuế vào dòng chi phí, tiền thuế sẽ được tính cụ thể

khi vào chi tiết nhập hoá đơn thuế GTGT. Trường hợp có 1 hoá đơn mua hàng và 1 hoá đơn chi phí, thì khi vào cửa sổ nhập thông tin thuế VAT, người sử dụng sẽ phải nhập 2 dòng khai báo thuế.

Thông tin màn hình phân bổ chi phí như sau:

Chi phí Chi phí phân bổ cho từng mặt hàng. Nếu muốn phân bổ bằng tay thì cứ nhập chi phí từng mặt hàng vào

Nút lệnh

PB tự động Click vào nút lệnh này chương trình sẽ phân bổ tự động chi phí cho từng mặt hàng theo tiêu thức giá trị

Xoá phân bổ Xóa chi phí đã được phân bổ tự động cho từng mặt hàng Quay ra Trở lại màn hình nhập kho

4.2.3 Phiếu nhập chi phí mua hàng

Chứng từ này dùng để phân bổ chi phí mua hàng trong trường hợp nhà cung cấp hàng hoá và nhà cung cấp chi phí mua hàng là hai đối tượng khác nhau hoặc chi phí mua hàng không đồng thời phát sinh cùng thời điểm với Phiếu nhập hàng (Trong nước & Nhập khẩu) và đối tượng (mã nhà cung cấp).

Tương tự cách nhập phiếu nhập mua hàng Bước 1: Cập nhật các thông tin đầu phiếu

Bước 2: Nhập số tiền chi phí, chương trình sẽ mở ra màn hình phân bổ chi phí. Bước 3: Phân bổ chi phí mua hàng

B3.1. Chọn phiếu nhập: nhập thông tin lọc tìm phiếu nhập

B3.2. Phân bổ chi phí (Chọn Phân bổ tự động hoặc người sử dụng phân bổ bằng tay nếu phiếu nhập có nhiều mặt hàng)

B3.3. Quay ra

Bước 4: Kiểm tra thông tin phiếu nhập chi phí mua hàng và Lưu

4.2.4 Nhập cửa sổ khai báo thuế GTGT

Khi nhập các chứng từ như Phiếu Nhập mua hàng, hoá đơn mua hàng, .. sau khi nhập thuế suất tại phần thông tin tổng hợp của phiếu, và nhập số lượng hoá đơn vào ô HĐ GTGT, chương trình sẽ mở ra cửa sổ nhập thuế GTGT.