5. Phân hệ Phải thu
5.1.1 Lập và theo dõi Đơn đặt hàng – SO (Sales Oder)
Người sử dụng có thể lập đơn đặt hàng từ khách hàng và theo dõi tiến độ giao hàng cho khách hàng, lên kế hoạch giao hàng. Căn cứ vào phiếu xuất hàng, người sử dụng có thể xem các báo cáo liên quan đến đặt hàng, giao hàng, so sánh giữa đơn đơn hàng và thực tế giao hàng.
5.1.2 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi doanh thu
Ghi nhận và theo dõi doanh thu theo nhiều yếu tố khác nhau: doanh số theo tài khoản (doanh thu), doanh số theo hợp động/vụ việc kinh tế, doanh số theo bộ phận/nhân viên kinh doanh.
Bên cạnh đó, người sử dụng có thể theo dõi các hình thức bán hàng: chiết khấu bán hàng (theo từng % chiết khấu), hàng khuyến mãi biếu tặng, giới hạn nợ, ….
5.1.3 Theo dõi hàng bán bị trả lại
Theo dõi hàng bán bị trả lại trong trường hợp hàng không đạt chất lượng hoặc không đúng yêu cầu, ghi nhận giảm doanh thu tương ứng với hóa đơn bán hàng như: theo hợp đồng, theo nhân viên bán hàng.
Ghi nhận giảm thuế GTGT hàng bán ra và lên báo cáo theo dõi Thuế GTGT hoàn lại.
Ghi giảm giá vốn hàng tồn kho bằng cách nhập trực tiếp giá vốn hoặc check vào ô nhập giá trung bình . 5.1.4 Ghi nhận thuế GTGT
Ghi nhận và hạch toán thuế GTGT đầu ra, chuyển số liệu qua phân hệ tổng hợp để lên các báo cáo liên quan đến thuế GTGT.
5.1.5 Theo dõi công nợ khách hàng
Theo dõi công nợ phát sinh chi tiết đến từng khách hàng, lên các báo cáo chi tiết, tổng hợp theo khách hàng, theo khu vực, hoặc theo tiêu chí mà người sử dụng tự định nghĩa.
Theo dõi công nợ phải thu chi tiết theo hóa đơn, bên cạnh quản lý công nợ theo khách hàng người sử dụng có thể theo dõi từng hóa đơn phát sinh và tình hình thanh toán theo hóa đơn, phân tích hóa đơn đến hạn (phân tích tuổi nợ).
5.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ phải thu 5.2.1 Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Chứng từ này ghi nhận doanh thu bán hàng và xuất kho hàng hóa. Có thể thực hiện độc lập hay được lập từ đơn hàng sẵn có. Tương tự như cách lập phiếu nhập.
Các thông tin cập nhật hóa đơn: tương tự như Hoá đơn mua hàng (Phiếu nhập mua hàng)
Tiền chiết khấu Nếu check vào ô này thì cho phép sửa tiền chiết khấu 5.2.2 Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn
Chức năng của chứng từ này dùng để phân bổ số tiền phải thu cho các hóa đơn công nợ ở các đơn vị quản lý công nợ chi tiết theo hóa đơn.
Người quản lý chi tiết công nợ theo hoá đơn thực hiện các bước phân bổ số tiền phải thu cho các hoá đơn như sau:
Màn hình phân bổ gồm 2 phần:
Phần 1: Liệt kê các phiếu thu và giấy báo có ngân hàng (theo điều kiện lọc) Phần 2: Liệt
kê các hóa đơn công nợ theo mã khách của phiếu thu đang hiện thời.
Phân bổ có 2 cách:
Cách 1: Phân bổ tự động có 2 tùy chọn:
Phân bổ theo ngày hóa đơn số tiền trên phiếu thu sẽ phân bổ cho hóa đơn có ngày trước nhất cho đến ngày sau. Phân bổ theo hạn thanh toán thì số tiền trên phiếu thu sẽ phân bổ cho các hóa đơn có hạn thanh toán nhỏ nhất cho đến lớn nhất
Cách 2: Người dùng tự phân bổ
Thực hiện chức năng này nhấn phím F3 sau đó nhập số tiền cần phân bổ theo chủ quan của người dùng vào hoá đơn nào cần phân bổ
Lưu ý: Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn có thể thực hiện ở một trong hai màn hình nhập liệu
1. Thực hiện trực tiếp tại màn hình phiếu chi (nếu kế toán thanh toán kiêm cả chức năng quản lý công nợ chi tiết theo hoá đơn): Sau khi lưu phiếu chi, người sử dụng nhấn vào nút ”Số HĐ” để chọn các hoá đơn cần phân bổ số tiền vừa chi.
2. Thực hiện tại màn hình Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn thuộc Phân hệ Phải trả/Phải thu (Nếu Kế toán thanh toán khác kế toán theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn)
Bước 1: Vào Phân hệ phải thu/phải trả Vào mục “Phân bổ tiền hàng cho các hoá đơn” Bước 2: Lọc các chứng từ thu/chi cần phân bổ
Bước 3: Chọn phiếu thu/chi trong Phần 1 (Màn hình trên)
Bước 4: Chọn Phân bổ tự động “PB tự động” : số tiền sẽ đựơc phân bổ theo hai tiêu thức lựa chọn là “ Theo ngày hoá đơn” và “Theo hạn thanh toán”. Hoặc Phân bổ trực tiếp bằng cách nhấn “F3”, sau đó người sử dụng
tự phân bổ số tiền cho các hoá đơn theo ý muốn.
5.2.3 Sửa lại số tiền phải thu cho các hoá đơn
Chức năng này sử dụng trong trường hợp đơn vị quản lý công nợ chi tiết theo hóa đơn và muốn tất toán hoá đơn khi có sự chênh lệch giữa số tiền đã và phải thu so với số tiền trên hoá đơn. Có một số trường hợp như sau:
- Số tiền đã thu chênh lệch số lẻ so với số tiền trên hoá đơn
- Phát sinh giảm số tiền phải thu so với số tiền trên hoá đơn. ví dụ: chiết khấu thanh toán cho người mua - Xử lý công nợ thành nợ khó đòi đưa vào chi phí cho tất toán hóa đơn đó. 6. Phân hệ Hàng tồn kho
6.1 Chức năng:
6.1.1 Quản lý danh mục vật tư hàng hóa
Người sử dụng có thể khai báo các vật tư hàng hóa vào trong danh mục để quản lý nhập xuất tồn của vật tư. Bên cạnh đó còn những thông tin khác phục vụ cho công tác quản trị hàng tồn kho
6.1.2 Quản lý kho hàng
Người sử dụng có thể thiết lập các kho của công ty cũng như các kho kế toán (kho ảo) để thuận tiện trong việc quản lý tồn kho vật tư hàng hóa
6.1.3 Cập nhật chứng từ
Các chứng từ ở phân hệ Hàng tồn kho được sử dụng nội bộ. Hàng hóa nhập từ bên ngoài vào được quản lý ở
phân hệ Mua hàng, hàng hóa xuất bán được quản lý ở Phân hệ Bán hàng.
Việc nhập xuất nội bộ có thể được hiểu như sau:
Nhập từ sản xuất, nhập thừa, nhập từ điều chuyển kho, nhập khác. Xuất kho sản xuất, xuất ký gửi, xuất thiếu, xuất điều chuyển, xuất khác.
6.2 Hướng dẫn nhập liệu chứng từ Phân hệ tồn kho 6.2.1 Phiếu nhập, xuất kho:
Thông tin cập nhật chứng từ: tương tự như các chứng từ trước đó
Ngày ht Được sử dụng đưa lên báo cáo
Ngày lập pn Ngày lập phiếu nhập
Mã giao dịch (Loại pn) 4_Nhập từ nội bộ 9_Nhập khác
Nhập giá trung bình Dùng phím cách để đánh dấu, nhập giá tại thời điểm nhập kho. Số lượng vật tư này sẽ không tham gia vào tính giá cuối kỳ
Muốn sửa thành tiền Trong trường hợp khi tính giá, thành tiền không đúng với chứng từ, người sử dụng cho giá bằng =0, khi đó người sử dụng có thể check vào ô thành tiền để sửa lại số tiền cho đúng
6.2.2 Phiếu xuất điều chuyển
Thông tin cập nhật chứng từ: tương tự như các chứng từ trước đó
Ngày ht Được sử dụng đưa lên báo cáo Ngày lập pn Ngày lập phiếu nhập
Mã kho xuất Kho cần xuất hàng
Mã kho nhập Kho nhập hàng từ kho xuất 6.2.3 Tính giá trung bình
Trong trường hợp vật tư được đánh giá theo phương pháp trung bình, khi muốn có giá vốn xuất kho người sử dụng phải thực hiện chức năng tính giá trung bình.
Thông tin cập nhật như sau:
Tên trường Diễn giải
Kho vật tư Có thể tính riêng cho 1 kho, chọn kho từ danh mục kho hàng. Nếu bỏ trống thì tính hết
Tài khoản
Có thế tính riêng cho 1 tài khoản vật tư, chọn từ danh mục tài khoản, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 1 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 1, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 2 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 2, nếu bỏ trống thì tính hết
Nhóm 3 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 3, nếu bỏ trống thì tính hết
Tạo px chênh lệch giá trị hàng tồn kho
Trong trường hợp Vật tư:
Số lượng tồn kho = 0, giá trị <>0, nếu chọn số 1 chương trình sẽ tự động tạo PX chênh lệch
của vật tư với giá trị đó.
TK chênh lệch Là tài khoản hạch toán khoản chênh lệch nêu trên, thông thường TK 632
Cập nhật giá
trung bình Sau khi tính giá xong, giá sẽ được cập nhật vào:
0_ Cập nhật vào thẻ kho
1_Cập nhật vào thẻ kho và sổ cái 2_Cập nhật vào sổ cái
6.2.4 Tính giá nhập trước xuất trước
Stt Tên trường Diễn giải
1
Kho vật tư Có thể tính riêng cho 1 kho, chọn kho từ danh mục kho hàng, nếu bỏ trống thì tính hết
2
Tài khoản Có thế tính riêng cho 1 tài khoản vật tư, chọn từ danh mục tài khoản, nếu bỏ trống thì tính hết
3 Nhóm 1 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 1, nếu bỏ trống thì tính hết
4 Nhóm 2 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 2, nếu bỏ trống thì tính hết
5 Nhóm 3 Có thể tính riêng cho một nhóm vật tư loại nhóm 3, nếu bỏ trống thì tính hết
6
Cập nhật giá NTXT Sau khi tính giá xong, giá sẽ được cập nhật vào:
0_ Cập nhật vào thẻ kho
1_Cập nhật vào thẻ kho và sổ cái 2_Cập nhật vào sổ cái
6.2.5 Tính lại tồn kho tức thời
Vì tại thời điểm nhập xuất kho, số liệu tồn kho hiện trên chứng từ có thể bị sai lệch, chương trình sẽ hỗ trợ chức năng tính lại tồn kho tức thời cho vật tư ở các màn hình và các báo cáo có sử dụng tồn kho tức thời. 7. Phân hệ Chi phí,
giá thành
7.1 Chức năng:
Người sử dụng có thể khai báo danh mục vụ việc để quản lý tình hình nhập xuất Nguyên vật liệu cho từng hạng mục, công trình hay hợp đồng, … hoặc quản lý những khoản thu chi cho từng khoản mục trên.
Quản lý luỹ kế của từng công trình.
Cho phép người sử dụng tự thêm mới các trường trong các chứng từ thông qua Danh mục người sử dụng tự định nghĩa.
7.2 Danh mục vụ việc
Các thông tin cần khai báo:
- Mã vụ việc: tối đa 16 ký tự
- Tên vụ việc: tên của hạng mục, công trình - Ngày bắt đầu và kết thúc của công trình
- Tiền nguyên tệ: đồng tiền được sử dụng lưu chuyển trong quá trình thực hiện công trình (USD, EURO, VND ….)
- Tiền VND: quy đổi từ đồng tiền nguyên tệ
- Phân nhóm: tương tự các phân nhóm mã khách, mã hàng 7.3 Danh mục người sử dụng tự định nghĩa
7.4 Cập nhật chứng từ
- Trên tất cả các chứng từ cập nhật của chương trình đều có thông tin trường vụ việc để người sử dụng có thể chọn đúng công trình, hạng mục để đưa vào các chứng từ Thu, Chi, Mua, Bán, ….
VD: Nhập mua nguyên vật liệu cho công trình, người sử dụng nhập bằng phiếu nhập mua hàng.
7.5 Các bước thực hiện tính giá thành
Bước 1: Tạo danh mục vụ việc, công trình
Danh mục yếu tố chi phí Danh mục bộ phận hạch toán Cập nhật định mức nguyên vật liệu Cập nhật số lượng sản phẩm dở dang
Bước 2: Nhập nguyên vật liệu, vật tư có khai báo thêm mã vụ việc công trình đã tạo
Xuất kho nguyên vật liệu, vật tư có khai báo thêm mã vụ việc công trình đã tạo
Cập nhật các phiếu thu/chi khi phát sinh chi phí hoặc doanh số thuộc vụ việc, công trình Các chi phí được hạch toán thông qua các chứng từ nhập liệu, ví dụ như:
Phiếu xuất kho (nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm) Phiếu nhập kho (thành phẩm, bán thành phẩm) Chứng từ hạch toán chi phí lương (phiếu kế toán) Các chứng từ khác hạch toán trực tiếp theo sản phẩm
Bước 3: Phân bổ chi phí liên quan vụ việc, công trình
Sau khi xác định tiêu thức phân bổ, người sử dụng khai báo bút toán phân bổ theo công trình và thực hiện phân bổ tự động theo tiêu thức đã chọn
Bước 4: Tính chi phí dở dang cuối kỳ , tính giá thành và lên các báo cáo liên quan đến vụ việc công trình
Kiểm tra công thức tính dở dang cuối kỳ và giá thành, nếu đã phù hợp với đơn vị thì thực hiện tính giá thành. Nếu chưa phù hợp thì có thể khai báo lại
7.6 Hệ thống báo cáo
7.6.1 Báo cáo chi phí theo tài khoản - Bảng phân bổ chi phí chung (627) - Bảng phân bổ chi phí chung (627)
- Bảng phân bổ NVL & CCDC (152,153) - Bảng phân bổ tiền lương & BHXH (334, 338) - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (214)
7.6.2 Báo cáo theo vụ việc, công trình - Bảng kê ctừ NVL
- Tổng hợp phát sinh luỹ kế - Tổng hợp phát sinh NVL
- Tổng hợp chi phí sản xuất - Báo cáo KQ SXKD 7.6.3 Các bảng kê
Bảng kê ctừ theo người sử dụng tự định nghĩa Tổng hợp phát sinh theo trường người sử dụng tự ĐN
8. Phân hệ Tài sản cố định & Công cụ dụng cụ
8.1 Chức năng
Theo dõi TSCĐ và CCDC về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, ...
Theo dõi điều chuyển, lý do tăng giảm TSCĐ và CCDC. Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
8.2 Thiết lập các danh mục
8.2.1 Danh mục lý do tăng, giảm
Người sử dụng tạo danh mục lý do tăng giảm nhằm theo dõi xuyên suốt quá trình từ lúc tăng TSCĐ, CCDC cho đến lúc giảm TSCĐ, CCDC.
8.2.2 Danh mục bộ phận sử dụng
8.3 Khai báo các thông tin
Tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.
Phần 1- Thông tin chung: Tài khoản TSCĐ (TK211), Hao mòn TSCĐ (TK214), Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642), Số tháng khấu hao.
Phần 2- Thông tin nguồn vốn: Mã nguồn vốn, tên nguồn vốn, nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, khấu hao, giá trị còn lại
8.4 Phân nhóm TSCĐ, CCDC
Chương trình cho phép phân loại tài sản, công cụ theo các nhóm khác nhau để tiện cho việc phân tích và tổng hợp thông tin.
Chương trình có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm tài sản, công cụ. Ví dụ ta có thể phân nhóm tài sản theo chủng loại, theo nước sản xuất, theo cấu hình.
Cách phân nhóm tương tự như phân nhóm hàng hoá, vật tư, khách hàng.
8.5 Quản lý thêm bớt các bộ phận
Sau một thời gian sử dụng tài sản, công cụ cũng được phép thêm bớt bộ phận sử dụng (tài sản, công cụ dùng chung nhiều bộ phận), người sử dụng có thể khai báo chi tiết bộ phận sử dụng theo ngày phát sinh.
8.6 Quản lý về luân chuyển giữa các bộ phận
Việc thực hiện chuyển bộ phận sử dụng tài sản, vào chức năng chuyển bộ phận tài sản, chú ý chương trình không
cho phép xóa hay sửa bộ phận gốc. Việc quản lý tài sản sẽ theo lịch sử của tài sản.
8.7 Khai báo giảm tài sản, công cụ
Mỗi khi một tài sản bị giảm do thanh lý hoặc hết sử dụng thì ta phải khai báo giảm tài sản. Các thông tin khai báo gồm lý do giảm tài sản, ngày giảm tài sản.
8.8 Khai báo thôi không tính khấu hao
Mỗi khi một tài sản không tính khấu hao nữa thì ta phải khai báo tài sản thôi không tính khấu hao nữa. Thông tin khai báo là ngày thôi không tính khấu hao.
8.9 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng Mỗi tháng ta phải tính một lần và có sự thay đổi gì thì phải tính lại.