hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ
3.2.3.1. Xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro
Bất kỳ một hoạt động dịch vụ ngân hàng nào cũng chứa đựng trong nó những rủi ro nhất định. Đặc biệt, hoạt động kinh doanh nào rủi ro càng cao thì lợi nhuận kỳ vọng của nó lại càng lớn. Mục tiêu hoạt động của một NHTM bao giờ cũng gồm hai
phần cơ bản: lợi nhuận và an toàn vốn. Tìm ra biện pháp để dung hòa hai yếu tố trên trong hoạt động ngân hàng là một thách thức không nhỏ.
Để làm giảm thiểu và ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra, ngân hàng cần xây dựng các biện pháp phòng ngừa, chủ yếu bao gồm:
+ Biết rõ khách hàng: cần tìm hiểu kỹ thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác của khách hàng (nếu có thể) về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, tín nhiệm...
+ Thông thạo thao tác và nguyên tắc tiến hành nghiệp vụ, thông hiểu luật pháp trong và ngoài nước liên quan đến nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
+ Phải chuẩn bị đầy đủ mọi văn bản pháp lý làm nền tảng cho các giao dịch để tránh những bất đồng, tranh cãi về pháp lý giữa ngân hàng - khách hàng, ngân hàng - ngân hàng sau này.
+ Xây dựng một hệ thống chi tiết các dấu hiệu rủi ro tác nghiệp, định kỳ liệt kê các dấu hiệu rủi ro và đưa ra các biện pháp khắc phục. Từ đó, Chi nhánh sớm nhận biết xu hướng của các rủi ro để có thể loại trừ.
Xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro chính là một trong những yếu tố góp phần nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán quốc tế tại Chi nhánh.
3.2.3.2. Nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Nếu việc xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro là nhằm chặn trước những rủi ro có thể xảy đến thì hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ lại nhằm mục đích sớm phát hiện những sai sót mà ngân hàng đã phạm phải, từ đó sớm có biện pháp khắc phục một cách kịp thời, hiệu quả. Việc thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế không vì thể mà chủ quan, chỉ dựa vào hoạt động hậu kiểm nhằm phát hiện sai lầm. Vì vậy, các hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ này cần được tiến hành qua nhiều bước, cụ thể:
+ Tại phòng Thanh toán quốc tế, các giao dịch cần được thực hiện bởi ít nhất 2 người (giao dịch viên và kiểm soát) nhằm ngăn ngừa ngay từ đầu những rủi ro có thể có. Sau mỗi ngày làm việc, mỗi cán bộ cần tự kiểm tra kiểm soát lại công việc đã thực hiện trong ngày.
+ Tại phòng chức năng (Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ): công tác kiểm tra cần được tiến hành định kỳ, đảm bảo nghiêm túc, tránh hiện tượng nể nang đồng nghiệp dẫn đến bao che các sai phạm. Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ cần hoạt động độc lập, nên trực tiếp trực thuộc Hội đồng quản trị tại Hội Sở chính, tránh việc trực thuộc quyền lãnh đạo của Ban Giám đốc Chi nhánh như hiện nay. Như vậy, việc kiểm tra kiểm soát các giao dịch thực hiện tại Chi nhánh (các giao dịch này đều phải qua sự phê duyệt của Ban Giám đốc) mới đảm bảo khách quan, trung thực.
+ Tại phòng hậu kiểm (Phòng Tài chính Kế toán, nơi lưu giữ toàn bộ báo cáo và các chứng từ giao dịch trong ngày): việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ giao dịch với GL (sổ cái) và báo cáo của từng phân hệ cần được tiến hành kịp thời vào đầu ngày làm việc tiếp theo nhằm nhanh chóng phát hiện những sai sót do cán bộ, do lỗi chương trình tự động nhằm điều chỉnh kịp thời.