Hoạt động TTQT là hoạt động đòi hỏi phải có một quy trình thống nhất trong việc thực hiện để đảm bảo được tính chính xác, an toàn và hệ thống khi thanh toán. Vì vậy, BIDV đã ban hành "Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ TTQT" để phục vụ việc thanh toán thống nhất trong hệ thống.
Theo đó, mọi hoạt động TTQT của toàn bộ hệ thống BIDV đều được thực
hiện thông qua một đầu mối duy nhất là Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại
bằng mạng SWIFT và các hệ thống khác theo một chương trình phần mềm thống nhất, qua đó Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại thực hiện việc quản lý và thanh toán vốn tập trung toàn hệ thống.
Trong quan hệ với chi nhánh, Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại mở các tài khoản điều chuyển vốn ngoại tệ cho từng chi nhánh. Hàng quý, Trung tâm sẽ thông báo hạn mức sử dụng vốn ngoại tệ cho các chi nhánh để chủ động giải quyết quan hệ với khách hàng. Mọi nghiệp vụ ngân hàng quốc tế phát sinh từ ngân hàng khởi tạo và kết thúc ở ngân hàng nhận đều phải thực hiện hạch toán tập trung tại Trung tâm.
Căn cứ vào khả năng xử lý nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, các chi nhánh được phép thực hiện nghiệp vụ TTQT được phân thành chi nhánh loại I và chi nhánh loại II. Chi nhánh Thăng Long là chi nhánh loại I, được phép thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ TTQT như chuyển tiền, nhờ thu bằng ngoại tệ và thư tín dụng.
Trong quá trình thực hiện các giao dịch TTQT, Chi nhánh đã không ngừng áp dụng các biện pháp tích cực nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ. Cụ thể:
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình TTQT theo chuẩn quốc tế
Quy trình nghiệp vụ luôn được coi là cẩm nang cho TTQT tại bất kỳ NHTM nào. Việc xây dựng quy trình nghiệp vụ TTQT thường được tiến hành tại Trung tâm TNTTTM, trên cơ sở đúc kết thực tiễn hoạt động, dựa trên các văn bản pháp lý trong nước và quốc tế có liên quan. Tuy nhiên, tại các chi nhánh trực tiếp hoạt động TTQT, việc hoàn thiện hơn nữa, cụ thể hóa hơn nữa quy trình nghiệp vụ đã trở
thành một nhu cầu khách quan và cần thiết.
Việc đa dạng hóa các dịch vụ TTQT, đa dạng hóa các dịch vụ hỗ trợ đã làm thay đổi, bổ sung một số thay đổi trong Quy trình TTQT. Đặc biệt hiện nay, Chi nhánh BIDV Thăng Long đã tham gia và vận hành thành công chương trình “Hiện đại hóa”, trong đó, áp dụng nhiều mẫu biểu mới, quy trình vận hành đòi hỏi nhiều thao tác mới. Vì vậy, căn cứ trên cơ sở Quy trình TTQT ban hành tại Trung tâm TNTTTM, Chi nhánh Thăng Long đã có những đóng góp, đề xuất chỉnh sửa cần thiết cho phù hợp với thực tế và đặc thù hoạt động tại chi nhánh. Việc hoàn thiện quy trình nghiệp vụ đã được sự phối hợp của phòng trực tiếp tiến hành nghiệp vụ (Phòng TTQT), phòng phụ trách vấn đề pháp lý (Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ) và các phòng ban liên quan (Phòng Kế hoạch nguồn vốn, Phòng Tín dụng, Phòng Thẩm định, Phòng Dịch vụ khách hàng...). Bên cạnh đó, việc hoàn thiện quy trình còn được tiến hành đều đặn nhằm phục vụ tốt hơn nữa khách hàng, đảm bảo tính an toàn về pháp lý cho ngân hàng.
Nhờ những nỗ lực kể trên, trong những năm vừa qua qui trình TTQT tại Chi nhánh đã được cải tiến theo hướng phù hợp, đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời đến khách hàng. Đối với mỗi phương thức thanh toán Chi nhánh đều xây dựng cho mình qui trình thanh toán rất rõ ràng, chi tiết từng khâu, từng bước loại ra những khâu trung gian rườm rà, phiền phức, mất nhiều thời gian của khách hàng. Đây là một nỗ lực không nhỏ của Chi nhánh trong hoạt động TTQT. Điều này đã giúp rút ngắn thời gian thực hiện nghiệp vụ, đồng thời nâng cao độ chính xác, an toàn, giành được sự tín nhiệm của khách hàng.
Thứ hai, ban lãnh đạo Chi nhánh đã chỉ đạo và kiên quyết thực hiện việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện cho toàn chi nhánh nói chung và phòng TTQT nói riêng. Vừa qua Chi nhánh đã bàn hành quyết định xử phạt hành chính đối với những sai sót về tác nghiệp của cán bộ, nhân viên Chi nhánh. Đến nay, đội ngũ cán bộ phòng TTQT đã được nâng cao cả về chuyên môn, nghiệp vụ cũng như phong cách giao dịch văn minh, lịch sự với khách hàng. Các cán bộ sẵn
sang hướng dẫn khách hàng giải quyết mọi vướng mắc trong khâu dự thảo, ký kết hợp đồng hay tư vấn cho khách hàng về các điều khoản trong thư tín dụng sao cho có lợi nhất cho họ.
Thứ ba, Chi nhánh đã đưa vào vận hành mô hình TA2 nhằm rút ngắn thời gian tác nghiệp, đảm bảo cam kết về thời gian với khách hàng, không để khách hàng kêu ca, phàn nàn về công tác dịch vụ.
Ngoài ra, BIDV còn xúc tiến mở rộng mạng lưới đại lý với các ngân hàng trên Thế giới. Điều này đã tạo điều kiện cho công tác TTQT toàn hệ thống diễn ra thuận lợi. Tính đến năm 2009, ngân hàng đã có quan hệ đại lý với hơn 850 ngân hàng, và có quan hệ đại lý với gần 80 nước. Điều này chứng tỏ uy tín của ngân hàng ngày càng được nâng cao trên trường quốc tế và trong lòng khách hàng. Chính điều