Tổ chức lực lượng bán hàng

Công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty bao gồm 3 nội dung chính: thiết kế, quản lý và nâng cao hiệu quả lực lượng bán hàng.

a. Thiết kế lực lượng bán hàng: việc thiết kế lực lượng bán hàng của công ty

dựa trên định hướng thị trường mục tiêu và tập khách hàng trọng điểm, chiến lược phát triển thị trường và chiến lược phân phối đã được hoạch định. Ngoài ra cần xem xét các yếu tố về đặc điểm văn hóa, mức thù lao của nhân viên tại thị trường quốc gia và khu vực, trình độ và kinh nghiêm trong quản lý nhân sự và quản lý lực lượng bán của công ty.

Nội dung thiết kế lực lượng bán được thực hiện qua các nội dung sau:

- Xác định mục tiêu và nhiệm vụ: Các mục tiêu đặt ra với lực lượng bán căn cứu vào đặc điểm, tính chất của thị trường mục tiêu, vị thế của công ty trên thị trường đó. Các thành viên của lực lượng bán cần có kỹ năng phân tích thị trường và khách hàng.

Công ty có hai lực lượng bán: lực lượng bán bên trong và lực lượng bán hợp đồng. Lực lượng bán cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

+ Mỗi đại diện thương mại cần được phân định cho một cặp sản phẩm thị trường xác định, đảm bảo không có sự chồng chéo hoặc bỏ sót một phân khúc thị trường nào trong thị trường mục tiêu của công ty.

+ Nghiên cứu marketing trên đoạn thị trường được phân công.

+ Triển khai các giải pháp marketing hỗn hợp trong phạm vi cho phép.

+ Xử lý các khiếu nại của khách hàng về sản phẩm,về giao tiếp bán hàng trong phạm vi được phân công.

+ Dự báo bán, tiến trình bán, quản trị marketing sản phẩm, cung cấp dịch vụ trước, trong và sau bán hàng cho khách hàng theo đúng chính sách của công ty.

+ Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty để đạt hiệu quả bán hàng cao nhất. + Đảm bảo tiêu chuẩn về văn minh và tín nhiệm thương mại trong quá trình hoạt động, thể hiện được bản sắc của công ty và phù hợp với văn hóa thị trường, quốc gia.

+ Với các nhà quản trị bán hàng: triển khai các quyết định tổ chức lực lượng bán. - Xác định cơ cấu và quy mô của lực lượng bán

Cơ cấu của lực lượng bán:

+ Cơ cấu theo lãnh thổ, không gian thị trường: áp dụng khi công ty đưa ra thị trường hàng loạt sản phẩm có đặc tính tương tự và liên hệ chặt chẽ với nhau. Việc tổ chức lực lượng bán này tạo ra khả năng phân cấp mạnh mẽ cho quản trị viên phụ trách các khu vực thị trường, tăng cường sự giám sát, kiểm soát lực lượng bán. Tuy nhiên kiểu tổ chức này làm tăng chi phí quản lý.

+ Cơ cấu theo sản phẩm: kiểu tổ chức này phù hợp với công ty kinh doanh nhiều nhóm sản phẩm có sự khác biệt về tính chất kỹ thuật, đòi hỏi sự quản lý chăm sóc khác nhau.

+ Cơ cấu theo khách hàng: kiểu tổ chức này phù hợp khi thị trường mục tiêu của công ty gồm nhiều phân khúc, có sự khác biệt về nhu cầu, tiêu chuẩn mua hàng của khách hàng, đòi hỏi các phương pháp chào hàng và cách xử lý bán hàng khác nhau.

+ Cơ cấu theo khách hàng: kiểu tổ chức này phù hợp khi thị trường mục tiêu của công ty gồm nhiều phân khúc, có sự khác biệt về nhu cầu, tiêu chuẩn mua hàng của khách hàng, đòi hỏi các phương pháp chào hàng và cách xử lý bán hàng khác nhau.

+ Cơ cấu hỗn hợp: công ty sử dụng nhiều kiểu tổ chức khác nhau, có sự phân định rõ ràng hơn khi kết hợp chúng.

- Xác định quy mô của lực lượng bán: phương pháp này gồm những bước sau: phân nhóm khách hàng, xác định tần số giao tiếp, nhân số khách hàng với số tần số giao tiếp, xác định số lần tiếp cận khách hàng trung bình, xác định số đại diện bán hàng cần thiết.

- Tuyển chọn và huấn luyện lực lượng bán: xây dựng các tiêu chuẩn để tuyển chọn, xây dựng và thực thi các thủ tục tuyển dụng, xây dựng và thực thi các thủ tục đánh giá các ứng viên để chọn các ứng viên tốt nhất, huấn luyện lực lượng bán.

b. Quản lý lực lượng bán hàng

- Xây dựng quy chế hoạt động của lực lượng bán: chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn, các thức phối hợp, chế độ giám sát và báo cáo, quy định về quan hệ với khách hàng…

- Xây dựng các loại định mức: chào hàng với khách hàng hiện tại và khách hàng mới, sử dụng thời gian chào hàng, doanh số, số lượng đơn hàng, phát triển khách hàng mới.

- Xây dựng và thực thi chế độ thù lao: lương, công tác phí, phúc lợi tiền thưởng, bảo hiểm, bảo hộ theo quy định của pháp luật.

- Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho lực lượng bán hàng.

- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tạo môi trường làm việc thuận lợi. - Động viên nỗ lực của lực lượng bán, khen thưởng dưới các hình thức khác nhau.

- Giám sát quá trình hoạt động: phát hiện kịp thời những diễn biến có ảnh hưởng tốt hoặc xấu đến hoạt động bán để có các giải pháp xử lý phù hợp. Giám sát thường xuyên thông qua báo cáo và hoạt động của nhân viên giám sát. Giám sát

nhằm chấn chỉnh, giúp đỡ nhân viên thực hiện đúng chức trách, hoàn thành tốt nhiệm vụ.

- Đánh giá kết quả hoạt động của lực lượng bán hàng: việc đánh giá rất quan trọng, nhằm tạo cơ sở cho việc đưa ra những hoạt động điều chỉnh thích hợp cho chu kỳ hoạt động tiếp theo.

c. Nâng cao hiệu quả của lực lượng bán hàng: để nâng cao hiệu quả của lực

lượng bán hàng, công ty phải thường xuyên tổ chức tái huấn luyện cho họ , tập trung vào các vấn đề sau:

+ Huấn luyện kỹ năng bán hàng

+ Huấn luyện kỹ năng thương lượng, đàm phán

+ Huấn luyện nghệ thuật tạo dựng mối quan hệ với khách hàng

1.5 Các công cụ xúc tiến thương mại khác

Ngoài quảng cáo và bán hàng cá nhân thì các công cụ xúc tiến thương mại khác như: xúc tiến bán, quan hệ công chúng và marketing trực tiếp được biết đến như là phương thức hỗ trợ hiệu quả cho hai công cụ trên.

1.5.1 Xúc tiến bán

Xúc tiến bán là một tập hợp nhiều công cụ khuyến khích khác nhau, thường là ngắn hạn, nhằm kích thích người tiêu dùng và trung gian thương mại mua hàng hóa và dịch vụ nhanh hơn và nhiều hơn. Xúc tiến bán là một bộ phận trong hệ thống giao tiếp của công ty, được định hướng trong ngắn hạn, và có liên quan với tiến trình và kết quả bán hàng của công ty. Xúc tiến bán trở thành một công cụ nhằm điều chỉnh tạm thời những chào hàng cơ bản, mục đích của nó là tạo thêm động cơ cho khách hàng để ra quyết định mua hàng nhanh chóng hơn và mua với số lượng nhiều hơn. Xúc tiến bán đóng vai trò ngày càng quan trọng dưới góc độ là một công cụ mang tính chiến thuật cao, và là phương tiện mà nhà quản trị marketing thường xuyên cần tới để kết hợp với quảng cáo, bán hàng trực tiếp và quan hệ công chúng để đạt được sự hài hòa và hiệu quả tối ưu trong truyền thông.

1.5.2 Quan hệ công chúng

- Quan hệ công chúng là những hoạt động marketing giao tiếp của công ty nhằm xác định và đánh giá thái độ của các nhóm công chúng có liên quan, các yếu tố ảnh hưởng đến lợi ích của các nhóm này, thực hiện các chương trình hành động nhằm giành được sự hiểu biết và tin tưởng của công chúng đối với hoạt động kinh doanh của công ty.

- Mục tiêu của quan hệ công chúng là xây dựng và nâng cao hình ảnh tích cực về công ty trong các giới có liên quan. Hoạt động này nhằm thuyết phục các nhóm công chúng rằng công ty là một tổ chức hấp dẫn và họ nên giao dịch kinh doanh với công ty. Mục tiêu này khác với mục tiêu của các hoạt động xúc tiến khác ở chỗ nó không hướng tới hành vi mua một sản phẩm cụ thể mà chủ yếu giúp đánh bóng thêm hình ảnh thương hiệu sản phẩm và uy tín doanh nghiệp.

- Quan hệ công chúng là một lĩnh vực đa dạng gồm nhiều hoạt động rộng lớn, không chỉ là những thông tin giao tiếp với thị trường hiện tại và tiềm năng và ảnh hưởng đến quyết định mua của họ, mà còn phản ánh hành vi ứng xử của công ty, thể hiện sự gắn bó giữa quyền lợi của công ty với quyền lợi của xã hội và cộng đồng.

- Quan hệ công chúng thường có độ tin cậy cao hơn và dễ tạo hình ảnh thuận lợi cho thương hiệu sản phẩm và cho công ty.

1.5.3 Marketing trực tiếp:

- Marketing trực tiếp là hệ thống truyền thông marketing có sự tương tác của một số phương tiện giao tiếp trực tiếp nhằm tạo ra các phản ứng tích cực, hoặc trao đổi và giao dịch hàng hóa từ phía khách hàng mà ít bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Marketing trực tiếp được áp dụng thông qua hàng loạt các phương tiện như thư tín, điện thoại, catalog, tờ rơi, truyền hình, đài phát thanh, và các phương tiện mới như Internet và điện thoại di động. Mục tiêu của marketing trực tiếp là khách hàng sẽ đạt mua sản phẩm của doanh nghiệp qua điện thoai, qua thư hay đặt hàng qua Internet. Sự phát triển của công nghệ thông tin, mạng lưới viễn thông và thẻ tín dụng là những yếu tố quan trọng góp phần mở rộng ứng dụng của marketing trực tiếp trong chiến lược xúc tiến thương hiệu.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI BẢO HIỂM PHI NHÂN THỌ TẠI BIC TRONG THỜI GIAN QUA 2.1 Tổng quan về BIDV và sản phẩm bảo hiểm BIC trong tổng thể các sản

phẩm trọn gói của BIDV tới khách hàng. 2.1.1 Giới thiệu chung

Tên đầy đủ: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam.

Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commercial Bank for Investment and Development of Vietnam

Tên gọi tắt: BIDV

Địa chỉ: Tháp BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.2220.5544 - 19009247. Fax: 04. 2220.0399 Email: Info@bidv.com.vn

Được thành lập ngày 26/4/1957, BIDV là ngân hàng thương mại lâu đời nhất Việt Nam.

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

- Lịch sử phát triển Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Thành lập ngày 26/4/1957 với tên gọi là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam Từ 1981 đến 1989: Mang tên Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam Từ 1990 đến 27/04/2012: Mang tên Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)

Từ 27/04/2012 đến nay: Chính thức trở thành Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV)

- Lịch sử ra đời của BIC:

Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIC) ra đời trên cơ sở chiến lược thành lập Tập đoàn tài chính mang thương hiệu BIDV thông qua việc BIDV mua lại phần vốn góp của Tập đoàn Bảo hiểm Quốc tế QBE (Australia) trong Liên doanh Bảo hiểm Việt Úc (là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, được thành lập và hoạt động tại Việt Nam từ năm 1999) và chính thức đi vào hoạt động với thương hiệu BIC kể từ ngày 01/01/2006.

Kế thừa kinh nghiệm về hoạt động bảo hiểm sau 6 năm của liên doanh và kinh nghiệm hoạt động trên thị trường tài chính hơn 50 năm của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, sau khi đi vào hoạt động, BIC tiếp tục thực hiện chiến lược cung cấp các sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ được thiết kế phù hợp trong tổng thể các sản phẩm dịch vụ tài chính trọn gói của BIDV tới khách hàng. BIC là thành viên đầu tiên của BIDV thực hiện cổ phần hóa theo chủ trương của Chính phủ.

Ngày 01/10/2010, BIC đã chính thức chuyển đổi sang Công ty Cổ phần và tăng vốn điều lệ lên 660 tỷ đồng.

Ngày 6/9/2011, cổ phiếu BIC chính thức niêm yết tại Sở giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (HOSE) với mã chứng khoán là BIC.

Theo thống kê của Hiệp hội Bảo hiểm Việt Nam, hiện nay BIC đang đứng thứ 6/29 công ty bảo hiểm phi nhân thọ về thị phần bảo hiểm gốc và liên tục là một trong những công ty bảo hiểm có tốc độ tăng trưởng doanh thu bảo hiểm gốc nhanh nhất trên thị trường. BIC hiện là công ty dẫn đầu thị trường về phát triển kênh Bancassurance và các kênh bảo hiểm trực tuyến (E-business). BIC cũng là công ty bảo hiểm đầu tiên có mạng lưới hoạt động phủ kín tại thị trường Đông Dương.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của BIC và nhiệm vụ của từng bộ phận

a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIC

Hình 2.1 : Cơ cấu tổ chức của BIC

Hiện tại, nguồn nhân lực của công ty bảo hiểm BIDV bao gồm 558 người, trong đó 489 người đại trình độ đại học và trên đại học (chiếm 92%), 39 người đạt trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật dạy nghề (chiếm 8%). Cơ cấu tổ chức được xây dựng ở các cấp độ khác nhau, từ Đại hội đồng cổ đông, sau đó đứng đầu là Hội đồng quản trị, chịu trách nhiệm điều hành chiến lược kinh doanh là Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc (phụ trách khối), các ban trực thuộc và các công ty con hạch toán phụ thuộc. Độ tuổi trung bình làm việc tại BIC là 30 tuổi.

b. Nhiệm vụ của từng bộ phận

Mô hình tổ chức của BIC gồm những cấp độ sau: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT

Phó TGĐ Khối Quan Hệ Khách Hàng

Phó TGĐ Khối Nghiệp Vụ & Bồi Thường

Phó TGĐ Khối

Tài Chính Phó TGĐ Khối

Vận Hành Hạch Toán Độc LậpKhối Công Ty Con

Ban Khách Hàng Doanh Nghiệp

Ban Bán Lẻ Trung Tâm Dịch Vụ Khách Hàng

Ban Tài Sản Kỹ Thuật Ban Phi Hàng Hải

Ban Hàng Hải

Ban Giám Định Bồi Thường Ban Tái Bảo Hiểm

Ban Tài Chính Kế Toán Ban Đầu Tư

Tài Chính Ban Kế Hoạch Phát Triển Văn Phòng Ban Nhân Sự Ban Quản Lý Rủi Ro Ban Công Nghệ Thông Tin

Công Ty Liên Doanh Bảo Hiểm Lào-Việt

Công Ty Bảo Hiểm Cambodia-Việt Nam

Các Công Ty Con Hạch Toán Phụ Thuộc

+ Trụ sở chính tại Hà Nội: điều hành chung mọi hoạt động BIC và là đầu mối báo cáo, tiếp nhận thông tin với ban điều hành tại hội sở chính của BIDV tại tầng 16 tháp A tòa nhà Vincom-191 Bà Triệu, Hà Nội. Giám đốc, các phó giám đốc, phòng kiểm tra nội bộ, phòng hành chính nhân sự, kế toán, đầu tư, quản lí nghiệp vụ kinh doanh đều làm việc tại đây.

* Hội đồng quản trị:

Quyết định chiến lược phát triển của công ty

Kiến nghị số cổ phần được quyền chào bán và quyết định huy động vốn theo hình thức khác.

Quyết định phương án đầu tư, giải pháp phát triển thị trường.

Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức tổng giảm đốc và các bộ phận quản lý khác nhau quan trọng trong công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của cán bộ quản lý đó.

Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của các doanh nghiệp khác.

Trình bày quyết toán tài chính hàng năm lên hội đồng cổ đông.

Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn, thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Kiến nghị các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.

* Ban kiểm soát:

Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, trong điều hành hoạt động kinh doanh và trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động, tham khảo ý kiến của hội