10. Bố cục của Luận văn
3.2.7. Tăng cường công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư,lưu trữ
nền nếp thì lãnh đạo UBND các phường cần thắt chặt hơn nữa quy chế về kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các phòng, ban chuyên môn trong phường. Ngoài hình thức kiểm tra thông qua báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo cần ủy quyền cho cán bộ phụ trách Văn phòng UBND phường để thường xuyên đốn đốc kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện thường xuyên và đột xuất chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Chú trọng việc kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan. Lãnh đạo UBND phường cần phải quan tâm đến công tác kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức trong cơ quan thực hiện tốt các quy định, kịp thời phát hiện những sai sót để chấn chỉnh nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường dần đi vào nề nếp.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực hiện các quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường. Thực hiện vấn đề này, đối với UBND phường cần kết hợp việc sơ kết, tổng kết công tác theo định kỳ để sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Đối với UBND quận, hàng năm cần có một buổi tổng kết công tác lưu trữ (kết hợp với tổng kết công tác văn thư) ở UBND các phường, qua đó đánh giá những ưu điểm, những hạn chế để giúp các địa phương rút ra những bài học kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt hơn các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Cùng với việc tổng kết, đánh giá, UBND quận cần có những biện pháp khen thưởng để kịp thời động viên, khuyến khích những đơn vị, cá nhân làm tốt và xử lý những đơn vị, cá nhân vi phạm để các đơn vị, cá nhân có ý thức hơn trong thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
Tóm lại: Để hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của
Văn phòng UBND phường đáp ứng các yêu cầu của cải cách hành chính hiện nay, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp: các giải pháp của cải cách hành chính mà Chính phủ, các tỉnh (thành phố), các quận (huyện), các phường đã và đang thực hiện cùng với những giải pháp mà luận văn đã đưa ra.
Trên đây là một số kiến nghị của chúng tôi nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ - thành phố Hà Nội. Thực hiện các giải pháp trên chúng tôi hy vọng trong thời gian tới công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan sẽ có những chuyển biến tích cực hơn.
KẾT LUẬN
Qua việc phân tích khái quát cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; trên cơ sở khảo sát thực tế, đánh giá thực trạng tổ chức và tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường thuộc quận Tây Hồ, có thể rút ra một số kết luận sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý; là công tác không thể thiếu trong hoạt động của UBND các phường. Nếu làm tốt công tác văn thư, sẽ đảm bảo cho UBND các phường có được đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết và chính xác phục vụ cho hoạt động của mình; góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, hiệu quả; góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, của Nhà nước; giữ gìn đầy đủ văn bản, tài liệu của cơ quan để sử dụng trước mắt và lâu dài về sau.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ là thực hiện việc giữ gìn, bảo quản và phát huy những giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội.
Cần phải tăng cường quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ để đưa công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường đi vào nề nếp nhằm phục vụ cho hoạt động của UBND phường, phục vụ công cuộc cải cách hành chính và phát triển kinh tế xã hội ở địa phương.
Để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường thuộc quận Tây Hồ, cần có nhiều giải pháp cụ thể, thiết thực. Nhưng trước hết chúng tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau:
- Quán triệt đầy đủ, sâu sắc các chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.
- Các cơ quan có thẩm quyền cần ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ đối với UBND phường sát thực hơn, cụ thể hơn.
- Thực hiện việc phổ biến, triển khai đồng bộ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
- Ủy ban nhân dân quận cần tăng cường kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở; tổng kết, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường trên địa bàn quản lý của Quận nhằm đánh giá những ưu điểm, những hạn chế để từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ.
- Kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ cho công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường.
- Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất phù hợp với yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay.
Có thể nói những vấn đề về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được đề cập trong đề tài mới chỉ là những nghiên cứu bước đầu. Nhiều vấn đề cần được tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới như tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân phường tại thành phố Hà Nội. Tuy nhiên do thời gian có hạn và kinh nghiệm bản thân nên luận văn không tránh khỏi sai sót. Chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy, Cô và đồng nghiệp.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tạ Hữu Ánh, Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản quản lí nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2000;
2. Nguyễn Lương Bằng, Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản của UBND quận/ huyện (từ thực tiễn TP. Hồ Chí Minh), Luận văn Thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, 2003;
3. Nguyễn Trọng Biên, Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước. Đề tài nghiên cứu khoa học, Tư liệu thư viện Trung tâm nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Hà Nội, 2005;
4. Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Giáo trình lưu trữ (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ), Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội, 2009;
5. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990;
6. Cục Lưu trữ Nhà nước, Từ điển Lưu trữ Việt Nam, Hà Nội, 1992;
7. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Kỷ yếu Hội nghị khoa học: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Nhà nước, Tư liệu thư viện trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ, 2005;
8. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sổ tay văn thư, lưu trữ cấp xã: sách hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Lao động, 2011;
9. Trần Việt Hà, Lại bàn về quản lí nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ ở địa phương, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số tháng 5, 2006;
10. Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa Thông tin, 2011;
11. Phạm Thu Lan, Một vài suy nghĩ về đổi mới công tác văn thư của các cơ quan hành chính nhà nước địa phương trong giai đoạn hiện nay, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số tháng 1, 1994;
12. Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, Nhà xuất bản chính trị quốc gia, Hà Nội, 2003;
13. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Nhà xuất bản chính trị quốc gia, Hà Nội, 2008;
14. Luật Lưu trữ, Nhà xuất bản Hồng Đức, Hà Nội, 2012;
15. Phạm Văn Năm, Quản lí nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ở UBND Phường tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, 2010;
16. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
17. Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã thành phố thuộc tỉnh;
18. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
19. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
20. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, Nxb Hà Nội, 2007;
21. Đào Ngọc Quang, Hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động văn phòng UBND quận (huyện) đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính (từ thực tiễn TP. Hồ Chí Minh), Luận văn Thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, 2004;
22. Nguyễn Công Quyền, Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, Luận văn Thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, 2008;
23. Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Hàm, Văn bản và Lưu trữ học đại cương, Nxb Giáo dục, Hà Nội, 1996;
25. Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;
26. Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/2/2005 của Bộ Nội hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; 27. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
28. Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 10/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
29. Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
30. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan;
31. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
32. Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ công an – Ban tổ chức cán bộ chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về sử dụng con dấu;
33. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội Vụ- Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
34. Nguyễn Thị Tâm, Đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước. Đề tài nghiên cứu khoa học, Tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ, Hà Nội, 2005;
35. Nguyễn Văn Thâm, Giá trị của tài liệu lưu trữ nhìn từ phương diện văn hóa xã hội, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số tháng 3, 1994;
36. Nguyễn Tấn Tuân, Nâng cao hiệu quả quản lí từ công tác lưu trữ trong công sở nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số tháng 2, 1997;
37. Trường Trung học Văn thư Lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng, Nghiệp vụ công tác văn thư, Nxb Lao động – Xã hội, 2001;
PHỤ LỤC
1. PHIẾU KHẢO SÁT.
2. QUYẾT ĐỊNH SỐ 1479/1998/QĐ-UB NGÀY 14/11/1998
CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ.
3. CÁC VĂN BẢN VỀ ÁP DỤNG ISO TRONG QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THỤY KHUÊ.
4. QUYẾT ĐỊNH SỐ 177/2001/QĐ-UBND NGÀY 16/8/2011
CỦA UBND PHƯỜNG TỨ LIÊN VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG TỨ LIÊN NHIỆM KỲ 2011-2016.