10. Bố cục của Luận văn
2.2.Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư,lưu trữ
Do chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối nên hiện nay nhiều phường trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn chưa có sự đầu tư thỏa đáng về nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ. Theo quy định tại Luật Lưu trữ 2011, Điều 14 “Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, Thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của pháp luật.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ”. [13; 07]
Như vậy, từ thực tế nhiệm vụ, công việc và những quy định của pháp luật nêu trên, công tác văn thư, lưu trữ tại cấp xã, phường hiện nay, đang đòi hỏi mỗi đơn vị cần phải có một công chức đảm nhiệm công việc văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên đến nay việc triển khai và thực hiện các quy định tại mỗi đơn vị cấp phường đang gặp rất nhiều khó khăn về con người, trình độ chuyên môn thực hiện nhiệm vụ, cơ sở vật chất và kinh phí. Tại Điều 6 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, ápdụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu
Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ quy định về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, điều 3 có quy định về công chức cấp xã, phường thì cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được xác địnhlà cán bộ Văn phòng - Thống kê. Như vậy, việc thiếu một chức danh riêng để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên nhân dẫn đến sự nhìn nhận, đánh giá chưa đúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã, phường.
Hiện nay lãnh đạo UBND các phường cũng mới chỉ bố trí một cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác văn phòng. Toàn bộ các thao tác nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện ở một nơi là văn phòng. Trong suốt quá trình khảo sát thực tế và qua tổng hợp số liệu tại phiếu khảo sát gửi tại các phường, chúng tôi nhận thấy 100% nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ là cán bộ kiêm nhiệm. Với tổng số 30 phiếu khảo sát phát ra, số phiếu thu về là 25 phiếu thì 25 phiếu khi được hỏi “Nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, phương án nào đúng với thực trạng tại đơn vị ông (bà)”? Những người trả lời đều chọn phương án “cán bộ kiêm nhiệm”. Cũng theo các báo cáo tổng kết công tác lưu trữ tại các phường năm 2012 cho thấy, hầu hết các phường đều có một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ có hai phường Nhật Tân và phường Bưởi là có bổ sung thêm một cán bộ hợp đồng về hỗ trợ thêm về công tác này. Nguyên nhân của sự khác biệt này là do nhận thức về vai trò công tác văn thư trong quá trình hoạt động và phát triển của phường. Do đó, về cơ bản công tác văn, thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng, quan tâm hơn cả về cơ sở vật chất lẫn con người.
Về thực trạng chuyên môn của cán bộ văn thư ở UBND các phường, qua khảo sát tình hình cán bộ văn thư ở UBND một số phường, chúng tôi thấy: Công chức Văn phòng – Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Một kết quả thu được từ quá trình khảo sát của chúng tôi là 100% cán bộ, công chức các phường đang phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ là nữ, có tuổi đời trung bình còn khá trẻ từ 28 đến 40 tuổi, trình độ trung cấp trở lên, một số đang học Cử nhân tại các trường Đại học Luật, Học viện Hành chính – Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó trong các báo cáo “Tình hình công tác văn thư, lưu trữ năm 2012” tại phường Bưởi, phường Tứ Liên, phường Yên Phụ cho thấy, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng chỉ mới qua đào tạo hệ Trung cấp văn thư, lưu trữ mà chưa được đào tạo ở những bậc học cao hơn. Ngoài ra, vẫn còn một số Phường do nhiều nguyên nhân khác nhau, còn tuyển dụng những người chưa được đào tạo về nghiệp vụ. Ví dụ như ở UBND phường Nhật Tân, cán bộ hợp đồng làm công tác văn thư, lưu trữ là người có chuyên môn về kế toán, mới chỉ học qua một lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Đây chính là nguyên nhân khiến chất lượng của công tác văn thư, lưu trữ tại các phường này hiện nay chưa được cải thiện và nâng cao.
Tuy nhiên, do chỉ đạo của UBND quận Tây Hồ về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn quận và do nhận thức của lãnh đạo UBND các phường đang từng bước được cải thiện nên hàng năm cán bộ, công chức các phường thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn chuyên môn nghiệp vụ và học tập áp dụng những ứng dụng khoa học công nghệ mới vào công tác do cấp trên tổ chức.
Như vậy, trong công tác văn thư, lưu trữ UBND các phường của quận Tây Hồ hiện nay, hầu hết cán bộ đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ là kiêm nhiệm và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chưa cao, hoặc chưa có chuyên môn nghiệp vụ. Đây chính là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng và tích đống, không được xác định giá trị, thất thoát và mất mát tài liệu đã xảy ra ở nhiều phường, hồ sơ công việc chưa được lập, thu hồi sắp xếp và chỉnh lý theo quy định phục vụ công tác lưu trữ; các điều kiện, yếu tố về kho, cơ sở vật chất thiếu và không được đầu tư. Do đó, trong thời gian tới, lãnh đạo quận Tây Hồ nói chung và lãnh đạo UBND các phường nói riêng cần phải có sự quan tâm, chú trọng hơn nữa đến công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là quan
tâm đến vấn đề con người để phát huy tốt những vai trò của công tác này trong đời sống xã hội cũng như trong sự nghiệp xây dựng, phát triển các phường.