10. Bố cục của Luận văn
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,lưu trữ
Một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ là đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đây là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch. Ngoài việc đầu tư cơ sở vật chất thì con người có đủ khả năng và trình độ ứng dụng tốt công nghệ thông tin, thông qua đó sẽ khắc phục được những hạn chế trong thời gian vừa qua là thiếu sự chỉ đạo hướng dẫn về cách thức thực hiện; thiếu cán bộ chuyên môn về các lĩnh vực cấp phép trong khi cơ chế này đòi hỏi phải có sự thay đổi căn bản về quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; đòi hỏi tính chuyên môn hoá và trách nhiệm làm việc cao của cán bộ. Bên cạnh đó, việc phải tiếp nhận và xử lý rất nhiều văn bản, giấy tờ của nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Do đó, quá trình xây dựng và phát triển cơ chế “một cửa”
hiện đang được thực hiện ở cấp phường (xã) cũng đồng nghĩa với việc xây dựng và đổi mới thể chế công tác cho phù hợp.
Việc hoàn thiện phần mềm quản lý văn thư, từng bước thay đổi cách thức tự chuyển giao văn bản và lưu trữ văn bản, thay thế dần các sổ đăng ký công văn bằng giấy, bằng việc đăng ký văn bản trên máy tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và tra tìm văn bản.
Bên cạnh đó hiện tượng “bùng nổ thông tin” cũng làm cho các nhà quản lý, các chủ nhân của nền sản xuất hiện đại các chủ doanh nghiệp hiểu ra rằng: bên cạnh những nguồn lực truyền thống như nguyên liệu, năng lượng, tiền vốn, nhân lực còn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác là thông tin. Vấn đề đặt ra là thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin như thế nào cho hiệu quả nhất? Thông tin văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt động của UBND phường và phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. Vì vậy, tiếp nhận, xử lý, bảo quản, sử dụng chúng để phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước, quản lý xã hội của UBND cấp phường trong thời đại ngày nay là nhiệm vụ hàng đầu. Để nâng cao hiệu quả của công tác này cần thiết phải đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ song song với việc đổi mới tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đi, đến trong cơ quan UBND phường. Việc đổi mới mới tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đi, đến trong UBND phường nhằm mục tiêu đặt ra là chủ động cung cấp thông tin một cách kịp thời nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cho hoạt động quản lý của UBND và các hoạt động hàng ngày của các phòng, ban trực thuộc UBND phường. Với thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường hiện nay, đổi mới tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đi, đến trong UBND phường cần thực hiện một cách nhanh chóng và mạnh mẽ.
Từng bước tin học hoá công việc quản lý hành chính của các phòng, ban và đơn vị trực thuộc, các cán bộ, công chức từng bước làm quen với hệ thống thông tin; xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu về tất cả các lĩnh vực quản lý hành chính. Nguồn dữ liệu này sẽ là tài sản vô giá để khai thác về sau.
Đồng thời UBND các phường cũng cần nghiên cứu để ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu của lưu trữ, trước mắt, việc ứng dụng công nghệ thông tin thể hiện rõ qua các mặt sau :
- Xây dựng công cụ tra cứu hiện đại - Quản lý công tác lưu trữ
- Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đối với lưu trữ phường cần phải xây dựng hệ thống công cụ tra cứu hoàn chỉnh, khoa học, hiện đại nhằm đảm bảo việc tra tìm trên nhiều phương diện một cách nhanh chóng. Và trên thực tế, vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ đã được khẳng định: Ngày nay, các nhà lưu trữ bị thúc giục, thậm chí bị bắt buộc phải có nỗ lực to lớn để thích nghi. Tin học cung cấp cho hộ các phương tiện để lập bảng chỉ dẫn, bảng niên đại, từ vựng, các nhóm chủ đề và hàng trăm phương pháp khác để làm cho các mục lục, danh mục kinh điển cần thiết trở nên dễ tiếp cận hơn.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường vừa đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính và sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước vừa là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước của chính quyền cấp phường. Bởi vậy, UBND các phường cần phải quan tâm và quyết tâm hơn nữa trong việc thực hiện công việc này đồng thời phải có những bước đi thích hợp để công tác tổ chức văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nền nếp và khoa học hơn.