10. Bố cục của Luận văn
3.2.3. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ văn thư,lưu trữ tại UBND phường
3.2.3.1 Về công tác văn thư
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo ở trình độ cao cũng có thể lãng phí nếu văn phòng không có được những quy tắc, quy định nghiệp vụ chuẩn và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, tổ chức các cuộc hội nghị, các chuyến đi công tác, phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ...đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho ba mặt cấu trúc cơ bản của văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. Trong công tác văn thư, lưu trữ ở phường, các vấn đề cơ bản cần phải tiếp tục được đổi mới, hoàn thiện có thể nêu lên như sau: Xây dựng quy trình soạn thảo, ban hành và xử lý văn bản của UBND phường.
- Tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đi, đến trong Văn phòng UBND phường;
- Làm tốt công tác lập hồ sơ
- Giải quyết tình trạng hồ sơ tích đống ở các cơ quan, đơn vị thuộc UBND và tài liệu thu vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng, hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hành chính nhà nước ở phường.
Tuy đã đạt được những kết quả tương đối tốt, nhưng ở nhiều nơi cũng còn một số vấn đề cần rút kinh nghiệm để việc xử lý văn bản đi, đến tại
Để khắc phục các mặt hạn chế hiện nay, hai vấn đề đặt ra đòi hỏi UBND và Văn phòng UBND các phường phải thực hiện trước mắt là :
Một là : Ban hành Quy chế quy định chế độ công tác soạn thảo, ban hành và xử lý văn bản trong cơ quan UBND phường.
Hai là : Xây dựng chuẩn hoá quy trình soạn thảo, ban hành và xử lý văn bản trong cơ quan UBND phường.
Quy chế quy định chế độ công tác soạn thảo, ban hành và xử lý văn bản trong cơ quan UBND phường cần căn cứ vào hai yếu tố cơ bản là: các quy định của Nhà nước, hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, quy chế tổ chức và hoạt động của UBND phường.
Quy chế phải bao gồm đầy đủ các quy định về công tác soạn thảo, ban hành, xử lý văn bản ở UBND phường. Việc xây dựng Quy chế của UBND phường nhằm giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh, kịp thời có căn cứ, đặc biệt là Quy chế về phân công trách nhiệm: trong việc ký văn bản, xử lý công văn đến và đi của UBND phường, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm tra giải quyết công việc của cán bộ, công chức và giúp cho việc nghiên cứu các vấn đề được toàn diện, có hệ thống
- Soạn thảo văn bản: mẫu của các loại văn bản, các bước liên quan đến việc soạn thảo văn bản.
- Nhân bản: thống nhất về thể thức văn bản như dùng font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, dáng chữ, vùng trình bày, khổ giấy... Quy định thẩm quyền ký pho to văn bản , văn bản phát hành trên hai mặt tờ giấy.
- Ký văn bản: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh văn phòng Uỷ ban Kiểm tra Trung ương, các Trưởng phòng. ban chuyên môn.
Đóng dấu văn bản: Văn bản đóng dấu hình quốc huy, văn bản đóng dấu không có hình quốc huy (theo Quy chế Quản lý và sử dụng con dấu của UBND Phường).
Đăng ký văn bàn: thống nhất việc lấy số cho văn bản đi, số đến cho văn bản đến; thống nhất các loại sổ để đăng ký văn bản đi, văn bản đến; đăng ký văn bản trên máy vi tính.
Tiếp nhận, kiểm tra, mở bì văn bản đến. Chuyển giao văn bản đi và đến.
Giải quyết văn bản đến và theo dõi việc giải quyết các văn bản đi. Lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức chuyên môn.
Về quy trình xử lý văn bản, cần hoàn thiện : Quy trình xử lý văn bản đi
Quy trình xử lý văn bản đến
UBND và Văn phòng UBND phường phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, các cán bộ, công chức về việc thực hiện quy chế và quy trình trên một cách chặt chẽ, nghiêm khắc và có chế tài cụ thể.
Ngoài ra, trong công tác lập hồ sơ tại UBND các phường, việc chấn chỉnh công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ phường và xử lý tình trạng hồ sơ tài liệu tích đống là việc làm rất đáng quan tâm, bởi lẽ do thực tế như đã trình bày trên, các phường đều chưa có cán bộ lưu trữ mà hầu hết là kiêm nhiệm nên tình trạng tài liệu chất đống thường xuyên diễn ra mà chưa tìm được giải pháp thích hợp. Chính vì vậy tác giả đề tài nhận thấy một trong những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư,lưu trữ tại các phường cần làm nhất hiện nay là việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ.
Lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ là việc làm có ý nghĩa thiệt thực, trước hết cho các hoạt động, giải quyết các công việc của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên công việc này đã không được các cơ quan, tổ chức quan tâm đúng mức. Tại UBND các phường cũng vậy, công tác lập và bảo quản hồ sơ là một khâu yếu nhất trong công tác văn thư. Các văn bản sản sinh trong quá trình hoạt động của các phòng, ban, của UBND hầu hết là không được lập hồ sơ hoặc chỉ mới lập hồ sơ sơ bộ. Tình trạng này dẫn tới hậu quả là : văn bản sau khi giải quyết song bị thất lạc, không đủ cơ sở để kiểm tra công việc cũng như rút kinh nghiệm trong quá trình giải quyết công việc khi giải quyết các công việc thiếu thông tin hoặc thông tin không có hệ thống, khi nộp vào lưu trữ tài liệu ở dưới dạng bó gói gây khó khăn cho công tác lưu trữ...
Để khắc phục hiện tượng này cần có những giải pháp tích cực sau : Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sớm ban hành văn bản quy định các loại hồ sơ mà các cơ quan, tổ chức phải lập như : hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình ký, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công việc, tập lưu văn bản... những văn bản này làm cơ sở pháp lý cho các cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ. Ngoài ra, có thể đề nghị với Nhà nước đưa tiêu chuẩn lập hồ sơ vào trong thi tuyển công chức và xét nâng bậc lương công chức, xét thi đua khen thưởng. Theo chúng tôi, có như vậy công tác lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ mới được thực hiện nghiêm túc và nhanh chóng khắc phục dứt điểm tình trạng cán bộ, công chức không lập hồ sơ.
UBND phường phải có quy định chế tài cụ thể đối với việc lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ phường chẳng hạn như coi đây là một tiêu chuẩn đánh giá cán bộ, công chức. Văn phòng UBND phải tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức trong UBND phường về việc lập hồ sơ và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc trong toàn cơ quan UBND về thực hiện công việc này. Cán bộ lưu trữ trong Văn phòng UBND phải hướng dẫn các cán bộ, công chức của các phòng, ban về việc lập hồ sơ và lựa chọn hồ sơ có giá trị nộp vào lưu trữ phường.
Các phòng, ban trực thuộc UBND phường và Văn phòng UBND phải lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình dưới sự giúp đỡ của cán bộ lưu trữ. Trưởng các phòng, ban phải gương mẫu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ trong đơn vị mình.
Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy, trên địa bàn một số phường thuộc quận Tây Hồ đã có ban hành những Quy trình theo tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam ISO 9001:2000 của phường Thụy Khuê năm 2007.
Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000 sẽ khắc phục được tình trạng làm việc theo thói quen, kinh nghiệm. Để làm được điều đó, đòi hỏi Văn phòng các UBND phường cần phải xây dựng và bảo đảm được nguồn nhân lực, bao gồm trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, tin học và khả năng làm việc độc lập của cán bộ
cũng như các phương tiện cân thiết và hiện đại cho công tác văn thư, lưu trữ gồm : hệ thống công nghệ thông tin (như mở rộng và nâng cấp mạng LAN nội bộ, nâng cấp đường truyền kết nối Internet...); trang thiết bí máy móc (như máy in, máy photocopy, máy scan, máy fax...) và các trang thiết bị văn phòng (như tủ, giá đựng tài liệu, cặp tài liệu).
Bên cạnh đó cần nhanh chóng hoàn thiện phần mềm quản lý văn thư, từng bước thay đổi cách thức tự chuyển giao văn bản và lưu trữ văn bản, thay thế dần các sổ đăng ký công văn trên giấy, bằng việc đăng ký văn bản trên máy tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và tra tìm văn bản tăng cường sử dụng mạng Internet trong việc chuyển giao văn bản; tuyên truyền và khuyến khích mọi người sử dụng Website của quận, của phường (nếu có) để tra cứu thông tin, tìm kiếm văn bản, trao đổi công việc... nhằm từng bước đổi mới và hoàn thiện công tác văn thư.
3.2.3.2. Đối với công tác lưu trữ. + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Lãnh đạo các phường và cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cần có những biện pháp cứng rắn hơn trong việc đôn đốc các phòng ban, đơn vị giao nộp tài liệu vào lưu trữ phường. Tài liệu cần được giao nộp đầy đủ đúng thời gian quy định.
Về công tác nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ phường cần thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng hồ sơ. Ngoài ra, trước mắt cần xây dựng và ban hành hai văn bản quan trọng sau :
Một là: Căn cứ Công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày 22-01-2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) hướng dẫn xây dựng ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện, mỗi quận (huyện) xây dựng và ban hành ngay Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc quận (huyện), phường (xã) mình thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận (huyện), phường (xã) mình theo chế độ lưu trữ lịch sử.
Hai là: Căn cứ Công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04-3-2004 của
Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ huyện, mỗi quận (huyện) xây dựng và ban hành ngay Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quận (huyện), phường (xã) mình theo chế độ lưu trữ lịch sử.
Hàng năm, cần có cán bộ lưu trữ quận (huyện) xuống hướng dẫn để kết hợp với các cơ quan, đơn vị, phòng, ban của UBND phường lập Mục lục hồ sơ nộp lưu của từng cơ quan, đơn vị (nộp theo chế độ của lưu trữ lịch sử) và từng phòng, ban (nộp theo chế độ của lưu trữ hiện hành). Cơ sở để lập Mục lục hồ sơ nộp lưu là căn cứ vào 02 văn bản trên và chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị kết hợp với tình hình thực tế tài liệu của các cơ quan, đơn vị đó. Việc thu tài liệu hàng năm phải được tiến hành đúng theo các quy định của Nhà nước, khi thu tài liêu phải lập Biên bản nộp lưu hồ sơ tài liệu để làm bằng chứng sau này và để làm cơ sở tiến hành các khâu nghiệp vụ khác tiếp theo.
Đối với số hồ sơ tài liệu "chất đống" trong phòng lưu trữ của UBND các phường cần tổ chức chỉnh lý dứt điểm.
+ Công tác Phân loại khoa học tài liệu
Cán bộ văn thư lưu trữ cần nghiên cứu tài liệu, đơn vị hình thành tài liệu một cách sâu sắc, kỹ càng để lựa chọn những phương án phân loại tối ưu nhất. Trong thời gian tới, phường nên nghiên cứu xây dựng bản thời hạn bảo quản mẫu để việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ một cách rõ ràng, chính xác. Cần làm phong phú hơn các công cụ tra cứu để người sử dụng có thể tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng nhất.
+ Công tác bảo quản tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu cần được chú ý hơn nữa, tránh tình trạng như hiện nay. Cần có biện pháp giữ vệ sinh cho tài liệu như thường xuyên lau chùi các cặp hộp tài liệu và đặc biệt là chống lại sự phá hoại của vi sinh vật, côn trùng, chuột, gián…. Khi kẹp tài liệu vào bìa hồ sơ không nên dùng cặp, ghim bằng kim loại, vì qua thời gian, những cặp, ghim ấy sẽ bị oxy hoá, bị rỉ và sẽ làm hoen ố ra tài liệu.
+ Công tác tổ chức khai thác tài liệu
UBND các phường cần có biện pháp mở rộng hơn các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Phải tăng cường biện pháp thông tin, tuyên truyền về tài liệu lưu trữ. Muốn làm được như vậy trước hết cán bộ lưu trữ cần phải hiểu và nắm rõ nội dung, thành phần tài liệu đang được bảo quản tại kho và tầm quan trọng của từng loại tài liệu cũng như khối lượng và số lượng của tài liệu.
+ Ngoài ra, cần thường xuyên tiến hành kiểm tra, đánh giá khối tài liệu hiện đang bảo quản trong kho, kịp thời phát hiện những tài liệu bị hư hỏng hoặc loại ra những tài liệu hết giá trị… nhằm tiết kiệm tối đa mặt bằng diện tích hiện có của kho lưu trữ.