Thực trạng tổ chức nghiệp vụ lưu trữ

10. Bố cục của Luận văn

2.5.2.Thực trạng tổ chức nghiệp vụ lưu trữ

Công tác lưu trữ hiện nay tại các phường trên địa bàn quận Tây Hồ đã được quan tâm và triển khai. Bộ phận này thuộc Văn phòng của UBND, được biên chế một cán bộ kiêm nhiệm các công tác trong văn phòng trong đó có công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, do những hạn chế nhất định về nhân sự và hệ thống cơ sở vật chất nên công tác lưu trữ tại UBND các phường thuộc quận Tây Hồ vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế.

2.5.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập bổ sung tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác lưu trữ, là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.

Việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan là một công việc được tiến hành thường xuyên nhằm đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị để bảo quản phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.

Ở các UBND phường trên địa bàn quận Tây Hồ, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường. Đây là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất của kho lưu trữ UBND cấp phường. Bên cạnh đó là các tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý của các cơ quan cấp trên gửi đến liên quan đến hoạt đông của UBND cấp phường. Từ đó, cán bộ, công chức trong cơ quan căn cứ vào chức năng nhiệm vụ để thu thập tài liệu đầy đủ và lập hồ sơ chính xác để giao nộp tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ theo đúng qui định của Nhà nước. Cán bộ làm công tác lưu trữ căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.

Hiện nay, theo con số chúng tôi thống kê được tại một số phường trên địa bàn quận Tây Hồ cho thấy các phường cũng đã có ý thức thu thập, lưu giữ

tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường. Ví dụ như tại phường Bưởi năm 2012 thống kê từ ngày 01/01/2012 đến 31/12/2012 phường thu thập vào lưu trữ cơ quan được 60 mét giá. Trong đó đã lập hồ sơ được 2717 hồ sơ, quy ra mét giá là 42 mét.Còn tại UBND phường Yên Phụ cũng thu được con số là 49 mét giá tài liệu lưu trữ được thu thập, với 39 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh. Như vậy, con số này cũng cho chúng ta một tín hiệu mới đối với công tác lưu trữ UBND phường nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ các phường trên địa bàn quận Tây Hồ nói riêng.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy UBND cấp phường là nơi làm nghiệp vụ lưu trữ, cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm rất nhiều các công việc khác của văn phòng nên công tác này còn nhiều hạn chế, nhất là lại chưa được đầu tư kho lưu trữ riêng với các trang thiết bị đặc thù để bảo quản tài liệu. Các bộ phận thuộc ủy ban thì cán bộ chuyên trách cũng kiêm nhiệm nhiều việc nên còn chưa thu thập đầy đủ tài liệu theo đúng quy định để nộp lưu. Do vậy, vẫn còn số lượng tài liệu đáng kể trong quá trình hoạt động của UBND các phường còn chưa được thu thập vào lưu trữ cơ quan do vẫn được bảo quản tại các bộ phận nên tiềm ẩn nguy cơ mất mát, thất lạc.

2.5.2.2. Công tác tổ chức phân loại tài liệu:

Phân loại tài liệu phông lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng chung hay những đặc điểm giống nhau của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động cơ quan đó.

UBND cấp phường lựa chọn phương án phân loại tài liệu theo thời gian - mặt hoạt động. Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại tài liệu của phông, cán bộ chỉnh lí phân loại tài liệu cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với một hồ sơ.

Tại các phường, công đoạn phân loại tài liệu được thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 2. Chia tài liệu theo các mặt hoạt động; Ví dụ như: địa chính, tư pháp

Bước 3. Chia tài liệu của mỗi khối thành từng vấn đề; Bước 4. Chia tài liệu ra thành các vấn đề cụ thể.

Cụ thể với khối tài liệu năm 2012 của UBND phường Bưởi được phân loại thành 5 nhóm lớn như:

I. Khối Tổng hợp II. Khối Nội chính III. Khối Kinh tế

IV. Khối Văn xã – Khoa học công nghệ V. Khối Quản lý đô thị

Sau đó tài liệu trong mỗi nhóm này lại được chia thành các nhóm nhỏ hơn như:

I. Khối tổng hợp 1. Vấn đề chung 2. Kế hoạch 3. Thống kê

4. Thi đua – Khen thưởng 5. Văn thư – Lưu trữ 6. Quản trị - Tài vụ

Tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ này lại được chia tiếp thành các nhóm nhỏ hơn:

I. Khối tổng hợp

4. Thi đua – khen thưởng - Vấn đề chung

- Các phong trào thi đua

- Hội nghị sơ kết tổng kết phát động các phong trào thi đua Phòng ban, đơn vị

Các đoàn thể, hội

- Khen thưởng

Các loại Huân chương Các loại Huy chương Quyết định

Thư khen

Từ các nhóm nhỏ này sẽ chia tiếp thành các nhóm nhỏ hơn (đơn vị bảo quản) Nếu có thể chia nhỏ được thêm, cán bộ chỉnh lí tiếp tục chia nhỏ khối tài liệu cho đến mức cuối cùng là hồ sơ. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Tuy nhận thức được vai trò của công đoạn này nhưng vẫn chưa thực hiện đầy đủ các bước mà vẫn dựa vào đó để lập hồ sơ và cho vào lưu trữ luôn trong tủ (vì hiện nay các phường chưa có kho lưu trữ).

2.5.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương phápvà tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá và các giá trị khác, từ đólựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ.

Việc xác định giá trị tài liệu giúp cho các cơ quan lưu trữ lựa chọn được những tài liệu có giá trị nhất để bảo quản làm cho chất lượng của các tài liệu được nâng cao, đồng thời hạn chế được tình trạng lẫn lộn giữa tài liệu có giá trị và tài liệu không có giá trị. Việc xác định giá trị giúp cho việc khai thác, sử dụng được thuận lợi vì người sử dụng bao giờ cũng tìm những tài liệu có thông tin quý. Việc xác định giá trị tài liệu còn góp phần vào việc hoàn thiện tài liệu của từng cơ quan nhằm mục đích tối ưu hóa thành phần phông lưu trữ quốc gia.

Dựa trên kết quả của công tác phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử

Tại UBND cấp phường công tác này chưa được chú trọng, cán bộ văn thư, lưu trữ chỉ dừng lại ở việc để tài liệu theo tháng và bó gói vào kẹp ba dây cất vào tủ lưu trữ. Mặc dù quan trọng như vậy nhưng qua khảo sát hầu như các phường chưa có bảng thời hạn bảo quản.

Hình thức xác định giá trị tài liệu ở đây chủ yếu vẫn là dựa vào đặc điểm, nội dung tài liệu để định thời hạn bảo quản. Cho đến nay ở các phường vẫn chưa xây dựng được một công cụ nào hỗ trợ, hướng dẫn cho công tác xác định giá trị tài liệu như các loại bảng thời hạn bảo quản mẫu, bảng kê,… Do vậy, về cơ bản công tác xác định giá trị tài liệu để đem vào lưu trữ của phường vẫn dựa trên cơ sở vận dụng Bảng thời hạn bảo quản mẫu do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành.

Qua quá trình khảo sát thực tiễn tại các phường trên địa bàn quận Tây Hồ, chúng tôi nhận thấy: Tài liệu được cán bộ lưu trữ các phường trên địa bàn quận Tây Hồ đưa vào lưu trữ vĩnh viễn thường là những tài liệu phản ánh chủ trương, chính sách, đường lối phát triển của UBND phường trên các lĩnh vực hoạt động; các văn bản quy phạm pháp luật; các tài liệu liên quan đến địa chính, đăng ký cư trú... trên địa bản Phường.

Các tài liệu hành chính thông thường mang tính chất trao đổi giữa các cơ quan với phường, các tài liệu mang tính chỉ đạo quan trọng của các cơ quan nhà nước cấp trên... thì được cán bộ lưu trữ định thời hạn bảo quản trong một thời gian dài từ 10 năm đến 70 năm tùy theo mức độ quan trọng của thông tin trong tài liệu.

Tuy nhiên, do trình độ cán bộ phụ trách công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế, nên về cơ bản việc xác định giá trị tài liệu ở đây chủ yếu vẫn dựa trên kinh nghiệm, cảm tính của cán bộ lưu trữ. Việc định thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh viễn tuỳ thuộc vào nội dung, loại hình tài liệu. Những tập công văn lưu của các đơn vị thì đều được bảo quản vĩnh viễn, còn các loại hồ sơ khác thì có mức bảo quản chung là lâu dài. Nhiều UBND phường, các hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài nhưng lại không xác định thời hạn cụ thể là bao nhiêu năm.

Không chỉ vậy, việc tiêu huỷ tài liệu ở UBND các phường thuộc quận Tây Hồ chưa được quy định một cách rõ ràng, chưa được cụ thể hóa bằng văn bản. Điều đó sẽ dẫn đến việc đánh giá sai lệch giá trị của tài liệu và tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện, làm mất tài liệu giá trị và bảo quản, lưu trữ tài liệu không có giá trị.

Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy, công tác xác định giá trị tài liệu của các phường còn thực hiện chưa tốt, đặc biệt là thiếu những văn bản làm căn cứ cho việc thực hiện công tác này như: bảng thời hạn bảo quản mẫu, quy định về việc tiêu hủy tài liệu…

2.5.2.4. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu

Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hoá tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.

Công tác thống kê tài liệu trong các kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trong các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ánh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ do một cán bộ phụ trách công tác thống kê (ở UBND cấp phường thì là Cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm) đảm nhiệm. Chỉ người được giao nhiệm vụ thống kê mới được ghi chép vào các loại sổ sách thống kê. Các loại sổ sách thống kê được quản lý tập trung tại văn phòng UBND; các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản trong tủ riêng biệt, do người được phân công trực tiếp quản lý; cuối mỗi ngày làm việc, tủ phải được khoá và niêm phong. Sổ sách thống kê chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ.

Về công cụ tra tìm tài liệu ở các phường chưa có, vì chưa lập hồ sơ mà để tài liệu theo tháng. Theo lý luận các loại sổ sách thống kê chủ yếu tại các cơ quan bao gồm:

1. Sổ nhập tài liệu; 2. Sổ xuất tài liệu;

3. Danh sách phông (Sổ thống kê phông); 4. Phiếu phông;

5. Mục lục hồ sơ; 6. Mục lục văn bản;

7. Biên bản bàn giao tài liệu; 8. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu; 9. Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu;

10. Báo cáo thống kê định kỳ.

Cán bộ văn thư, lưu trữ dựa trên những sổ sách này để có thể báo cáo định kỳ với Chánh văn phòng và lãnh đạo UBND về số lượng, chất lượng tài liệu; kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu; công tác tổ chức, cán bộ viên chức làm công tác lưu trữ; tình hình thu thập, bổ sung tài liệu; công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ…

Tuy nhiên, trong thực tế công tác này ở UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn mang tính thống kê chung chung báo cáo cấp trên, chưa chuẩn xác nên lưu trữ cấp quận cũng không nắm rõ tình hình tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ của UBND các phường trên địa bàn nên chưa có những kế hoạch và giải pháp quyết liệt cho việc tổ chức kho lưu trữ và hướng dẫn thực hiện phù hợp.

2.5.2.5. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho việc hoạt động của UBND được thuận lợi .

Công tác này đã được Văn phòng các UBND cấp phường nhận thức tầm quan trọng nhưng lại chưa đầu tư thỏa đáng.

- Kho chứa và trang thiết bị bảo quản:

Về phòng kho và trang thiết bị bảo quản: với sự quan tâm của Lãnh đạo, các phòng kho dành cho lưu trữ cũng đã bắt đầu được chú ý. Các kho bảo quản đều ở vị trí cao ráo, không bị ẩm thấp và được bố trí ở những nơi ít người qua lại. Theo báo cáo tại một số phường trên địa bàn quận Tây Hồ mà chúng tôi ghi lại được thì hiện nay tại UBND phường Yên Phụ có diện tích kho tạm dùng bảo quản tài liệu lưu trữ là 20m², tại UBND phường Nhật Tân có diện tích kho tạm là 10m², UBND phường Tứ Liên có diện tích là 20m². Riêng UBND phường Bưởi là đã xây dựng được kho chuyên dụng dùng bảo quản tài liệu lưu trữ với diện tích là 30m². Ngoài ra, các kho đều được lắp đặt các thiết bị khác như điều hoà, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, hệ thống ánh sáng tốt, các thiết bị phòng cháy chữa cháy... đảm bảo an toàn, sạch sẽ cho tài liệu. Ví dụ như tại UBND phường Bưởi đã trang bị 01 máy điều hòa, 01 máy hút ẩm, 60 mét giá tủ dùng bảo quản tài liệu, hay UBND phường Nhật tân đã trang bị 6 mét giá tủ bảo quản di động, 02 bình chữa cháy, 01 máy hút bụi...

Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu của các phường hiện nay vẫn còn nhiều khó khăn và tồn tại, đặc biệt là hệ thống kho và thiết bị để bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ. Qua khảo sát chúng tôi thấy hầu hết UBND các phường khi xây dựng trụ sở do chưa thiết kế kho lưu trữ nên đã chủ động bố trí riêng khu vực trong Văn phòng để làm kho tài liệu lưu trữ. Chỉ duy nhất tại UBND phường