10. Bố cục của Luận văn
3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư,
thư, lưu trữ trong UBND phường
Để nâng cao hiểu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường thì vấn đề nâng cao chất lượng công tác của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường là một trong những nhân tố quyết định: con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đa năng, có trình độ chuyên môn cao thì các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng được hoàn thiện.
Để hoàn thiện tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường, cần tăng thêm về số lượng công chức văn thư, lưu trữ vì khối lượng công việc và số lượng văn bản, hồ sơ tài liệu ngày càng nhiều. Các cán bộ, nhân viên văn thư lưu trữ phải đạt tiêu chuẩn và được tuyển dụng theo các quy định của Nhà nước như Quyết định số 414-TCCP/VC ngày 29-5-1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức hành chính, Quyết định số 420-TCCP/VC ngày 29-5-1993 của Ban Tổ chức -
Cán bộ Chính phủ ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức lưu trữ, Nghị định số 117/2003/NĐ-CP ngày 10-01-2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ công chức trong cơ quan nhà nước và Thông tư số 09/2004/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định này.
Về việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ, người lao động văn phòng phải được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, về kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn. Cán bộ văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường phải được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhất là các kiến thức mới trong ngành văn thư, lưu trữ như các văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hướng dẫn mới về văn thư, lưu trữ, về sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại; các kiến thức để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra họ cũng cần được bổ sung những kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật, về hành chính... UBND phường cần tổ chức các lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức của UBND; Văn phòng UBND phải thường xuyên cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng, nâng cao kiến thức về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ sở đào tạo.
Từ thực tế ở các phường và các quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ còn bất cập như đã được nêu trong tiêu chuẩn đối với nhân viên văn thư được quy định tại Quyết định 414/TCCP-VC không còn phù hợp với thực tế ở UBND các phường trên địa bàn mà Sở Nội vụ Thành phố, UBND các phường cần chủ động thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng để có một đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ đáp ứng với yêu cầu của công việc.
bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cần bám sát yêu cầu chung là nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ công chức theo yêu cầu cải cách hành chính và bám sát chương trình nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định số 874/QĐ-TTG ngày 20 tháng 11 năm 1996.
Đối tượng cán bộ cần bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường không chỉ là công chức kiệm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải bồi dưỡng cho tất cả CBCC của UBND phường, vì tất cả mọi người đều tham gia thực hiện các công việc của văn thư, lưu trữ với những mức độ khác nhau.
Nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần cập nhật những quy định của Nhà nước và bám sát thực tế về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường; đặc biệt cần lưu ý đến việc áp dụng các tiến bộ của khoa học, công nghệ, áp dụng TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.
UBND phường cần chủ động phối hợp với Phòng Nội vụ quận và Sở Nội vụ thành phố và các cơ sở đào tạo để cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng, bố trí cán bộ, tránh tình trạng chờ công văn chỉ đạo của cấp trên mới triển khai thực hiện.
Song song với công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cần chú ý đến việc sử dụng cán bộ đã được đào tạo, bồi dưỡng. Việc sử dụng cán bộ văn thư, lưu trữ ở UBND phường, trước hết cần quan tâm đến việc bố trí cán bộ đúng chuyên môn, thực hiện đúng các quy định về chế độ lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng. Đối với cán bộ lưu trữ, ngoài chế độ hưởng lương theo ngạch bậc, còn phải quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp độc hại theo quy địa hiện hành. Ngoài ra cần tạo các điều kiện khác phù hợp với pháp luật để tăng thêm thu nhập cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo điều kiện thực tế ở địa phương nhằm nâng cao đời sống để họ an tâm công tác, gắn bó với công việc hơn.
Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, vấn đề trang bị kiến thức về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ cho cán bộ quản lý, cán bộ của các phòng ban chuyên môn của UBND cũng
là biện pháp để công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp, giải quyết triệt để tình trạng sai sót về văn bản hoặc không lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ.