10. Bố cục của Luận văn
3.2.4. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức UBND phường đối vớ
với công tác văn thư, lưu trữ
Thực tế đã chứng minh trong mọi cơ quan tổ chức để tiến hành thuận lợi và có kết quả một chủ trương, chính sách hay một vấn đề thì luôn cần chú ý, quan tâm đến nhận thức của con người. Có nhận thức đúng đắn, toàn diện vấn đề thì những giải pháp tiếp theo mới được thực hiện theo đúng kế hoạch, mục tiêu ban đầu. Nhận thức là tiền đề, là cơ sở để đảm bảo thực hiện tốt công việc đặt ra.
Cần khẳng định và chỉ rõ công tác văn thư, lưu trữ là một trong những công tác không thể thiểu trong hoạt động của bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Nó là một mắt xích quan trọng trong chuỗi các hoạt động nghiệp vụ đảm bảo thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức, viên chức tại UBND phường là việc làm cần thiết đầu tiên để đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác này đi vào nền nếp bởi nhận thức đúng đắn của lãnh đạo và cán bộ văn thư, lưu trữ cũng như cán bộ của các phòng ban UBND phường là cốt lõi trong tổng thể giải pháp đặt ra. Đặc biệt trong thời kỳ đẩy mạnh cải cách
hành chính được thực hiện mạnh mẽ trong các cơ quan Nhà nước thì nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan này nói chung và các văn phòng UBND phường nói riêng càng cần phải có những nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng và cần thiết của công tác văn thư, lưu trữ.
Thẩm quyền ký và phân cấp quyền hạn ký văn bản;
Cải tiến tổ chức bộ máy văn phòng uỷ ban nhân dân phường;
Tăng cường trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ...
Đó là những vấn đề rất cấp thiết hiện nay. Chính vì vậy, việc nâng cao nhận thức và đổi mới nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ là cần thiết.
Để hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường như trên đã trình bày, theo chúng tôi, một vấn đề quan trọng hàng đầu là các cán bộ lãnh đạo, cán bộ, công chức khác ở phường phải đổi mới nhận thức về công tác này. Có nhận thức đúng đắn, thấu đáo các vấn đề trong công tác văn thư, lưu trữ thì mới có định hướng, phương pháp phù hợp để xây dựng, củng cố công tác này ngày càng hoàn thiện và làm cho nó phục vụ ngày càng tốt hơn cho công tác quản lý Nhà nước của chính quyền phường, sự phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương..
Qua khảo sát thực tế, và những đánh giá ở các phần trên về công tác văn thư thư, lưu trữ tại UBND các phường chúng tôi nhận thấy nhận thức của lãnh đạo các phường về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều hạn chế. Nhiều lãnh đạo vẫn chưa nhận thức rõ ảnh hưởng của văn bản, hệ thống văn bản đối với hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, về nhiệm vụ, trách nhiệm của chính quyền phường trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiện nay. Nhiều chuẩn mực, khái niệm trong công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý của chính quyền phường chưa được nhận thức đúng trong tình hình hiện nay. Chúng tôi muốn đặc biệt nhấn mạnh các nhận thức về yêu cầu đảm bảo thông tin văn bản, từ tài liệu lưu trữ trong bối cảnh đang đẩy mạnh cải cách hành chính hiện nay, bởi vì theo chúng tôi nó rất quan trọng trong hoạt động của chính quyền phường.
Hiện nay, với những áp lực mới, những yêu cầu mới của quản lý Nhà nước và quản lý xã hội, vai trò của văn bản, hồ sơ tài liệu và công tác văn thư, lưu trữ cần phải được xem xét toàn diện và sâu sắc hơn bao giờ hết.
Đối với cán bộ trong cơ quan: Thông qua các cuộc họp toàn cơ quan, cán bộ lưu trữ phát biểu ý kiến nói rõ và phân tích một cách ngắn gọn về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ để họ hiểu được nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ tạo thuận lợi cho công việc (Thông tin từ tài liệu lưu trữ là dạng thông tin cấp một, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất là bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định); đồng thời phân tích và nâng cao được vai trò của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong công việc hàng ngày... Do vậy việc nắm bắt được thông tin, xử lý tốt thông tin sẽ phục vụ tốt cho lãnh đạo. Xử lý thông tin đã trở thành chức năng cơ bản và là công việc chủ đạo chi phối toàn bộ hoạt động của văn phòng đặc biệt là Văn phòng UBND phường. Chính vì thế việc nâng cao nhận thức cho cán bộ lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức của phường về công tác văn thư, lưu trữ là quan trọng và cần thiết trong thời điểm hiện nay.