10. Bố cục của Luận văn
2.5.1.Thực trạng tổ chức nghiệp vụ văn thư
2.5.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thông tinquan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Ở khía cạnh nhất định, văn bản là hình thức thể hiện cơ bản các quyết định của chủ thể quản lý, là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên. Bên cạnh đó chất lượng của văn bản còn thể hiện trình độ, năng lực không chỉ của nhân viên soạn thảo mà của chính lãnh đạo cơ quan. Đặc biệt, công tác soạn thảo và ban hành văn đối với UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọng xuất phát từ
chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp. Hệ thống văn bản do UBND ban hành khá đa dạng. Đó không chỉ là các văn bản chỉ đaọ, cụ thể cá biệt mà có thể còn là văn bản qui phạm pháp luật do đó việc ban hành văn bản của UBND phải tuân thủ các qui định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền...
Trong quá trình hoạt động của mình UBND các phường đã ban hành một khối lượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thể loại bao gồm:
Văn bản pháp quy do lãnh đạo phường ban hành hoặc liên tịch với các cơ quan khác có thẩm quyền ban hành gồm: Quyết định (quy định trực tiếp), Quyết định (ban hành Quy chế, Quy định hoặc Điều lệ), Chỉ thị.
Văn bản hành chính: Quyết định, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công điện, giấy chứng nhận, công văn, giấy mời…
Văn bản chuyên ngành:chứng từ kế toán, biểu mẫu thống kê, biên bản nghiệm thu công trình xây dựng …
Cụ thể, tác giả xin đưa ra bản thống kê một số loại văn bản được ban hành tại một số phường năm 2012 như sau:
UBND phường Yên Phụ Nhật Tân Tứ Liên Bưởi
VB pháp quy 02 05 06 06 Quyết định 210 353 347 397 Báo cáo 57 98 42 81 Thông báo 148 140 112 173 Tờ trình 55 32 47 69 Công văn 459 489 382 439 Kế hoạch 90 132 78 94 Biên bản 42 51 26 37 Tổng số 1063 1300 1040 1296
Qua bảng số liệu trên chúng ta có thể thấy, chiếm một số lượng lớn và chủ yếu đó là công văn, quyết định. Các văn bản này được ban hành và gửi đi các cơ quan khác theo 4 hướng chính đó là:
Thứ nhất, các văn bản được gửi tới UBND quận Tây Hồ là cơ quan Nhà nước cấp trên để báo cáo tình hình hoạt động và kết quả hoạt động, các bản đề án, kế hoạch, xin ý kiến chỉ đạo… Ngoài ra còn có một lượng văn bản gửi tới từ Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, các sở, ban ngành thuộc thành phố Hà Nội…
Thứ hai, các văn bản do UBND phường ban hành để gửi tới các Phường khác trên địa bàn quận Tây Hồ. Các văn bản này chủ yếu phản ánh tình hình hoạt động, thông báo một số công việc, công văn trao đổi ý kiến về một số hoạt động do quận chỉ đạo trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội, văn hóa, giáo dục… Ví dụ như: công văn số 212/CV-UBND của UBND phường Thụy Khuê gửi cho UBND phường Bưởi về việc phối hợp tăng cường công tác an toàn giao thông trên tuyến đường Bưởi – Lạc Long Quân năm 2012.
Thứ ba, chiếm tỷ lệ lớn nhất là các văn bản của UBND phường gửi tới các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở kinh tế đóng trên địa bàn các Phường để trao đổi ý kiến, chỉ đạo, cho phép các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này thực hiện những kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội mà họ đã vạch ra theo đúng quy định của pháp luật về lĩnh vực hoạt động của họ. Ví dụ như các công văn của UBND phường Xuân La gửi trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực hiện chế độ dân quân tự vệ đối với cán bộ, nhân viên thuộc Trường năm 2013.
Thứ tư, một phần các văn bản do UBND phường ban hành gửi đến các cá nhân sinh sống trên địa bàn để giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích cá nhân hoặc giải quyết các xung đột diễn ra trên địa bàn các phường.
Công tác soạn thảo là một khâu quan trọng, nó ảnh hưởng tới hiệu quả của công việc vì vậy đồi hỏi phải có sự chính sác, tuân thủ đúng quy định chung về thể thức, nội dung của văn bản khi soạn thảo. Ở các phường thuộc
riêng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, ngoài việc quy định rất chung chung về quy trình lấy số, đóng dấu, phát hành và lưu trữ văn bản. Do đó hiện nay tại các phường vẫn thực hiện theo những hướng dẫn, quy định Nhà nước về quy trình soạn thảo văn bản, bao gồm các bước như: Phân công soạn thảo, xây dựng đề cương văn bản, soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy nhân văn bản, ký và ban hành văn bản.
Dưới đây chúng tôi mô tả lại từng bước như sau:
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo UBND phường giao cho các phòng ban, bộ phận soạn thảo. Trưởng các phòng ban có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản trong đơn vị mình. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, trưởng các phòng ban, bộ phận giao cho tổ chức, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Xây dựng đề cương văn bản: thông thường cán bộ chuyên môn chỉ
lập đề cương đối với những văn bản phức tạp, còn đối với các văn bản đơn giản thường xuyên phải soạn thảo và một số loại đã được mẫu hoá thì không cần phải xây dựng đề cương.
Soạn thảo văn bản: Tổ chức hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn
bản phải có trách nhiệm, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản soạn thảo, thu thập thông tin, tài liệu có liên quan.
Duyệt văn bản: Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản
duyệt. Việc sửa chữa, bổ sung vào bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét quyết định. Ở đây Chủ tịch UBND phường sẽ là người có thẩm quyền ký duyệt văn bản của Ủy ban. Tuy nhiên khi Chủ tịch UBND phường đi vắng thì Phó chủ tịch UBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND.
Đánh máy, nhân bản văn bản: Văn bản dự thảo sau khi được lãnh đạo
UBND phường duyệt thì đem nhân bản để chuẩn bị ban hành. Chỉ được nhân văn bản theo đúng số lượng yêu cầu, không cắt, dán chữ ký để nhân văn bản,
đồng thời giữ bí mật nội dung trong văn bản, thực hiện đánh máy nhân văn bản theo đúng thời gian yêu cầu.
Ký ban hành: Sau khi các thủ tục trình ký được thực hiện và kiểm tra lại
văn bản lần cuối, nếu đầy đủ và đáp ứng đúng các yêu cầu vè thể thức, nội dung và tính thẩm mỹ thì lãnh đạo UBND sẽ ký văn bản theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn được phân công và trong phạm vi giải quyết công việc đã được quy định. Về cơ bản, chủ tịch UBND sẽ ký ban hành tất cả các văn bản hình thành trong hoạt động của Phường. Tuy nhiên, có một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban hoặc quyền quản lý của Phó chủ tịch UBND phường thì Trưởng các phòng ban và Phó chủ tịch UBND phường sẽ thừa lệnh ký ban hành văn bản trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịch UBND phường. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký ban hành sẽ được tập trung tại
văn phòng để làm thủ tục phát hành (lấy số văn bản và đóng dấu). Trước khi đóng dấu văn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban hành. Nếu sai sót quá nhiều thì gửi trả lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban hành.
Đối với công tác soạn thảo ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, 100% UBND đã thực hiện đúng qui trình, thủ tục luật định. Đối với các văn bản hành chính, về cơ bản UBND các phường đã giao cho bộ phận văn phòng xây dựng quy trình soạn thảo theo đúng các bước đã nêu ở trên.
Do xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong hoạt động quản lý của UBND nên phần lớn việc soạn thảo được giao cho một cán bộ chuyên trách có trình độ từ Trung cấp trở lên. Tuy nhiên, do trình độ chuyên môn chưa cao hoặc còn chưa được đào tạo bài bản nên trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND các phường vẫn còn một số văn bản mắc lỗi chính tả, ngôn ngữ diễn đạt, mắc lỗi về thể thức. Từ đó dẫn đến một số văn bản ban hành chưa có cơ sở pháp lí, nội dung văn bản chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp và truyền đạt thông tin một cách chính xác. Đây cũng là một
Chẳng hạn như ở UBND phường Tứ Liên: mặc dù theo quy định, tất cả các văn bản của các đơn vị khi trình lãnh đạo UBND phường ký phải qua văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày nhưng vẫn còn có văn bản soạn thảo không đúng thể thức như hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Ví dụ: Văn bản số 1324/UB-NV, theo đúng thể thức, phải ghi: 1324/UBND-NV
2.5.1.2. Công tác quản lý văn bản đi, đến:
* Công tác quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Số lượng văn bản của UBND phường ban hành trong những năm gần đây tương đối nhiều. Cụ thể năm 2012 chúng tôi thống kê từ sổ đăng ký văn bản đi của một số phường số lượng văn bản đi như sau:
Phường Yên Phụ Phường Nhật Tân Phường Tứ Liên Phường Bưởi Phường Xuân La 1063 1300 1040 1296 1127
Nhìn chung, quy trình quản lý văn bản đi của UBND các phường cơ bản đã tuân thủ theo các quy định cụ thể tại các Điều 17, 18, 19, 20 – Mục 2 - Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Quy chế hoạt động của UBND phường và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
- Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; Ghi số, ngày tháng văn bản; - Đăng ký văn bản
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản;
- Lưu văn bản đi.
Nhìn chung quy trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi của Ủy ban nhân dân các phường được cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc theo đúng quy định. Tất cả các văn bản khi ban hành đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cập nhật vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Hiện nay, hầu hết các phường thuộc quận đã dùng máy tính để đăng kí văn bản, tuy nhiên theo quy định và để đảm bảo tính chuẩn xác, mất mát dữ liệu trên máy tính, các phường vẫn cần nghiêm túc thực hiện lập sổ đăng ký văn bản.
Thực tế, việc quản lý văn bản đi ở một số phường vẫn còn một số thiếu sót: Việc kiểm tra văn bản đi đôi lúc còn chưa tốt, một số văn bản khi chuyển giao chưa yêu cầu ký nhận, không vào sổ chuyển giao hoặc không có sổ chuyển giao…
Việc lưu văn bản đi thực hiện còn chưa đúng quy định: một văn bản lưu ở văn thư (văn bản gốc và đã đóng dấu) và một bản lưu hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. Nhưng một số văn bản thì chưa được đóng dấu khi lưu hoặc lưu tại văn thư lại không phải là văn bản gốc.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Uỷ ban nhân dân phường: • Bìa sổ:
• Phần đăng ký văn bản đi: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của UBND cấp phường được thực hiện hàng năm theo đúng quy trình đã được hướng dẫn và quy định theo sự chỉ đạo của UBND quận Tây Hồ và các văn bản của Nhà nước. Tuy nhiên, do trình độ và khối lượng công việc kiêm nhiệm nhiều nên công tác này đôi khi còn chưa kỹ và bỏ qua những khuyết điểm của công tác soạn thảo văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đi.
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG …
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: ……....
Từ ngày ..….... đến ngày ...…...
Từ số ...…... đến số ...…....
Ảnh 2: Sổ quản lý văn bản đi của phường Yên Phụ.
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng năm, bên cạnh việc ban hành một khối lượng văn bản tương đối lớn thì UBND các phường còn tiếp nhận rất nhiều các văn bản do các cơ quan, tổ chức cá nhân gửi đến để trao đổi, giao dịch… Có 3 nhóm tác giả văn bản gửi đến đó là:
Thứ nhất, các văn bản do các cơ quan Nhà nước cấp trên gửi đến như: Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, UBND quận Tây Hồ hoặc các cơ quan Nhà nước ở TW... Các văn bản này chủ yếu là các quyết định, chỉ thị, công văn… phản ánh những chủ trương chính sách mới của Nhà nước hoặc thông báo tình hình, trao đổi, xin ý kiến hoạt động…
Thứ hai,các văn bản do các cơ quan cấp dưới gửi đến, đó là của các tổ dân phố, các ban thuộc UBND phường. Đó chủ yếu là những báo cáo hàng tháng, quý, năm gửi đến để báo cáo tình hình hoạt động, đồng thời xin ý kiến chỉ đạo trong các chương trình xúc hoạt động tiếp theo.
Thứ ba, văn bản của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn Phường gửi đến để trao đổi thảo luận về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục trên địa bàn phường.
Theo số liệu chúng tôi thống kê được ở UBND phường Tứ Liên thì năm 2012, UBND phường tiếp nhận 2200 văn bản. Trong đó các văn bản đến từ trung ương, thành phố là 1049 văn bản; văn bản đến từ quận là 978 văn bản; văn bản đến từ các cơ quan khác là 173 văn bản. Còn tại các phường khác số lượng văn bản đến các phường nhận được cũng khá lớn: UBND phường Yên Phụ nhận được 1603 văn bản; UBND phường Bưởi nhận được 1253 văn bản; UBND phường Xuân La nhận được 1892 văn bản.
Với một khối lượng văn bản đến lớn như vậy đòi hỏi phải có sự tập trung thống nhất tại một nơi để tránh tình trạng mất mát, thất lạc văn bản. Ở các phường thuộc quận Tây Hồ cũng áp dụng nguyên tắc quản lý tập trung tại văn thư cơ quan. Sau khi văn thư bóc bì, đăng kí số đến, ngày tháng văn bản đến lên máy tính và sổ công văn đến, sau đó chuyển phòng ban có liên quan để họ giải quyết.
Tất cả các văn bản đến đều được thực hiện việc tiếp nhận, đăng ký,