10. Bố cục của Luận văn
3.2.6.Đầu tư kinh phí xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm thiết bị phục vụ
vụ công tác văn thư, lưu trữ
Ngày nay, trong xu hướng chung của việc hiện đại hoá văn phòng ở các cơ quan, công tác văn thư cũng cần phải nhanh chóng hiện đại để đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của UBND các phường, muốn vậy cần tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị cho công tác văn thư.
Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư để thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm và các đồ dùng khác phục vụ cho công tác văn thư. Để có nguồn kinh phí cho công tác văn thư, Sở Nội vụ cần phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch - Đầu tư để lập dự toán, bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hàng năm cho các phường; ngoài ra UBND các phường tùy điều kiện thực tế cũng cần chủ động tạo nguồn kinh phí để đầu tư thoả đáng cho công tác văn thư. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư cần chú ý đến các vấn đề như mua sắm, bố trí và tổ chức sử dụng hiệu quả các trang thiết bị văn phòng hiện đại. Những thiết bị dùng trong công tác văn thư như bàn ghế, tủ kệ, máy móc cần đảm bảo tính hiện đại và quy cách phù hợp hướng đến việc sử dụng, thao tác thuận lợi và hiệu quả. Trong đó cần đặc biệt chú ý đến các thiết bị như máy vi tính, máy in, máy photocopy... để phục vụ cho công tác văn bản. Máy tính trong cơ quan phải được nối mạng internet, mạng LAN để phục vụ cho việc thu thập thông tin; soạn thảo, quản lý, tra tìm văn bản trong môi trường mạng - một yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay.
Vấn đề về kinh phí cho hoạt động lưu trữ của UBND phường chưa có quy định cụ thể, tuy nhiên Thủ tướng Chính phủ đã nhắc đến trong Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg: "Bộ Nội vụ chủ trì với Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn các cấp, các ngành lập dự toán kinh phí hàng năm theo Luật Ngân sách nhà nước bảo đảm điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác lưu trữ".
Do vậy, để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ ở UBND các phường, trong tình hình thực tế hiện nay, cần thực hiện một số vấn đề sau đây :
- Trong phạm vi quyền hạn và tình hình ngân sách của địa phương, sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan chức năng như sở Kế hoạch - Đầu tư, sở Tài chính nghiên cứu đề xuất với UBND thành phố ban hành các quy định để đầu
tư kinh phí nhằm nâng cấp cơ sở vật chất hiện có và trang bị các thiết bị cần thiết để hoàn thiện công tác lưu trữ ở UBND các phường trong thời gian sớm nhất.
- Kinh phí phục vụ công tác lưu trữ ở UBND các phường dùng để đào tạo bồi dưỡng cán bộ; xây dựng, bố từ kho tàng; mua sắm, trang bị các thiết bị, phương tiện dùng trong công tác lưu trữ và kinh phí để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.
Hiện nay, nếu xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phải thực hiện theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng.
Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, kho lưu trữ UBND phường cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu sau đây :
- Về kho tàng, mỗi phường cần bố trí một kho lưu trữ có diện tích thoả đáng để bảo quản tài liệu, xử lý nghiệp vụ. Kho lưu trữ phải lựa chọn bố trí ở nới cao ráo, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ngập úng; kho phải có kết cấu bền vững, an toàn; được thiết kế phù hợp để bảo quản tài liệu và thực hiện các khâu nghiệp.
- Hệ thống điện, nước phải được thiết kế hợp lý; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện phòng cháy, chữa cháy.
- Về trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho gồm giá, tủ, hộp, cặp, bìa để đựng hồ sơ tài liệu. Các thiết bị cần đảm bảo yêu cầu bền vững, đúng quy cách, thuận tiện khi sử dụng. Ngoài ra, tuỳ điều kiện kho tàng và kinh phí có thể trang bị thêm các phương tiện dùng để vận chuyển tài liệu, hệ thống báo động (báo trộm, báo cháy), thiết bị thông gió, chống ẩm, máy điều hoà nhiệt độ và các dụng cụ khác.
- Để đảm bảo hiện đại hoá công tác lưu trữ, cần trang bị máy vi tính để dần thực hiện việc số hoá tài liệu, lập cơ sở dữ liệu để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu.