10. Bố cục của Luận văn
3.2.1. Hoàn thiện hệthống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ
tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường
3.2.1.1. Nghiên cứu xây dựng, ban hành văn bản quy định về tiêu chuẩn chức danh cán bộ văn thư, lưu trữ nói chung và công chức văn phòng cho cấp xã, phường nói riêng.
Để công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp phường ngày càng đi vào nền nếp, việc làm trước mắt Bộ Nội vụ cần quan tâm là ban hành các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn chức danh cho cán bộ văn thư, lưu trữ cấp xã, phường vì các văn bản trước đó đã lỗi thời và không còn phù hợp với vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ như:
Theo Điều 9 - Thông tư số 02/2010/TT-BNV quy định "người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ".
Tiêu chuẩn nghiệp vụ hiện nay đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ được quy định như sau :
Nhân viên văn thư là công chức thừa hành nghiệp vụ văn thư của cơ quan; có hiểu biết về cơ quan, về quy chế làm việc và quy chế văn thư (Quyết định 414/TCCP-VC ngày 29 tháng 5 năm 1993 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ chính phủ ban hành Tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành hành chính).
Lưu trữ viên là công chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện các công việc ở lưu trữ; tốt nghiệp Trung cấp lưu trữ (Quyết định số 420/TCCP-VC ngày 29 tháng 5 năm 1993 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ ban hành Tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành lưu trữ.
Ngoài hai chức danh trên, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được xếp vào ngạch nào, được hưởng lương và thi lên ngạch bậc cao hơn thì ở trong diện nào. Bên đó cạnh đó do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở xã, phường hầu hết đều là kiêm nhiệm nên việc ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh công chức cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ là việc làm cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.
Ngoài việc quy định về chuẩn chức danh của Bộ Nội vụ thì Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước cần:
- Thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ các cấp đặc biệt là xã, phường.
- Cần quan tâm hơn nữa đến chế độ, chính sách cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đặc biệt là chế độ độc hại.
- Cần phải thường xuyên mở các lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các cấp.
Đồng thời, Lãnh đạo UBND phường cần:
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán bộ đúng trình độ chuyên môn;
- Cần có phương án xây dựng kho lưu trữ đúng với tiêu chuẩn quy định của Bộ Nội vụ; phải giành một khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị và hiện đại hóa công tác lưu trữ;
- Cần thường xuyên tổ chức các đoàn khi tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý văn bản giấy tờ tại các cơ quan đóng trên địa bàn đã làm được chuẩn nghiệp vụ.
3.2.1.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác văn thư
Hệ thống văn bản về công tác văn thư bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo thực hiện văn bản QPPL về công tác văn thư ở nước ta trong giai đoạn hiện nay đã tương đối hoàn chỉnh, song việc vận dụng các văn bản vào thực tế công tác văn thư ở UBND phường trên địa bàn thành phố vẫn cần có sự bổ sung để hoàn thiện hơn nữa.
Như chúng ta đã biết, để thực hiện tốt công tác văn thư cần phải đảm bảo nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố về tổ chức, về nhân lực, về cơ sở vật chất, kinh phí và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ.
Những yếu tố nêu trên là những yếu tố quan trọng đảm bảo cho công tác văn thư được tổ chức tốt, nhưng hiện nay trong các văn bản vẫn chưa quy định hoặc có quy định nhưng chưa cụ thể về những vấn đề nêu trên.
Ví dụ :
- Về tổ chức và bố trí cán bộ, tại Điều 9 - Thông tư số 02/2010/TT- BNV, Bộ Nội vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ ở cấp xã, phường, thị trấn quy định: "bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ”. Theo tác giả, quy định về tổ chức và bố trí cán bộ như vậy là chưa rõ ràng và chưa phù hợp với tình hình thực tế của công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại thành phố. Việc bố trí công chức kiêm nhiệm như trên chỉ có thể phù hợp với các xã, chứ không thể phù hợp với các phường nhất là các phường ở các đô thị lớn. Do vậy, cần có quy định cụ thể về tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở UBND các phường ở các đô thị lớn .
- Về cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ cho công tác văn thư : Như đã trình bày, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư là vấn đề quan trọng, đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư. Tuy nhiên, cơ sở vật chất, nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư vẫn chưa được nêu lên trong nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, do vậy cũng cần phải bổ sung để hoàn thiện.
- Về hướng dẫn thực hiện các văn bản QPPL, hướng dẫn thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư :
+ Hiện nay, việc ban hành văn bản QPPL của UBND phường thực hiện theo Luật Ban hành văn bản QPPL số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 và Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản QPPL số 3l/2004/QH11 và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Qua khảo sát thực tế công tác văn thư ở UBND các phường cho thấy: các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế, CBCC thực hiện các công việc về nghiệp vụ vừa sai, vừa không thống nhất.
Để khắc phục vấn đề này, Sở Nội vụ Thành phố cần chủ động ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ chuyên môn trong công tác văn thư cho UBND các phường thực hiện. Làm như vậy vừa hoàn thiện được hệ thống văn bản, vừa thống nhất được nghiệp vụ chuyên môn trong công tác văn thư đối với các phường trên địa bàn thành phố.
3.2.1.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác lưu trữ
Trong gian gần đây, Đảng và Nhà nước đã quan tâm nhiều hơn đến tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, do vậy đã ban hành nhiều văn bản để quy định, chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, các ngành, các cấp thực hiện việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu. Về nội dung nghiệp vụ đã được Bộ Nội vụ, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước triển khai hướng dẫn và từng bước hoàn thiện.
Tuy nhiên, cũng như công tác văn thư, nếu áp dụng các văn bản quản lý vào công tác lưu trữ ở UBND phường thì vẫn còn một số vấn đề thiếu sót, bất cập
Ví dụ:
Bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là vấn đề quan trọng, mặc dù Luật lưu trữ được ban hành đã lâu nhưng những văn bản dưới luật để hướng dẫn thực hiện chưa có. Cần kiến nghị để các cơ quan chức năng sớm ban hành
hệ thống văn bản có liên quan để công tác lưu trữ sẽ hoàn thiện hơn, tài liệu lưu trữ sẽ được bảo vệ an toàn hơn và việc phát huy giá trị tài liệu sẽ được thực hiện tốt hơn.
Ngoài vấn đề nêu trên, hiện nay những quy định về tổ chức, về nhân sự và cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ vẫn chưa có quy định cụ thể hoặc có quy định nhưng còn bất cập. Chẳng hạn, việc bố trí công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường là không phù hợp với thực tế ở các phường tại thành phố lớn.
Mặt khác, các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ đòi hỏi tính khoa học và nghiệp vụ chuyên sâu, để công chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ ở UBND phường thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ, Sở Nội vụ thành phố cần dựa trên cơ sở là các văn bản QPPL, các văn bản hướng dẫn của các cơ quan chức năng, để soạn thảo và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ một cách chi tiết, cụ thể cho lưu trữ ở UBND các phường thực hiện, vì hiện nay các khâu nghiệp vụ lưu trữ tại đây còn rất nhiều hạn chế.