10. Bố cục của Luận văn
2.1.Nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư,
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC PHƯỜNG
2.1. Nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư, lưu trữ thư, lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của UBND phường, góp phần cung cấp cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức những thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội… góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, phòng chống tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan... đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo UBND và công dân.
Cần khẳng định UBND phường là cơ quan quản lí hành chính nhà nước ở địa phương. Trong quá trình hoạt động, UBND phường đã hình thành nên một khối lượng lớn các văn bản (bao gồm văn bản đi, văn bản đến; công văn, sổ sách, giấy tờ nội bộ). Trong đó có văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản của các bộ phận chuyên môn... Để công tác văn thư, lưu trữ được đầu tư, tổ chức và hoạt động tốt đòi hỏi bản thân lãnh đạo cơ quan cần xác định đúng vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan. Điều này cũng có nghĩa, nhận thức của lãnh đạo UBND các phường có tầm quan trọng đặc biệt trong việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Về cơ bản công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường đang ngày càng được nhìn nhận cách đúng đắn và tích cực về vai trò và ý nghĩa của nó trong công việc, vì vậy nó đang ngày càng được chỉnh đốn và đi vào hoạt động có nề nếp, hướng tới tính chuyên nghiệp cao hơn. Để tìm hiểu về nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn một số Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Phường (ví dụ: ông Nguyễn Quang Ngọc - Phó chủ tịch UBND phường Nhật Tân và ông Hoàng
chức, thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ tại các phường hiện nay. Kết quả phỏng vấn, khảo sát đối với lãnh đạo UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ về công tác văn thư, lưu trữ được thể hiện như sau:
+ Hầu hết lãnh đạo UBND các phường được phỏng vấn trên địa bàn quận Tây Hồ đã nhận thức được một cách cơ bản tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Qua phỏng vấn chúng tôi thấy lãnh đạo UBND phường: Nhật Tân, Tứ Liên, Yên Phụ, Thụy Khuê, Bưởi, Quảng An đều hiểu được vai trò cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc xây dựng, phát triển phường, đặc biệt là về công tác văn thư.
+ 50% lãnh đạo UBND các phường được phỏng vấn trên địa bàn quận Tây Hồ nắm được các yêu cầu cơ bản trong quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ. Ví dụ: khi được hỏi về quy trình soạn thảo văn bản tại UBND, lãnh đạo phường Bưởi, phường Tứ Liên, phường Thụy Khuê đều trả lời đúng 7 bước trong quy trình là “soạn thảo và ban hành văn bản: Phân công soạn thảo; Xây dựng đề cương văn bản; Soạn thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh máy, nhân bản văn bản; Ký ban hành; Ban hành văn bản".Cũng chính lãnh đạo UBND các phường này đã xác định và nắm được các nội dung công tác văn thư bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lí và sử dụng con dấu, chuyển giao văn bản đi, đến, bảo quản tài liệu. Chi tiết phần phỏng vấn sẽ được trình bày ở phần phụ lục của đề tài.
Do nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động quản lý của mình, lãnh đạo các phường đã có sự quan tâm và đầu tư để công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt hơn. Điều đó được thể hiện qua việc ban hành một số các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác công văn giấy tờ phù hợp với tình hình thực tế của phường, và đồng thời thực hiện theo sự hướng dẫn chung của Nhà nước về một số nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Thông tư số 14/2011/TT-BNV quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn
Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Các quy chế, quy định về soạn thảo và ban hành văn bản, quy định quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu... do chính các phường xây dựng riêng. Nhìn chung các văn bản đã quy định khá cụ thể công tác xây dựng, ban hành văn bản, thể thức văn bản, mẫu các loại văn bản, quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản…Đây chính là cơ sở để các cán bộ thực hiện công việc một cách thống nhất trong toàn cơ quan, đảm bảo cho các văn bản được ban hành không chỉ đúng về nội dung mà còn chính xác về thể thức theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
Sự quan tâm đó còn thể hiện ở việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ hàng năm để không ngừng cải thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của phường. Theo báo cáo công tác văn thư, lưu trữ phường Tứ Liên ngày 08/01/2013 thì năm 2012 phường Tứ Liên đã kiểm tra công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Qua kiểm tra, phường đã ban hành được 06 văn bản pháp quy, 847 văn bản hành chính thông thường, Báo cáo công tác kiểm tra, rà soát hệ thống văn bản quy phạm pháp luật năm 2010 của phường Nhật Tân thì năm 2009 phường ban hành 06 văn bản pháp quy, hơn 900 văn bản hành chính thông thường.
Cho đến nay, công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các phường trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn được thực hiện dựa trên những quy định hiện hành chung của Nhà nước Việt Nam về công tác này. Bên cạnh việc thực hiện thống nhất theo những hướng dẫn, chỉ đạo của Nhà nước, lãnh đạo các Phường cũng nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên trong văn phòng nhằm hướng tới tính hiện đại, chuyên nghiệp trong công tác. Chính vì thế hàng năm văn phòng vẫn cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do quận Tây Hồ tổ chức.
công tác văn phòng. Phần mềm này được cài đặt đã góp phần đảm bảo việc cung cấp thông tin bằng văn bản cho lãnh đạo được kịp thời và chính xác,đồng thời tiết kiệm được thời gian, nhân lực và kinh phí cho cơ quan. Đồng thời, trong những năm gần đây, lãnh đạo các phường đã đầu tư đổi mới trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thực hiện đề án kết nối mạng nội bộ cơ quan. Hiện nay hệ thống mạng nội bộ này đã thực sự phát huy tác dụng và mang lại những kết quả đáng ghi nhận. Đặc biệt, từ năm 2007 phường Thụy Khuê đã ban hành Quyết định 159/QĐ-UBND ngày 01/08/2007 về việc thành lập Ban chỉ đạo áp dụng ISO 9000 trong quản lý hành chính tại UBND phường. Từ đây, hệ thống tiêu chuẩn ISO được chính thức áp dụng, công tác văn thư, lưu trữ của Phường cũng nhờ đó mà được nâng lên một cách rõ rệt.
Tuy nhiên, bên cạnh những số liệu đáng ghi nhận ở trên chúng ta vẫn phải thừa nhận những hạn chế tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ cấp Phường nhất là về đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ; về cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ chưa được thực hiện một cách đầy đủ.... Những tồn tại này một phần cũng do nhận thức của bản thân người lãnh đạo UBND phường còn hạn chế. Chúng tôi sẽ tiếp tục làm rõ ở những phần tiếp theo của đề tài này.
Như vậy, hiện nay tại nhiều Phường trên địa bàn quận Tây Hồ lãnh đạo UBND các phường đã nhận thức được vai trò, tầm quan trọng cũng như các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa đầy đủ nên cho đến thời điểm hiện nay công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn quận Tây Hồ vẫn chưa được đầu tư toàn diện và có chất lượng đồng bộ. Ở nhiều phường, hệ thống văn bản quản lí, chỉ đạo hầu như chưa có (thực tế hiện nay chưa có một phường nào ban hành được qui chế về công tác văn thư, lưu trữ tại phường) trong khi đây chính là điều kiện đảm bảo về mặt pháp lý cho việc thực hiện công tác này. Vì thế các cơ quan chưa ban hành thì cần phải ban hành văn bản kịp thời từ đó thống nhất quản lí chỉ đạo trong công tác văn thư, lưu trữ. Nếu có văn bản, quản lí chỉ đạo thì đương nhiên việc tổ chức thực hiện
là yêu cầu bắt buộc. Mọi cán bộ, công chức trong cơ quan sẽ nắm rõ được nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện đúng theo nguyên tắc đã đề ra.
Tóm lại, để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ cấp phường, sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo là điều then chốt nhất. Có sự chỉ đạo của lãnh đạo thì công tác này sẽ hoạt động hiệu quả và đem lại những lợi ích to lớn trong công cuộc cải cách nền hành chính phục vụ cho quyền lợi của nhân dân địa phương. Do đó việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo UBND các phường về công tác văn thư, lưu trữ là hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay.