Long Thành
3.2.2:Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Để nõng cao chất lượng, hiệu quả cụng tỏc quản trị giữa cỏc bộ phận quản trị thỡ quan hệ giữa chỳng và cỏc chức năng nhiệm vụ trong từng bộ phận phải luụn luụn được hoàn thiện. Muốn thực hiện được việc này phải tiến hành phõn tớch, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện cỏc chức năng đó quy định, khối lượng cụng việc ở cỏc bộ phận, cũng như mỗi lao động quản trị; phỏt hiện ra khõu yếu trong việc phõn bổ khối lượng cụng tỏc, phõn chia quyền hạn, trỏch nhiệm, phõn định nhiệm vụ cho cỏc bộ phận quản trị; tỷ lệ giữa cỏn bộ giỏn tiếp so với lao động trực tiếp. Trờn cơ sở đú đỏnh giỏ sự hợp trị, đề ra cỏc biện phỏp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa cỏc bộ phận quản lý.
Trong quỏ trỡnh nghiờn cứu chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận quản trị, em thấy cỏc chức năng, nhiệm vụ đú tương đối hoàn chỉnh, chặt chẽ. Song em cũng mạnh dạn kết hợp với những quy định, điều lệ đó cú của Cụng ty để đưa ra một số kiến nghị, bổ sung thờm nhằm hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận quản trị tiờu biểu.
* Ban giỏm đốc:
- Điều hành và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty theo Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Đại hội cổ đụng, Điều lệ Cụng ty và tuõn thủ phỏp luật.
- Bảo toàn và phỏt triển vốn, thực hiện phương ỏn kinh doanh đó được Hội đồng quản trị phờ duyệt và thụng qua Đại hội cổ đụng.
- Xõy dựng và trỡnh Hội đồng quản trị: kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm.
- Quyết định cỏc biện phỏp tuyờn truyền quảng cỏo, tiếp thị, cỏc biện phỏp khuyến khớch mở rộng sản xuất.
- Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cỏc chức danh: Phú Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng.
- Quyết định, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng đối với cỏn bộ cụng nhõn viờn dưới quyền.
- Ký kết cỏc hợp đồng kinh tế theo luật định.
- Bỏo cỏo trước Hội đồng quản trị tỡnh hỡnh, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
- Cú quyền phản đối những quyết định của Hội đồng quản trị nếu thấy trỏi Điều lệ và trỏi Nghị quyết của Đại hội cổ đụng hoặc trỏi với Phỏp luật. Đồng thời phải cú trỏch nhiệm thụng bỏo ngay cho cỏc Kiểm soỏt viờn.
- Giỏm đốc Cụng ty cú thể uỷ nhiệm cho cỏc Phú Giỏm đốc hoặc người khỏc thay mỡnh giải quyết một số cụng việc của Cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về sự uỷ quyền, uỷ nhiệm của mỡnh.
Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mỡnh, Giỏm đốc nờn phụ trỏch chung và uỷ quyền cho cỏc Phú Giỏm đốc Cụng ty điều hành theo từng lĩnh vực. Giữa hai Phú Giỏm đốc phải cú mối liờn hệ thường xuyờn, chặt chẽ, trỏnh tỡnh trạng cú cụng việc mà khụng ai chỉ đạo hoặc cú việc mà hai hay ba người cựng chỉ đạo. Từ đú mới tạo nờn sự thống nhất cao. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phú Giỏm đốc:
- Chỉ đạo những lĩnh vực cụng việc cụ thể và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ được Giỏm đốc Cụng ty giao và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về kết quả cụng việc đú.
- Thay mặt Giỏm đốc và được sử dụng quyền hạn của Giỏm đốc để giải quyết cỏc cụng việc được giao. Nhiệm vụ cụ thể của từng Phú Giỏm đốc được phõn cụng theo khối lượng cụng việc thể hiện bằng văn bản, phự hợp với đặc điểm, yờu cầu đũi hỏi của hoạt động sản xuất kinh doanh và trỡnh độ, năng lực, khả năng nhận, hoàn thành cụng việc của từng người ở từng thời kỳ.
- Trong phạm vi cụng việc được giao, cỏc Phú Giỏm đốc phải chủ động xõy dựng chương trỡnh cụng tỏc cho mỡnh thực hiện tốt cỏc bước: chỉ đạo, tổng hợp và bỏo cỏo kết quả cụng việc, đề xuất những ý kiến, biện phỏp thực hiện cụng việc với Giỏm đốc.
- Khi cần kết hợp giữa cỏc khối cụng việc thỡ cỏc Phú Giỏm đốc cần chủ động bàn bạc với nhau để cú sự thống nhất, trỏnh sự chồng chộo hoặc bỏ sút cụng việc. Trường hợp khụng nhất trớ thỡ bỏo cỏo Giỏm đốc quyết định.
- Cỏc cụng việc được Giỏm đốc uỷ quyền cho cỏc Phú Giỏm đốc ở nhà trực tiếp giải quyết khi Giỏm đốc đi cụng tỏc vắng hoặc Phú Giỏm đốc đi họp thay, khi hoàn thành đều phải bỏo cỏo kết quả giải quyết để Giỏm đốc biết theo đỳng quy chế làm việc của Cụng ty hiện hành.
- Trường hợp Giỏm đốc đi vắng mà khi thực hiện cụng việc vượt quỏ quyền hạn của mỡnh, nếu xột thấy cụng việc cú tớnh cấp bỏch thỡ tranh thủ ý kiến của cỏc thành viờn trong Ban giỏm đốc và cỏc thành viờn Hội đồng quản trị cú mặt mới giải quyết.
- Cụng tỏc Tổ chức nhõn sự
Nhiệm vụ chớnh của Phũng Tổ chức – Bảo vệ là quản lý nhõn sự và tiền lương của Cụng ty. Giỳp Giỏm đốc nghiờn cứu chấp hành và quản lý việc chấp hành đường lối chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước. Quản lý và chỉ đạo cụng tỏc cỏn bộ, lao động tiền lương, đào tạo, thi đua, khen thưởng.
Cần quan tõm hơn nữa tới cụng tỏc bảo hộ lao động cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn Cụng ty. Hiện nay Cụng ty cổ phần đầu tư xõy dựng thương mại
Long Thành cú rất nhiều cụng nhõn, buộc cụng nhõn phải gắn liền với mỏy múc thiết bị, cụng việc thi cụng, từ đú đũi hỏi việc trang bị cỏc phương tiện, thiết bị bảo hộ lao động là rất cần thiết .Việc quản lý trang bị bảo hộ lao động cho cụng nhõn chỉ cú một đồng chớ chịu trỏch nhiệm.Với khối lượng cụng việc lớn như vậy, Cụng ty nờn bổ sung thờm cỏn bộ vào vị trớ này để cú thể chăm lo tốt hơn cụng tỏc trang bị bảo hộ cho cụng nhõn.
- Cụng tỏc tổ chức cỏn bộ:
+ Xõy dựng cơ cấu tổ chức sản xuất bộ mỏy quản trị trong toàn bộ Cụng ty, tổng hợp chức năng, nhiệm vụ của cỏc bộ phận quản trị trong nội bộ Cụng ty. + Tham mưu giỳp Giỏm đốc cụng ty rà soỏt lại tổ chức quản trị, xõy dựng đề ỏn về tổ chức sản xuất, sắp xếp bộ mỏy quản trị của Cụng ty cho phự hợp với từng giai đoạn.
+ Chuẩn bị hồ sơ thủ tục về hợp đồng lao động, cho thụi việc, đề bạt nõng lương, khen thưởng kỷ luật...để Giỏm đốc Cụng ty quyết định.
+ Quản lý hồ sơ cụng nhõn viờn chức toàn Cụng ty.
- Cụng tỏc lao động tiền lương.
+ Tham gia xõy dựng kế hoạch lao động tiền lương hàng năm của toàn Cụng ty.
+Dự đoỏn sự biến động lực lượng lao động của toàn Cụng ty trong một số năm để cú căn cứ bổ sung lao động đỏp ứng nhu cầu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Quản lý lực lượng cụng nhõn, kiểm tra sử dụng cụng nhõn kỹ thuật của cỏc đơn vị, điều phối cụng nhõn trong cụng tỏc đỏp ứng yờu cầu sản xuất của cỏc đơn vị.
+ Thường xuyờn kiểm tra việc thực hiện chế độ chớnh sỏch đối với người lao động (tiền lương bự giỏ, bảo hiểm xó hội, bảo hội lao động...).
+ Đề xuất biện phỏp giải quyết lao động dư thừa trong Cụng ty.
+ Nghiờn cứu ỏp dụng cỏc thang bảng lương và mức lương trong Cụng ty, kiến nghị việc bổ sung cỏc phụ cấp lương cho cỏc ngành nghề của Cụng ty.
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện định mức lao động của cỏc bộ phận, tổng hợp cỏc kiến nghị về định mức lao động; đề nghị bổ sung, sửa đổi và ban hành định mức mới cho phự hợp với điều kiện sản xuất.
+ Tham mưu giỳp Giỏm đốc cụng ty quyết định việc khen thưởng và hướng dẫn đụn đốc cỏc đơn vị thực hiện chế độ bỏo cỏo thống kờ lao động tiền lương quy định, tổng hợp bỏo cỏo lao động tiền lương của toàn Cụng ty.
- Cụng tỏc đào tạo:
+ Xõy dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nõng cao tay nghề cho cụng nhõn theo cơ cấu ngành nghề đỏp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Theo dừi việc thực hiện nội dung, chương trỡnh, chất lượng đào tạo cỏc lớp đào tạo cụng nhõn kỹ thuật.
+ Tổ chức tuyển sinh, kiểm tra dữ liệu của cụng nhõn và thi nõng bậc kỹ thuật hàng năm. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật - cụng nghệ - sản xuất chuẩn bị nội dung đề thi; giỏm sỏt đỏnh giỏ kết quả thi tốt nghiệp cỏc lớp và thi nõng bậc của Cụng ty.
+ Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, việc giao dịch, ký kết hợp đồng với cỏc đối tỏc nước ngoài đũi hỏi mọi người phải cú trỡnh độ ngoại ngữ nhất định. Nhiều cỏn bộ cụng nhõn viờn của Cụng ty cũn hạn chế về mặt này. Vỡ thế, Cụng ty nờn tổ chức cho cỏc cỏn bộ này đi học thờm ngoại ngữ. Cú thể cử cỏn bộ đi học tại chức hoặc mở lớp bồi dưỡng, học thờm ( nếu cần) cho cỏn bộ cụng nhõn viờn tại Cụng ty vào cỏc ngày nghỉ trong tuần hoặc vào cỏc buổi tối. Từ đú cú thể nõng cao về trỡnh độ ngoại ngữ cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty núi chung và cho đội ngũ cỏn bộ quản lý núi riờng.
- Cụng tỏc thi đua tuyờn truyền:
+ Hướng dẫn thực hiện phong trào thi đua trong toàn Cụng ty. Thường xuyờn theo dừi tổng hợp việc thực hiện cỏc phong trào thi đua của Cụng ty, làm thủ tục đề nghị cỏc cơ quan chức năng khen thưởng cỏc tập thể, cỏ nhõn đạt danh hiệu thi đua.
+ Xõy dựng quy chế khen thưởng của Cụng ty, tham gia xõy dựng quy chế làm việc.
- Cụng tỏc tài chớnh và hạch toỏn kinh doanh
- Lập và quản lý kế hoạch thu chi tài chớnh, đụn đốc chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện.
- Quản lý cỏc loại vốn, cỏc quỹ tập trung của toàn Cụng ty. Tham gia lập phương ỏn điều hoà vốn, cỏc quỹ tập trung của toàn Cụng ty.
- Tổng hợp tỡnh hỡnh tài chớnh của Cụng ty và bỏo cỏo lờn trờn theo quy định. - Tham gia xõy dựng và quản lý cỏc mức giỏ cho Cụng ty.
- Hiện nay trong phũng chỉ cú 3 chiếc mỏy vi tớnh vỡ thế Cụng ty cần phải trang bị thờm mỏy vi tớnh cho nhõn viờn trong phũng. Cụng ty cũng cần phải chỳ trọng đến cụng tỏc bồi dưỡng thờm nghiệp vụ cho cỏc nhõn viờn trong phũng Kế toỏn. Hiện nay Cụng ty cũng đó ỏp dụng kế toỏn mỏy trong cụng việc hạch toỏn kinh doanh của mỡnh, nhưng hệ thống kế toỏn luụn luụn được sửa chữa, cỏc chuẩn mực kế toỏn thường xuyờn được thay đổi cho phự hợp với tỡnh hỡnh trong khu vực và trờn thế giới. Vỡ vậy chuyờn mụn cú thể vững vàng nhưng kiến thức mới về cỏc hệ thống tài khoản mới cú lẽ chưa được đủ, chưa được ỏp dụng thường xuyờn. Vỡ thế Cụng ty cú thể cần phải tuyển mới thờm một nhõn viờn kế toỏn để cú thể sử dụng được cỏc phương phỏp kế toỏn mới bõy giờ.
- Cụng tỏc kinh doanh – tiờu thụ sản phẩm
Theo em, cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm nờn phỏt triển ở từng khu vực. Như vậy, số lượng nhõn viờn tiếp thị - tiờu thụ sản phẩm dịch sẽ được giảm đỏng kể. Và cũng qua đú, Cụng ty giảm được chi phớ trung gian khi tiờu thụ sản phẩm dịch vụ.
- Cụng tỏc điều hành kỹ thuật - cụng nghệ - sản xuất
Xõy dựng quy định về: Quản lý mỏy múc, thiết bị, quản lý bớ mật cụng nghệ, nghiờn cứu chế thử sản phẩm mới.