1.6.3.1. Khỏi niệm
Theo quan điểm tổng quỏt, kờnh phõn phối là một tập hợp cỏc doanh nghiệp và
cỏ nhõn độc lập và phụ thuộc lẫn nhau, tham gia vào quỏ trỡnh đưa hàng húa từ người
sản xuất tới người tiờu dựng.
Kờnh phõn phối, theo cỏch hiểu khỏc là nhúm cỏc tổ chức và cỏ nhõn thực hiện cỏc hoạt động làm cho sản phẩm hoặc dịch vụ sẵn sàng để người tiờu dựng hoặc người sử dụng cú thể mua và sử dụng nú.
Cỏc kờnh phõn phối tạo nờn dũng chảy hàng húa từ người sản xuất qua hoặc khụng qua cỏc trung gian tới người mua cuối cựng. Tất cả những người tham gia vào kờnh phõn phối được gọi là cỏc thành viờn của kờnh. Cỏc trung gian thương mại nằm giữa người sản xuất và người tiờu dựng cuối cựng là thành viờn quan trọng trong nhiều kờnh phõn phối.
Trong du lịch, phõn phối được hiểu là quỏ trỡnh hoạt động mà nhờ đú khỏch du lịch đến được với sản phẩm du lịch thụng qua mụi giới trung gian.
Mục tiờu của phõn phối là việc thiết lập mối liờn hệ giữa cung và cầu du lịch. Đồng thời cung cấp thụng tin về sản phẩm du lịch đến với khỏch du lịch và đưa họ tiếp cận với sản phẩm du lịch.
Chỳng ta cú thể định nghĩa kờnh phõn phối trong du lịch như sau:
“Hệ thống kờnh phõn phối trong du lịch là một tập hợp cỏc đơn vị cung ứng hay cỏ nhõn để hoạt động những việc thuộc lĩnh vực của mỡnh hoặc của những đơn vị khỏc, nhằm đưa khỏch hàng đến với sản phẩm hoặc cung cấp thụng tin về sản phẩm du lịch cho khỏch hàng...
1.6.3.2. Những kờnh phõn phối chớnh trong du lịch
Phõn phối thụng qua cỏc cụng ty du lịch trọn gúi
Cỏc cụng ty du lịch trọn gúi, đơn vị tổ chức tour, thường cú quan hệ rất mật thiết với cỏc khỏch sạn qua việc ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ lưu trỳ. Việc ký kết hợp đồng thuờ phũng này cú lợi cho cả đụi bờn: Cỏc đơn vị tổ chức tour cú phũng cho khỏch lưu trỳ. Khỏch sạn là một trong những yếu tố quan trọng trong việc kết hợp tour. Thụng qua cỏc đơn vị tổ chức tour, khỏch sạn lại bỏn được phũng nghỉ, đảm bảo được cụng suất phũng cao, trỏnh thất thu doanh số vào những mựa ế ẩm. Cỏc đơn vị tổ chức tour cũng vậy, thụng qua quan hệ này, họ an tõm hơn về số phũng mà khỏch sạn dành cho khỏch của họ vào những mựa đụng khỏch.
Để đảm bảo và chủ động hơn trong việc phõn phối sản phẩm thụng qua tour trọn gúi, ngày nay cú những cụng ty, khỏch sạn lớn cũng tổ chức tour và phõn phối vộ cho cỏc hóng đại lý bỏn.
Phõn phối qua đội ngũ bỏn trực tiếp
Những khỏch sạn lớn khụng những cú đội ngũ bỏn sản phẩm như phũng lễ tõn, phũng đăng ký giữ chỗ phụ trỏch, mà cũn cú cỏc phũng đại diện khỏch sạn đặt tại cửa khẩu sõn bay để hướng dẫn, bỏn sản phẩm trực tiếp cho khỏch.
Trong khỏch sạn, đội ngũ bỏn trực tiếp do nhõn viờn lễ tõn phụ trỏch và nhõn viờn đăng ký giữ chỗ cho khỏch. Giữa cỏc nhõn viờn này cú mối liờn hệ mật thiết với nhau trong việc bỏn phũng. Họ cũng phối hợp chặt chẽ với cỏc bộ phận khỏc như bộ phận buồng để nắm bắt thực tế tỡnh trạng phũng và khỏch để kịp thời điều chỉnh thụng tin và theo sự chỉ đạo của cấp quản lý, nhõn viờn phụ trỏch Marketing về việc dự bỏo phũng để bỏn sản phẩm qua việc cho khỏch đăng ký giữ chỗ, nhằm trỏnh thất thu và trỏnh rủi ro trong việc cho đăng ký vượt trội.
Phõn phối qua hệ thống đặt phũng từ xa, thanh toỏn qua mạng điện tử
Qua mạng điện tử, cỏc khỏch sạn phõn phối phũng qua hệ thống đặt phũng từ xa. Khỏch mua sản phẩm và thanh toỏn qua mạng mà khụng cần phải tiếp xỳc trực tiếp với nhõn viờn khỏch sạn. Cỏc kờnh phõn phối này được thể hiện thụng qua hai hỡnh thức:
- Mạng thụng tin điện tử toàn cầu (Internet): Internet ngày nay đó nhanh chúng trở thành một kờnh phõn phối cỏc sản phẩm du lịch cú hiệu quả nhất. Một trong những lợi thế của internet là nú khụng bao giờ ngừng làm việc. Nú hoạt động 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần, phủ kớn khắp toàn cầu và đặc biệt cú thể truyền đi những bức ảnh màu. Với khả năng cú thể truyền được những bức ảnh màu tới hàng triệu người trờn khắp toàn cầu đó làm cho internet trở thành kờnh phõn phối sụi động. Nú cho phộp cỏc doanh nghiệp tạo ra cỏc sản phẩm hữu hỡnh của mỡnh thụng qua việc sử dụng cỏc bức ảnh và video màu. Việc này giỳp cỏc doanh nghiệp cú thể cung cấp tới hàng nghỡn khỏch hàng tiềm năng cỏc bức ảnh màu thể hiện sinh động cỏc phũng ngủ trong khỏch sạn của mỡnh, cũng như đồ ăn thức uống và cỏc dịch vụ tiện ớch khỏc. Thậm chớ nú cũn cho phộp khỏch hàng cú thể đặt chỗ thụng qua thư điện tử (e-mail).
Một tiện ớch nữa của internet là tiết kiệm được lao động. Internet là một vớ dụ tuyệt vời của việc cỏc doanh nghiệp dịch vụ cú thể biến khỏch hàng trở thành nhõn viờn của mỡnh. Bởi vỡ, quỏ trỡnh khỏch hàng tiến hành thủ tục đặt chỗ trước hoặc mua cỏc sản phẩm trực tuyến thỡ bản thõn họ đó trở thành một nhõn viờn chuyờn nhận đặt chỗ của doanh nghiệp đú.
Internet đó nhanh chúng trở thành một kờnh phõn phối quan trọng với chi phớ rất rẻ, đồng thời cho phộp một doanh nghiệp độc lập cú thể tiếp cận được với thị trường thế giới. Nú cũng cho phộp nhiều doanh nghiệp gửi cỏc thụng tin tới mọi nơi, bao gồm cỏc tập gấp và cuốn hướng dẫn du lịch in mầu, cỏc thụng tin này rất cú giỏ trị đối với những khỏch du lịch đi đơn lẻ và cỏc đại lý du lịch. Cỏc doanh nghiệp du lịch hiện nay đều đó xõy dựng cho mỡnh cỏc website riờng để đỏp ứng được nhu cầu của đoạn thị trường đặc biệt này.
Việc phõn phối này rất thuận lợi cho cả khỏch lẫn khỏch sạn. Tuy nhiờn, nú cũng cú khuyết điểm về việc giới hạn thụng tin.
- Hệ thống phõn phối toàn cầu (Global Distribution Systems): Hệ thống phõn phối toàn cầu (GDS) là một hệ thống đặt chỗ bằng mỏy tớnh, hoạt động như một catalog giới thiệu thụng tin về sản phẩm cho cỏc khỏch sạn thụng qua cỏc đại lý du lịch
và cỏc kờnh phõn phối khỏc. Hệ thống đặt chỗ này được hỡnh thành từ việc phỏt triển hệ thống mạng mỏy tớnh nhằm hỗ trợ bỏn vộ của cỏc hóng hàng khụng. Một số hệ thống GDS lớn trờn thế giới bao gồm: Amadeus, Galileo, Sabre, và Worldspan. Amadeus là hệ thống đặt chỗ hàng đầu tại thị trường Tõy Âu và Chõu Mỹ La Tinh. Hiện cú khoảng trờn 155.000 đại lý du lịch kết nối trực tiếp với Amadeus. Hệ thống Galileo giỳp cỏc đại lý du lịch kết nối với 500 hóng hàng khụng, 40 hóng cho thuờ ụ tụ, 47.000 khỏch sạn, 370 cụng ty lữ hành và cỏc hóng tàu biển lớn.
Với việc GDS phỏt triển khả năng của mỡnh trờn internet, họ đó tạo ra một số sản phẩm khỏc cho cỏc khỏch sạn. Vớ dụ: Worldspan vừa giới thiệu địa chỉ website “My Golf - Time.com” cú thể giỳp khỏch hàng đặt chỗ trước tại cỏc sõn golf rộng khắp từ Chõu Âu, Bắc Mỹ và Nam Mỹ. Thụng qua địa chỉ internet của Worldspan cú tờn “Go!, Lets Go!” cỏc đại lý du lịch cú thể đặt chỗ mỏy bay, khỏch sạn, thuờ ụ tụ, cỏc chương trỡnh biểu diễn nghệ thuật và đặt chỗ trước trong cỏc nhà hàng... tất cả cỏc dịch vụ đú đều được thực hiện ngay trờn website này. Sản phẩm này đó tạo ra một mụ hỡnh mới trong kinh doanh du lịch. Tất cả cỏc đại lý du lịch bõy giờ cần phải sử dụng những hệ thống này nhiều hơn để đặt chỗ cho khỏch hàng của mỡnh nếu muốn tồn tại. Cũng chớnh nhờ mụ hỡnh này mà cỏc nhà hàng, cỏc nhà tổ chức trỡnh diễn, cỏc sõn golf và cỏc sản phẩm du lịch khỏc sẽ được phõn phối bởi GDS. Theo thống kờ, hiện cú khoảng 96% đại lý du lịch tại Hoa Kỳ đó kết nối với ớt nhất một hệ thống đặt chỗ thụng qua mỏy tớnh.
Phõn phối thụng qua cỏc đại lý bỏn vộ, cỏc khu vui chơi giải trớ hoặc cỏn bộ phận chuyờn trỏch về du lịch trong cỏc cụng ty, cơ quan
Cỏc đại lý hoặc tổng đại lý bỏn vộ là nơi giới thiệu, bỏn sản phẩm cho cỏc hóng mỏy bay, cho doanh nghiệp lữ hành và cho cả khỏch sạn. Tại đõy vừa là nơi hướng dẫn và bỏn phũng thụng qua việc khỏch sạn phõn phối để cỏc đại lý hưởng hoa hồng theo phần trăm về số vộ, số phũng bỏn được.
Ngoài cỏc đại lý, khỏch sạn cũng thụng qua cỏc điểm vui chơi, giải trớ hoặc cỏc bộ phận chuyờn trỏch về du lịch trong cỏc cụng ty, cơ quan để giới thiệu, bỏn sản phẩm của khỏch sạn mỡnh. Và cỏc bộ phận này dĩ nhiờn cũng được hưởng phần trăm hoa hồng.