Khi công ty Cổ phần xây dựng Khánh Hòa (Bên B) trúng thầu thì công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đầu tư (Bên A).
Hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh của công ty lập ra. Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc (đại diện bên B) và chủ đầu tư (đại diện bên A), bên trong hợp đồng phải có đầy đủ các điều khoản quy định quyền hạn, trách nhiệm pháp lý của hai bên.
Hợp đồng kinh tế được lập thành 4, 6, 7, ...bản tùy theo giá trị và mức độ quan trọng của mỗi hợp đồng, thường thì 4 bản. Bên B thường giữ 2 bản, trong đó phòng kinh doanh giữ 1 bản, 1 bản giao cho phòng kế toán để làm cơ sở ghi sổ và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng kinh tế đã ký là cơ sở quan trọng trong việc bàn giao và thanh toán quyết toán công trình với chủ đầu tư.
Giải thích lưu đồ:
Sau khi có quyết định trúng thầu, công ty cử nhân viên phòng kinh doanh cùng với chủ đầu tư sẽ tiến hành thương thảo và ký hợp đồng. Hợp đồng có thể lập thành nhiều bản, thường là 4 bản: 2 bản giao cho chủ đầu tư, 2 bản công ty giữ, trong đó phòng kế toán giữ 1 bản.
Khi công trình tiến hành thi công và hoàn thành thì chỉ huy trưởng cùng với chủ đầu tư sẽ tiến hành nghiệm thu công trình. Chỉ huy trưởng tiến hành lập bảng thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng quyết toán khối lượng.
Bảng thanh toán khối lượng hoàn thành từng đợt hoặc bảng quyết toán khối lượng hoàn thành sẽ được hai bên ký duyệt. Sau đó một bảng sẽ được chuyển cho phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán tổng hợp sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên, sau đó sẽ chuyển cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. 3 liên hóa đơn GTGT sau khi được ký duyệt, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được kế toán tổng hợp sử dụng để nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập liệu, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản 5111, 131 và các tài khoản khác có liên quan. Sau khi hạch toán xong, các chứng từ sẽ được lưu tại phòng kế toán theo số.