2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức nhân sự trong phòng kế toán
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức nhân sự trong phòng kế toán
- Bộ máy kế toán của công ty được bố trí tương đối đơn giản, ở văn phòng công ty chỉ gồm một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp và một thủ quỹ. Ở các đơn vị trực thuộc của công ty như: Công trường, trạm trộn bê tông, mỏ đá, ... Mỗi nơi có một bộ phận kế toán riêng.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
- Do công ty tổ chức sản xuất theo hình thức khoán nội bộ, công việc thi công sản xuất lại diễn ra ở nhiều nơi nên cán bộ kế toán không thể trực tiếp quản lý mà chỉ tập hợp chi phí dựa trên các hóa đơn, các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Từ đó tiến hành thu, chi và theo dõi cho từng công trường cụ thể.
- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán như sau:
Kế toán trưởng
- Là người chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, chế độ kế toán và công tác chuyên môn trước Giám đốc và pháp luật. Tổ chức chỉ đạo công tác hạch toán của công ty và thực hiện các chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán trưởng phải chỉ đạo việc chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đúng mục đích và thời hạn. Tổ chức việc tạm thanh toán khối lượng và quyết toán công trình đúng thủ tục và thời gian quy định khi công trình đã nghiệm thu và đưa vào sử dụng.
- Hàng tháng kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp số liệu về tài chính và sản xuất của công ty, lên báo cáo quản trị nhanh chóng, định kỳ hoặc đột xuất tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra, tổng hợp và xử lý chứng từ kế toán của các bộ phận và thực hiện lưu trữ chứng từ.
- Tập hợp và quyết toán thuế hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Thủ quỹ
- Phụ trách khâu thu – chi đúng nguyên tắc, cập nhật thu – chi hàng ngày vào sổ quỹ, hàng tháng lập báo cáo quỹ trình lên cấp trên, quản lý quỹ tiền mặt khớp đúng với sổ sách.
- Tiến hành chi tạm ứng đúng thủ tục và thời hạn 2 kỳ/tháng theo đúng quy định. - Ngoài ra, thủ quỹ còn làm nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng.
- Thủ quỹ còn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo trước công ty, pháp luật và phải chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt mất mát số tiền trong ngân quỹ.
Kế toán ở các đơn vị trực thuộc
Có nhiệm vụ tập hợp chứng từ sổ sách, tiến hành chấm công, tính lương. Sau đó đem lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp theo dõi, tập hợp chi phí. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc còn có nhiệm vụ phát lương trực tiếp cho người lao động.
2.2.2 Hình thức kế toán tại công ty
- Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty theo QĐ15/2006 QĐ-BTC - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ kế toán: VNĐ - Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Phương pháp kế toán: Kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo giá trị thực tế.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo đường thẳng.
- Công ty áp dụng kế toán máy để giảm nhẹ khối lượng công việc và có tính chính xác cao. a) Hình thức sổ kế toán áp dụng Sơ đồ 2.5 Sơ đồ tổ chức sổ Dữ liệu kế toán vốn bằng tiền Dữ liệu kế toán công nợ Dữ liệu kế toán vật tư, hàng hóa Dữ liệu kế toán TSCĐ Kho dữ liệu phát sinh Kho số liệu, số dư tổng hợp Sổ sách báo cáo - Sổ nhật ký chung.
- Sổ nhật ký thu – chi tiền. - Nhật ký mua hàng. - Nhật ký bán hàng. - Sổ cái các tài khoản. - Bảng cân đối số phát sinh. - Bảng cân đối kế toán. - Sổ chi tiết công nợ. Dữ liệu kế toán
các nghiệp vụ khác
b) Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán trưởng cùng với kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy với các phần hành kế toán có liên quan. Dữ liệu được quản lý trên kho số liệu tổng hợp và được xem xét, sữa chữa sau đó in các báo cáo sổ sách.
Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phẩn mềm kế toán Fast Accounting. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ thống menu trong Fast Accounting được tổ chức như sau: Cấp thứ 1: Bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:
1. Hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt và tiền gởi ngân hàng 4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 6. Kế toán hàng tồn kho
7. Kế toán chi phí và giá thành 8. Kế toán TSCĐ
9. Kế toán chủ đầu tư 10.Báo cáo thuế
11.Báo cáo quản trị các đơn vị thành viên
Cấp thứ 2: Liệt kê các chức năng chính trong từng phân hệ nghiệp vụ.
Cấp thứ 3: Liệt kê ra từng chức năng, nhập liệu cụ thể hoặc các báo cáo cụ thể nêu ra trong menu cấp 2 tương ứng.
2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Khái quát chung
Doanh thu của công ty Cổ phần xây dựng Khánh Hòa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán, gồm các khoản doanh thu từ các hoạt động sau:
- Doanh thu bán thành phẩm: Bê tông tươi, đá Granite, ... Các tài khoản được sử dụng:
+ Tài khoản 5111 – Doanh thu hoạt động xây lắp
+ Tài khoản 5112 – Doanh thu bán thành phẩm – Bê tông + Tài khoản 5113 – Doanh thu bán thành phẩm – Đá Các phương thức bán hàng
Do đặc điểm của ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty là: xây dựng dân dụng và công nghiệp, sản xuất bê tông tươi và khai thác đá granite mà phương thức bán hàng của công ty như sau:
- Đối với sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá trị dự toán xây lắp nên mua bán thông qua hợp đồng giao nhận thầu.
- Đối với các sản phẩm khác như: Bê tông tươi, đá Granite, ... Các sản phẩm này được tiêu thụ theo hợp đồng, bên cạnh đó vẫn có bán lẻ nhưng không có phương thức bán hàng qua đại lý.
Cách xây dựng đơn giá bán
- Đối với sản phẩm xây lắp: Căn cứ vào hồ sơ mời thầu, giá bán là giá được xác định theo đơn giá ghi trên hợp đồng xây lắp với chủ đầu tư. Mức giá có thể được điều chỉnh theo thỏa thuận hai bên vì một lý do nào đó như: Biến động giá vật liệu, nhân công, theo quy định của pháp luật,...
- Đối với các sản phẩm khác như: bê tông tươi, đá,... thì cách xây dựng giá bán dựa trên giá thị trường.
2.3.1 Kế toán doanh thu từ hoạt động xây lắp
2.3.1.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hợp đồng xây dựng.
- Bảng thanh toán khối lượng hoàn thành. - Bảng quyết toán khối lượng hoàn thành. - Hóa đơn GTGT.
- Sổ chi tiết tài khoản 511, 131. - Sổ cái tài khoản 511, 131.
2.3.1.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 5111 – Doanh thu hoạt động xây lắp
- Tài khoản 13111 – Phải thu khách hàng hoạt động SXKD – Xây dựng - Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp
2.3.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi công ty Cổ phần xây dựng Khánh Hòa (Bên B) trúng thầu thì công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đầu tư (Bên A).
Hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh của công ty lập ra. Hợp đồng kinh tế phải có đầy đủ chữ ký của Giám đốc (đại diện bên B) và chủ đầu tư (đại diện bên A), bên trong hợp đồng phải có đầy đủ các điều khoản quy định quyền hạn, trách nhiệm pháp lý của hai bên.
Hợp đồng kinh tế được lập thành 4, 6, 7, ...bản tùy theo giá trị và mức độ quan trọng của mỗi hợp đồng, thường thì 4 bản. Bên B thường giữ 2 bản, trong đó phòng kinh doanh giữ 1 bản, 1 bản giao cho phòng kế toán để làm cơ sở ghi sổ và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng.
Hợp đồng kinh tế đã ký là cơ sở quan trọng trong việc bàn giao và thanh toán quyết toán công trình với chủ đầu tư.
Giải thích lưu đồ:
Sau khi có quyết định trúng thầu, công ty cử nhân viên phòng kinh doanh cùng với chủ đầu tư sẽ tiến hành thương thảo và ký hợp đồng. Hợp đồng có thể lập thành nhiều bản, thường là 4 bản: 2 bản giao cho chủ đầu tư, 2 bản công ty giữ, trong đó phòng kế toán giữ 1 bản.
Khi công trình tiến hành thi công và hoàn thành thì chỉ huy trưởng cùng với chủ đầu tư sẽ tiến hành nghiệm thu công trình. Chỉ huy trưởng tiến hành lập bảng thanh toán khối lượng hoàn thành hoặc bảng quyết toán khối lượng.
Bảng thanh toán khối lượng hoàn thành từng đợt hoặc bảng quyết toán khối lượng hoàn thành sẽ được hai bên ký duyệt. Sau đó một bảng sẽ được chuyển cho phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán tổng hợp sẽ viết hóa đơn GTGT gồm 3 liên, sau đó sẽ chuyển cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt. 3 liên hóa đơn GTGT sau khi được ký duyệt, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được kế toán tổng hợp sử dụng để nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập liệu, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản 5111, 131 và các tài khoản khác có liên quan. Sau khi hạch toán xong, các chứng từ sẽ được lưu tại phòng kế toán theo số.
2.3.1.4 Trình tự hạch toán
Trong xây lắp, sữa chữa các công trình việc tiêu thụ sản phẩm gọi là bàn giao công trình. Việc bàn giao công trình, hạng mục công trình phải làm thủ tục nghiệm thu và phải tuân theo các điều kiện về giá thành theo quy định trong hợp đồng giao thầu. Căn cứ vào bảng thanh toán khối lượng theo từng đợt hay bảng quyết toán khối lượng, kế toán tổng hợp sẽ lập hóa đơn ghi nhận khối lượng công việc hoàn thành đã được khách hàng xác nhận.
- Căn cứ bảng thanh toán khối lượng đợt 1 công trình trường trung cấp du lịch Nha Trang, kế toán lập hóa đơn GTGT 0054165 ngày 30/04/2009 số tiền là 538.440.101 đ:
Nợ 13111 538.440.101 Có 5111 489.491.001 Có 33311 48.949.100
- Căn cứ bảng thanh toán khối lượng đợt 2 công trình trường trung cấp du lịch Nha Trang, kế toán lập hóa đơn GTGT 0008791 ngày 29/06/2009 số tiền 749.531.001 đ:
Nợ 13111 749.531.001 Có 5111 681.391.819 Có 33311 68.139.182
- Căn cứ bảng thanh toán khối lượng đợt 3 công trình trường trung cấp du lịch Nha Trang, kế toán lập hóa đơn GTGT 0008792 ngày 30/06/2009 số tiền là 832.375.000 đ:
Nợ 13111 832.375.000,6 Có 5111 756.704.546 Có 33311 75.670.454,6
- Căn cứ bảng thanh toán khối lượng đợt 4 công trình trường trung cấp du lịch Nha Trang, kế toán lập hóa đơn GTGT 0135723 ngày 18/08/2009 số tiền 1.323.762.000 đ:
Nợ 13111 1.323.762.000 Có 5111 1.203.420.000 Có 33311 120.342.000
- Căn cứ bảng quyết toán khối lượng công trình trường trung cấp du lịch Nha Trang, kế toán lập hóa đơn GTGT 0114125 ngày 31/12/2009 số tiền 1.110.701.900 đ:
Nợ 13111 1.110.701.900 Có 5111 1.009.729.000 Có 33311 100.972.900 ...
Tổng doanh thu hoạt động xây lắp năm 2009 là: Nợ 13111 39.344.636.063
Có 5111 35.767.850.967 Có 33311 3.576.785.096
2.3.1.5 Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 2.7 Sơ đồ hạch toán doanh thu xây lắp năm 2009
2.3.1.6 Sổ sách, chứng từ minh họa
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 1)
- Sổ chi tiết tài khoản 5111 (Phụ lục 2)
2.3.2 Kế toán doanh thu từ bán thành phẩm (Bê tông, đá Granite)
2.3.2.1 Chứng từ, sổ sách sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản quyết định giao nhiệm vụ. - Phiếu xuất kho.
- Biên bản xuất bán. - Hóa đơn GTGT.
- Sổ chi tiết tài khoản 5112, 5113, 13112, 13113. - Sổ cái tài khoản 511, 131, 333.
2.3.2.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 5112 – Doanh thu bán thành phẩm – Bê tông 9111 33311 39.344.636.063 13111 5111 35.767.850.967 35.767.850.967 3.576.785.096 35.767.850.967 35.767.850.967
- Tài khoản 5113 – Doanh thu bán thành phẩm – Bán đá Granite - Tài khoản 13112 – Phải thu khách hàng hoạt động SXKD – Bê tông - Tài khoản 13113 – Phải thu khách hàng hoạt động SXKD – Đá - Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp
2.3.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách
Giải thích lưu đồ doanh thu bán đá:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, Giám đốc mỏ đá sẽ tiến hành lập hợp đồng cùng với khách hàng gồm 4 bản. Sau khi hai bên đã ký duyệt, hợp đồng sẽ được lưu tại văn phòng mỏ đá 1 bản, 1 bản giao cho phòng kế toán tại công ty, 2 bản còn lại giao cho khách hàng.
Sau khi đã ký kết hợp đồng, kế toán bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên và chuyển cho Giám đốc mỏ ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 sẽ được chuyển sang cho thủ kho làm căn cứ để xuất kho thành phẩm cho khách hàng và làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho sau đó lại được chuyển về cho kế toán bộ phận.
Kế toán bộ phận sử dụng liên 3 của Phiếu xuất kho ( đã có đầy đủ chữ ký ) sẽ lập biên bản xuất bán. Sau đó sẽ chuyển liên 3 của Phiếu xuất kho và biên bản xuất bán về phòng kế toán.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu xuất kho liên 3, biên bản xuất bán cùng với hợp đồng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hợp đồng, phiếu xuất kho và biên bản xuất bán. Nếu số liệu khớp đúng biên bản xuất bán sẽ được hai bên công ty và khách hàng ký duyệt, sau khi ký duyệt, mỗi bên giữ 1 bản.
Căn cứ vào biên bản đã được ký duyệt, kế toán tổng hợp sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Chuyển hóa đơn đã lập cho Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt, sau khi được ký duyệt, hóa đơn liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được sử dụng để nhập liệu vào máy.
Sau khi nhập liệu, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản 5113,131 và các tài khoản khác có liên quan. Sau khi hạch toán xong, các chứng từ sẽ được lưu tại phòng kế toán theo số.
Sơ đồ 2.9: Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán doanh thu bán bê tông
Giải thích lưu đồ doanh thu bán bê tông :
Sau khi hoàn thành việc cung cấp bê tông theo hợp đồng, kế toán tại trạm sẽ lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Sau đó chuyển hóa đơn cho trưởng trạm ký duyệt. Hóa đơn sau khi được ký duyệt, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 sẽ được chuyển về phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán, kế toán trưởng sẽ kiểm tra hóa đơn, sau đó kế toán tổng hợp sẽ tiến hành nhập liệu vào máy. Sau khi nhập liệu, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết, sổ cái tài khoản