2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty là một hệ thống tổ chức gồm nhiều bộ phận quản lý khác nhau, được liên hệ bởi mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau. Bộ máy quản lý tại công ty được tổ chức theo mô hình như sau:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy công ty
Qua sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, và các phòng ban như Phòng hành chính, Phòng kế toán, Phòng kinh doanh. Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc công ty gồm 5 công trường, xưởng cơ khí, trạm bê tông. Ban lãnh đạo là người đứng đầu Công ty chịu trách nhiệm chung về việc điều hành, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty. Các phòng ban chịu trách nhiệm quản lý về mặt nghiệp vụ, giúp lãnh đạo xử lý các thông tin trong quản lý.
Ban Giám Đốc Phòng hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh Công trư ờ n g 1 Công trư ờ n g 2 Công trư ờ n g 3 Công trư ờ n g 4 Công trư ờ n g 5 Xư ở ng c ơ khí Tr ạm b ê tông M ỏ khai thác đá
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng quản trị (gồm 5 thành viên)
Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Giữa hai kỳ đại hội cổ đông có nhiệm vụ thảo luận và thông qua các vấn đề để trình đại hội cổ đông quyết định.
Quyền hạn của hội đồng quản trị là đưa ra các quyết định quản trị, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Chấp hành điều lệ công ty và các nghị quyết của đại hội cổ đông.
Hàng năm lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, phương hướng chiến lược đầu tư phát triển của công ty, các chương trình tham gia liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư với các đơn vị khác.
Lập các phương án phân phối lợi nhuận của công ty, trích lập các quỹ của công ty và chia cổ tức cho các cổ dông.
Đôn đốc, kiểm tra giám đốc và các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các quyết định của đại hội cổ đông.
Báo cáo phúc trình hoạt động trong năm, các báo cáo tài chính trong năm cùng các tài liệu có liên quan.
Giải trình nhu cầu tăng giảm vốn, thay đổi mệnh giá cổ phiếu, trái phiếu để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Ban kiểm soát (3 thành viên)
Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành trong hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty.
Báo cáo đại hội cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính, các báo cáo khác của công ty. Tính trung thực, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh tại công ty.
Kiến nghị biện pháp bổ sung sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Ban giám đốc
Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.
Giám đốc có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty.
Xây dựng và kiến nghị các phương án quản lý tài chính. Tổ chức việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư đã được Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị phê duyệt.
Quyết định lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động trong công ty. Phòng tổ chức hành chính
Làm nhiệm vụ cố vấn cho giám đốc về toàn bộ công tác quản lý, bố trí lao động, tiền lương và các chế độ bảo hiểm, hưu trí, các chính sách cho người lao động trong công ty.
Công việc chính của phòng là tiếp nhận và giải quyết các công văn giấy tờ liên quan đến công tác hành chính như tiếp nhận thư từ, công văn từ nơi khác gởi đến, bảo quản tài liệu.
Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên toàn công ty và sắp xếp lao động. Phòng kế toán
Thực hiện công tác quản lý tài chính – kế toán – thống kê, tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh như: Tình hình sử dụng vốn, cách huy động vốn vào sản xuất, tình hình tài sản và chi phí.
Theo dõi vật tư, tài sản trong toàn công ty. Quản lý việc thu chi đúng chế độ, hợp lý, đúng nguyên tắc, quản lý chặt chẽ tiền mặt của đơn vị và cân đối thu chi trong năm.
Lập sổ sách kế toán và quyết toán tài chính đúng niên độ đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh.
Phân tích các chỉ tiêu tài chính, tìm ra nguyên nhân tăng, giảm để tìm biện pháp điều chỉnh sản xuất và vạch ra chiến lược sản xuất.
Phòng kinh doanh
Tìm khách hàng, chuẩn bị hồ sơ tham gia đấu thầu.
Phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, phân tích tổng hợp vật liệu, nguyên liệu, nhân công. Thiết lập nên bảng dự toán chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình, tiến hành theo dõi tổng hợp chi phi trong quá trình thi công.
Tổ chức giao dịch ký hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Công trường
Là đơn vị trực thuộc của công ty, trực tiếp chịu trách nhiệm thi công đối với từng công việc cụ thể được giao. Phải hoàn thành nhiệm vụ và chịu sự kiểm tra giám sát của công ty.
Trạm bê tông
Chuyên sản xuất bê tông tươi cung ứng cho các công trình xây dựng của công ty và bán cho khách hàng bên ngoài.
Xưởng cơ khí – mộc
Xưởng cơ khí chuyên làm nhiệm vụ bảo trì, sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty.
Xưởng mộc chuyên làm nhiệm vụ gia công sản xuất các mặt hàng phục vụ cho công việc trang trí nội thất.
Mỏ khai thác đá
Chuyên sản xuất đá khối cung cấp cho các công trình xây lắp của công ty và cho khách hàng bên ngoài.
2.1.3.3 Cơ cấu sản xuất
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức sản xuất
Công ty cổ phần
xây dựng Khánh
Hòa
Công trường Xưởng cơ
khí
Trạm bê
tông
Mỏ khai thác
Các bộ phận sản xuất của công ty Cổ Phần Xây Dựng Khánh Hòa bao gồm: 5 công trường, xưởng cơ khí, trạm bê tông và mỏ khai thác đá.
Tại mỗi bộ phận sản xuất có cơ cấu tổ chức như sau:
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ở bộ phận sản xuất
Đứng đầu mỗi đơn vị sản xuất là chỉ huy trưởng (Trạm trưởng) là người trực tiếp chỉ đạo, giám sát việc thi công cụ thể của từng công nhân tại đơn vị nơi mình quản lý. Bên cạnh đó còn có các bộ phận khác hỗ trợ cho sản xuất.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm trực tiếp về mặt kỹ thuật, mỹ thuật trong quá trình sản xuất, kịp thời báo cáo nếu gặp khó khăn. Bộ phận này còn có nhiệm vụ quan trọng là đảm bảo công tác an toàn lao động.
Bộ phận vật tư có nhiệm vụ tiến hành lập kế hoạch theo dõi tình hình vật tư, hàng hóa, thành phẩm. Đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời, đầy đủ trong quá trình sản xuất.
Bộ phận an toàn vệ sinh môi trường làm nhiệm vụ kiểm tra giám sát từng công nhân, từng công việc cụ thể trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động, người dân xung quanh khu vực sản xuất cũng như đảm bảo vệ sinh môi trường, không gây ô nhiễm môi trường xung quanh.
Ngoài các bộ phận kể trên còn có các tổ sản xuất trực tiếp thực hiện việc sản xuất: tổ cơ khí, tổ nề, tổ bốc vác...
Được sự bố trí giám sát chặt chẽ và giao nhiệm vụ công tác đến từng phòng ban, từng đơn vị sản xuất, từng tổ đội, và từng người cụ thể. Vì thế mà quá trình sản xuất luôn được đảm bảo chất lượng và hoàn thành tiến độ thi công.
Ban chỉ huy Bộ phận kỹ thuật Bộ phận vật tư Bộ phận an toàn vệ sinh môi trường
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 2.1.4.1 Các nhân tố bên trong 2.1.4.1 Các nhân tố bên trong
a) Công nghệ kỹ thuật
Công nghệ kỹ thuật có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Cùng với sự phát triển của đất nước và nền kinh tế thị trường, công ty đã dần dần hiện đại hóa bằng cách trang bị thêm các trang thiết bị, máy móc hiện đại phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Do đó mà việc sản xuất kinh doanh ngày càng có hiệu quả, và chất lượng hơn.
Bên cạnh các trang thiết bị hiện đại, công ty còn có đội ngũ cán bộ và kỹ sư có nhiều kinh nghiệm, trình độ cao do vậy việc áp dụng công nghệ kỹ thuật mới không gặp nhiều khó khăn.
Tại văn phòng công ty cũng đầu tư hệ thống máy vi tính, máy photocopy,... phục vụ cho công tác quản lý và công tác kế toán. Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán mới, hiện đại giúp cho công tác kế toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
b) Con người
Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao nên việc thực hiện công việc hay áp dụng máy móc thiết bị cho sản xuất kinh doanh nhanh gọn, đẩy nhanh tốc độ sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán của công ty được đào tạo tốt ở nghiệp vụ chuyên môn nên công tác kế toán diễn ra một cách nhịp nhàng cùng với hoạt động của công ty.
c) Tổ chức sản xuất
Việc thi công xây lắp tại các công trường được sự chỉ đạo, phân công theo dõi trực tiếp của chỉ huy trưởng ( người nhận khoán). Trạm trưởng có thể giao nhiệm vụ quản lý, thi công cho từng tổ, đội thuộc công trường của mình. Khi có nhu cầu vật tư, nhân công đều được trạm trưởng quyết định.
Dưới hình thức giao khoán nội bộ, công việc thi công sản xuất lại diễn ra ở nhiều địa điểm khác nhau. Do đó kế toán viên không thể trực tiếp quản lý, theo dõi tình hình sản xuất tại công trường mà chỉ tập trung chi phí dựa trên hóa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ để theo dõi từng công trình cụ thể.
d) Vốn
Vốn luôn là yếu tố quan trọng và quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Lĩnh vực kinh doanh của công ty là xây dựng, bên cạnh đó còn kinh doanh bê tông tươi và khai thác đá, do đó công ty rất cần vốn lớn. Với quy mô còn nhỏ, nguồn vốn còn hạn hẹp nên hoạt động của công ty còn có nhiều khó khăn.
2.1.4.2 Các nhân tố bên ngoài
a) Điều kiện tự nhiên
Việc thi công, xây lắp thường được tiến hành ở ngoài trời, do đó điều kiện tự nhiên có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ thi công. Khi gặp điều kiện tự nhiên bất lợi kéo dài sẽ làm chậm tốc độ thi công, phát sinh thêm các khoản chi phí ngoài dự kiến.
b) Đối thủ cạnh tranh
Xây dựng là một trong những lĩnh vực kinh doanh quan trọng có vai trò thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, cũng như phục vụ nhu cầu đời sống của người dân. Ngành xây dựng của nước ta ngày càng phát triển, ngày càng có nhiều đơn vị tham gia đầu tư và kinh doanh. Chính vì vậy mà sự cạnh tranh diễn ra mạnh mẽ hơn.
Trước đây, khi còn là công ty Nhà nước và có ít công ty xây dựng nên việc tìm kiếm công trình tham gia đấu thầu được tiến hành dễ dàng hơn.
Hiện nay, khi đã chuyển sang công ty cổ phần và có thêm nhiều công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng. Điều này đòi hỏi công ty phải tiến hành các hoạt động tích cực hơn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, nâng cao năng lực sản xuất và uy tín của công ty.
2.1.5 Đánh giá khái quát kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm
2007-2008-2009
Dưới đây là bảng tổng hợp các chỉ tiêu đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua:
Bảng 2.1: BẢNG TỔNG HỢP MỘT SỐ CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH
DOANH CỦA CÔNG TY QUA CÁC NĂM 2007 – 2008 – 2009
Chênh lệch 2008/2007 Chênh lệch 2009/2008
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị % Giá trị %
Tổng doanh thu Đồng 54.379.372.598 58.617.890.814 56.400.978.480 4.238.518.216 7,79 (2.216.912.334) (3,78) Tổng LNTT Đồng 865.250.711 1.678.925.760 1.695.614.364 813.675.049 94,04 16.688.604 0,99 Tổng LNST Đồng 617.815.947 1.221.112.573 1.303.589.396 603.296.626 97,65 82.476.823 6,75 Tổng VKD BQ Đồng 32.791.009.515 30.583.327.422 32.907.123.575 (2.207.682.093) (6,73) 2.323.796.153 7,60 Tổng VCSH BQ Đồng 5.362.184.992 5.486.840.658 7.353.839.287 124.655.666 2,32 1.866.998.629 34,03 Tổng số lao động Người 630 650 720 20 3,17 70 10,77 Thu nhập bình quân Đồng 1.554.000 1.725.000 2.105.000 171.000 11,00 380.000 22,03 Tổng nộp ngân sách Đồng 1.804.223.139 1.749.044.201 2.579.923.126 (55.178.938) (3,06) 830.878.925 47,50 Các sản phẩm chủ yếu Công trình xây lắp Đồng 42.207.647.176 41.072.973.382 35.767.850.967 (1.134.673.794) (2,69) (5.305.122.415) (12,92) Bê tông Đồng 9.627.714.284 14.642.565.711 15.049.582.310 5.014.851.427 52,09 407.016.599 2,78 Đá Granite Đồng 2.126.178.229 2.733.248.255 5.316.802.625 607.070.026 28,55 2.583.554.370 94,52
Nhận xét :
Qua bảng tổng hợp một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2007 – 2008 – 2009 ta thấy:
- Tổng doanh thu và thu nhập của công ty năm 2008 là 58.617.890.814 đ, cao hơn tổng doanh thu và thu nhập của công ty năm 2007 là 4.238.518.216 đ, tương đương tăng 7,79%. Sang năm 2009 doanh thu và thu nhập là 56.400.978.480 đ, giảm 2.216.912.334 đ, tương đương giảm 3,78% so với năm 2008. Ta thấy doanh thu và thu nhập năm 2009 giảm là do doanh thu hoạt động xây lắp của năm 2009 đã giảm so với năm 2008.
- Lợi nhuận trước thuế năm 2008 là 1.678.925.760 đ, tăng hơn năm 2007 là 813.675.049 đ tương đương tăng 94,04%. Đến năm 2009 lợi nhuận trước thuế là 1.695.614.364 đ cao hơn năm 2008 là 16.688.604 đ tương đương tăng 6,75%. Như vậy lợi nhuận trước thuế của công ty liên tục tăng qua các năm, đặc biệt năm 2009 tuy tổng doanh thu và thu nhập thấp hơn năm 2008 là 2.216.912.334 đ nhưng lợi nhuận trước thuế lại cao hơn năm 2008. Điều này chứng tỏ công ty đã hoạt động có hiệu quả, các khoản chi phí sản xuất kinh doanh của công ty giảm, đặc biệt năm 2009 không phát sinh chi phí tài chính. Đây là một dấu hiệu rất tốt cho sự phát triển của công ty.
- Lợi nhuận trước thuế của công ty đều tăng qua các năm nên kéo theo lợi nhuận sau thuế cũng tăng đều qua 3 năm. Cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2008 là 1.221.112.573 đ, cao hơn năm 2007 603.296.626 đ tương đương tăng 97,65%. Đến năm 2009 lợi nhuận sau thuế là 1.303.589.396 đ cao hơn năm 2008 là 6,75%.
- Tổng vốn kinh doanh bình quân năm 2008 là 30.583.327.422 đ giảm 2.207.682.093 đ tương đương giảm 6,73%. Đến năm 2009, tổng vốn kinh doanh bình quân là 32.907.123.575 đ tăng hơn năm 2008 là 2.323.796.153 đ tương đương tăng 7,6%. Nguyên nhân chính của sự thay đổi này là do trong năm 2009 các chủ sở hữu đã đầu tư thêm vốn để kinh doanh nên làm cho nguồn vốn chủ sở hữu của công ty tăng lên, từ đó làm tăng nguồn vốn kinh doanh.
- Tổng vốn chủ sở hữu bình quân đều tăng qua 3 năm. Cụ thể năm 2008 tăng 124.655.666 đ tương đương tăng 2,32% so với năm 2007. Đến năm 2009 vốn chủ sở hữu bình quân 7.353.839.287 đ, tăng 1.866.998.629 đ so với năm 2008, tương đương tăng 34,03%. Đây là một xu hướng tốt làm cho cơ cấu vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn tăng vì thế cần duy trì và phát huy để độ tự chủ về mặt tài chính của