II. Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty cổ phần dệt may Thành Công 1 Tình hình nhân sự công ty trong thời gian qua
2. Cơ cấu tổ chức tuyển dụng trong phòng nhân sự 1 Chính sách tuyển dụng của công ty
2.3 Quá trình hội nhập nhân viên mớ
Tiến trình hội nhập được bắt đầu kể từ khi quyết định tuyển dụng được phê duyệt và kéo dài từ 3-6 tháng, tùy theo đối tượng (CBQL, CBĐH: 6 tháng; CNV khác: 3 tháng) Quá trình hội nhập gồm các giai đoạn sau:
* Giai đoạn chuẩn bị trước khi CBCNV đến nhận việc:
Trưởng đơn vị có trách nhiệm thông báo trong toàn đơn vị về thời điểm CBCNV mới đến nhận việc và công việc của CBCNCV đó. Ngoài việc yêu cầu toàn thể CBCNV trong đơn vị hoan nghênh và giúp đỡ CBCNV mới, Trưởng Đơn vị còn có trách nhiệm chỉ định một người đồng nghiệp với nhân viên mới làm nhiệm vụ hướng dẫn trong suốt tuần lễ đầu tiên.
Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: - Chuẩn bị Bảng Mô Tả Công Việc.
- Chuẩn bị Chương Trình Thử Việc.
- Chuẩn bị các phương tiện cho nhân viên mới. - Thời gian biểu cho tuần lễ làm việc đầu tiên. - Bảng giới thiệu tóm tắt về đơn vị.
- Các tài liệu về đơn vị cần thiết để CBCNV mới đọc trong 2-3 ngày đầu tiên.
* Giai đoạn huấn luyện:
Trách nhiệm của bộ phận nhân sự:
Hướng dẫn hội nhập đối với nhân viên mới nội dung hướng dẫn: - Hoàn chỉnh các thủ tục giấy tờ cần thiết.
- Quá trình hình thành và phát triển công ty.
- Sơ đồ tổ chức công ty/ đơn vị và giải thích các mối quan hệ trong sơ đồ. - Nội quy lao động Công ty và đơn vị.
- Chính sách và thủ tục công ty về HĐLĐ, HĐTV, thủ tục thử việc và đánh giá thử việc. - Các chính sách và thủ tục nhân sự.
- Chính sách/các qui định về khoán lương/phân phối tiền lương của Công ty/đơn vị, chế độ lương bổng, khen thưởng, phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi.
- Qui định về đi công tác và thanh toán công tác phí. - Qui định sử dụng văn phòng phẩm, máy fax.
- Qui định về ATLĐ, BHLĐ, VSLĐ.
Trách nhiệm của Trưởng Đơn vị:
Tuần lễ đầu tiên hội nhập:
Để giảm bớt lo âu của nhân viên mới trong ngày làm việc đầu tiên, Trưởng Đơn vị có trách nhiệm tạo ra môi trường làm việc thân thiện. Những việc Trưởng Đơn vị có trách nhiệm thực hiện trong ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới bao gồm:
- Nói lời chào mừng và thảo luận với họ về kế hoạch ngày làm việc đầu tiên. - Đưa nhân viên mới đến nơi làm việc của họ.
- Đưa nhân viên mới đi tham quan toàn đơn vị và các nơi làm việc liên quan đồng thời giới thiệu họ với các nhân viên khác.
- Giao bảng mô tả công việc cho nhân viên mới và giải thích cho họ các công việc được ghi trong bảng mô tả công việc.
- Giới thiệu và hướng dẫn các chính sách, thủ tục của các đơn vị bao gồm: + Qui định về hội họp.
+ Qui định về trách nhiệm CBCNV. + Triết lý phục vụ khách hàng của đơn vị. + Qui định về bảo mật thông tin.
+ …
- Xây dựng phương án đào tạo, hỗ trợ cần thiết.
- Tạo mối quan hệ phối hợp giữa CBCNV cũ và CBCNV mới.
- Giới thiệu nhân viên mới với người bạn đồng nghiệp chịu trách nhiệm hướng dẫn trong tuần lễ đầu tiên, bao gồm các công việc:
+ Hướng dẫn sử dụng các thiết bị máy tính phục vụ cho công việc. + Hướng dẫn cách sử dụng điện thoại, email, Internet, các phần mềm liên quan công việc (nếu có).
+ Qui định về quản lý và sử dụng tài liệu, hồ sơ đơn vị. + Qui định về thời gian làm việc.
+ Chỉ dẫn vị trí các nhà vệ sinh, nơi nghỉ giải lao, nhà ăn giữa ca, nơi để xe.
+ Giao sổ tay nhân viên, chìa khoá, dụng cụ, phương tiện làm việc cần thiết cho công việc của họ.
+ Hướng dẫn nhân viên mới đi ăn trưa. Giai đoạn huấn luyện chuyên môn:
Giai đoạn này bắt đầu từ tuần lễ thứ 2 cho đến khi kết thúc tiến trình hội nhập môi trường làm việc. Các công việc được tiến hành trong giai đoạn này bao gồm:
- Trưởng đơn vị giao chương trình thử việc và hướng dẫn phương pháp thực hiện các công việc trong chương trình thử việc.
- Trưởng đơn vị giải thích chi tiết về công việc dựa vào bản MTCV, hướng dẫn cách thức thực hiện bao gồm cả các mối quan hệ với công việc, đồng nghiệp khác và chỉ rõ mục tiêu mà đơn vị kỳ vọng ở nhân sự mới.
- Trong thời gian thử việc, Trưởng đơn vị có trách nhiệm gặp gỡ nhân viên mới ít nhất 2 giờ/tuần để thảo luận về các vấn đề khó khăn thường lệ của công việc và cách thức tránh hoặc vượt qua các vấn đề đó.
- Trưởng đơn vị có trách nhiệm cử CBCNV có kinh nghiệm theo dõi và hướng dẫn nhân viên trong suốt thời gian hội nhập:
+ Thực hiện các nhiệm vụ công việc cụ thể.
+ Cách thức kiểm tra công cụ làm việc, nhận dụng cụ, vật tư, hồ sơ, tài liệu.
+ Cách thức sử dụng các phương tiện BHLĐ, ATLĐ, phòng ngừa cũng như tường trình các sự cố tai nạn tại nơi làm việc.
- Bố trí sắp xếp các khóa đào tạo theo phương án đào tạo đã xây dựng. * Kiểm tra, động viên
- Trong suốt quá trình hội nhập, Bộ phận NS và Trưởng đơn vị có trách nhiệm thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với nhân viên về công việc mới của họ và hỗ trợ họ giải quyết các khó khăn, vướng mắc (nếu có)
- Tìm hiểu, động viên và có biện pháp phù hợp đối với các trường hợp khó hội nhập, dao động tư tưởng.