2.2.5.1 Quản lý và sử dụng vốn
Bưu điện tỉnh được TCT giao vốn và cấp vốn hoạt động, có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn của TCT đúng mục đích, đảm bảo quyền lợi của những người có liên quan như chủ nợ, khách hàng, người lao động theo các hợp đồng đã giao kết.
Mọi sự tăng giảm vốn đều do TCT quyết định. Hằng năm, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Bưu điện tỉnh sẽ trình TCT kế hoạch đầu tư mới, TCT sẽ phê duyệt kế hoạch này, bố trí nguồn vốn và cấp vốn cho Bưu điện tỉnh. Bưu điện tỉnh hiện nay chưa được phép đầu tư ra ngoài DN bằng các hình thức liên doanh, mua cổ phiếu, trái phiếu. Bưu điện tỉnh được cho thuê tài sản nhàn rỗi để tăng nguồn thu và được nhượng bán, thanh lý tài sản chưa cần dùng, không cần dùng theo phân cấp của TCT để thu hồi và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đối với tài sản ngoài phạm vi phân cấp, khi thanh lý hoặc nhượng bán phải lập danh sách trình TCT xét duyệt, khi cho phép mới tiến hành thủ tục thanh lý hoặc nhượng bán.
2.2.5.2 Quản lý và sử dụng TSCĐ
Việc hình thành TSCĐ tại Bưu điện tỉnh có thể từ: (1) TCT trang bị trực tiếp hoặc điều động từ đơn vị khác trong ngành. Khi đó Tổng Công ty sẽ ra quyết định tăng vốn chủ sở hữu cho Bưu điện tỉnh, (2) Cấp vốn đầu tư phát triển để tài trợ cho việc mua sắm, đầu tư TSCĐ tại Bưu điện tỉnh. Đối với các TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng, nếu công tác quyết toán kéo dài, Bưu điện tỉnh tạm hạch toán tăng TSCĐ để kịp thời tính trích khấu hao. TSCĐ hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với các quy định của Quyết định
63
Theo quy định tại Thông tư số 33/2005/TT-BTC ngày 29/4/2005 của Bộ Tài chính thì mọi TSCĐ hiện có của Bưu điện tỉnh (gồm cả tài sản chưa cần dùng, không cần dùng, chờ thanh lý) đều phải trích khấu hao theo quy định hiện hành.
Như vậy khấu hao TSCĐ dùng trong SXKD hạch toán vào chi phí SXKD, khấu hao TSCĐ chưa cần dùng, không cần dùng, chờ thanh lý hạch toán vào chi phí khác. Vì toàn bộ TSCĐ phục vụ cho hoạt động SXKD đều do TCT đầu tư nên chi phí khấu hao TSCĐ trích trong kỳ được chuyển nộp về TCT, đồng thời ghi giảm nguồn vốn chủ sở hữu.
Hàng năm căn cứ vào kết quả kiểm kê tài sản, đối với những TSCĐ lạc hậu kỹ thuật không còn sử dụng được, những TSCĐ đã khấu hao hết, không thể sửa chữa, sử dụng được, những TSCĐ hư hỏng trước thời hạn, Bưu điện tỉnh thành lập hội đồng thẩm tra, tiến hành thanh lý TSCĐ hoặc báo cáo TCT xin ý kiến giải quyết. Đồng thời đề ra các biện pháp xử lý đối với những TSCĐ phát hiện thừa, thiếu trong quá trình kiểm kê.
2.2.5.3 Quản lý và sử dụng nguyên liệu, vật liệu, hàng hóa (gọi là vật tư) Việc mua sắm vật tư do Bưu điện tỉnh chủ động thực hiện để phục vụ nhu cầu SXKD. Công tác mua sắm vật tư được thực hiện theo Quy chế mua sắm vật tư do Bưu điện tỉnh ban hành. Chi phí vật tư được quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao của Bưu điện tỉnh, được theo dõi, kiểm tra, phân tích thường xuyên để đề ra các biện pháp nằm hoàn thiện hệ thống định mức.
Khi có yêu cầu xuất kho, kế toán kho sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư hàng hoá do Trưởng phòng ban liên quan hoặc Ban giám đốc các đơn vị trực thuộc đề nghị để lập phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và hồ sơ kèm theo để xuất kho. Giá vật tư xuất kho được áp dụng theo phương pháp bình quân gia quyền.
Cuối năm Bưu điện tỉnh tổ chức kiểm kê đánh giá lại giá trị vật tư, hàng hoá. Căn cứ vào kết quả kiểm kê đánh giá để thực hiện các biện pháp xử lý đối với vật tư hàng hóa thừa, thiếu, hư hỏng và tiến hành lập dự phòng đối với vật tư hàng hóa kém mất phẩm chất, lỗi thời lạc hậu, mất giá. Từ đó, xây dựng được các chính sách bán hàng phù hợp nhằm giải quyết các tồn đọng, giảm thiểu các tổn thất.
64 2.2.5.4 Quản lý các khoản phải thu
Bưu điện tỉnh thường xuyên kiểm tra và theo dõi các khoản phải thu đặc biệt là các khoản phải thu gần đến hạn, đến hạn và quá hạn thanh toán. Đôn đốc các khách hàng một cách kịp thời khi có các khoản phải thu đến hạn thanh toán đồng thời báo cáo cho cấp trên khi có các khoản phải thu đã quá hạn mà khách hàng vẫn chưa thanh toán để có các biện pháp can thiệp kịp thời.
Ngoài ra, định kỳ sáu tháng và một năm lập bảng đối chiếu công nợ với các khách hàng còn nợ đơn vị mình để xác nhận lại một cách chắc chắn số nợ mà khách hàng còn thiếu cuả đơn vị mình. Hàng năm, trước khi lập báo cáo quyết toán tài chính năm, tiến hành lập dự phòng cho các khoản công nợ khó đòi.