Công tác tiển khai kế hoạch tài chính được Bưu điện tỉnh xác định là một bước quan trọng trong quá trình thực hiện. Căn cứ vào các chỉ tiêu đã được VNPost phê duyệt, Bưu điện tỉnh tổ chức chỉ đạo các Bưu điện khu vực trực thuộc thực hiện từng chỉ tiêu bằng việc giao lại kế hoạch SXKD cho các đơn vị. Đồng thời thực hiện theo dõi, kiểm tra từng bước của quá trình thực hiện để nắm bắt kết quả thực hiện kế hoạch. Từ đó, đánh giá được khả năng hoàn thành kế hoạch cũng như việc đánh giá được các yếu tố biến động đế việc thực hiện các chi tiêu kế hoạch làm cơ sở cho việc điều chính chính sách phù hợp với tình hình thực tế. Ví dụ như chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi, tiếp thị, chính sách chăm sóc khách hàng, chính sách mở rộng hoặc thu hẹp sản xuất ... Kế hoạch tài chính của Bưu điện tỉnh được lập theo tháng, quí kết hợp
55
với việc kiểm tra đánh giá thường xuyên nên việc điều chỉnh chính sách được tiến hành kịp thời, đảm bảo cho việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch một cách tốt nhất. Quá trình triển khai thực hiện kế hoạch được qui định cụ thể như sau:
- Bưu điện tỉnh triển khai phân giao chỉ tiêu kế hoạch SXKD hàng năm cho các đơn vị cơ sở và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Các phòng chức năng Bưu điện tỉnh gồm: Phòng Tài chính kế toán, phòng Dịch vụ bưu chính, phòng Kế hoạch kinh doanh, phối hợp xây dựng phần mềm quản lý, theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch hàng tuần, hàng tháng. Từ đó có các giải pháp hữu hiệu giúp các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch. Định kỳ hàng tháng các phòng xây dựng nội dung về mục tiêu, định hướng phát triển các dịch vụ và các giải pháp thực hiện, các quy trình, quy định báo cáo lãnh đạo Bưu điện tỉnh và ban hành văn bản thông báo, hướng dẫn các đơn vị.
- Phối hợp với Ban Tài chính TCT đề xuất điều chỉnh hệ thống báo cáo thống kê cho phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổng hợp báo cáo, so sánh tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, quí, năm so với cùng ký của năm trước, đồng thời giảm nhẹ được thời gian nhập số liệu trên chương trình quản lý, thống nhất được hệ thống số liệu trong toàn Bưu điện tỉnh.
- Các đơn vị trực thuộc căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch được Bưu diện tỉnh giao và tình hình thực tế, triển khai nhiệm vụ tới các chi nhánh, tổ, bộ phận. Thực hiện phân kỳ kế hoạch theo từng tháng, quý và đăng ký thực hiện với Bưu Điện tỉnh. Phân công, giao nhiệm vụ cụ thể cho các chức năng thực hiện việc cập nhật, theo dõi, kiểm tra số liệu các chỉ tiêu phát sinh của đơn vị tại phần mềm quản lý trên mạng theo đúng quy trình, quy định của Bưu Điện tỉnh. Căn cứ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD về doanh thu, chi phí hàng tháng, tính quỹ lương thực hiện và phân chia lương cho người lao động đúng, đủ theo quy định. Hàng tháng, quý, năm thực hiện việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch để có những biện pháp, giải pháp kịp thời, phù hợp nhằm đạt được kết quả cao nhất.
- Điều chỉnh một số chỉ tiêu kế hoạch: Trong quá trình lập kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu kế hoạch có mối liên hệ với nhau. Kết quả thực hiện chỉ tiêu này có thể làm ảnh hưởng đến các chỉ tiêu khác. Vì vậy, hàng kỳ căn cứ vào tình hình thực hiện các chỉ tiêu cơ bản về doanh thu, chi phí để thực hiện điều chỉnh việc thực hiện các chỉ tiêu
56
kế hoạch khác theo cơ chế qui định của TCT, đảm bảo tính thống nhất giữa các chỉ tiêu theo định hướng ban đầu từ khi lập kế hoạch.