- Gián tiếp Người 151 150 1 0,6
PHÒNG TIỆC VÀ QUẢN LÝ TIỆC
Đặt tiệc và tổ chức sự kiện
Người quản lý tiệc phải sử dụng các thông tin về bảng sắp xếp sự kiện (BEO) để tổ chức, lên kế hoạch, và quản lý sự kiện. Bảng sắp xếp sự kiện được phân phát cho người đứng đầu các bộ phận. Sử dụng BEO này, người đứng đầu các bộ phận bố trí nhân viên và dự kiến lượng thức ăn và đồ uống cần thiết cho sự kiện. Người quản lý tiệc sẽ thực hiện bất kỳ thay đổi trong phút cuối cùng trên BEO và chuyển đến tất cả các trưởng bộ phận, đánh dấu những thay đổi. Chúng được hiện hành khi được khách hàng bảo đảm.
Tiệc cưới
Các công việc đầu tiên mà người quản lý tiệc thực hiện sau khi được bảo đảm là chắc chắn số lượng nhân viên thích hợp để phục vụ tiệc. Người quản lý tiệc không chỉ cần quan tâm đến nhân viên phục mà còn nhân viên bar và nhân viên bếp. Người quản lý chịu trách nhiệm cuối cùng chịu trách nhiệm về phục vụ buổi tiệc. Có quá ít nhân viên bar hoặc các nhân viên nhà bếp phục vụ chậm cho khách. Một lần nữa một lời nhắc nhở: Phục vụ tiệc Mỹ phải nhanh chóng.
Yêu cầu với nhân viên phục vụ
Các nhân viên được phân công theo các cơ sở khách nhau của buổi tiệc tùy theo số lượng các khách hàng tại một bàn, năng lực của nhân viên, và cho dù các nhân viên thuộc một đại diện ở bộ phận nào đó (đại diện ở bộ phận nào thì các nhân viên được yêu cầu được nêu rõ trong hợp đồng) . Hình 13-2 có thể được sử dụng như một hướng dẫn cho từng nhân viên phục vụ và bartenders. Nói chung, một người có thể phục vụ dịch vụ từ 16 đến 24 khách hàng một cách hiệu quả. Theo hình vẽ này, một người phục vụ phải được hoạch định để phục vụ hai hoặc ba bàn, tùy thuộc vào số khách ngồi ở mỗi bàn. Một nhân viên sẽ phục vụ 35 khách đối với một quầy đồ ăn, buffet, hoặc cocktail. Tại một bữa tiệc cocktail mà không có người phục vụ, một nhân viên phục vụ sẽ phục vụ cho 50 khách.
Tại đám cưới của Lockwood, 10 nhân viên phục vụ phải được sắp xếp. Mỗi người sẽ phục vụ khoảng 20 khách. Bởi vì tiệc cocktail diễn ra trước bữa ăn chính nên một số các nhân viên có thể được phân công hoàn thành các dãy đồ ăn trong bữa tiệc cocktail.
Yêu cầu với nhân viên Bar
Tại buổi tiệc cocktail, hoặc là trước bữa tối, hoặc chỉ là tiệc cocktail, một nhân viên bar thường phục vụ 50 khách, sau bữa tối thì mỗi nhân viên bar phục vụ cho 100 khách.
Khi khách đến tại một tiệc cưới, một người phục vụ chào khách với một khay rượu sâm banh. Ở phía bên trái, ở trong bar, là các ly rượu vang đỏ Merlot, rượu vang trắng Chardonnay, và nhiều rượu champagne. Đằng sau bar, một nhân viên rót thêm
rượu để không có khách nào phải chờ rót rượu và đi đến quầy rượu. Đây là một cảnh ấn tượng và là một cách tuyệt vời để bắt đầu buổi tiệc.
Tại đám cưới của Lockwood có một yêu cầu đặc biệt là có bốn bartenders trong suốt buổi tối. Bởi vì hầu hết khách ngồi tại bàn ăn của mình khi bữa ăn đang được phục vụ, ba bartenders được phân công việc mở và phục vụ rượu vang trong bữa ăn. Một trong những khác sẽ chuẩn bị cho việc phục vụ sau bữa tối.
Các thiết bị tiệc khác sử dụng một số loại "hộp nóng" đó, hoặc cắm vào hoặc được làm nóng với máy. Một số phương pháp mới sẽ có hiệu lực trong việc hâm nóng thực phẩm, cho phép thực phẩm được giữ trên đĩa trong thời gian chờ đến bữa ăn. Những phương pháp này làm việc trên cùng một nguyên tắc: Các nhân viên bưng bê thức ăn sẽ chia ra các phần trước thời gian phục vụ và giữ chúng trong “hộp nóng”. Họ sau đó được vận chuyển đến khu vực phục vụ tiệc. Các đĩa thức ăn được lấy ra từ các hộp nóng và kết thúc với nước sốt và trang trí.
Đối với đám cưới của Lockwood, phải có hai quầy phục vụ cho 198 khách. Một vài ngày trước khi đám cưới, người quản lý tiệc bàn trước với đầu bếp để lên kế hoạch để phục vụ buổi tiệc. Kế hoạch này sẽ chỉ rõ tên của các nhân viên sẽ phục vụ thức ăn. Ví dụ, Anne cắt khoai tây, Julio - các xương sườn loại ngon… Trong một cơ sở bình thường, các nhân viên pha chế, người phục vụ, hoặc thậm chí cả người rửa chén có thể giúp đỡ việc lên kế hoạch bữa ăn.
Tất cả các hệ thống mô tả ở đây là khả thi. Điều quan trọng là phải dọn đĩa thức ăn nhanh chóng. Đĩa thức ăn phải được phục vụ bởi một số nhân viên bưng bê tối thiểu. Quá nhiều người bưng bê sẽ làm chậm sự phục vụ. Sử dụng bất kỳ hệ thống, theo hướng dẫn trong ngành công nghiệp này hiện là phục vụ cho số lượng 100 khách hàng trong một tối đa là 10 phút. Thời gian được cho là như nhau bất kể loại tiệc nào, vì số lượng các quầy phục vụ được tăng lên tương ứng.
Với kế hoạch về nhân viên, người quản lý tiệc có thể hoàn thiện các thiết bị cần thiết cho sự kiện này.
Kế hoạch cho các thiết bị
Thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch về các thiết bị sử dụng cho bữa tiệc được thể hiện trực tiếp trên BEO. Người quản lý tiệc xác định chính xác đĩa và đồ dùng cần thiết để phục vụ các bữa ăn. Sử dụng BEO cho tiệc cưới Lockwood, người quản lý tiệc có thể kế hoạch cho các thiết bị cần thiết.
Tốt nhất là danh sách các loại thực đơn cùng với các thiết bị đó cần thiết để phục vụ.
Từ thông tin này, người quản lý tiệc bây giờ có thể lên kế hoạch bao nhiêu thiết bị là cần thiết bằng cách nhân số món ăn với số người (198) trên BEO. Ví dụ, 198 ly
cà phê và các dĩa là cần thiết; và mỗi khách yêu cầu 3 dĩa, cho tổng số là 594. Thật hữu ích nếu có một tài liệu như danh sách kiểm tra tiệc thể hiện trong hình 13-5.
Sử dụng danh sách kiểm tra tiệc, hoàn thành việc lập kế hoạch trang thiết bị cho đám cưới Lockwood.
Để bảo đảm phục vụ chính xác
Thay vì tất cả mọi người cố gắng tính con số bao nhiêu thiết bị là cần thiết, thì tốt hơn là có một người lập danh sách và liệt kê tất cả các thiết bị cho tiệc trước khi nhân viên đến chuẩn bị tiệc.
Kế hoạch cho thiết bị bổ sung
Ngoài việc tìm ra bao nhiêu trang thiết bị là cần thiết cho khách hàng, có những loại đồ dùng người quản lý tiệc phải chắc chắn là có sẵn. Chúng bao gồm muối và lọ hạt tiêu, món ăn bơ, đường, giỏ roll, và các đồ chứa kem. Hình 13-6 là một hướng dẫn cho các thiết bị đó phải được đặt trên bàn khách.
Có số lượng chính xác của thiết bị này góp phần thành công của sự kiện. Lần sau khi bạn tham dự một bữa tiệc, chú ý xem có bao nhiêu lọ tiêu, lọ muối trên bàn. Hầu hết trong một bữa tiệc có một người phục vụ cho một bàn tám khách, nhưng nó phục vụ tốt hơn là có hai người phục vụ.