Nguồn lực thông tin là một nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia. Việc tiếp cận và nắm bắt thông tin kịp thời sẽ giúp cho quốc gia đó làm chủ được thông tin và giành ưu thế thắng lợi trên mọi lĩnh vực. Vì vậy các quốc gia đều tăng cường phát triển nguồn lực thông tin để tạo cơ hội phát triển cho đất nước mình.
Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ để tạo khả năng thỏa mãn nhu cầu tin ngày càng cao của cán bộ quản lý, giải pháp đầu tiên là phát triển nguồn lực thông tin.
Hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn tin. Các thư viện muốn hoàn thành chức năng và nhiệm vụ của mình và có hệ thống các sản phẩm và dịch vụ thông tin phong phú, đa dạng đáp ứng được yêu cầu người dùng tin thì cần phải đầu tư xây dựng nguồn lực thông tin đủ lớn về khối lượng, phong phú về chủng loại, phù hợp với yêu cầu của người dùng tin.
Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý
Đội ngũ cán bộ quản lý có cuộc sống rất phong phú về vật chất, đa dạng về trình độ đào tạo, nhu cầu về thông tin rất lớn và rộng, do đó việc đáp ứng và phát triển nhu cầu tin cho họ là rất quan trọng. Các trung tâm thông tin trực thuộc Bộ cần lập kế hoạch chiến lược phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhu cầu tin của cán bộ quản lý.
Tại các trung tâm thông tin thư viện thuộc các cơ quan Bộ Nội vụ thường duy trì hai dạng tài liệu là tài liệu trên giấy và tài liệu điện tử. Các nguồn tài liệu này được bổ sung liên tục, theo quý hoặc tháng, năm… tuỳ theo nguồn kinh phí mà cơ quan đầu tư. Kinh phí đặt mua tài liệu hiện nay tại các cơ quan chưa thực sự cao do chưa có nguồn kinh phí đầu tư rõ ràng, không đồng đều và phụ thuộc rất nhiều vào tổng lượng kinh phí của cả cơ quan trong một năm nên số tiền đầu tư cho phát triển nguồn lực thông tin là không liên tục. Hầu như các cơ quan không có dự trù kinh phí cụ thể cho các trung tâm thông tin thư viện nên khó cho việc phân bổ và xây dựng chính sách bổ sung cho cả năm của các trung tâm thư viện.
Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đã tạo ra các nguồn thông tin cập nhật và rất phong phú. Tuy nhiên, nguồn này không ổn định, không bền vững, mang tính thời điểm. Đây là một trong những hạn chế của hoạt động thông tin tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ. Do nguồn thông tin không được ổn định và liên tục nên việc tìm kiếm thông tin của cán bộ quản lý dễ rơi vào thế bị động, tìm kiếm không nhanh chóng, tiện lợi. Việc tạo ra hệ thống nguồn lực thông tin ổn định, lâu dài không chỉ giúp cho các trung tâm thông tin có sự làm việc khoa học, chủ động, giảm thiểu hơn nữa thời gian là hoàn toàn có thể.
Công tác bổ sung tài liệu tại các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ cần hướng tới nguồn tài liệu phù hợp và có chất lượng cao. Các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ cần xây dựng được chính sách bổ sung.
Để xây dựng và thực hiện chính sách bổ sung hợp lý cần có:
- Sự hợp tác của các phòng ban trong cơ quan và các khoa trong trường đối với thư viện. Các phòng, khoa phải kịp thời tham mưu, cung cấp cho thư viện những tài liệu cần bổ sung, những nguồn tư liệu cần khai thác. Đặc biệt là các nhà quản lý cần cung cấp các danh mục tài liệu mà họ đang quan tâm để phục vụ tốt cho công việc chuyên môn, từ đó các trung tâm thông tin thư viện có cơ sở để bổ sung nguồn tài liệu cho phù hợp.
- Kinh phí dành cho thư viện phải được tăng cường, lãnh đạo cơ quan, trường phải tạo thuận lợi tối đa cho công tác bổ sung. Kinh phí dành cho bổ sung tài liệu tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ hiện có tăng nhưng vẫn chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
Nội dung của chính sách bổ sung:
- Chú trọng phát triển các nguồn tin điện tử. Các trung tâm thông tin cần đặt mua các CD-ROM theo chủ đề, hay đặt mua các tạp chí trực tuyến của các nhà xuất bản. Đó là những thông tin cập nhật nhanh, đầy đủ, giúp các cán bộ quản lý có thể sử dụng trực tiếp trên máy tính của mình thông qua các cổng thông tin.
- Đa dạng hoá các loại hình tài liệu như: Củng cố và tăng cường nguồn lực tin nội sinh; đảm bảo thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến nguồn tin nội sinh có hiệu quả tại các thư viện trong Bộ Nội vụ nguồn nội sinh bao gồm các luận văn, luận án, khoá luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp, các tài liệu điều tra, hồ sơ các thí nghiệm, giáo trình, tập bài giảng…. ngoài ra còn có cả các nghiên cứu khoa học, tham luận khoa học, kỷ yếu hội nghị, hội thảo… Để tạo nguồn tin nội sinh được thu thập đầy đủ và đưa ra khai thác sử dụng thực sự có hiệu quả thì các thư viện trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần tham mưu, đề xuất các quy định về việc nộp những tài liệu trên với lãnh đạo nhà trường, từ đó thư viện sẽ phải chủ động đôn đốc, thường xuyên theo dõi việc thực hiện quy định đó, thư viện còn phải có kế hoạch về tổ chức, sắp xếp, giới thiệu và tổ chức khai thác sử dụng tốt những nguồn lực nội sinh này.
- Xây dựng một danh mục tạp chí hạt nhân căn cứ vào chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể của đơn vị mình, đảm bảo cân đối giữa kinh phí và thứ tự ưu tiên.
- Chú trọng phát triển đa dạng các ngôn ngữ của tài liệu, nhất là tài liệu bằng tiếng Anh trên căn cứ nhu cầu của người dùng tin. Hiện nay các thư viện của trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có số lượng sách và tạp chí bằng tiếng Anh còn rất ít. Điều này cũng có thể do nhiều nguyên nhân như nhu cầu chưa cao, hay kinh phí để mua có hạn. Khi tiến hành bổ sung cần phải xác định được đúng từng tài liệu cần bổ sung và số lượng hợp lý để tránh lãng phí và mang lại hiệu quả sử dụng cao.
Mặt khác để tăng giá trị nguồn lực thông tin cần thường xuyên tiến hành rà soát thanh lý các tài liệu không còn giá trị về nội dung, hoặc đã có bản mới thay thế… để nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin tại các thư viện trực thuộc Bộ.
Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin
Chia sẻ nguồn lực thông tin là giải pháp thiết thực để tiết kiệm ngân sách, tận dụng được nguồn tin đã có ở thư viện làm tăng tiềm lực thông tin, tạo ra mức độ đầy đủ cao của nguồn lực thông tin, làm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin.
Tại các thư viện trong Bộ cần có sự chia sẻ thông tin vì cùng chịu sự quản lý của cơ quan chủ quản cao nhất là Bộ Nội vụ, nên các thư viện trong Bộ cần có sự hợp tác nhằm trao đổi và làm phong phú thêm nguồn lực thông tin cho cơ quan mình.
Chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm mục đích: - Tăng cường truy cập tới các nguồn tin khác - Sử dụng nguồn lực thông tin có hiệu quả hơn
- Tiết kiệm ngân sách và các nguồn lực khác (nhân lực, vật lực, trí lực) Vấn đề xây dựng, tổ chức chia sẻ và phát triển nguồn lực thông tin luôn được các thư viện thuộc Bộ Nội vụ coi trọng. Một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng phục vụ của mỗi cơ quan thông tin thư viện là mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin. Để thực hiện tốt công tác chia sẻ nguồn lực thông tin các thư viện thuộc Bộ Nội vụ cần chú trọng một số điểm sau:
- Phối hợp bổ sung: Bổ sung là công tác rất quan trọng để tăng cường nguồn lực thông tin khâu này nó quyết định nội dung của thông tin có trong thư viện, làm tốt công tác bổ sung sẽ tránh được lãng phí, đồng thời làm giảm hiệu quả công tác thông tin thư viện. Công tác bổ sung cần phải có nguyên tắc, kế hoạch phù hợp với đặc điểm tính chất và nhiệm vụ của cơ quan mình. Tăng cường bổ sung tài liệu thuộc các lĩnh vực, đa dạng về ngôn ngữ; mở rộng nguồn rộng nguồn bổ sung, nguồn mua vẫn là nguồn bổ sung chủ yếu các thư viện cần mở rộng danh mục các nhà cung cấp thông tin. Các thư viện trong Bộ cần phối hợp bổ sung tài liệu giữa các cơ quan trực thuộc Bộ.
- Tăng cường trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin, tài liệu tại các thư viện thuộc Bộ Nội vụ. Các cơ quan trong Bộ có những hoạt động tương đồng có thể trao đổi chia sẻ nguồn lực thông tin với nhau bằng các biên bản ký kết hợp tác như: Giữa Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội với Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ; Giữa Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội với Cục Lưu trữ Nhà nước….
Xây dựng trang web về các thư viện trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, nhằm thực hiện tốt việc khai thác và chia sẻ các nguồn lực thông tin giữa các cơ quan trong Bộ Nội vụ. Giữa các cơ quan trong Bộ có nhiều nét tương đồng và cùng một cơ quan chủ quản, chính vì vậy mà việc xây dựng trang web được coi là công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện các nhiệm vụ của thư viện được đồng nhất và mang lại hiệu quả cao.
Mục đích của việc xây dựng trang web cho các thư viện trong Bộ nhằm hỗ trợ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ giữa các thư viện, trao đổi, thông báo các tin tức mới…mặt khác trang web thư viện còn cung cấp những thông tin hướng dẫn, đào tạo người dùng tin để qua đó họ có thể tự tìm kiếm, đánh giá được các nguồn tin có trên trang web.
Hiện nay các cơ quan trong Bộ đều sử dụng mạng LAN trong nội bộ cơ quan nhằm giảm bớt thời gian cũng như kinh phí trong việc phát hành văn bản và các sự kiện diễn ra trong cơ quan mình. Khi ứng dụng mạng LAN các cơ quan có thể chia sẻ được các tài nguyên, thông tin được an toàn và có độ tin cậy cao hơn, tiết kiệm.
Tuy nhiên, hiện nay các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ mới chỉ ứng dụng mạng LAN trong nội bộ từng cơ quan mà chưa xây dựng trang web nội bộ chung cho 06 cơ quan trong Bộ nên các thông tin mới chỉ bó hẹp trong phạm vi cơ quan mà chưa được phổ biến trong toàn Bộ. Trong tương lai các cơ quan trong Bộ cần xây dựng hệ thống mạng thông tin nội bộ chung để các đơn vị trong Bộ chia sẻ nguồn lực thông tin và cập nhật thông tin giữa các đơn vị với nhau, mặt khác có thể thực hiện thống nhất và đồng bộ sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ để tạo sự gắn kết chia sẻ và trao đổi thông tin được thuận lợi hơn.