Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động và làm thay đổi tới mọi mặt của đời sống xã hội, các loại hình tài liệu cùng ngày càng đa dạng, phong phú cả về nội dung và hình thức. Hiện nay tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đang duy trì hai nguồn tài liệu chính là nguồn thông tin điện tử và nguồn tài liệu trên giấy.
- Nguồn thông tin điện tử chủ yếu là các Website, CD-ROM, các CSDL điện tử toàn văn theo một chủ đề, các phim ảnh, băng tiếng lưu trữ dưới dạng điện tử.
- Nguồn thông tin trên giấy gồm có sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo dự án, bản tin (dưới dạng giấy và điện tử)…
Kết quả khảo sát cho thấy nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ quản lý, lãnh đạo như sau:
Bảng 2.3. Các loại hình tài liệu được cán bộ quản lý, lãnh đạo sử dụng tại Bộ Nội vụ và các cơ quan thuộc Bộ
LOẠI HÌNH TÀI LIỆU TỔNG SỐ NAM NỮ SL % SL % SL % Sách, tài liệu tham khảo 212 84.8 167 66.8 45 18.0 Luận án, luận văn 155 62.0 105 42.0 50 20.0 Báo cáo khoa học 89 35.6 52 20.8 37 14.8 Báo, tạp chí 187 74.8 149 59.6 38 15.2 Cơ sở dữ liệu 115 46.0 92 36.8 23 9.20 CD-ROM 43 17.2 31 12.4 12 4.80 Internet 220 88 185 74.0 35 14.0 0 50 100 150 200 250 CD -RO M Inte rnet TỔNG SỐ SL TỔNG SỐ % NAM SL NAM % NỮ SL NỮ %
Qua bảng thống kê trên chúng ta có thể thấy loại hình tài liệu được nhiều nhà quản lý, lãnh đạo sử dụng nhất là là Internet, tiếp đến là sách, tài liệu tham
khảo và báo, tạp chí, luận án, luận văn. Để quản lý tốt và nắm bắt được các thông tin mới cập nhật phục vụ cho việc phát triển của cơ quan trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các nhà quản lý không chỉ có nhu cầu về một loại hình tài liệu mà họ có nhu cầu sử dụng đồng thời rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Điều này thể hiện sự nhạy bén với thời cuộc cũng như khả năng tiếp cận nguồn tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ.
Ngoài tài liệu mang tính thời sự, ý nghĩa chính trị sâu sắc, cán bộ quản lý đã có sự chọn lọc và tìm kiếm những tài liệu mang tính khoa học như các báo cáo khoa học, sách tham khảo…. Với nhu cầu thông tin đa dạng của cán bộ quản lý, các cơ quan thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ cần củng cố và làm phong phú hơn nữa nguồn tài liệu của đơn vị mình nhằm phục vụ tốt nhu cầu của người dùng tin là cán bộ quản lý.
Bảng 2.4. Tần suất sử dụng các loại hình tài liệu của cán bộ quản lý
TT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU
TỔNG SỐ 30-50 51- trên 60 SL % SL % SL % 1 Sách, tài liệu tham khảo 212 84.8 95 38.0 117 46.8
Thường xuyên 166 66.4 64 25.6 102 40.8 Thỉnh thoảng 46 18.4 31 12.4 15 6.00 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 2 Luận án, luận văn 155 62.0 102 40.8 53 21.2
Thường xuyên 68 27.2 3.7 14.8 31 12.4 Thỉnh thoảng 87 34.8 65 26.0 22 8.80 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 3 Báo cáo khoa học 89 35.6 40 16.0 49 19.6
Thường xuyên 49 19.6 23 9.20 26 10.4 Thỉnh thoảng 40 16.0 17 6.80 23 9.20 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 4 Báo, tạp chí 187 74.8 98 39.2 89 35.6
Thường xuyên 99 39.6 47 18.8 52 20.8 Thỉnh thoảng 88 35.2 51 20.4 37 14.8 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0
5 CD-ROM 43 17.2 26 10.4 17 6.80 Thường xuyên 28 11.2 14 5.60 14 5.60 Thỉnh thoảng 15 6.00 12 4.80 3 1.20 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 6 CSDL 115 46.0 57 22.8 58 23.2
Thường xuyên 54 21.6 23 9.20 31 12.4 Thỉnh thoảng 61 24.4 34 13.6 27 10.8 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 7 Internet 220 88.0 157 62.8 63 25.2
Thường xuyên 195 78.0 149 59.6 46 18.4 Thỉnh thoảng 25 10.0 8 3.20 17 6.80 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0
0 50 100 150 200 250 CD- RO M CSD L Inte rnet TỔNG SỐ SL TỔNG SỐ % 30-50 SL 30-50 % 51- trên 60 SL 51- trên 60 %
Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có tỷ lệ nam chiếm 78.3%, nữ chiếm 21.7%, Như vậy nam hơn 3/4 tổng số lãnh đạo trong khối các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, tỉ lệ cán bộ quản lý nữ sử dụng tài liệu cao hơn so với nam. Điều này cho thấy giới tính cũng ảnh hưởng tới việc sử dụng loại hình các tài liệu. Nữ giới có tính kiên trì, mềm mại, cần cù, vì vậy mà việc sử dụng tài liệu nhiều hơn nam giới.
Theo bảng 2.4, mức độ sử dụng các loại hình tài liệu của cán bộ quản lý là rất khác nhau. Với 7 loại hình tài liệu đã nêu qua bảng 2.4 chúng ta có thể thấy tần suất sử dụng các loại hình tài liệu ở các mức độ khác nhau. Nhu cầu tìm kiếm tài
liệu của cán bộ quản lý là rất đa dạng và phong phú. Chiếm tỷ lệ cao nhất là Internet với 88%. Có thể thấy được với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự thích ứng của cán bộ quản lý với nguồn tài liệu này, họ sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp và hiệu quả nhất. Tiếp đến là sách và tài liệu tham khảo chiếm 84.8%, đứng thứ ba là báo, tạp chí chiếm 74.8%, thứ tư là luận án, luận văn chiếm 62%, đứng thứ năm là cơ sở dữ liệu chiếm 46%, thứ sáu là báo cáo khoa học chiếm 35.6%, thứ bảy là CD-ROM chiếm 17.2%.
Tần suất sử dụng các loại hình tài liệu cũng có sự chênh lệnh giữa các độ tuổi, qua bảng thống kê nêu trên chúng ta có thể thấy được nhu cầu sử dụng các loại hình tài liệu ở các độ tuổi có sự chênh lệch tương đối. Ở độ tuổi từ 30-50 cán bộ quản lý còn đang trong giai đoạn học tập, nghiên cứu và tích lũy kinh nghiệm nên tần suất sử dụng thông tin là rất cao. Mức độ sử dụng Internet có sự chênh lệch khá rõ rệt: ở độ tuổi từ 30-50 tỷ lệ sử dụng Internet chiếm 62.8% trong tổng 88% nhu cầu sử dụng. Ở độ tuổi từ 51- 60 thì nhu cầu sử dụng ít hơn, do lúc này việc học tập và nghiên cứu của cán bộ quản lý đã có được những thành quả nhất định, mặt khác họ tập trung vào công việc nhiều hơn. Ở độ tuổi từ 51 trở lên nhu cầu sử dụng loại hình tài liệu mang tính chuyên sâu.