Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện nên việc sử dụng thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu tin cho cán bộ quản lý phần lớn đã được đáp ứng kịp thời và đầy đủ. Tại các cơ quan thuộc Bộ các trung tâm thông tin đã tổ chức cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của riêng đơn vị mình nhằm đáp ứng nhu cầu cho các nhà quản lý và người dùng tin tại cơ quan, nổi bật là các thông tin như báo, tạp chí, sách, bản tin điện tử…
Thông tin về các đề tài nghiên cứu khoa học: Các đơn vị trong Bộ đã có rất nhiều các đề tài cấp Bộ mang tính thực tiễn cao được công nhận và áp dụng như đề tài về đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan trong Bộ Nội vụ, đề án cải cách tiền lương, đổi mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tổ chức bộ máy hành chính….
Bản tin được biên soạn nhằm phổ biến các thông tin nội bộ, hay các tạp chí chuyên ngành như tạp chí Tổ chức nhà nước, tạp chí Văn thư lưu trữ, tạp chí Tôn giáo… nội dung các tạp chí đó nhằm phổ biến các thông tin về chuyên ngành mà các cơ quan đó quan tâm.
Một sản phẩm khác là tài liệu dịch, tài liệu nước ngoài do các cơ quan tự dịch hay đã được dịch sang tiếng Việt. Nội dung của những tài liệu này thuộc các lĩnh vực mà các cơ quan Bộ quản lý có các thông tin bổ ích để họ có thể tham khảo và đưa các tiến bộ mới vào trong thực tiễn công việc mà họ đang công tác.
Thông tin theo chuyên đề cũng được các nhà quản lý quan tâm, thông tin này nhằm đáp ứng nhu cầu tin theo từng thời điểm. Ví dụ trong giai đoạn phát triển đất nước hiện nay vấn đề mà các cơ quan Bộ Nội vụ đang quan tâm hàng đầu như vấn đề về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; công tác chính quyền địa phương; công tác tiền lương; dịch vụ công…..
Ngoài ra các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ còn tổ chức các dịch vụ thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho cán bộ quản lý. Dịch vụ này được tổ chức bằng nhiều hình thức khác nhau như hỏi đáp; dịch vụ cung cấp thông tin bằng tài liệu trực tiếp phục vụ cho các cán bộ quản lý lãnh đạo. Các hình thức đặt yêu cầu thông qua website hoặc bằng văn bản, hay các câu hỏi trực tiếp…. Việc trả lời câu hỏi nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin được các cơ quan trong Bộ trực tiếp trả lời hoặc được gửi lên cơ quan cấp cao hơn để trả lời.
Dịch vụ cung cấp thông tin theo hình thức hỏi đáp: Nhằm đáp ứng yêu cầu trực tiếp của người dùng tin, là hoạt động cung cấp thông tin, nghiên cứu theo yêu cầu trực tiếp của cán bộ quản lý. Khi có yêu cầu thông tin cán bộ quản lý có thể gửi văn bản đến thư viện để yêu cầu nội dung thông tin, nghiên cứu mà họ cần tiếp cận.
Bảng 2.7. Các hình thức đặt yêu cầu thông tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ
CÁC HÌNH THỨC ĐẶT YÊU CẦU TIN
TỔNG SỐ GIỚI TÍNH
SL % NAM % NỮ % Thư điện tử (Email) 121 48.4 77 30.8 44 17.6 Thư tay 46 18.4 21 8.40 25 10.0 Điện thoại 85 34.0 62 24.8 23 9.20 Trực tiếp yêu cầu 220 88.0 158 63.2 62 24.8 Hình thức khác 33 13.2 18 7.20 15 6.00
Trao đổi trực tiếp: Thông qua các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học các cuộc toạ đàm nhằm trao đổi trực tiếp giữa các chuyên gia, các nhà nghiên cứu các cán bộ quản lý trong và ngoài đơn vị về các vấn đề đang được quan tâm. Hình thức này giúp cho các cán bộ quản lý hiểu sâu về các vấn đề đang được quan tâm, mặt khác có thể nhận được các ý kiến đóng góp cho các vấn đề nêu ra được hoàn thiện hơn.
Theo bảng thống kê điều tra trên chúng ta có thể thấy hình thức trực tiếp yêu cầu chiếm tỷ lệ cao nhất, chiếm 88%. Do mỗi cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện, việc đặt yêu cầu trực tiếp được cán bộ quản lý sử dụng phổ biến và nhiều hơn cả, tiếp đến là thư điện tử, thông tin điện tử. Ngày nay hình thức đặt yêu cầu thông tin bằng thư điện tử cũng được ưa chuộng và được các cán bộ quản lý sử dụng khá cao: 48.4%. Hình thức này được sử dụng nhiều do thuận tiện, nhanh. Hình thức được ưa chuộng tiếp theo là hỏi đáp qua điện thoại: 34%. Hình thức này chi phí thấp và có thể trình bày yêu cầu tin dễ dàng và chính xác. Để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin các cơ quan trong Bộ thường xuyên có sự hợp tác trao đổi với nhau nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin được thuận lợi và dễ dàng.
Một số hình thức khác cũng đang được sử dụng như trao đổi thông tin trên diễn đàn. Thông qua diễn đàn các cán bộ quản lý có thể nắm bắt thông tin kịp thời, mặt khác cán bộ quản lý có thể biết được tình hình phát triển thực tế trong
0 50 100 150 200 250 SL % NAM % NỮ % TỔNG SỐ GIỚI TÍNH
Thư điện tử (Email) Thư tay
Điện thoại
Trực tiếp yêu cầu Hình thức khác
cơ quan và các đơn vị khác trong Bộ, nắm đươc các thông tin phản hồi, định hướng được nhu cầu tin tiềm ẩn trong cơ quan.
Đọc tại chỗ là dịch vụ thông tin – thư viện truyền thống được cán bộ quản lý ưu tiên sử dụng: 86 %. Các phòng đọc được tổ chức tiện lợi, đảm bảo sự yên tĩnh là nơi thu hút người dùng tin sử dụng tài liệu.
Một dịch vụ khác cũng được sử dụng nhiều là dịch vụ sao chụp tài liệu. Số lượng tài liệu được sao chụp chủ yếu là các tài liệu văn bản, các ấn phẩm phục vụ hội thảo, hội nghị, các nghị quyết mới ban hành… Dịch vụ này được thực hiện nhằm mục đích phổ biến các thông tin mới tới các cán bộ quản lý để nắm bắt thông tin và truyền đạt tới các cán bộ trong cơ quan.