2.2.1. Thời gian dành cho việc sử dụng thông tin
Tập quán sử dụng thông tin của người dùng tin là những thói quen tìm kiếm và sử dụng thông tin của người dùng tin. Tìm hiểu, nắm vững tập quán, thói quen sử dụng thông tin của người dùng tin là cơ sở để các cơ quan thông tin trong Bộ Nội vụ có những điều chỉnh hoạt động phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý.
Người dùng tin là cán bộ quản lý, lãnh đạo có nhu cầu tin khá cao. Theo số liệu điều tra, các nhà quản lý lãnh đạo thường xuyên tìm kiếm thông tin chiếm 46%; thỉnh thoảng tìm kiếm thông tin chiếm 34.4%; không bao giờ tìm kiếm thông tin chiếm 19.6%. Điều này cho thấy nhu cầu tìm kiếm và tiếp nhận thông tin đối với cán bộ quản lý, lãnh đạo rất cao.
Bảng 2.5. Mức độ sử dụng thông tin của cán bộ quản lý, lãnh đạo MỨC ĐỘ TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI 30-50 51- trên 60 SL % SL % SL % Thường xuyên 115 46.0 58 23.2 57 22.8 Thỉnh thoảng 86 34.4 42 16.8 44 17.6 Không bao giờ 49 19.6 27 10.8 22 8.80
0 20 40 60 80 100 120 140 SL % SL % SL % 30-50 51- trên 60 TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI Thường xuyên Thỉnh thoảng Không bao giờ
Từ bảng 2.5 có thể thấy rằng sự chênh lệch giữa các lứa tuổi trong mức độ sử dụng thông tin là không cao. Mức độ chênh lệch này càng thể hiện rằng đối với các nhà quản lý, lãnh đạo dù ở lứa tuổi nào họ cũng thường xuyên phải sử dụng thông tin vào công việc và các mục đích khác nhau.
Tuỳ theo thói quen của người dùng tin cũng như tính chất nghề nghiệp mà các đối tượng người dùng tin sử dụng quỹ thời gian khác nhau để tìm kiếm thông tin.
Đối với các nhà quản lý, lãnh đạo thông tin có vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày và trong việc ra quyết định, nhất là thời đại thông tin toàn cầu và
thời kỳ hiện đại hoá công nghiệp hiện nay. Để nắm bắt và xử lý thông tin để ra được quyết định kịp thời và hợp lý, các nhà quản lý cũng dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Qua bảng thống kê dưới đây chúng ta có thể thấy mặc dù cán bộ quản lý rất bận rộn với công việc nhưng họ vẫn dành thời gian đáng kể cho việc tìm kiếm thông tin. Số lượng cán bộ quản lý dành một đến hai giờ hàng ngày cho việc tìm kiếm thông tin chiếm phần lớn 36.8%, tiếp đến cán bộ quản lý dành từ hai đến ba giờ chiếm 34.4%. Nhìn chung đối tượng cán bộ quản lý ở độ tuổi từ 30-50 rất bận rộn với gia đình, con nhỏ nhưng do nhu cầu học tập, nghiên cứu nên họ vẫn dành một thời gian nhất định cho việc tìm kiếm thông tin. Nhóm người dùng tin có độ tuổi trên 50 có sự ổn định về gia đình, sự nghiệp nên họ dành nhiều thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin.
Bảng 2.6. Quỹ thời gian mà cán bộ quản lý dành thời gian cho việc tìm kiếm thông tin
QUỸ THỜI GIAN TÌM KIẾM THÔNG TIN CỦA
CÁN BỘ QUẢN LÝ
TỔNG SỐ 30-50 51- trên 60 SL % SL % SL % Không dành thời gian 25 10.0 12 4.80 13 5.20 Từ 1 đến 2 giờ 92 36.8 39 15.6 53 21.2 Từ 2 đến 3 giờ 86 34.4 23 9.20 63 25.2 Trên 3 giờ 47 18.8 7 2.80 40 16.0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 SL % SL % SL % TỔNG SỐ 30-50 51-trên 60
Không dành thời gian Từ 1 đến 2 giờ Từ 2 đến 3 giờ Trên 3 giờ
Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện nên việc sử dụng thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu tin cho cán bộ quản lý phần lớn đã được đáp ứng kịp thời và đầy đủ. Tại các cơ quan thuộc Bộ các trung tâm thông tin đã tổ chức cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của riêng đơn vị mình nhằm đáp ứng nhu cầu cho các nhà quản lý và người dùng tin tại cơ quan, nổi bật là các thông tin như báo, tạp chí, sách, bản tin điện tử…
Thông tin về các đề tài nghiên cứu khoa học: Các đơn vị trong Bộ đã có rất nhiều các đề tài cấp Bộ mang tính thực tiễn cao được công nhận và áp dụng như đề tài về đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan trong Bộ Nội vụ, đề án cải cách tiền lương, đổi mới nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tổ chức bộ máy hành chính….
Bản tin được biên soạn nhằm phổ biến các thông tin nội bộ, hay các tạp chí chuyên ngành như tạp chí Tổ chức nhà nước, tạp chí Văn thư lưu trữ, tạp chí Tôn giáo… nội dung các tạp chí đó nhằm phổ biến các thông tin về chuyên ngành mà các cơ quan đó quan tâm.
Một sản phẩm khác là tài liệu dịch, tài liệu nước ngoài do các cơ quan tự dịch hay đã được dịch sang tiếng Việt. Nội dung của những tài liệu này thuộc các lĩnh vực mà các cơ quan Bộ quản lý có các thông tin bổ ích để họ có thể tham khảo và đưa các tiến bộ mới vào trong thực tiễn công việc mà họ đang công tác.
Thông tin theo chuyên đề cũng được các nhà quản lý quan tâm, thông tin này nhằm đáp ứng nhu cầu tin theo từng thời điểm. Ví dụ trong giai đoạn phát triển đất nước hiện nay vấn đề mà các cơ quan Bộ Nội vụ đang quan tâm hàng đầu như vấn đề về tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; công tác chính quyền địa phương; công tác tiền lương; dịch vụ công…..
Ngoài ra các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ còn tổ chức các dịch vụ thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho cán bộ quản lý. Dịch vụ này được tổ chức bằng nhiều hình thức khác nhau như hỏi đáp; dịch vụ cung cấp thông tin bằng tài liệu trực tiếp phục vụ cho các cán bộ quản lý lãnh đạo. Các hình thức đặt yêu cầu thông qua website hoặc bằng văn bản, hay các câu hỏi trực tiếp…. Việc trả lời câu hỏi nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin được các cơ quan trong Bộ trực tiếp trả lời hoặc được gửi lên cơ quan cấp cao hơn để trả lời.
Dịch vụ cung cấp thông tin theo hình thức hỏi đáp: Nhằm đáp ứng yêu cầu trực tiếp của người dùng tin, là hoạt động cung cấp thông tin, nghiên cứu theo yêu cầu trực tiếp của cán bộ quản lý. Khi có yêu cầu thông tin cán bộ quản lý có thể gửi văn bản đến thư viện để yêu cầu nội dung thông tin, nghiên cứu mà họ cần tiếp cận.
Bảng 2.7. Các hình thức đặt yêu cầu thông tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ
CÁC HÌNH THỨC ĐẶT YÊU CẦU TIN
TỔNG SỐ GIỚI TÍNH
SL % NAM % NỮ % Thư điện tử (Email) 121 48.4 77 30.8 44 17.6 Thư tay 46 18.4 21 8.40 25 10.0 Điện thoại 85 34.0 62 24.8 23 9.20 Trực tiếp yêu cầu 220 88.0 158 63.2 62 24.8 Hình thức khác 33 13.2 18 7.20 15 6.00
Trao đổi trực tiếp: Thông qua các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học các cuộc toạ đàm nhằm trao đổi trực tiếp giữa các chuyên gia, các nhà nghiên cứu các cán bộ quản lý trong và ngoài đơn vị về các vấn đề đang được quan tâm. Hình thức này giúp cho các cán bộ quản lý hiểu sâu về các vấn đề đang được quan tâm, mặt khác có thể nhận được các ý kiến đóng góp cho các vấn đề nêu ra được hoàn thiện hơn.
Theo bảng thống kê điều tra trên chúng ta có thể thấy hình thức trực tiếp yêu cầu chiếm tỷ lệ cao nhất, chiếm 88%. Do mỗi cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện, việc đặt yêu cầu trực tiếp được cán bộ quản lý sử dụng phổ biến và nhiều hơn cả, tiếp đến là thư điện tử, thông tin điện tử. Ngày nay hình thức đặt yêu cầu thông tin bằng thư điện tử cũng được ưa chuộng và được các cán bộ quản lý sử dụng khá cao: 48.4%. Hình thức này được sử dụng nhiều do thuận tiện, nhanh. Hình thức được ưa chuộng tiếp theo là hỏi đáp qua điện thoại: 34%. Hình thức này chi phí thấp và có thể trình bày yêu cầu tin dễ dàng và chính xác. Để thuận tiện cho việc trao đổi thông tin các cơ quan trong Bộ thường xuyên có sự hợp tác trao đổi với nhau nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin được thuận lợi và dễ dàng.
Một số hình thức khác cũng đang được sử dụng như trao đổi thông tin trên diễn đàn. Thông qua diễn đàn các cán bộ quản lý có thể nắm bắt thông tin kịp thời, mặt khác cán bộ quản lý có thể biết được tình hình phát triển thực tế trong
0 50 100 150 200 250 SL % NAM % NỮ % TỔNG SỐ GIỚI TÍNH
Thư điện tử (Email) Thư tay
Điện thoại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trực tiếp yêu cầu Hình thức khác
cơ quan và các đơn vị khác trong Bộ, nắm đươc các thông tin phản hồi, định hướng được nhu cầu tin tiềm ẩn trong cơ quan.
Đọc tại chỗ là dịch vụ thông tin – thư viện truyền thống được cán bộ quản lý ưu tiên sử dụng: 86 %. Các phòng đọc được tổ chức tiện lợi, đảm bảo sự yên tĩnh là nơi thu hút người dùng tin sử dụng tài liệu.
Một dịch vụ khác cũng được sử dụng nhiều là dịch vụ sao chụp tài liệu. Số lượng tài liệu được sao chụp chủ yếu là các tài liệu văn bản, các ấn phẩm phục vụ hội thảo, hội nghị, các nghị quyết mới ban hành… Dịch vụ này được thực hiện nhằm mục đích phổ biến các thông tin mới tới các cán bộ quản lý để nắm bắt thông tin và truyền đạt tới các cán bộ trong cơ quan.
2.2.3. Nguồn khai thác thông tin chính
Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện đã và đang được xây dựng hiện đại. Điều này cho thấy các cơ quan đều thấy rõ tầm quan trọng của thông tin đối với người dùng tin. Số lượng tài liệu tại các cơ quan thuộc Bộ rất phong phú như tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội lượng tài liệu tham khảo là trên 10.000 tài liệu; sách giáo trình, tập bài giảng là 60.000 đầu sách, ngoài ra còn có luận văn, luận án các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ…
Với sự đầu tư phát triển tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ các trung tâm thông tin đã được thành lập và phát triển mạnh mẽ. Cùng với sự đầu tư về cơ sở vật chất và vốn tài liệu, hiện nay các trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đã áp dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động thông tin thư viện nhằm mở rộng và đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho mọi đối tượng người dùng tin trong toàn Bộ Nội vụ.
Hàng năm các cơ quan trong Bộ Nội vụ đã đầu tư xây dựng cả về cơ sở vật chất và trang thiết bị nhằm xây dựng các Trung tâm thư viện trong Bộ theo mô hình thư viện điện tử phát triển xứng tầm với các nước trong khu vực. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đã xây dựng và đưa vào sử dụng Trung tâm Thông tin thư viện với diện tích gần 1500m2 với vốn đầu tư hơn 9 tỷ đồng. Dự án xây dựng Trung tâm thư viện điện tử tại Bộ Nội vụ 2011-2013 với vốn đầu tư gần 8 tỷ đồng.
Bảng 2.8. Nguồn khai thác thông tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ
Nguồn khai thác thông tin TỔNG Giới tính
Tổng % Nam % Nữ % Thư viện cơ quan 225 90.0 154 61.6 71 28.4
Thư viện Hà Nội 56 22.4 31 12.4 25 10.0
Thư viện Quốc gia 78 31.2 42 16.8 36 14.4
Tủ sách cá nhân 123 49.2 67 26.8 56 22.4
Qua số liệu bảng 2.8 cho thấy người dùng tin là cán bộ quản lý có địa điểm khai thác thông tin khá phong phú. Nhóm người dùng tin khai thác thông tin tại thư viện cơ quan chiếm tỷ lệ cao với 90%, tại Thư viện Hà Nội là 22.4%, Thư viện Quốc gia là 31.2%, tủ sách cá nhân là 49.2%. Việc khai thác thông tin tại thư viện cơ quan chiếm tỷ lệ cao nhất do nhu cầu công việc cũng như điều kiện thuận lợi tại cơ quan nơi mà các cán bộ quản lý trực tiếp làm việc. Họ có thể khai thác thông tin bất kỳ thời gian nào trong ngày. Tiếp đến là tủ sách cá nhân tại cơ quan hay tại nhà, đây là nguồn thông tin mà đối tượng người dùng tin trực tiếp quản lý, họ có những thông tin cũng như nguồn tài liệu cần thiết và yêu thích.
Với sự phát triển của khoa học công nghệ ngày nay người dùng tin còn sử dụng nguồn tin qua mạng Internet, đây là kênh thông tin mà đa số người dùng tin yêu thích sử dụng họ có thể đồng thời sử dụng các thông tin từ nhiều chiều khác nhau để nhằm mục đích phục vụ cho công việc và nghiên cứu được thuận lợi nhất và mang lại hiệu quả cao nhất cho cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ.
Như vậy chúng ta có thể thấy nguồn khai thác thông tin của cán bộ quản lý rất đa dạng mà người dùng tin có thể lựa chọn và sử dụng nguồn tin theo sở thích.
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG
Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, các nguồn tin tạo ra ngày càng nhiều và phong phú, nhu cầu tin cũng ngày càng nhiều và phức tạp hơn. Những người làm công tác quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần nhiều thông tin vừa có chiều rộng vừa có chiều sâu, chính vì vậy mà nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng.
Trên thực tế dựa theo phiếu điều tra chúng ta có thể thấy cán bộ quản lý chủ yếu tập trung vào các tài liệu chuyên môn còn các lĩnh vực khác thì hầu như họ không quan tâm, nếu có thì cũng chỉ là những tin tức mang tính thời sự, giải trí. Đó là một trong những hạn chế của những người làm công tác quản lý. Người làm công tác quản lý ngoài chuyên môn cần có các kiến thức về các lĩnh vực khác nhằm mở rộng hiểu biết, nắm bắt xu thế phát triển của thời đại để đưa đơn vị mình phát triển đi lên. Những người quản lý tham gia vào các hoạt động chính trị xã hội mang tính phức tạp cao, do đó nhu cầu tin của họ cũng đa dạng và nhiều chiều.
Hình thức yêu cầu trực tiếp chiếm ưu thế: 88%. Với sự quan tâm và đầu tư phát triển các trung tâm thông tin thư viện, các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đã chú trọng phát triển thư viện cơ quan theo mô hình thư viện điện tử. Vì vậy mà khi có nhu cầu thông tin họ thường trực tiếp đặt các yêu cầu tin với cán bộ thư viện, hoặc yêu cầu qua thư điện tử (email).
Ngoài việc đặt yêu cầu trực tiếp và thư điện tử họ còn sử dụng các hình thức khác như điện thoại, thư tay…. như vậy trong tương lai gần các yêu cầu tin được đưa đến thông qua những dịch vụ đang được áp dụng sẽ ngày càng phong phú, đa dạng và không ngừng được củng cố và phát triển.
Trong những năm trở lại đây nhu cầu tin của cán bộ quản lý ngày càng gia tăng. Ngoài các yếu tố khách quan đã nêu trên, còn có yếu tố chủ quan tác động đến sự gia tăng nhu cầu tin là do việc làm tốt các dịch vụ hỏi đáp tại các trung tâm thông tin thư viện trong Bộ.
Như vậy có thể thấy rằng những nhu cầu tin nổi bật của cán bộ quản lý tại