Người dùng tin là một trong bốn yếu tố cấu thành nên thư viện như vốn tài liệu, cán bộ thư viện, người dùng tin và cơ sở vật chất.
Việc tăng cường mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận cung cấp dịch vụ thông tin, đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin là việc làm cần thiết.
Bên cạnh việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng, việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ đó đến được với người dùng tin, phát huy được hết hiệu quả của nó là vấn đề quan trọng đối với các cơ quan thư viện. Việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ tới người dùng tin là cán bộ quản lý rất thiết bởi cán bộ quản lý là những người có nhu cầu cao và thường xuyên với các sản phẩm và dịch vụ thư viện.
Trên thực tế việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ hiện nay vẫn chưa có hiệu quả. Các sản phẩm và dịch vụ của thư viện tạo ra mới chỉ bó hẹp trong phạm vi cơ quan, đơn vị, thậm chí có trường hợp người dùng tin không biết thư viện mình có các sản phẩm và dịch vụ đó. Đó là những hạn chế và yếu kém của các cơ quan thư viện trong Bộ Nội vụ trong việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ đến tay người dùng tin.
Để cho việc quảng bá các sản phẩm và dịch vụ thư viện được tốt, đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin các cơ quan thư viện trong Bộ cần tiến hành các hoạt động:
- Tại quầy tiếp độc giả, có các sản phẩm thông tin giới thiệu khái quát về trung tâm thư viện, các hoạt động nổi bật của trung tâm, thời gian mở cửa, nội quy thư viện… nhằm giúp cho độc giả có được những thông tin ban đầu về thư viện.
- Cần biên soạn giới thiệu về toàn cảnh thư viện, sơ đồ và các bảng chỉ dẫn các địa chỉ cần đến cho độc giả dễ tìm kiếm.
- Cần đáp ứng thoả mãn các yêu cầu của người dùng tin, nhằm tạo niềm tin và hứng thú đối với người dùng tin để họ yêu mến thư viện hơn.
- Cần có những hình ảnh giới thiệu về toàn thư viện như các phòng chức năng, tổ chức hoạt động, nguồn lực thông tin, sản phẩm và dịch vụ thư viện, địa chỉ website để độc giả dễ dàng tiếp cận….
- Đẩy mạnh các hoạt động quảng bá về thư viện cơ quan bằng những kế hoạch trước mắt và lâu dài nhằm thu hút độc giả tới thư viện. Đó là những bước cơ bản để thư viện thu hút bạn đọc đến với thư viện.
Thông qua sự tương tác giữa các trung tâm thư viện trong Bộ với các đối tượng người dùng tin sẽ nhận biết về quyền được cung cấp dịch vụ thông tin, nghiên cứu của mình từ đó làm tăng nhu cầu sử dụng nguồn dịch vụ thông tin.
Với tư cách là người sử dụng dịch vụ, người dùng tin có quyền được đánh giá, nhận xét về các nội dung thông tin được cung cấp. Nếu làm tốt sẽ là cơ sở để hoàn thiện thêm hoạt động cung cấp dịch vụ, mục đích cung cấp các dịch mục thông tin là hỗ trợ hoạt động của người dùng tin.
Để giúp cho người dùng tin sử dụng tốt các sản phẩm và dịch vụ thư viện có hiệu quả các thư viện thuộc Bộ cần:
- Tiến hành các buổi toạ đàm trao đổi về phương thức sử dụng thông tin thư viện tại đơn vị nhằm giải đáp kịp thời những thắc mắc của người dùng tin. Biên soạn in ấn các tài liệu, phố biến kiến thức về nguồn tin, mạng thông tin và các kiến thức khác nhằm phục vụ nhu cầu cần hiểu biết nắm vững các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện của người dùng tin.
- Người dùng tin là một yếu tố luôn biến động vì vậy cần phải tổ chức đào tạo, huấn luyện thường xuyên, lâu dài và có kế hoạch cụ thể. Muốn vậy phải có sự nhiệt tình công tác của đội ngũ cán bộ thông tin thư viện, bên cạnh đó phải có sự hỗ trợ đầu tư thích đáng của lãnh đạo nhà trường để việc đào tạo, huấn luyện người dùng tin đạt kết quả tốt.
Với sự phát triển đa dạng ngày càng nhiều các dịch vụ và sản phẩm thông tin thư viện hiện nay, việc đào tạo và huấn luyện người dùng tin là cần thiết. Người
dùng tin cần phải biết cụ thể mình cần thông tin gì, ở đâu và bằng cách nào để có thể khai thác và sử dụng chúng cho mục đích của mình. Khi công nghệ xử lý và khai thác thông tin ngày càng được phát triển, phạm vi thông tin ngày càng được mở rộng thì người dùng tin phải biết được chính xác những thông tin mình cần để khai thác. Khoảng cách không gian giữa cơ quan thông tin và người dùng tin ngày càng được co hẹp lại do công nghệ mạng, công nghệ viễn thông.... Điều này giải quyết được vấn đề đi lại, thời gian của người dùng tin, nhưng để làm được điều đó đòi hỏi phải có sự hiểu biết, kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện được những đòi hỏi đặt ra.
Mục đích của việc đào tạo người dùng tin là nhằm giúp họ hiểu và nắm bắt được những cơ chế tổ chức của hoạt động thông tin thư viện và biết sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện.
Số người sử dụng các dịch vụ thông tin thư viện truyền thống chiếm phần lớn. Họ quen với việc sử dụng các hình thức đọc tại chỗ, mượn tài liệu về nhà và có thói quen sử dụng các sản phẩm thông tin thư viện như tra cứu mục lục truyền thống, thư mục thông báo sách mới và một phần sử dụng qua cơ sở dữ liệu. Các sản phẩm hiện đại như CD-ROM và tìm tin trên mạng thì hầu như chưa biết đến hoặc chưa biết cách sử dụng.
Cần phải tổ chức những lớp ngắn hạn để đào tạo, cung cấp những kiến thức chung nhất về tổ chức hoạt động thông tin thư viện và biết sử dụng các nguồn tin hiện có thông qua các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện. Hướng dẫn cho họ những kỹ năng khai thác thông tin theo các phương tiện truyền thống và hiện đại để trên cơ sở đó, người dùng tin có thể sử dụng bất kỳ một hình thức nào để thoả mãn nhu cầu tin của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Sau một thời gian khai thác và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin người dùng tin sẽ phản ánh lại ý kiến của họ về mức độ phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ thông tin. Thông tin phản hồi mà các cơ quan thư viện nhận được làm cơ sở để đánh giá và điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ thông tin đạt hiệu quả cao hơn.
Tất cả các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho người dùng tin cần thường xuyên được đánh giá và điều chỉnh các thư viện cần có cơ chế tiếp nhận các thông
tin phản hồi sản phẩm và dịch vụ thư viện ví dụ như để hòm thư góp ý hoặc mục góp ý của bạn đọc trên website của đơn vị.
Các cơ quan thư viện tại Bộ Nội vụ cần có chiến lược marketing các sản phẩm và dịch vụ thư viện để người dùng tin dễ dàng tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ thư viện, từ đó họ sẽ đưa ra các nhận định và các sản phẩm và dịch vụ mà họ đang sử dụng.
Các thư viện trong Bộ cần phải có các chính sách thu hút các đối tượng người dùng tin nhất là các cán bộ quản lý, những người làm công tác nghiên cứu. Cần có các buổi giới thiệu cũng như hướng dẫn sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thư viện để người dùng tin có thể hiểu và lựa chọn cho mình các sản phẩm và dịch vụ thích hợp.
Để thu hút người dùng tin cung cấp các thông tin phản hồi cần có sự tôn trọng các ý kiến của người dùng tin. Các thư viện cần phải thông báo những kiến nghị của họ đã được tiếp nhận và sẽ giải quyết trong thời gian cụ thể như thế nào tới dùng tin.
KẾT LUẬN
Bộ Nội vụ là Bộ có chức năng thực hiện và quản lý các thủ tục hành chính và các văn bản pháp luật quy định về thủ tục hành chính, được thiết lập trên cơ sở các Quyết định công bố thủ tục hành chính hoặc thủ tục giải quyết công việc của 24 bộ, ngành và 63 địa phương. Để thực hiện tốt trọng trách của mình các cán bộ quản lý cần phải cập nhật các thông tin mới để áp dụng các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng được kịp thời.
Việc cải tiến cơ chế cải cách thủ tục hành chính, ngoài việc dựa vào tình hình thực tiễn của đất nước, các cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ cần nắm bắt tốt xu hướng phát triển của thời đại, cũng như cần học hỏi kinh nghiệm cải cách các nước đã triển khai thành công để học hỏi và áp dụng cho phù hợp với nước nhà.
Bộ Nội vụ là một đơn vị sự nghiệp với 06 đơn vị trực thuộc mỗi đơn vị đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Trong quá trình hoạt động của Bộ Nội vụ cán bộ quản lý đóng vai trò quan trọng, họ là những người “cầm lái”, người ra quyết định, định hướng phát triển cho cơ quan, đơn vị mình. Trong quá trình đổi mới hội nhập quốc tế người làm công tác quản lý cần nắm bắt thông tin kịp thời, và có sự hiểu biết sâu rộng. Ngoài các kiến thức về chuyên môn cán bộ quản lý cần có sự hiểu biết về các lĩnh vực khác có liên quan. Nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ vì vậy vừa có bề rộng vừa có chiều sâu.
Nhu cầu tin của cán bộ quản lý không chỉ là những thông tin cập nhật mang tính thời sự trong nước và quốc tế mà các thông tin họ cần còn là các thông tin mang tính hệ thống từ lịch sử cho đến hiện tại thuộc các lĩnh vực khác nhau.
Phù hợp với xu thế chung của thời đại, các trung tâm thông tin thư viện thuộc các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đã từng bước xây dựng thư viện điện tử, áp dụng các phương thức hiện đại vào thư viện như cổng từ, mã vạch, phần mềm thư viện, xây dựng hệ thống kho mở… Các Trung tâm Thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ bước đầu đã có sự liên kết hợp tác với nhau để có những phát triển thống nhất và đồng bộ.
Tuy nhiên trước sự phát triển và biến đổi của thực tiễn đất nước, nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ ngày cang phát triển. Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu tin của người dùng tin nói chung và cán bộ quản lý nói riêng, cán bộ thư viện
các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần phải mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ không ngừng để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin.
Lãnh đạo các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ cần nhận thức rõ tầm quan trọng của thư viện để đầu tư phát triển thích đáng, các cơ quan cần xây dựng chiến lược phát triển trước mắt và lâu dài cho thư viện để thư viện thực sự trở thành nơi cung cấp thông tin tin cậy và ổn định nhất.
Các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ cần tiến hành đồng bộ các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động thông tin và nâng cao mức độ đáp ứng, kích thích phát triển nhu cầu tin cho các nhà quản lý ngày càng mạnh mẽ và sâu sắc hơn. Đó là sự đóng góp thiết thực và hiệu quả công tác quản lý giúp cho cơ quan Bộ Nội vụ hoạch định chính sách pháp luật, cải cách hành chính, công tác cán bộ công chức, viên chức... đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Lê Ngọc Diệp (2006), “Xây dựng và phát triển thư viện Trường Đại học Công
nghiệp Hà Nội trong giai đoạn đổi mới đất nước”, Luận văn thạc sỹ khoa
học chuyên ngành Thông tin –thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[2]. Nguyễn Tiến Đức (1986), Nhu cầu tin và phương pháp điều tra nhu cầu tin,
Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Hà Nội.
[3]. Nguyễn Trường Giang (2010), “Nghiên cứu nhu cầu tin và mức độ đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin tại Trung tâm Thông tin thư viện Trường
Đại học Thành Đô”, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Thông tin –
thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[4]. Nguyễn Hữu Hùng (1998), “Phát triển hoạt động thông tin tư liệu trong thời
kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa”, Tạp chí thông tin tư liệu.
[5]. Hoàng Thị Thu Hương (2005), “Nghiên cứu nhu cầu tin và giải pháp đảm bảo
thông tin tại Trung tân tin học Bộ thủy sản”, Luận văn thạc sỹ khoa học
chuyên ngành Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[6]. Lê Thanh Huyền (2007), “Nghiên cứu các giải pháp nâng cấp thư viện
Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I”, Đề tài khoa học cấp
Trường, Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I.
[7]. Phạm Thanh Huyền (2007), Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại
Viện Thông tin Khoa học và Xã hội, Luận văn Thạc sĩ Khoa học, Đại học
Văn hoá Hà Nội.
[8]. Lưu Thanh Mai (2001) “Nghiên cứu nhu cầu tin ở Trung tâm nghiên cứu Bắc
Mỹ trong thời kỳ đổi mới đất nước”, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên
ngành Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[9]. Nguyễn Hữu Nghĩa (2002), “Nghiên cứu nhu cầu tin của cán bộ nghiên cứu
giảng dạy Trường Đại học Văn hóa Hà Nội”, Luận văn thạc sỹ khoa học
chuyên ngành Thông tin –thư viện, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[10]. Trần Thị Minh Nguyệt (2007), “Người dùng tin”, Tập bài giảng dùng cho
học viên cao học ngành Thông tin – Thư viện.
[11]. Nguyễn Thị Hồng Nhung (2008), “Nghiên cứu nhu cầu tin của các doanh
văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Thông tin – thư viện, Trường Đại học
Văn hóa Hà Nội.
[12]. Trần Thị Quý (2006), “Liên thông chia sẻ nguồn lực thông tin - Yếu tố quan trọng để các Trung tâm Thông tin thư viện đại học Việt Nam phát triển bền
vững”, Thông báo khoa học, (8), tr.44-52.
[13]. Phạm Quang Quyền (2009), “Tăng cường hoạt động thông tin – Thư viện Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội phục vụ cho sự nghiệp đào tạo của
trường”, Luận văn thạc sỹ khoa học chuyên ngành Thông tin –thư viện,
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội.
[14]. Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
[15]. Trần Mạnh Tuấn (1998), Giáo trình sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện, Trung tâm TTTL KH&CN Quốc gia, Hà Nội.
[16]. Trần Mạnh Tuấn (2008), “Nghiên cứu, xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch
vụ thông tin tại Viện Khoa học xã hội hiện nay”, Đề tài nghiên cứu cấp Bộ,
Viện Khoa học xã hội Việt nam.
[17]. Ủy ban Thường vụ Quốc hội Khóa X (2000), Pháp lệnh Thư viện, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
[18]. Lê Văn Viết (1999), “Xu hướng phát triển của thư viện trong 20 năm tới và
xu hướng đào tạo cán bộ ở Việt Nam, Tạp chí thông tin và tư liệu,(6), tr.6-9.
[19]. Đinh Quý Xuân (1992), “Tăng cường các hoạt động thông tin thư viện phục
vụ phát triển kinh tế xã hội”, Thông tin kinh tế kế hoạch.
[20]. Đường lối, chủ trương của Đảng về Cải cách hành chính trong tiến trình đổi mới, địa chỉ: http://caicachhanhchinh.gov.vn/PortalPlus.aspx?/vi- VN/News/71//101///
[21]. Trần Mạnh Tuấn, “Dịch vụ thông tin tại các Trung tâm Học liệu: Hiện trạng và Xu hướng phát triển”, địa chỉ: http://www.lrc.ctu.edu.vn/bantin/cong-tac-vien/47-cong-tac-vien/194-dch-v- thong-tin-ti-cac-trung-tam-hc-liu-hin-trng-va-xu-hng-phat-trin.html
PHỤ LỤC 1
PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU TIN
Để có cơ sở nhằm từng bước đáp ứng nhu cầu tin thông tin và nâng cao chất lượng bạn đọc có hiệu quả. Rất mong sự hợp tác của bạn đọc để trả lời các câu