2.1.1. Nhu cầu về nội dung tài liệu
Trong thời kỳ hội nhập WTO của nền kinh tế Việt Nam hiện nay, cũng như các Bộ ngành khác, Bộ Nội vụ là cơ quan của thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công trong lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Để tiếp thu những tinh hoa văn hoá thế giới, đồng thời loại trừ những tác hại đối với đất nước vai trò của các nhà quản lý, lãnh đạo Bộ là rất quan trọng. Việc nắm được các thông tin kịp thời và chính xác là điều kiện quyết định thành công của các nhà quản lý trong Bộ Nội vụ. Thông tin không chỉ giúp cho các nhà lãnh đạo ra được các quyết định đúng đắn và kịp thời mà còn giúp cho những người lãnh đạo tạo dựng được niềm tin, uy tín đối với cấp trên và nhân viên của mình, tạo nên khối thống nhất và phát triển trong cơ quan, đơn vị.
Các nhà quản lý, lãnh đạo ở các môi trường làm việc khác nhau tuỳ vào từng lĩnh vực họ quản lý, nên nội dung nhu cầu tin của họ khá phong phú.
Kết quả khảo sát cho thấy lĩnh vực thông tin mà các cán bộ, quản lý lãnh đạo tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ quan tâm nhiều nhất là lĩnh vực về khoa học xã
hội chiếm 26.8% trên tổng số các lĩnh vực mà họ quan tâm. Tiếp đến là lĩnh vực về kinh tế chiếm 26% trên tổng số. Nhìn trên bảng số liệu trên chúng ta có thể nhận thấy các lĩnh vực tài liệu mà nhà quản lý quan tâm cũng tương đối đồng đều. Lĩnh vực kinh tế và khoa học xã hội trong thực tế rất quan trọng của nó đối với các nhà quản lý lãnh đạo các cơ quan trong Bộ Nội vụ.
Bảng 2.1. Lĩnh vực quan tâm của các nhà quản lý lãnh đạo tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ
LĨNH VỰC QUAN TÂM TỔNG SỐ/250
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN CỬ NHÂN TRÊN ĐẠI HỌC
(Thạc sĩ, tiến sĩ…) SL % SL % SL % Khoa học tự nhiên 39 15.6 8 3.20 31 12.4 Khoa học kỹ thuật 16 6.40 4 1.60 12 4.80 Khoa học xã hội 67 26.8 7 2.80 60 24.0 Kinh tế 65 26.0 7 2.80 58 23.2 Nông nghiệp 17 6.80 6 2.40 11 4.40 Văn học nghệ thuật 46 18.4 9 3.60 37 14.8 0 10 20 30 40 50 60 70 80 TỔNG SỐ SL TỔNG SỐ % TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN CỬ NHÂN SL TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN CỬ NHÂN % TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN TRÊN ĐẠI HỌC (Thạc s ĩ, tiến s ĩ…) SL TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN TRÊN ĐẠI HỌC (Thạc s ĩ, tiến s ĩ…) %
Có thể thấy rằng nhóm nội dung thông tin được nhiều nhà quản lý quan tâm thuộc phạm vi mà họ đang trực tiếp quản lý, hay những lĩnh vực mang tính giải trí, các thông tin đang được cập nhật diễn ra hàng ngày… còn các lĩnh vực thông tin chỉ mang tính chất mở rộng hiểu biết thì hầu như họ không sử dụng.
2.1.2. Nhu cầu về ngôn ngữ của tài liệu
Trong giai đoạn hiện nay, thời kỳ hội nhập và phát triển, các nhà quản lý, lãnh đạo tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ quan tâm đến rất nhiều lĩnh vực. Bên cạnh tìm kiếm tài liệu bằng tiếng Việt, nhu cầu nghiên cứu các tài liệu được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau không còn xa lạ với bạn đọc.
Bảng 2.2. Khả năng sử dụng ngoại ngữ của các nhà quản lý lãnh đạo tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ
KHẢ NĂNG NGÔN NGỮ TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI 30-50 51- trên 60 SL % SL % SL % Tiếng Việt 250 100 250 100 250 100 Tiếng Anh 214 85.6 182 72.8 32 12.8 Tiếng Trung 67 26.8 40 16.0 27 10.8 Tiếng Nga 118 47.2 33 13.2 85 34.0 Tiếng Pháp 96 38.4 46 18.4 50 20.0 Ngôn ngữ khác 28 11.2 9 3.60 19 7.60 0 50 100 150 200 250 300 SL % SL % SL % 30-50 51- trên 60 TỔNG SỐ ĐỘ TUỔI Tiếng Việt Tiếng Anh Tiếng Trung Tiếng Nga Tiếng Pháp Ngôn ngữ khác
Tài liệu hiện nay rất phong phú và đa dạng, nhiều nguồn, bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Các nhà quản lý, lãnh đạo phải đọc các tài liệu trực tiếp bằng tiếng nước ngoài, hoặc đã qua dịch thuật. Hiện nay Bộ Nội vụ đã ký kết các bản hợp tác với các nước, hoặc có những dự án phát triển bằng chính ngôn ngữ của
các đối tác. Một số nhà quản lý không thể trực tiếp đọc được, hay trao đổi với các đối tác nước ngoài được mà phải thông qua phiên dịch hay các tài liệu đã được dịch thuật. Một số nhà quản lý, lãnh đạo bằng nhiều phương pháp khác nhau đã trang bị kiến thức ngoại ngữ để có thể trực tiếp giải quyết công việc của mình, hoặc tự đối thoại trực tiếp với các đối tác nước ngoài.
Tài liệu bằng tiếng Việt được ưu tiên sử dụng, bởi nó là ngôn ngữ bản địa, thuận lợi vì không phải tất cả các cán bộ quản lý đều có khả năng đọc tài liệu nước ngoài. Nhưng nếu chỉ sử dụng tiếng Việt sẽ hạn chế trong việc cập nhật thông tin, đồng thời không đáp ứng được công cuộc cải cách đất nước.
Từ khi nước ta thực hiện chính sách mở cửa giao lưu với các nước trong khu vực và trên thế giới, ngoại ngữ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để đáp ứng và thích nghi với những yêu cầu của xã hội, các cán bộ quản lý đã rất cố gắng nâng cao trình độ ngoại ngữ, làm quen với việc tiếp cận thông tin bằng tiếng nước ngoài.
Theo kết quả khảo sát, ngôn ngữ được sử dụng nhiều nhất là tiếng Việt với 100% người dùng tin sử dụng. Tiếp đó là tiếng Anh với 85.6 % người sử dụng và tiếng Nga với 47.2% người sử dụng. Điều này cho thấy ngôn ngữ mà các nhà quản lý, lãnh đạo quan tâm hàng đầu là các tài liệu bằng tiếng Việt đây là phương tiện giao tiếp chính của các nhà quản lý, lãnh đạo. Còn các ngoại ngữ khác mà các nhà quản lý sử dụng đều là những ngôn ngữ được nhiều nước trên thế giới sử dụng, ngôn ngữ mang tính quốc tế. Hiện nay, tiếng Anh được coi là thứ tiếng toàn cầu, là ngôn ngữ giao tiếp chính trong các buổi giao lưu hợp tác giữa các đối tác.
Tiếng Nga cũng là ngôn ngữ được các nhà quản lý, lãnh đạo tại các cơ quan Bộ Nội vụ quan tâm nhiều do nhiều cán bộ được đào tạo, nghiên cứu học tập tại Nga. Tài liệu bằng tiếng Nga cũng được sử dụng nhiều. Các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ là những đơn vị hành chính sự nghiệp quan trọng trong tổ chức hành chính bộ máy Nhà nước. Trước đây, các nhà quản lý, lãnh đạo của Việt Nam được sang Liên Xô theo học các ngành đào tạo. Hiện nay những nhà quản lý, lãnh đạo sử dụng tiếng Nga cũng chiếm một phần đáng kể, hầu hết là những người có độ tuổi trên 50. Ở Việt Nam từ những năm 90 trở về trước, phong trào học tiếng Nga rất
phát triển cũng như mối quan hệ giữa hai nước, chính trong giai đoạn đó tiếng Nga được dạy phổ biến ở các trường phổ thông. Việt Nam được hưởng khá nhiều sự giúp đỡ từ phía Nga và Liên Xô cũ cả về vật chất và đào tạo nhân lực. Từ khi Việt Nam ra nhập Cộng đồng các quốc gia nói tiếng Pháp, ngôn ngữ sử dụng trong các buổi hội thảo, hợp tác giao lưu nên tiếng Pháp cũng đang được sử dụng khá rộng rãi….
Xu hướng toàn cầu hoá ngày nay ngày nay đã tác động lớn tới sự phát triển tình hình kinh tế, chính trị, văn hoá của đất nước ta. Việc tiếp thu và trao đổi những thành quả của nền văn minh tiên tiến đòi hỏi mỗi chúng ta phải có khả năng sử dụng ngoại ngữ. Trong chiến lược phát triển nguồn lực thông tin, các thư viện rất chú trọng bổ sung sách ngoại văn. Tài liệu tiếng Anh chiếm tỉ lệ cao trong tổng số vốn tài liệu ngoại văn của các thư viện. Việc nắm vững ít nhất một ngoại ngữ sẽ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có thể mở rộng kiến thức cũng như quan hệ quốc tế.
Tuy nhiên phần lớn các nhà quản lý sử dụng ngoại ngữ trong giao tiếp đơn giản, tỉ lệ các nhà quản lý, lãnh đạo có thể sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong tra cứu và dịch tài liệu là rất ít. Điều này cho thấy khả năng sử dụng tài liệu bằng tiếng nước ngoài của các nhà quản lý, lãnh đạo còn thấp. Trong các cuộc trao đổi hợp tác họ thường có người phiên dịch. Họ thường sử dụng tài liệu đã qua dịch thuật. Đôi khi những thông tin mà đối tác đề cập đến người phiên dịch không triển khai được hết ý do họ không có chuyên môn sâu. Đây là một rào cản thông tin đối với cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ.
Tóm lại số lượng cán bộ quản lý sử dụng ngoại ngữ để tìm kiếm và trao đổi thông tin là rất thấp, hầu hết đều phải qua phiên dịch viên nên việc diễn đạt thông tin còn hạn chế.
2.1.3. Nhu cầu về hình thức của tài liệu
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động và làm thay đổi tới mọi mặt của đời sống xã hội, các loại hình tài liệu cùng ngày càng đa dạng, phong phú cả về nội dung và hình thức. Hiện nay tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đang duy trì hai nguồn tài liệu chính là nguồn thông tin điện tử và nguồn tài liệu trên giấy.
- Nguồn thông tin điện tử chủ yếu là các Website, CD-ROM, các CSDL điện tử toàn văn theo một chủ đề, các phim ảnh, băng tiếng lưu trữ dưới dạng điện tử.
- Nguồn thông tin trên giấy gồm có sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo dự án, bản tin (dưới dạng giấy và điện tử)…
Kết quả khảo sát cho thấy nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ quản lý, lãnh đạo như sau:
Bảng 2.3. Các loại hình tài liệu được cán bộ quản lý, lãnh đạo sử dụng tại Bộ Nội vụ và các cơ quan thuộc Bộ
LOẠI HÌNH TÀI LIỆU TỔNG SỐ NAM NỮ SL % SL % SL % Sách, tài liệu tham khảo 212 84.8 167 66.8 45 18.0 Luận án, luận văn 155 62.0 105 42.0 50 20.0 Báo cáo khoa học 89 35.6 52 20.8 37 14.8 Báo, tạp chí 187 74.8 149 59.6 38 15.2 Cơ sở dữ liệu 115 46.0 92 36.8 23 9.20 CD-ROM 43 17.2 31 12.4 12 4.80 Internet 220 88 185 74.0 35 14.0 0 50 100 150 200 250 CD -RO M Inte rnet TỔNG SỐ SL TỔNG SỐ % NAM SL NAM % NỮ SL NỮ %
Qua bảng thống kê trên chúng ta có thể thấy loại hình tài liệu được nhiều nhà quản lý, lãnh đạo sử dụng nhất là là Internet, tiếp đến là sách, tài liệu tham
khảo và báo, tạp chí, luận án, luận văn. Để quản lý tốt và nắm bắt được các thông tin mới cập nhật phục vụ cho việc phát triển của cơ quan trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các nhà quản lý không chỉ có nhu cầu về một loại hình tài liệu mà họ có nhu cầu sử dụng đồng thời rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Điều này thể hiện sự nhạy bén với thời cuộc cũng như khả năng tiếp cận nguồn tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ.
Ngoài tài liệu mang tính thời sự, ý nghĩa chính trị sâu sắc, cán bộ quản lý đã có sự chọn lọc và tìm kiếm những tài liệu mang tính khoa học như các báo cáo khoa học, sách tham khảo…. Với nhu cầu thông tin đa dạng của cán bộ quản lý, các cơ quan thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ cần củng cố và làm phong phú hơn nữa nguồn tài liệu của đơn vị mình nhằm phục vụ tốt nhu cầu của người dùng tin là cán bộ quản lý.
Bảng 2.4. Tần suất sử dụng các loại hình tài liệu của cán bộ quản lý
TT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU
TỔNG SỐ 30-50 51- trên 60 SL % SL % SL % 1 Sách, tài liệu tham khảo 212 84.8 95 38.0 117 46.8
Thường xuyên 166 66.4 64 25.6 102 40.8 Thỉnh thoảng 46 18.4 31 12.4 15 6.00 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 2 Luận án, luận văn 155 62.0 102 40.8 53 21.2
Thường xuyên 68 27.2 3.7 14.8 31 12.4 Thỉnh thoảng 87 34.8 65 26.0 22 8.80 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 3 Báo cáo khoa học 89 35.6 40 16.0 49 19.6
Thường xuyên 49 19.6 23 9.20 26 10.4 Thỉnh thoảng 40 16.0 17 6.80 23 9.20 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 4 Báo, tạp chí 187 74.8 98 39.2 89 35.6
Thường xuyên 99 39.6 47 18.8 52 20.8 Thỉnh thoảng 88 35.2 51 20.4 37 14.8 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0
5 CD-ROM 43 17.2 26 10.4 17 6.80 Thường xuyên 28 11.2 14 5.60 14 5.60 Thỉnh thoảng 15 6.00 12 4.80 3 1.20 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 6 CSDL 115 46.0 57 22.8 58 23.2
Thường xuyên 54 21.6 23 9.20 31 12.4 Thỉnh thoảng 61 24.4 34 13.6 27 10.8 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0 7 Internet 220 88.0 157 62.8 63 25.2
Thường xuyên 195 78.0 149 59.6 46 18.4 Thỉnh thoảng 25 10.0 8 3.20 17 6.80 Không bao giờ 0 0 0 0 0 0
0 50 100 150 200 250 CD- RO M CSD L Inte rnet TỔNG SỐ SL TỔNG SỐ % 30-50 SL 30-50 % 51- trên 60 SL 51- trên 60 %
Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ có tỷ lệ nam chiếm 78.3%, nữ chiếm 21.7%, Như vậy nam hơn 3/4 tổng số lãnh đạo trong khối các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ. Tuy nhiên, tỉ lệ cán bộ quản lý nữ sử dụng tài liệu cao hơn so với nam. Điều này cho thấy giới tính cũng ảnh hưởng tới việc sử dụng loại hình các tài liệu. Nữ giới có tính kiên trì, mềm mại, cần cù, vì vậy mà việc sử dụng tài liệu nhiều hơn nam giới.
Theo bảng 2.4, mức độ sử dụng các loại hình tài liệu của cán bộ quản lý là rất khác nhau. Với 7 loại hình tài liệu đã nêu qua bảng 2.4 chúng ta có thể thấy tần suất sử dụng các loại hình tài liệu ở các mức độ khác nhau. Nhu cầu tìm kiếm tài
liệu của cán bộ quản lý là rất đa dạng và phong phú. Chiếm tỷ lệ cao nhất là Internet với 88%. Có thể thấy được với sự phát triển của công nghệ thông tin và sự thích ứng của cán bộ quản lý với nguồn tài liệu này, họ sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu phù hợp và hiệu quả nhất. Tiếp đến là sách và tài liệu tham khảo chiếm 84.8%, đứng thứ ba là báo, tạp chí chiếm 74.8%, thứ tư là luận án, luận văn chiếm 62%, đứng thứ năm là cơ sở dữ liệu chiếm 46%, thứ sáu là báo cáo khoa học chiếm 35.6%, thứ bảy là CD-ROM chiếm 17.2%.
Tần suất sử dụng các loại hình tài liệu cũng có sự chênh lệnh giữa các độ tuổi, qua bảng thống kê nêu trên chúng ta có thể thấy được nhu cầu sử dụng các loại hình tài liệu ở các độ tuổi có sự chênh lệch tương đối. Ở độ tuổi từ 30-50 cán bộ quản lý còn đang trong giai đoạn học tập, nghiên cứu và tích lũy kinh nghiệm nên tần suất sử dụng thông tin là rất cao. Mức độ sử dụng Internet có sự chênh lệch khá rõ rệt: ở độ tuổi từ 30-50 tỷ lệ sử dụng Internet chiếm 62.8% trong tổng 88% nhu cầu sử dụng. Ở độ tuổi từ 51- 60 thì nhu cầu sử dụng ít hơn, do lúc này việc học tập và nghiên cứu của cán bộ quản lý đã có được những thành quả nhất