7. Kết cấu luận văn
3.2.1.2. Về hình thức
Kiến nghị đầu tiên của chúng tôi về hình thức của bản tin là tòa soạn nên cân nhắc việc chuyển sang in màu hoặc in một số trang màu. Xét về mục đích đọc bản tin, hiện nay, bản tin Chúng ta đã đáp ứng khá tốt nhu cầu cập nhật tin tức của 95,33% công chúng FPT, tuy nhiên, có hơn 1/2 người FPT đọc bản tin nhằm mục đích giải trí, vì vậy, bản tin nên được thiết kế hấp dẫn hơn và bổ sung màu cho bản tin cũng là một cách đáp ứng nhu cầu công chúng hiệu quả. Như mục 3.1.1 đã nêu, có 42 người mong bản tin sẽ chuyển sang in màu thay vì in đen trắng như hiện nay. Nếu bản tin Chúng ta không có sự thay đổi, nó sẽ mất dần công chúng hoặc mức độ thỏa mãn của công chúng sẽ thấp đi. Khảo sát nhanh một số bản tin của các công ty thành viên FPT như Cóc đọc, Cucumber, FIS Link, Người phân phối, The FOX, Flat Eyes, Người Tiên Phong…, chúng tôi nhận thấy chỉ có bản tin Chúng ta và 1 bản tin khác in đen trắng, còn lại, các bản tin đều được in màu.
Thứ hai, chúng tôi nhận thấy, chất lượng ảnh của bản tin còn ở mức trung bình. Phần lớn ảnh của bản tin đang ở dạng minh họa cho bài viết, tin tức; chú thích ảnh đơn thuần mô tả sự kiện đang diễn ra trong ảnh, vì vậy, bộ mặt ảnh của bản tin đơn điệu và kém sinh động. Theo chúng tôi được biết, tòa soạn không có phóng viên ảnh chuyên trách, do vậy, một trong các giải pháp có thể được tòa soạn tính đến là tuyển phóng viên ảnh chuyên trách hoặc tổ chức đào tạo kỹ năng chụp ảnh báo chí cho các phóng viên cơ hữu. Ngoài ra, bản tin còn nặng về chữ, trung bình 1 ảnh/trang A4 là một tỷ lệ khiêm tốn. Bản tin nên bổ sung thêm 1-2 ảnh/trang để trở nên sinh động hơn, thu hút công chúng hơn.
78
95,33% công chúng đọc bản tin nhằm mục đích Cập nhật thông tin về FPT. Và có đến 96% số người được hỏi cho biết họ quan tâm đọc các tin tức của Tập đoàn; 53,33% quan tâm tin tức của các công ty thành viên. Như vậy, về cơ bản, mục đích của công chúng FPT khi đọc bản tin Chúng ta đã được đáp ứng. Tuy nhiên, vẫn có 112 người đề xuất nên tăng diện tích cho trang tin tức. Trong thực tế, kể từ tháng 8/2010, số trang tin tức của bản tin đã giảm từ 4-5 trang/số còn 2 trang/số theo định hướng mới của tòa soạn (như chúng tôi đã dẫn ở chương 2 và mục 3.1.2 trên đây). Trong khi đó, kết quả khảo sát tương quan việc đọc bản tin Chúng ta so với các kênh truyền thông khác của FPT cho thấy, trang tin điện tử chỉ thu hút 197 người so với 300 người đọc bản tin Chúng ta. Như vậy, tòa soạn Chúng ta cần có thông báo, giải thích về sự chuyển đổi này trên cả 2 kênh là bản tin điện tử và bản tin giấy; đồng thời tăng cường truyền thông để thu hút công chúng vào đọc tin trên bản tin điện tử nhưng không làm mất đi lượng công chúng hiện hữu của bản tin giấy.
Bên cạnh mục Tin tức, những chuyên trang, chuyên mục cần được tòa soạn Chúng ta chú trọng là: Nhịp sống FPT, Bình luận theo sự kiện, Văn hóa, Thư giãn (thông qua truyện cười hoặc ảnh vui…), Một vòng kinh doanh. Ngoài ra, chúng tôi đề xuất tòa soạn xem xét việc mở chuyên trang, chuyên mục mới là Thông tin về đối thủ cạnh tranh của FPT và Chân dung, đáp ứng nhu cầu của công chúng.
Các thể loại thu hút nhiều sự quan tâm của công chúng nhất là tin tức nói chung, phỏng vấn và phóng sự ảnh. Do vậy, tòa soạn nên tận dụng thế mạnh này trong việc truyền tải những thông tin, thông điệp quan trọng và cần thiết đến cho công chúng FPT.
3.2.1.3. Về hiệu quả và mức độ thỏa mãn công chúng
Tổng hợp đánh giá của công chúng FPT về kênh truyền thông cung cấp thông tin về FPT nhanh nhất cho thấy, hệ thống email nội bộ của FPT được nhìn nhận là kênh truyền thông nhanh nhất. Tiếp đó là bản tin Chúng ta giấy và bản tin điện tử.
79
Tìm hiểu về hệ thống kênh truyền thông trong FPT, chúng tôi nhận thấy có xu hướng điện tử hóa các bản tin của Tập đoàn này, dựa trên cơ sở tận dụng thế mạnh của internet.
Trở lại với công chúng tại FPT – đối tượng nghiên cứu của luận văn này, chúng tôi thiết nghĩ, bản tin Chúng ta nên tận dụng kênh email nội bộ - kênh truyền thông nhanh nhất theo đánh giá của công chúng FPT – hỗ trợ cho công tác đưa bản tin đến công chúng của mình một cách nhanh nhất. Cụ thể, mỗi lần phát hành, tòa soạn có thể sử dụng email thông báo cho toàn bộ công chúng FPT như một cách nhắc nhở công chúng tìm đọc ngay; đảm bảo các tin tức thời sự, quan trọng được công chúng đón nhận kịp thời.
Bản tin Chúng ta là phương tiện truyền thông giữ vai trò chủ đạo trong hệ thống kênh truyền thông của FPT, do đó, nó là một trong các yếu tố tác động đến tâm tư, suy nghĩ và hành động của công chúng FPT. Mức độ gắn bó của người FPT với công ty là thành quả của nhiều hoạt động, là trách nhiệm của nhiều phòng ban, gồm các cấp lãnh đạo, nhân sự…, nhưng bản tin Chúng ta cũng đóng vai trò quan trọng. Như chương 2 đã phân tích, trong nhóm công chúng đánh giá bản tin Chúng ta đáp ứng nhu cầu của họ ở mức 5-6 điểm thì 41,18% số họ là công chúng có thâm niên dưới 1 năm. Một lần nữa, chúng tôi kiến nghị bản tin nên tập trung hơn vào việc truyền thông cho nhóm công chúng có thâm niên dưới 1 năm tại FPT. Nhóm công chúng này có một số điểm chung như: độ tuổi phổ biến dưới 30, level 2, là đội ngũ kế cận của FPT trong tương lai.
Một trong các thước đo sự thỏa mãn của công chúng là tần suất, nội dung trao đổi giữa công chúng với tòa soạn và tỷ lệ các khiếu nại, đề xuất của công chúng được tòa soạn giải quyết. Với tỷ lệ 16,67% ở nhóm công chúng thường xuyên trao đổivới tòa soạn và 9,09% đối với nhóm có vài lần trao đổi là các yêu cầu đính chính thông tin sai lệch, tòa soạn Chúng ta nên ghi chép các trao đổi của công chúng cũng như cách thức giải quyết chúng một cách hệ thống, liên tục hơn. Chuyên mục Hộp
80
thư bạn đọc nên được quan tâm đúng mức, dành diện tích hợp lý trong bản tin. Quan trọng hơn, các phóng viên, biên tập viên của tòa soạn Chúng ta nên kiểm tra chéo và kỹ lưỡng hơn các thông tin trước khi xuất bản. Ngoài ra, tòa soạn nên thực hiện định kỳ khảo sát công chúng mỗi 3-6 tháng để có cơ sở điều chỉnh, tăng mức độ thỏa mãn của công chúng.
Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết, vào thời điểm tháng 9/2010, tòa soạn Chúng ta tại Hà Nội và TPHCM chỉ có 12 người đảm trách việc xuất bản hàng tuần bản tin 20-24 trang. Thư ký tòa soạn bản tin cho chúng tôi biết: “Phóng viên của tòa soạn thực hiện khoảng 20% lượng tin bài, 70-80% còn lại do cộng tác viên cung cấp nguồn tin hoặc gửi tin bài. Mặc dù vậy, phần đông cộng tác viên lại không có chuyên môn, người viết tốt thì lười viết hoặc không có thời gian viết nên khối lượng công việc của tòa soạn là rất nhiều. Tòa soạn hầu như không có bài “để dành”, mà có bài nào, tin nào là đăng bài đó cho nên không tránh khỏi thiếu sót.” (PVS 03).
Đây là một thách thức lớn, đòi hỏi tòa soạn bản tin Chúng ta phải hết sức nỗ lực. Vì vậy, bên cạnh những đề xuất trên đây, chúng tôi hoàn toàn thông cảm và chia sẻ những khó khăn của tòa soạn hiện tại; hy vọng rằng tòa soạn sẽ sớm được bổ sung nguồn nhân lực, được lãnh đạo tập đoàn hỗ trợ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công chúng FPT.
Bên cạnh đó, chúng tôi nhận thấy, mỗi công ty thành viên của FPT có một loạt kênh truyền thông riêng, tạo thành một hệ thống kênh truyền thông tương đối đa dạng trong tập đoàn FPT. Đây là một thách thức song cũng là thuận lợi cho tòa soạn bản tin Chúng ta. Họ nên tận dụng đặc điểm này, phối hợp với các kênh truyền thông đó để tương tác với công chúng sâu rộng hơn. Tòa soạn có thể sử dụng các danh hiệu, phần thưởng, quà tặng… để khuyến khích công chúng tương tác với tòa soạn.