7. Kết cấu luận văn
3.2. Một số kiến nghị với bản tin Chúngta và công chúng FPT
3.2.1. Kiến nghị với bản tin
3.2.1.1. Về nội dung
Nhóm công chúng trung thành hơn cả của bản tin, thể hiện qua việc số nào cũng đọc và không bỏ sót thông tin nào trên bản tin là công chúng dưới 30 tuổi và đã làm tại FPT hơn 3 năm. Như trên đã nhận định, những người có thời gian công tác càng lâu tại FPT thì mức độ theo dõi bản tin Chúng ta là thường xuyên, liên tục hơn. Tuy nhiên, bản tin của một doanh nghiệp còn có nhiệm vụ truyền thông thông suốt trong doanh nghiệp đó, là phương tiện gắn kết và giữ chân nhân viên. Vì thế, bản tin Chúng ta cần xây dựng cho mình một lượng công chúng trung thành là các cán bộ nhân viên làm tại FPT dưới 3 năm, chứ không chỉ dành mối quan tâm cho những cán bộ nhân viên đã làm trên 3 năm. Để làm được điều này, bản tin nên tăng cường các nội dung phù hợp với nhu cầu của nhóm công chúng đó.
Một trong các đặc điểm của bản tin của doanh nghiệp là nó chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Và thách thức đối với bản tin của doanh nghiệp nói chung và bản tin Chúng ta của FPT nói riêng là cần cân bằng giữa việc thỏa mãn công chúng là nhân viên và công chúng là lãnh đạo. Nhưng trên hết, nó phải đảm bảo tính chân thực, khách quan. Nam, dưới 30 tuổi, là cán bộ chức năng đã đề xuất: “Các bài viết nên chính xác và khách quan hơn, nhiều bài viết vẫn mang tính chất “cúng cụ”, chưa thực sự đúng với tình hình thực tế, đặc biệt là ở các đơn vị thành viên”. Đây là cơ sở để tòa soạn Chúng ta cân nhắc và xem xét lại nội dung các bài viết trên bản tin.
Thêm nữa, tòa soạn bản tin Chúng ta nên sớm thiết lập quy chế bảo mật thông tin, để phù hợp với thực tế là công chúng của bản tin không chỉ có công chúng nội bộ mà còn là các nhóm công chúng bên ngoài công ty. Trong quy chế cần phân định rõ các cấp độ thông tin cần bảo mật (những thông tin nào được phép đăng tải trên bản
77
tin, những thông tin nào dành riêng cho công chúng nội bộ thì có thể thông báo bằng một số kênh khác); quy định các cấp phê duyệt thông tin cần bảo mật và biện pháp khắc phục, phòng ngừa sự cố vi phạm bảo mật thông tin.
3.2.1.2. Về hình thức
Kiến nghị đầu tiên của chúng tôi về hình thức của bản tin là tòa soạn nên cân nhắc việc chuyển sang in màu hoặc in một số trang màu. Xét về mục đích đọc bản tin, hiện nay, bản tin Chúng ta đã đáp ứng khá tốt nhu cầu cập nhật tin tức của 95,33% công chúng FPT, tuy nhiên, có hơn 1/2 người FPT đọc bản tin nhằm mục đích giải trí, vì vậy, bản tin nên được thiết kế hấp dẫn hơn và bổ sung màu cho bản tin cũng là một cách đáp ứng nhu cầu công chúng hiệu quả. Như mục 3.1.1 đã nêu, có 42 người mong bản tin sẽ chuyển sang in màu thay vì in đen trắng như hiện nay. Nếu bản tin Chúng ta không có sự thay đổi, nó sẽ mất dần công chúng hoặc mức độ thỏa mãn của công chúng sẽ thấp đi. Khảo sát nhanh một số bản tin của các công ty thành viên FPT như Cóc đọc, Cucumber, FIS Link, Người phân phối, The FOX, Flat Eyes, Người Tiên Phong…, chúng tôi nhận thấy chỉ có bản tin Chúng ta và 1 bản tin khác in đen trắng, còn lại, các bản tin đều được in màu.
Thứ hai, chúng tôi nhận thấy, chất lượng ảnh của bản tin còn ở mức trung bình. Phần lớn ảnh của bản tin đang ở dạng minh họa cho bài viết, tin tức; chú thích ảnh đơn thuần mô tả sự kiện đang diễn ra trong ảnh, vì vậy, bộ mặt ảnh của bản tin đơn điệu và kém sinh động. Theo chúng tôi được biết, tòa soạn không có phóng viên ảnh chuyên trách, do vậy, một trong các giải pháp có thể được tòa soạn tính đến là tuyển phóng viên ảnh chuyên trách hoặc tổ chức đào tạo kỹ năng chụp ảnh báo chí cho các phóng viên cơ hữu. Ngoài ra, bản tin còn nặng về chữ, trung bình 1 ảnh/trang A4 là một tỷ lệ khiêm tốn. Bản tin nên bổ sung thêm 1-2 ảnh/trang để trở nên sinh động hơn, thu hút công chúng hơn.
78
95,33% công chúng đọc bản tin nhằm mục đích Cập nhật thông tin về FPT. Và có đến 96% số người được hỏi cho biết họ quan tâm đọc các tin tức của Tập đoàn; 53,33% quan tâm tin tức của các công ty thành viên. Như vậy, về cơ bản, mục đích của công chúng FPT khi đọc bản tin Chúng ta đã được đáp ứng. Tuy nhiên, vẫn có 112 người đề xuất nên tăng diện tích cho trang tin tức. Trong thực tế, kể từ tháng 8/2010, số trang tin tức của bản tin đã giảm từ 4-5 trang/số còn 2 trang/số theo định hướng mới của tòa soạn (như chúng tôi đã dẫn ở chương 2 và mục 3.1.2 trên đây). Trong khi đó, kết quả khảo sát tương quan việc đọc bản tin Chúng ta so với các kênh truyền thông khác của FPT cho thấy, trang tin điện tử chỉ thu hút 197 người so với 300 người đọc bản tin Chúng ta. Như vậy, tòa soạn Chúng ta cần có thông báo, giải thích về sự chuyển đổi này trên cả 2 kênh là bản tin điện tử và bản tin giấy; đồng thời tăng cường truyền thông để thu hút công chúng vào đọc tin trên bản tin điện tử nhưng không làm mất đi lượng công chúng hiện hữu của bản tin giấy.
Bên cạnh mục Tin tức, những chuyên trang, chuyên mục cần được tòa soạn Chúng ta chú trọng là: Nhịp sống FPT, Bình luận theo sự kiện, Văn hóa, Thư giãn (thông qua truyện cười hoặc ảnh vui…), Một vòng kinh doanh. Ngoài ra, chúng tôi đề xuất tòa soạn xem xét việc mở chuyên trang, chuyên mục mới là Thông tin về đối thủ cạnh tranh của FPT và Chân dung, đáp ứng nhu cầu của công chúng.
Các thể loại thu hút nhiều sự quan tâm của công chúng nhất là tin tức nói chung, phỏng vấn và phóng sự ảnh. Do vậy, tòa soạn nên tận dụng thế mạnh này trong việc truyền tải những thông tin, thông điệp quan trọng và cần thiết đến cho công chúng FPT.
3.2.1.3. Về hiệu quả và mức độ thỏa mãn công chúng
Tổng hợp đánh giá của công chúng FPT về kênh truyền thông cung cấp thông tin về FPT nhanh nhất cho thấy, hệ thống email nội bộ của FPT được nhìn nhận là kênh truyền thông nhanh nhất. Tiếp đó là bản tin Chúng ta giấy và bản tin điện tử.
79
Tìm hiểu về hệ thống kênh truyền thông trong FPT, chúng tôi nhận thấy có xu hướng điện tử hóa các bản tin của Tập đoàn này, dựa trên cơ sở tận dụng thế mạnh của internet.
Trở lại với công chúng tại FPT – đối tượng nghiên cứu của luận văn này, chúng tôi thiết nghĩ, bản tin Chúng ta nên tận dụng kênh email nội bộ - kênh truyền thông nhanh nhất theo đánh giá của công chúng FPT – hỗ trợ cho công tác đưa bản tin đến công chúng của mình một cách nhanh nhất. Cụ thể, mỗi lần phát hành, tòa soạn có thể sử dụng email thông báo cho toàn bộ công chúng FPT như một cách nhắc nhở công chúng tìm đọc ngay; đảm bảo các tin tức thời sự, quan trọng được công chúng đón nhận kịp thời.
Bản tin Chúng ta là phương tiện truyền thông giữ vai trò chủ đạo trong hệ thống kênh truyền thông của FPT, do đó, nó là một trong các yếu tố tác động đến tâm tư, suy nghĩ và hành động của công chúng FPT. Mức độ gắn bó của người FPT với công ty là thành quả của nhiều hoạt động, là trách nhiệm của nhiều phòng ban, gồm các cấp lãnh đạo, nhân sự…, nhưng bản tin Chúng ta cũng đóng vai trò quan trọng. Như chương 2 đã phân tích, trong nhóm công chúng đánh giá bản tin Chúng ta đáp ứng nhu cầu của họ ở mức 5-6 điểm thì 41,18% số họ là công chúng có thâm niên dưới 1 năm. Một lần nữa, chúng tôi kiến nghị bản tin nên tập trung hơn vào việc truyền thông cho nhóm công chúng có thâm niên dưới 1 năm tại FPT. Nhóm công chúng này có một số điểm chung như: độ tuổi phổ biến dưới 30, level 2, là đội ngũ kế cận của FPT trong tương lai.
Một trong các thước đo sự thỏa mãn của công chúng là tần suất, nội dung trao đổi giữa công chúng với tòa soạn và tỷ lệ các khiếu nại, đề xuất của công chúng được tòa soạn giải quyết. Với tỷ lệ 16,67% ở nhóm công chúng thường xuyên trao đổivới tòa soạn và 9,09% đối với nhóm có vài lần trao đổi là các yêu cầu đính chính thông tin sai lệch, tòa soạn Chúng ta nên ghi chép các trao đổi của công chúng cũng như cách thức giải quyết chúng một cách hệ thống, liên tục hơn. Chuyên mục Hộp
80
thư bạn đọc nên được quan tâm đúng mức, dành diện tích hợp lý trong bản tin. Quan trọng hơn, các phóng viên, biên tập viên của tòa soạn Chúng ta nên kiểm tra chéo và kỹ lưỡng hơn các thông tin trước khi xuất bản. Ngoài ra, tòa soạn nên thực hiện định kỳ khảo sát công chúng mỗi 3-6 tháng để có cơ sở điều chỉnh, tăng mức độ thỏa mãn của công chúng.
Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết, vào thời điểm tháng 9/2010, tòa soạn Chúng ta tại Hà Nội và TPHCM chỉ có 12 người đảm trách việc xuất bản hàng tuần bản tin 20-24 trang. Thư ký tòa soạn bản tin cho chúng tôi biết: “Phóng viên của tòa soạn thực hiện khoảng 20% lượng tin bài, 70-80% còn lại do cộng tác viên cung cấp nguồn tin hoặc gửi tin bài. Mặc dù vậy, phần đông cộng tác viên lại không có chuyên môn, người viết tốt thì lười viết hoặc không có thời gian viết nên khối lượng công việc của tòa soạn là rất nhiều. Tòa soạn hầu như không có bài “để dành”, mà có bài nào, tin nào là đăng bài đó cho nên không tránh khỏi thiếu sót.” (PVS 03).
Đây là một thách thức lớn, đòi hỏi tòa soạn bản tin Chúng ta phải hết sức nỗ lực. Vì vậy, bên cạnh những đề xuất trên đây, chúng tôi hoàn toàn thông cảm và chia sẻ những khó khăn của tòa soạn hiện tại; hy vọng rằng tòa soạn sẽ sớm được bổ sung nguồn nhân lực, được lãnh đạo tập đoàn hỗ trợ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công chúng FPT.
Bên cạnh đó, chúng tôi nhận thấy, mỗi công ty thành viên của FPT có một loạt kênh truyền thông riêng, tạo thành một hệ thống kênh truyền thông tương đối đa dạng trong tập đoàn FPT. Đây là một thách thức song cũng là thuận lợi cho tòa soạn bản tin Chúng ta. Họ nên tận dụng đặc điểm này, phối hợp với các kênh truyền thông đó để tương tác với công chúng sâu rộng hơn. Tòa soạn có thể sử dụng các danh hiệu, phần thưởng, quà tặng… để khuyến khích công chúng tương tác với tòa soạn.
81
Ghi nhận trao đổi của công chúng là phương tiện, là cơ sở để bản tin Chúng ta đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của công chúng. Vì vậy, chúng tôi đề xuất công chúng FPT tăng cường trao đổi với tòa soạn về các vấn đề như: bày tỏ nhu cầu, góp ý, đánh giá về tính xác thực hay hiệu quả… của các thông tin mà họ tiếp nhận được từ bản tin.
Trước hết, chúng tôi đánh giá cao việc công chúng FPT cộng tác tin bài với tòa soạn Chúng ta và mong họ tiếp tục phát huy vai trò này.
Bên cạnh đó, chúng tôi khuyến nghị công chúng FPT tăng cường tương tác với tòa soạn Chúng ta. Vì như đã phân tích ở chương 1, bản tin của một doanh nghiệp đóng góp vào sự phát triển cũng như tồn tại của doanh nghiệp và do đó nó có liên quan mật thiết đến quyền lợi của công chúng.
Cụ thể, khi tiếp nhận những thông tin hữu ích trên bản tin Chúng ta thì công chúng FPT nên có hình thức khen ngợi, ghi nhận thông qua trao đổi trực tiếp, email… Sự khen ngợi của công chúng đối với các nhà truyền thông sẽ có tác dụng tích cực, là động lực để bản tin tiếp tục hoàn thiện.
Ngoài ra, trong trường hợp bản tin đăng tải thông tin sai lệch, gây hậu quả xấu cho công ty hay công chúng, công chúng nên chọn hình thức phản hồi nhanh và phù hợp nhất để tòa soạn có biện pháp khắc phục kịp thời.
Thêm vào đó, công chúng nên đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả của bản tin bằng việc gửi các đề xuất cải tiến.
Tiểu kết chƣơng 3
Trong chương này, luận văn đã đưa ra những nhận định và kiến nghị của công chúng về một số yếu tố cơ bản của bản tin Chúng ta như nội dung, hình thức, khâu phát hành bản tin… Đây là cứ liệu thực tế và quan trọng nhằm góp phần nâng cao mức độ thỏa mãn nhu cầu công chúng của bản tin này.
82
Trên cơ sở tổng hợp và phân tích, bước đầu, luận văn cũng đưa ra một số đề xuất của mình đối với bản tin Chúng ta và công chúng FPT nhằm 2 mục đích: giúp bản tin cải tiến và thỏa mãn hơn nhu cầu của công chúng FPT và công chúng FPT tham gia tích cực hơn nữa đối với sự phát triển của bản tin. Luận văn đồng thời chỉ ra sự cần thiết của công tác nghiên cứu công chúng. Bằng việc định kỳ khảo sát công chúng, tòa soạn Chúng ta sẽ có cơ sở thực tế để điều chỉnh và xây dựng kế hoạch phù hợp – một hoạt động không thể bỏ qua trong quá trình phát triển./.
83
KẾT LUẬN
Trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống truyền thông để quảng bá cho hình ảnh của mình; xây dựng và duy trì mối quan hệ với công chúng. Trong hệ thống truyền thông đó, bản tin đáng được quan tâm chú ý đúng mức. Nó hướng đến công chúng mục tiêu là công chúng nội bộ của doanh nghiệp, là phương tiện gắn kết công chúng nội bộ. Mỗi người trong số họ lại có thể là một đại sứ truyền thông, tiếp tục truyền đi các thông điệp mà họ nhận được cho những nhóm công chúng khác như gia đình, bạn bè, đối tác, cổ đông, khách hàng… Như vậy, bản tin còn là một trong các phương tiện nhằm xây dựng quan hệ với công chúng bên ngoài của doanh nghiệp. Nếu được tổ chức thực hiện tốt, bản tin sẽ hỗ trợ đắc lực cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khuôn khổ cho phép của một luận văn thạc sỹ, chúng tôi đã tìm hiểu một số cơ sở lý luận về bản tin; lý thuyết truyền thông đại chúng và hướng nghiên cứu xã hội học về công chúng trong chương 1. Bên cạnh đó, luận văn đã đưa ra những thông tin cơ bản nhất về Bản tin Chúng ta của FPT – một bản tin có 15 năm tuổi nghề và 10.000 công chúng tại FPT. Bước đầu, chương này đã góp phần làm sáng tỏ thêm một số vấn đề lý luận về loại hình bản tin và định vị vai trò, vị trí của bản tin trong hệ thống truyền thông cũng như đối với các doanh nghiệp ngày nay; chỉ ra sự cần thiết của công tác nghiên cứu về bản tin cũng như công chúng của nó.
Chương 2 đi sâu vào tìm hiểu công chúng FPT trong mối quan hệ tiếp nhận thông tin của bản tin Chúng ta. Cụ thể, chúng tôi đã nghiên cứu Mức độ và cách thức tiếp nhận thông tin của công chúng; Tác động và hiệu quả của bản tin Chúng ta và Mức độ thỏa mãn của công chúng FPT. Đây là những vấn đề cơ bản khi nghiên cứu về công chúng trong mối quan hệ tiếp nhận phương tiện truyền thông.
84
Chương 3 là tập hợp các đánh giá, kiến nghị của công chúng đối với bản tin này đồng thời nêu ra một số đề xuất của luận văn nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của bản tin. Về mặt ý nghĩa thực tiễn, luận văn đã phân tích và tổng hợp từ