* Bộ phận Lễ tân
- Đón tiếp và hướng dẫn khách làm thủ tục đăng ký, thủ tục trả buồng khách sạn;
- Bố trí buồng cho khách và theo dõi tình hình khách lưu trú;
- Theo dõi và cập nhật tình trạng buồng;
- Tiếp nhận các yêu cầu của khách và thông báo các bộ phận có liên quan; - Thực hiện các dịch vụ cho khách;
- Giải quyết các thắc mắc phàn nàn của khách;
- Theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách;
- Thanh toán và tiễn khách;
- Tham gia vào công tác quảng cáo và tiếp thị của khách sạn;
- Thực hiện tốt công việc chuẩn bị, quản lý hồ sơ của khách.
* Khối Buồng ngủ
- Vệ sinh buồng ngủ và vệ sinh khu vực công cộng như: sảnh, hành lang, cầu thang,…
- Theo dõi tình và sử dụng các trang thiết bị trong buồng và khối buồng ngủ;
- Theo dõi, cập nhật tình hình khách lưu tru tại khách sạn, tình trạng buồng;
- Chịu trách nhiệm quản lý đồ vải của khách sạn và của khách gửi giặt ủi;
* Khối ăn uống
- Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu
hoặc theo thực đơn của nhà hàng đưa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm;
- Công tác bảo quản thực phẩm, nguyên liệu,…
- Nghiên cứu, bổ sung các món ăn mới vào thực đơn của khách sạn;
- Tổ chức phục vụ khách đến ăn, uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngoài cho khách khi có yêu cầu;
- Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hộitrường hoặc phòng họp theo hợpđồngđã ký kết.
* Khối dịch vụ bổ sung
Phục vụ khách các dịch vụ như: massage, xông hơi, sauna, bar, hồ bơi,
hội nghị,….Chịu trách nhiệm về chấtlượngtrước Giám đốc khách sạn.
* Bộ phận An ninh
- Phát hiện và phòng ngừa những nguy cơ có thể xẩy ra như: trộm cắp, đánh
bom, đe dọa,…
- Bảo vệ an ninh trật tự trong khách sạn cũngnhư bảo vệ tính mạng, tài sản của khách; - Phối hợp với phòng Hành chính – Nhân sự về việc chấm công cho Cán bộ, lao
động của khách sạn.
* Phòng Hành chính – Nhân sự
- Lập và thực hiện kế hoạch về biên chế tiền lương và phúc lợi hàng năm;
- Thực hiện công tác chiêu mộ, tuyển dụng cán bộ công nhân viên; - Xử lý công nhân viên vi phạm kỷ luật theo qui chế, điều lệ đã qui định;
- Tiếp nhận ý kiến tư vấn và giải quyết ý kiến khiếu tố về nhân sự lao động; - Tổ chức kiểm tra, đánh giá cán bộ, công nhân viên. Tổ chức công tác thẩm tra, tham mưu cho Giám đốc điều hành việc ký kết hợp đồng lao động;
- Đào tạo và phát triển nghề nghiệp của nhân viên;
- Phúc tra chấm công để tính lương của cán bộ, công nhân viên;
- Cung cấp các dịch vụ hành chính cho các phòng ban chức năng trong khách
sạn như: cung cấp văn phòng phẩm và các dịch vụ khác theo yêu cầu cụ thể của các
phòng ban, văn thư và lưu trữ,…
- Chuyển các báo biểu cho người chủ quản có liên quan phê duyệt, sau đó
chuyển tới bộ phận có liên quan và lưu hồ sơ lưu trữ;
- Tiếp khách và sắp xếp thời gian tiếp khách của cấp trên;
- Làm tốt công tác bảo vệ, theo dõi chấp hành giờ giấc, nội qui của cán bộ, công
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của KSTLNT
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự khách sạn năm 2012 [19].
Giám đốc điều hành Tổng quản lý Phòng Kinh doanh – Tiếp thị Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận An ninh Bộ phận Lễ tân
Khối Buồng ngủ Khối ăn uống Khối Dịch vụ bổ sung
Phục vụ buồng Giặt ủi Tạp vụ Bộ phận bếp Bộ phận Bàn Bộ phận Bar 33
* Phòng Tài chính - Kế toán
- Quản lý tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn;
- Theo dõi thanh toán, công nợ, thực hiện các chế độ báo cáo, quyết toán đúng
nguyên tắc, đúng định kỳ, bảo đảm sự trong sạch và lành mạnh về tài chính; - Quản lý vốn;
- Thực hiện công tác hạch toán và kiểm tra…
* Phòng Kinh doanh – Tiếp thị
- Xây dựng kế hoạch về các chỉ tiêu cho từng năm, từ đó phân bổ cho từng thời điểm trong năm và cho các bộ phận.
- Cung cấp các thông tin về chương trình bán hàng đến các khách hàng, như
chính sách chiết khấu, hoa hồng, khuyến mãi… Soạn thảo các hợp đồng mua bán với các đại lý, các kênh phân phối;
- Theo dõi và đôn đốc thanh toán đúng hạn;
- Tiếp nhận khiếu nại khách hàng….
- Chịu trách nhiệm về việc lập và thực hiện các chiến lược marketing của khách
sạn. Tập trung khai thác khách quốc tế đặc biệt là khách Nga;
- Chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh, thương hiệu của Khách sạn trên thị trường Việt Nam và quốc tế;
- Thu thập các thông tin về thị trường, khách hàng, đối tác,…