Thiết lập hệ thống các nhà cung ứng đầu vào là hết sức quan trọng đối với mỗi
khách sạn. Việc thiết lập này giúp cho khách sạn luôn chủ động được nguồn nguyên liệu, thực phẩm và vật tư đầu vào để luôn duy trì tính ổn định trong hoạt động sản
xuất, phục vụ khách hàng. Trong thời gian qua, khách sạn đã đang thực hiện được
công việc này. Tuy nhiên chưa thực sự tập trung về mặt chiều sâu và quy mô hoạt động. Cần tăng cường hơn nữa trong việc thiết lập với các nhà cung ứng, đối tác không
chỉ trong khu vực thành phố Nha Trang mà còn mở rộng ra các tỉnh lân cận. Việc lựa
chọn các nhà cung ứng phải trên cơ sở đảm bảo quyền lợi của hai bên và có sự thỏa
thuận của hai bên về mức độ dao động giá cũng như chất lượng nguyên liệu đầu vào phải thông qua hợp đồng. Khi lựa chọn nguồn, người cung ứng trên cơ sở đảm bảo các
yêu cầu sau:
- Thường xuyên đảm bảo chất lượng nguyên liệu, hàng hóa, vật tư.
- Giá cả hợp lý.
- Có phương thức thanh toán phù hợp với tình hình tài chính của khách sạn [1]. Sau một thời gian hoạt động, khách sạn có thể xây dựng quan hệ bạn hàng tin cậy đối với người cung ứng như hình thức mối bỏ thường xuyên, bán hàng theo hợp đồng có bảo đảm và theo hình thức thanh toán chậm. Quan hệ bạn hàng tốt không chỉ
thanh toán linh hoạt, chất lượng đảm bảo yêu cầu. Hơn nữa có thể đáp ứng một cách
nhanh chóng nhu cầu đột xuất của khách sạn khi có lượng khách vãng lai tăng lên. Tuy
nhiên, mua hàng theo hình thức trên chỉ có thể áp dụng đối với các loại hàng hóa, nguyên liệu mua với số lượng lớn, thường xuyên, ngoài ra còn các loại khác như: rau,
quả tươi, các loại gia vị,… thỉnh thoảng được tiếp phẩm mua trực tiếp ở chợ để dễ
dàng lựa chọn và đảm bảo độ tươi, ngon.