Trong sơ đồ dưới đây, đường nét liền diễn tả mối liên hệ trực tiếp, còn đường nét đứt nối với bộ phận mua hàng và kế hoạch sản xuất của bộ phận tổ chức phục vụ
biểu diễn mối quan hệ gián tiếp, quản lý về mặt nghiệp vụ, do hai bộ phận này thuộc
Như vậy, chuỗi cung ứng được hình thành bắt đầu từ đầu vào cho đến đầu ra
sản phẩm, bắt đầu từ bộ phận mua hàng (SC – Purchaser), đảm bảo việc cung ứng nguyên liệu, thực phẩm thông suốt cho quá trình chế biến và vật tư cho phục vụ buồng,
kết thúc là trung tâm phân phối (Distribution Center) thuộc phòng Kinh doanh – Tiếp
thị, chịu trách nhiệm tìm kiếm và thu hút khách hàng là các công ty, cơ quan, cá
nhân,...dưới đây được gọi chung là khách hàng đến để tiêu dùng sản phẩm dịch vụ tại
khách sạn, còn SC – Logistrics là cầu nối, nhằm đảm bảo và duy trì việc cung ứng
nguyên liệu, thực phẩm để tiến hành sản xuất, chế biến theo yêu cầu của khách hàng.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức quản lý chuỗi cung ứng của khách sạn
The Light Nha Trang
Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự khách sạn The Light Nha Trang [19].
Đứng đầu chuỗi cung ứng là trưởng phòng Tài chính - Kế toán và Phòng Kinh doanh – Tiếp thị, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của chuỗi theo đúng chức năng
của bộ phận như: bảo đảm và duy trì yếu tố đầu vào cho sản xuất, chế biến, phục vụ
khách; mức độ tồn kho hợp lý, đảm bảo hàng hóa, nguyên liệu thực phẩm không bị tồn
kho quá lâu; tìm kiếm và đưa khách đến khách sạn để tiêu dùng sản phẩm, dịch của
khách sạn.
Phụ trách chất lượng: Đảm bảo chất lượng là một công việc rất quan trọng và
xuyên suốt cả một quá trình. Để sản phẩm, dịch vụ được cung cấp ra phù hợp với các Giám đốc điều hành Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Kinh doanh – Tiếp thị Phụ trách Mua hàng Kế toán vật tư Nhân viên Tiếp phẩm Phụ trách. logistic Phụ trách bán hàng Phụ trách phát triển thị trường … ….. Phụ trách chất lượng
tiêu chuẩn đã định sẵn trên cơ sở nhu cầu của khách hàng thì phải có nhân sự đảm bảo
công việc này. Trong giai đoạn bước đầu hình thành chuỗi cung ứng, nhân sự trong
chuỗi đều rất bỡ ngỡ đồng thời đây là thời cơ để lợi dụng cho lợi ích cá nhân. Phụ
trách chất lượng được bố trí từ nhân sự đã có sẵn trong khách sạn và họ chưa có nhiều
kinh nghiệm trong công tác đánh giá, đặc biệt là các yếu tố cần thiết để đảm bảo được
chất lượng đó là yếu tố đầu vào như: lương thực, thực phẩm, vật tư,… Nhiêm vụ
chính của họ trong giai đoạn này chủ yếu là chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động của
hệ thống; các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chất lượng hoạt động
của các bộ phận trong chuỗi; đánh giá hiệu quả thông qua các chỉ số KPI – Key Performance Indicators.
Phụ trách logistics: Trong hoạt động phục vụ nhu cầu mang tích đa dạng và
tổng hợp cao của khách hàng như một lúc họ yêu cầu nhiều dịch vụ khác nhau và ở
mức độ cao. Đảm bảo công tác cung ứng hàng hóa, đảm bảo luôn có đủ hàng hóa, nguyên liệu, thực phẩm cho nhu cầu chế biến phục vụ khách hàng một cách hợp lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mang lại hiệu quả cao nhất. Họ phải luôn có sẵn trong tay danh sách những nhà cung
ứng tốt nhất về chất lượng, thường xuyên nhất thậm chí có những lúc đột xuất họ cũng
giải quyết một cách nhanh chóng với mục tiêu không để khách hàng chờ lâu, đây là một lỗ hổng của dịch vụ.
Phụ trách bán hàng: Bán hàng là một công việc quan trọng của bất kỳ một
doanh nghiệp nào, đặc biệt là đối với ngành du lịch khách sạn. Sản phẩm phần lớn là dịch vụ nên hầu hết sản phẩm, dịch vụ được tạo ra đều có sự tham gia của khách hàng.
Như vậy khách hàng là do chính để chúng ta tiến hành tổ chức phục vụ, có khách hàng thì chúng ta mới tạo ra được dịch vụ. Vậy khách sạn phải luôn có nhân sự đảm nhiệm bán hàng để đẩy mạnh công tác tìm kiếm và thuyết phục khách đến tiêu dùng sản
phẩm, dịch vụ tại khách sạn. Có thể nói, trong hầu hết mọi khách sạn thì bộ phận này có vai trò rất quan trọng, khách sạn thường thu hút và xây dựng nhân sự đảm nhiệm
công việc này đã có nhiều kinh nghiệm, có mối quan hệ rộng rãi với khách hàng trước đây. Ngoài ra, họ còn có nhiệm vụ thiết lập và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng để đảm bảo duy trì thường xuyên lượng khách hàng truyền thống.
Phụ trách phát triển thị trường: Thị trường của khách sạn chủ yếu là khách
sạn tương đối ổn định đến từ các nước Nga, Úc, Newzealand, Anh, Mỹ,... Để giữ được ổn định thị trường này và hạn chế tối đa sự sụt giảm của thị trường truyền thống
này thị bộ phận phát triển thị trường luôn tìm kiếm, mở rộng thị trường đến với nhiều người này đó là làm cho nhiều người trong đất nước của họ biết đến nhiều hơn thong
qua lời giới thiệu của những khách này và qua trang website của khách sạn và mạng đặt buồng toàn cầu. Ngoài ra, tăng cường thiết lập mối quan hệ với các công ty du lịch,
hãng lữ hành và các nguồn khách khác.
2.2.2. Hoạt động của chuỗi cung ứng
Để tiện đánh giá hiện trạng công tác quản trị chuỗi cung ứng tại khách sạn The
Light Nha Trang, tác giả muốn nhìn nhận chuỗi cung ứng của khách sạn theo mô hình
1.6. “Sơ đồ hoạt động của chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp” để phân tích hoạt
động của chuỗi trên 5 hoạt động cơ bản là: Lập kế hoạch, tìm nguồn hàng, sản xuất,
nhận hàng và hàng trả lại. Tuy nhiên với ngành dịch vụ khách sạn thì đặc điểm cơ bản
nhất đó là sản phẩm không thể lưu kho mà sản xuất phải gắn liền với tiêu dùng, có nghĩa là giữa sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, luôn phải có sự tham gia của
khách hàng trong sản xuất phục vụ.