Để cĩ được những kết quả tốt trong hoạt động thì các phịng ban cần nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của mình. Từ đĩ, các phịng ban sẽ hoạt động theo đúng mục tiêu, tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng, thúc đẩy quá trình hoạt động phát triển của Ngân hàng. Ngân hàng Đơng Á vừa thực hiện tái cơ cấu tổ chức lại bộ máy hoạt
động của Ngân hàng theo mơ hình mới.
Trong cơ cấu tổ chức ngân hàng được chia làm hai mảng rõ rệt là: phát triển kinh doanh và vận hành. Trong đĩ, về phần phát triển kinh doanh là do Giám đốc chi nhánh quản lý, chịu trách nhiệm tồn bộ hoạt động đối ngoại của ngân hàng; cịn về phần vận
hành bộ máy hoạt động của Ngân hàng là do Phĩ Giám đốc chi nhánh quản lý, chịu trách nhiệm đối nội, chỉ đạo mọi hoạt động của ngân hàng và chịu trách nhiệm xây dựng hình ảnh của ngân hàng cũng như chất lượng. Với việc tái cơ cấu áp dụng mơ hình hoạt động mới này sẽ giúp quá trình hoạt động, kinh doanh của Ngân hàng hiệu quả hơn, phân cơng rõ ràng nhiệm vụ, chức năng của ban lãnh đạo và các phịng ban.Chi nhánh Hà Nội cịn quản lý 16 phịng giao dịch trên địa bàn Hà Nội. Dưới đây là mơ hình cơ cấu tổ chức của ngân hàng Đơng Á Chi nhánh Hà Nội:
Hình2.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng Đơng Á chí nhánh Hà Nội
(Nguồn: Phịng hành chính quản trị tổng hợp - Đơng Á Bank)
Nhiệm vụ và chức năng của từng phịng ban tại Ngân hàng Đơng Á chi nhánh Hà Nội như sau:
2.1.3.1 Ban Giám đốc
Ban giám đốc Ngân hàng bao gồm giám đốc và các phĩ giám đốc là bộ phận quản lý và điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh của ngân hàng, chịu trách nhiệm trước ngân hàng cơng thương Việt Nam và cơ quan pháp luật. Bên cạnh đĩ, ban giám đốc cịn cĩ quyền quyết định những vấn đề liên quan đến Ngân hàng như: bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,… các cán bộ và nhân viên ngân hàng. Trong đĩ:
Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo kinh doanh, hướng dẫn cà thực hiện cơng việc theo ủy quyền của giám đốc Hội Sở. Giám đốc chịu trách nhiệm về phát triển kinh doanh của ngân hàng, chỉ đạo tìm nguồn huy động và phát triển hoạt động tín dụng. Trong đĩ được chia làm hai mảng là khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp. Bên cạnh đĩ, Giám đốc cịn cĩ nhiệm vụ ngoại giao với các ban ngành, đồn thể khác.
Phĩ Giám đốc phụ trách cơng tác vận hành bộ máy ngân hàng, quản lý hoạt
động của các phịng ban: phịng tín dụng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng ngân quỹ,phịng hành chính quản trị tổng hợp, phịng dịch vụ khách hàng. Phĩ Giám đốc cịn chịu trách nhiệm nâng cao chất lượng dịch vụ, uy tín của ngân hàng, hình ảnh mà ngân hàng muốn xây dựng trong tâm trí của khách hàng. Đồng thời, Phĩ giám đốc
B A N G IÁ M Đ Ố C Giám đốc Phịng khách hàng doanh nghiệp Phịng khách hàng cá nhân Phĩ Giám đốc Phịng Kế tốn Phịng Hành chính quản trị tổng hợp Phịng Ngân Quỹ Phịng Tín dụng - Kinh doanh Phịng Dịch vụ khách hàng
23
cùng với giám đốc đưa ra những phương án kinh doanh, quyết định kinh doanh nhanh chĩng, chính xác và kịp thời, phù hợp với sự biến động của nền kinh tế.
Tĩm lại, Ban giám đốc cĩ vai trị rất quan trọng đối với Ngân hàng, ảnh hưởng
đến kết quả hoạt động của ngân hàng. Ban giám đốc được ví như “vị thuyền trưởng” lái “con tàu” vượt qua sĩng giĩ, chính là những khĩ khăn, thách thức trên thị trường,
đặc biệt trong nền kinh tế suy thối hiện nay.
2.1.3.2 Phịng Khách hàng doanh nghiệp
Phịng khách hàng doanh nghiệp là phụ tráchphát triển kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về cơng tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Ngân hàng như: cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị
trường 1, dịch vụ tư vấn thanh tốn quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư gĩp vốn, liên doanh liên kết, chào bán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng; cơng tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; cơng tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về
các hoạt động đĩ trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao:
- Phát triển khách hàng mới, duy trì khách hàng hiện tại, bán các sản phẩm dịch của ngân hàng: tín dụng, huy động vốn, thu phí dịch vụ,… nhằm đạt chỉ kinh doanh được giao;
- Quản trị quan hệ với Khách hàng;
- Phối hợp thực hiện cơng tác xử lý nợ phát sinh tại đơn vị thuộc phân khúc khách hàng được giao;
- Các cơng việc khác theo phân cơng của lãnh đạo nhằm thực hiện mục tiêu chung của Đơn vị.
2.1.3.3 Phịng Khách hàng cá nhân
Về nhiệm vụ chung thì phịng khách hàng doanh nghiệp cĩ chức năng và nhiệm vụ tương đối giống với khách hàng doanh nghiệp, chỉ khác là đối tượng ở đây là cá nhân. Một số nhiệm vụ chính như sau:
- Đặt mục tiêu phát triển các mối quan hệ khách hàng, đồng thời đảm bảo đạt được tất cả các mục tiêu ngắn hạn;
- Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động hàng ngày của Phịng KHCN, Giám sát hiệu quả hoạt động của từng cán bộ nhân viên thuộc phịng KHCN; Chịu trách nhiệm về chỉ tiêu KPIs liên quan đến Phịng KHCN tại Chi nhánh;
- Tổ chức các hoạt động bán chéo Sản phẩm dịch vụ KHCN với KHDN/KHDNL và ngược lại;
- Đảm bảo chất lượng và hiệu suất xử lý hồ sơ tín dụng của KHCN (rà sốt và ký duyệt hồ sơ trước khi trình cấp phê duyệt);
- Lập báo cáo định kỳ theo quy định;
- Tổ chức quản lý khác khoản nợ xấu tại đơn vị kinh doanh.
2.1.3.4 Phịng Kế tốn
Phịng kế tốn cĩ chức năng phản ánh các hoạt động cho vay và huy động vốn của ngân hàng, theo dõi sự biến động về nguồn vốn, hạch tốn kinh tế theo pháp lệnh kế tốn và thống kê, thực hiện các dịch vụ thanh tốn với khách hàng, tư vấn cho giám
đốc các biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn và chất lượng dịch vụ thanh tốn. - Thực hiện các nghiệp vụ thanh tốn, kế tốn nội bộ, hạch tốn cho các giao dịch
tựđộng ABC, ATM và tổng hợp số liệu kế tốn của chi nhánh;
- Theo dõi, hạch tốn kịp thời, đầy đủ, nhanh chĩng các khoản tạm ứng, các khoản phải thu tamh trích, chi phí chờ phân bổ;
- Thực hiện kế tốn liên ngân hàng;
- Hạch tốn kế tốn, tham mưu cho ban lãnh đạo về cơng tác kế tốn, tài chính.
2.1.3.5 Phịng Hành chính quản trị tổng hợp
- Phịng hành chính thực hiện tất cả các cơng việc liên quan đến hành chính, tổng hợp.Quản lý các hoạt động nội chính của ngân hàng như sắp xếp tổ chức cán bộ, bảo vệ tài sản, sửa chữa tài sản, tiếp khách…; mua sắm văn phịng phẩm theo kế
hoạch đã được phê duyệt..
- Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ hành chính tổng hợp và cơng tác bảo mật theo quy định của Pháp luật hiện hành; quản lý con dấu, giấy phép kinh doanh và các giấy tờ pháp lý khác của Ngân hàng.
- Lập bảng lương, bảng quyết tốn lương hàng tháng cho tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong ngân hàng, tính thưởng và các chế độ khác theo đúng quy định của Ngân hàng Đơng Á và nhà nước.
2.1.3.6 Phịng Ngân quỹ
Phịng ngân quỹ là nơi thực hiện tham mưu cho Ban Giám đốc về hoạt động ngân quỹ, là bộ phận quản lý tồn bộ tiền mặt bằng đồng Việt Nam, ngân phiếu thanh tốn, các loại ngoại tệ, các chứng từ cĩ giá, là nơi lưu trữ tồn bộ chứng từ, sổ sách, giấy tờ
của khách hàng đảm bảo khi vay vốn, thực hiện quản lý vốn tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng và một số các nghiệp khác cĩ liên quan đến ngân quỹ.
- Cân đối thanh khoản, điều chỉnh vốn; - Kinh doanh vàng, đá quý, thu hồi ngoại tệ;
25
2.1.3.7 Phịng Tín dụng-kinh doanh
Phịng tín dụng – kinh doanh ngân hàng Đơng Á – CN Hà Nội hiện tại là phịng nghiệp vụ bao gồm hai hoạt động là hoạt động tín dụng và hoạt động thanh tốn quốc tế. Bên mảng tín dụng phịng cĩ chức năng tham mưu, giúp Giám đốc trong việc thẩm
định cấp tín dụng cho đối tượng khác hàng là những cá nhân, doanh nghiệp,…;theo dõi và thu hồi nợ với khách hàng. Bên mảng thanh tốn quốc tế phịng cĩ chức năng trong các hoạt động, nhờ thu, nhờ thanh tốn, mở L/C, chuyển tiền quốc tế, kinh doanh ngoại tệ,…Phịng tín dụng cĩ các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Thẩm định và cho vay đối với khách hàng theo quy định của nhà nước, pháp luật và ngân hàng; theo dõi thu hồi và thu hồi nợ của khách hàng
- Thực hiện cấp bảo lãnh cho các doanh nghiệp, tổ chức thực hiện bao thanh tốn, thực hiện dàn xếp cho thuê tài chính và nhận ủy thác quản lý tài sản cho thuê - Nghiên cứu đề xuất cải tiến các thủ tục cho vay, thực hiện phân tích hoạt động
tín dụng, phân loại nợ, phân tích nợ quá hạn, nợ xấu để tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục những rủi ro tín dụng.
2.1.3.8 Phịng Dịch vụ khách hàng
Phịng khách hàng cá nhân là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là nơi cung cấp các sản phẩm dịch vụ dành cho khách hàng bao gồm các dịch vụ như: mở thẻ, dịch vụ chuyển tiền, chuyển khoản, thanh tốn tự động, chi trả kiều hối,… qua các kênh giao dịch ngân hàng. Khơng chỉ cung cấp dịch vụ cho khách hàng, bộ phận này cịn là nơi chịu trách nhiệm chăm sĩc khách hàng, quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng cá nhân của chi nhánh thơng qua việc giải đáp các ý kiến thắc mắc của khách hàng, tư vấn, hướng dẫn khách hàng về những sản phẩm dịch vụ của ngân hàng
để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đĩ, phịng khách hàng cá nhân là nơi lưu trữ và quản lý các hồ sơ, chứng từ, thực hiện báo cáo thống kê cho Giám đốc chi nhánh về hoạt động tín dụng, huy động vốn, kinh doanh dịch vụ của khách hàng cá nhân. Để cải thiện và nâng cao mở rộng các mối quan hệ của ngân hàng đối với khách hàng, phịng khách hàng cá nhân cũng là nơi tham mưu cho Giám đốc những biện pháp thúc đẩy phát triển quan hệ về chăm sĩc khách hàng của chi nhánh.
Trong hoạt động của ngân hàng, yếu tố quan trọng tạo nên thành cơng của ngân hàng đĩ chính là cơng tác làm việc nhĩm, sự liên kết chặt chẽ giữa các phịng ban.Vì thế nên mỗi phịng ban đều phải nắm được và thực hiện tốt nhiện vụ, chức năng của mình để khơng ảnh hưởng đến các phịng ban khác cũng nhưảnh hưởng đến mọi hoạt