Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong số cỏc chức năng quản lý, bao gồm xỏc định mục tiờu, xõy dựng chƣơng trỡnh hành động hành động và bƣớc đi cụ thể nhằm đạt đƣợc mục tiờu trong một thời gian nhất định của một hệ thống quản lý.
Tiền đề của kế hoạch là cỏc dự bỏo. Lập kế hoạch là quỏ trỡnh lựa chọn cơ hội; phõn tớch thực trạng của hệ thống; xõy dựng phƣơng ỏn hành động và tổ chức cỏc phƣơng tiện để đạt tới cỏc mục tiờu đó xỏc định. Toàn bộ quỏ trỡnh trờn đõy là tổ hợp cỏc bƣớc phải tiến hành, cỏc nguồn lực cần sử dụng cựng cỏc phƣơng tiện cần phải cú để thực hiện, đƣợc xõy dựng cho cỏc thời kỳ dài, ngắn khỏc nhau gọi là kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Thực hiện chức năng lập kế hoạch tạo ra tầm nhỡn chiến lƣợc cho cỏc nhà quản lý, giỳp cho việc phỏt hiện và lựa chọn chớnh xỏc cỏc chƣơng trỡnh hành động phự hợp với cỏc nguồn lực của hệ thống, làm giảm bất trắc, hạn chế lóng phớ do đƣợc tớnh toỏn sắp đặt từ trƣớc. Đồng thời, chức năng lập kế hoạch cũn là căn cứ để hỡnh thành và thực hiện cỏc chức năng khỏc nhƣ: tổ chức, động viờn, điều chỉnh, kiểm tra và đỏnh giỏ.
Trong cỏc chức năng của quản lý nhƣ đó núi ở phần trờn, chức năng lập kế hoạch đƣợc coi là chức năng cơ bản nhất, bởi lẽ:
Lập kế hoạch là việc lựa chọn một trong những phương ỏn hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận của một tổ chức. Nú bao gồm sự lựa chọn cỏc mục tiờu của tổ chức, của từng bộ phận và xỏc định cỏc phương thức để đạt cỏc mục tiờu.
Nhƣ vậy, lập kế hoạch chớnh là việc quyết định trƣớc bằng việc trả lời cỏc cõu hỏi: 1) làm cỏi gỡ? 2) làm như thế nào? 3) khi nào làm? và 4) ai sẽ làm?. Do đú, việc lập kế hoạch đũi hỏi phải xỏc định đƣờng lối một cỏch cú ý thức và cỏc quyết định đƣa ra phải đƣợc dựa trờn cơ sở của cỏc mục tiờu, sự hiểu biết và những đỏnh giỏ thận trọng.
Bản chất của việc lập kế hoạch cú thể đƣợc làm sỏng tỏ, đƣợc hiểu rừ qua cỏc khớa cạnh chủ yếu của nú. Đú là:
- Sự đúng gúp vào việc thực hiện mục tiờu - Đõy chớnh là mục đớch chớnh của kế hoạch, và mục đớch này, đƣợc xuất phỏt từ bản chất của một tổ chức. Đú là, tồn tại để thực hiện mục tiờu chung thụng qua sự phối hợp cỏc nỗ lực của tập thể.
- Sự ưu tiờn cho việc lập kế hoạch - Về mặt logic, việc lập kế hoạch là việc đầu tiờn trong quỏ trỡnh thực hiện toàn bộ cỏc chức năng của quản lý. Và về mặt bản chất, cỏc kế hoạch là nền tảng của quản lý (Hỡnh 1), bởi việc lập kế hoạch là cụng việc duy nhất cú liờn quan tới việc thiết lập cỏc mục tiờu cần thiết, và hơn nữa, bản thõn cỏc chức năng quản lý khỏc cũng cần phải đƣợc lập kế hoạch nếu muốn chỳng cú hiệu quả.
- Tớnh phổ biến của việc lập kế hoạch - Đƣợc thể hiện ở chỗ, lập kế hoạch là một chức năng của tất cả cỏc nhà quản lý ở mọi phạm vi và mọi cấp, mặc dự, do quyền hạn hoặc vị trớ của mỡnh trong tổ chức, nhà quản lý này cú thể lập kế hoạch nhiều hơn, hoặc làm kế hoạch quan trọng hơn nhà quản lý khỏc.
- Tớnh hiệu quả của kế hoạch - Hiệu quả của kế hoạch đƣợc đo bằng sự đúng gúp của nú vào cỏc mục tiờu so với cỏc chi phớ và cỏc yếu tố cần thiết khỏc để lập và thực hiện kế hoạch. Cỏc chi phớ ở đõy đƣợc đo khụng phải chỉ bằng tiền của, thời gian hay sản phẩm, mà cũn bằng mức độ quan trọng, mức độ thoả món của cỏ nhõn hay tập thể.