Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Trong lĩnh vực XK cà phê công ty không phải là người sản xuất trực tiếp mà chỉ là đơn vị thuần tuý tiến hành nghiệp vụ kinh doanh XK. Cho nên trong giai đoạn chuẩn bị này, công ty sẽ tiến hành công việc theo ba bước sau :
Tập trung hàng hoá:
Vì không phải là người trực tiếp sản xuất nên công ty căn cứ vào các điều khoản trong Hợp đồng XK để thu mua hàng. Công ty thường thu mua hàng thông qua các Doanh nghiệp, công ty chuyên thu mua như DNTN Hoàng Long, DNTN Trung Thành, DNTN Hoa Trang, công ty nông sản XK Đắc Lắk,... những đơn vị này sẽ thu gom, sơ chế, phân loại...Những Doanh nghiệp này là những bạn hàng quen thuộc có uy tín của công ty để có thể một phần nào yên tâm về chất lượng hàng hoá.
Giao hàng lên tàu Lập bộ chứng từ thanh toán
kiếm nguồn hàng và nếu có thể đáp ứng được mới chấp nhận chào hàng đó. Tương tự như vậy khi có nguồn cung cấp hàng thì công ty tiến hành chào bán để tìm đối tác. Khi đã có cả đầu ra lẫn đầu vào thì công ty mới tiến hành ký Hợp đồng XK (Hợp đồng ngoại thương) và Hợp đồng mua bán (Hợp đồng nội). Những điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hoá ở hai Hợp đồng là như nhau và ở các Hợp đồng nội thường có điều khoản là hàng được khách ngoại chấp nhận mẫu trước khi giao hàng
Công việc mua hàng và XK của công ty diễn ra cùng một lúc. Cách làm này có ưu điểm là việc mua và bán hàng diễn ra nhanh chóng, chi phí sử dụng vốn thấp, công ty không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hoá. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là công ty không có sự chủ động trong kinh doanh nếu có chào mua của khách ngoại mà không tìm được nguồn hàng phù hợp thì không thực hiện được và ngược lại. Đồng thời việc thu mua hàng qua trung gian làm tăng giá hàng hoá và chất lượng không đồng đều bởi các doanh nghiệp này cũng thu mua từ nhiều nguồn khác nhau.
Bao bì đóng gói hàng hoá:
Bên cạnh việc tập trung thu gom hàng hoá công ty cũng chú trọng đến bao bì đóng gói hàng hoá. Cà phê là mặt hàng nông sản nên dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng, do vậy việc đóng gói bao bì là điều rất cần thiết và bắt buộc. Thông thường mặt hàng này được đóng vào bao đay mới, hoặc đóng bao PP mỗi bao 60 kg tịnh, khoảng 350 bao trong một container.
Kẻ ký mã hiệu hàng hoá:
Khi hàng hoá được đóng gói vào bao chuyên dùng XK, công ty tiến hành kẻ kí mã hịêu lên bao bì bên ngoài nhằm thông báo những thông tin cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Thông thường trên bao bì sẽ ghi tên người nhận và gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, thành phần, đăng kí chất lượng.
Kiểm tra Hàng hóa
Mặt hàng cà phê của công ty thường được XK sang thị trường khó tính như: Thụy Sỹ, Đức, Nga, Anh…Vì vậy, yêu cầu về chất lượng, số lượng, độ ẩm…của cà phê được công ty chú trọng. Công ty luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt cà phê trước khi giao hàng. Nội dung kiểm tra như: kiểm tra về phẩm chất, trọng lượng, độ ẩm, phần trăm
thực vật vùng II và được cấp chứng thư.
Việc kiểm tra hàng XK của công ty được thực hiện khá nghiêm túc và thường được tiến hành làm hai lần.
Lần thứ nhất là kiểm tra ở nơi thu mua. Thường thì công ty cử người đến tận nơi để cùng đơn vị thu mua kiểm tra hàng hoá. Đối với những bạn hàng quen thuộc đã có uy tín đối với công ty trong việc đảm bảo chất lượng hàng hoá thì công ty không cần giám sát việc kiểm tra hàng còn đối với những đơn vị cung cấp mới thiết lập thì công ty luôn có sự đôn đốc và giám sát quá trình này.
Lần kiểm tra thứ hai phụ thuộc vào điều khoản của Hợp đồng mà công ty mời cơ quan giám định độc lập đến kiểm tra. Việc mời cơ quan nào đều phụ thuộc vào yêu cầu của Hợp đồng ngoại. Nhưng thông thường những cơ quan đó đều là những cơ quan được quốc tế công nhận như Vinacontrol, Cafecontrol...
Công ty sẽ nộp đơn xin giám định tới các cơ quan này và nội dung của đơn gồm: tên, địa chỉ, cơ quan giám định, tên hàng, số hiệu, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp. Kết thúc kiểm tra công ty yêu cầu tổ chức giám định lập một bộ chứng từ bằng tiếng Việt và tiếng Anh theo yêu cầu của công ty NK. Chứng thư do những cơ quan này cấp có ý nghĩa quyết định, là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết khiếu nại sau này (nếu có)