Thẩm định tài chính dự án hiện nay do Phòng đầu tư của Công ty thực hiện, so với trước đây thẩm định tài chính do phòng Kế hoạch Thị trường kiêm trách thì hiện nay đã có phòng chuyên trách làm công việc này. Đây cũng là sự thay đổi lớn của Công ty trong hoạt động đầu tư, thể hiện quan điểm và định hướng của lãnh đạo Công ty cho hoạt động thẩm định dự án nói chung ngày càng được chuyên môn hóa hơn. Kết quả đạt được bước đầu cũng đã khẳng định đây là định hướng đúng đắn của ban lãnh đạo Công ty, tuy nhiên việc thực hiện thẩm định tài chính dự án do Phòng đầu tư chuyên trách cũng chỉ mới bắt đầu, còn có rất nhiều vấn đề cần phải điều chỉnh, cần phải bổ sung thêm các quy trình, quy định hợp lý. Mặt khác, Phòng đầu tư cũng là bộ phận trực tiếp lập hầu hết các dự án của Công ty nên nếu công tác thẩm định không được tổ chức tốt sẽ rất dễ dẫn đến tính độc lập không cao, dễ phát sinh tình trạng tự làm tự kiểm tra, thiếu tính khách quan. Do đó, trong vấn đề này Công ty cần thực hiện giải pháp sau:
Thứ nhất, sớm ban hành chính thức quy trình thẩm định dự án trong hoạt động đầu tư, trong đó cụ thể hóa các bước thực hiện và phân công nhiệm vụ cụ thể phòng ban liên quan ở từng khâu thẩm định nhằm tạo ra sự phối hợp kịp thời và phát huy được những vấn đề chuyên môn nghiệp vụ của các phòng.
Quy trình thẩm định dự án cần phải đảm bảo có tính cụ thể, khoa học, khả thi cũng như các chỉ tiêu bắt buộc được sử dụng để phân tích đánh giá tài chính dự án phù hợp với Công ty. Đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả, xác định rõ nội dung công việc phải thực hiện, nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm đối với mỗi cá nhân. Trên cơ sở đó, quy trình thẩm định dự án tại Tổng công ty Hợp tác kinh tế được đề xuất như sau:
Trách nhiệm Các bước thực hiện
- Phòng Đầu tư phát triển - Phòng Đầu tư phát triển - Tổng Giám Đốc
- Phòng ĐTPT chủ trì chung, chịu trách nhiệm thẩm định tài chính.
- Các phòng liên quan:
Phòng kỹ thuật: Thẩm định các nội dung
Tiếp nhận hồ sơ dự án
Tổ chức thẩm định Phê duyệt KH thẩm định
kỹ thuật của dự án
Phòng Kế hoạch thị trường: Thẩm định các định mức kinh tế, chi phí nguyên vật liệu đầu vào…
Phòng Tổ chức lao động: Thẩm định các vấn đề liên quan đến nhân sự, tiền lương Phòng kế toán: Thẩm định tính khả thi về nguồn vốn, khả năng huy động vốn… - Phòng ĐTPT
- Đơn vị lập dự án - Phòng ĐTPT
- Tổng Giám Đốc
Sơ đồ 3.2. Quy trình thẩm định dự án đầu tư cho COECCO
Quy trình thẩm định tài chính dự án tại phòng đầu tư:
Các bước thực hiện Người thực hiện Ghi chú
Tiếp nhận hồ sơ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ Yêu cầu đầy đủ các giấy tờ về chủ trương thực hiện dự án và thông tin chi tiết về đơn vị lập dự án.
Phân công (lựa chọn) cán bộ
thực hiện thẩm định Trưởng phòng Lập kế hoạch thẩm định Cán bộ thẩm định xây Điều chỉnh Kết luận - Tổng hợp ý kiến các phòng, lập báo cáo thẩm định Trình báo cáo thẩm định
dựng kế hoạch, Trưởng phòng xác nhận
Thông qua kế hoạch thẩm định Tổng giám đốc Thu thập và xử lý thông tin,
chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi với đơn vị lập dự án, thực hiện chất vấn trực tiếp…
Cán bộ thẩm định Nguồn thông tin từ các phòng, thông tin từ đơn vị lập dự án, thông tin từ cơ sở dữ liệu tìm kiếm của cán bộ thẩm định.
Kiểm tra các số liệu đầu vào, kiểm tra các bảng tính, công thức tính…
Cán bộ thẩm định
Báo cáo thẩm định sơ bộ gửi đơn vị thẩm định
Cán bộ thẩm định, Trưởng phòng đầu tư ký
Gửi đơn vị yêu cầu hoàn thiện
Chỉnh sửa dự án Đơn vị lập dự án Tính toán dòng tiền, các chỉ
tiêu hiệu quả tài chính dự án, lập báo cáo thẩm định
Cán bộ thẩm định
Kết luận về cơ hội đầu tư Trưởng phòng đầu tư Kết thúc thẩm định, báo cáo
Tổng giám đốc
Trưởng phòng đầu tư
Sơ đồ 3.3. Quy trình thẩm định tài chính dự án đầu tư
Quy trình trên cũng đã thực hiện phân công nhiệm vụ các bộ phận, trong đó Phòng đầu tư là đơn vị đầu mối, chủ trì việc thẩm định dự án và chuyên trách thẩm định tài chính dự án.
Thứ hai, ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết nội dung thẩm định tài chính dự án, triển khai phổ biến và quán triệt thực hiện thống nhất trong hoạt động đầu tư ở Tổng công ty và các đơn vị thành viên. Về cơ bản, nội dung văn bản hướng dẫn bao gồm các nội dung đã được trình bày chi tiết ở phần Nội dung thẩm định tài chính dự án trình bày ở Chương I. Bên cạnh đó, để thuận tiện và nhanh chóng kiểm tra được kết quả lập dự án, Công ty cũng nên ban hành thống nhất Đề cương chi tiết
theo từng loại dự án (dự án đầu tư xây dựng, dự án sản xuất kinh doanh, dự án khai thác khoáng sản…), đồng thời ban hành các Bảng tính cần thiết để tạo nên sự thống nhất, rút ngắn thời gian thẩm định và đạt được sự chính xác cao.