7. Kết cấu của đề tài
2.3 Thực trạng vận dụng kế toán quản trị
2.3.1 Phân loại chi phí
Chi phí của Công ty là các khoản chi để tạo ra doanh thu liên quan đến hoạt động SXKD điện năng, các hoạt động khác. Công ty hạch toán tập trung các khoản chi phí phát sinh tại các đơn vị phụ thuộc. Các đơn vị hạch toán phụ thuộc trực tiếp theo dõi hạch toán, quản lý và chịu trách nhiệm về những khoản chi tại đơn vị mình theo phân cấp của Công ty.
Nội dung của các khoản chi phí được quy định cụ thể như sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp gồm: Nhiên liệu dùng vào sản xuất như chi
phí về than, dầu, khí đốt; Nguyên vật liệu, công cụ như: chi phí dầu mỡ bôi trơn, dầu máy biến áp, và các nguyên vật liệu, công cụ, phụ tùng trực tiếp dùng vào sản xuất, phân phối điện và SXKD khác; gồm cả chi phí điện mua.
+ Chi phí NCTT sản xuất, cung cấp dịch vụ: Là chi phí tiền lương cùng các
khoản phụ cấp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và các khoản chi phí có tính chất lương theo quy định.
+ Chi phí SXC gồm: Chi phí SXC từng phân xưởng, bộ phận sản xuất, chi
nhánh hoặc bộ phận quản lý... như tiền lương, các khoản phụ cấp, tiền bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của nhân viên phân xưởng, chi nhánh, bộ phận sản xuất, bộ phận quản lý, chi phí sửa chữa thường xuyên và SCL TSCĐ, tiền khấu hao TSCĐ thuộc phân xưởng, chi phí lao vụ, dịch vụ mua ngoài như: sách báo tài liệu kỹ thuật..., các chi phí trực tiếp khác như: bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy, hao hụt nhiên liệu trong định mức cùng các chi phí bằng tiền khác chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý…
+ Chi phí bán hàng gồm: Các khoản chi phí về tiền lương, phụ cấp, tiền bảo hiểm xã hội, kinh phí công đòan, bảo hiểm y tế, tiền ăn ca của nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, hoa hồng đại lý, hoa hồng môi giới, tiếp thị, bảo hành sản phẩm, hàng hoá phục vụ cho việc bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ,
chi phí kiểm định công tơ, chi phí sửa chữa thường xuyên và SCL TSCĐ dùng vào việc bán hàng, các chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí về giới thiệu sản phẩm quảng cáo, chi phí hội nghị khách hàng cùng các chi phí bằng tiền khác chi cho việc bán hàng.
+ Chi phí quản lý DN gồm: Các khoản chi phí về tiền lương, phụ cấp, tiền ăn, tiền BHXH, BHYT, KPCĐ của ban lãnh đạo Công ty, nhân viên quản lý ở các phòng ban đơn vị, chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, sách, báo tài liệu nghiệp vụ kỹ thuật, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí sửa chữa thường xuyên và SCL TSCĐ dùng chung cho đơn vị; chi phí về các khoản thuế phải nộp theo quy định, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác có tính chất chung cho toàn đơn vị …
+ Chi phí hoạt động tài chính là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài
đơn vị nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
+ Chi phí hoạt động khác gồm các khoản chi phí sau: chi phí thanh lý, nhượng
bán TSCĐ; chênh lệch lỗ do đánh giá lại vật tư, hàng hoá; giá trị tài sản tổn thất thực tế sau khi đã giảm trừ tiền đền bù của người phạm lỗi và tổ chức bảo hiểm; chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá sổ kế toán; tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; bị phạt thuế, truy nộp thuế; các khoản chi phí khác theo quy định của Nhà nước ...
Thực tế tại Công ty hiện nay chỉ sử dụng cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động để phục vụ cho báo cáo tài chính, việc phân loại này cũng phù hợp phục vụ kế toán quản trị nhưng Công ty không thực hiện. Nguyên nhân của vấn đề này là do Công ty chưa có sự đầu tư để xây dựng bộ phận kế toán quản trị làm đầu mối phân tích cụ thể, rõ ràng, chi tiết các vấn đề mà ban lãnh đạo yêu cầu. Khả năng phối kết hợp trong việc cung cấp thông tin và tổng hợp báo cáo giữa các bộ phận chức năng còn yếu. Do khối lượng công việc của các bộ phận có liên quan rất lớn: hàng ngày giải quyết các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, liên tục nên thời gian nghiên cứu, phân tích số liệu bị hạn chế.
2.3.2 Lập kế hoạch
Công ty thực hiện xây dựng kế hoạch SXKD, kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch năm theo quy định của nhà nước và các hướng dẫn của EVNCPC. Chủ tịch HĐQT của KHP quyết định kế hoạch SXKD, tài chính của KHP và báo cáo EVNCPC làm căn cứ để giám sát, đánh giá kết quả quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của KHP.
2.3.2.1 Cơ sở lập kế hoạch
Theo quy định 18 – Quy định giao kế hoạch SXKD ban hành lần 5 năm 2011 trong tài liệu ISO của Công ty, quy định về việc giao kế hoạch SXKD điện, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn: Trước mỗi quý, mỗi năm, Công ty cho các đơn vị trực thuộc của Công ty lập kế hoạch SXKD của đơn vị mình theo quý, năm. Qua đó, các đơn vị biết cách lập kế hoạch SXKD tại đơn vị mình.
Dự báo các chỉ tiêu kế hoạch SXKD năm N (năm kế hoạch): dựa trên những căn cứ sau đây:
- Số liệu thực hiện kế hoạch SXKD điện của năm N-1, tốc độ tăng điện thương phẩm hàng năm trong ba năm liền kề trước, có tham khảo, lưu ý đến tốc độ tăng điện thương phẩm của năm trước và các quý trước liền kề năm kế hoạch;
- Định hướng, kế hoạch phát triển của Công ty trong năm kế hoạch;
- Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của khu vực, địa phương trong năm N và các năm sau đó;
- Các cam kết đầu tư công trình điện mà Công ty (hoặc Điện lực nếu được ủy quyền) đã ký với khách hàng;
- Kế hoạch đầu tư xây dựng của địa phương trong năm kế hoạch;
- Thông tin về các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn, nhất là các dự án có yêu cầu sử dụng điện lớn, các dự án yêu cầu cung cấp điện trong năm kế hoạch;
- Các thông tin hoặc các yếu tố khác có ảnh hưởng đến khả năng tăng hoặc giảm nhu cầu sử dụng điện của khách hàng trong năm kế hoạch.
Dựa vào các căn cứ trên, Điện lực tính toán, dự báo và xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch SXKD điện năm kế hoạch (năm N) của đơn vị mình để đăng ký với Công ty.
2.3.2.2 Qui trình lập kế hoạch
a. Qui trình lập kế hoạch SXKD điện
Lưu đồ 2.1: Quy trình lập kế hoạch SXKD sau đây thể hiện quá trình lập kế hoạch đang được thực hiện tại KHP:
Diễn giải: Ký hiệu: Năm kế hoạch là năm N; năm trước năm kế hoạch là năm
N-1, năm sau năm kế hoạch là năm N+1.
Các Điện lực gửi văn bản đăng ký kế hoạch SXKD năm N về Phòng Kế hoạch Công ty trước ngày 01 tháng 10 năm N-1 .
lực, trao đổi thống nhất với các phòng liên quan, đề xuất chỉ tiêu giao kế hoạch.
Các phòng liên quan gồm có: Phòng Kế Hoạch chủ trì và các phòng Kinh doanh, Kỹ thuật - An toàn - Bảo hộ lao động và Điều độ, Phòng tài chính.
Phòng Kế Hoạch trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt quyết định giao kế hoạch SXKD quyết định năm N cho các Điện lực trước ngày 15 tháng 11 năm N-1 sau khi đã được EVNCPC phê duyệt.
Các Điện lực thực hiện theo kế hoạch SXKD điện năm N đã giao, không điều chỉnh. Trường hợp có những lý do đột xuất, khách quan, bất khả kháng mà Công ty và các Điện lực không thể lường trước được khi xây dựng kế hoạch hoặc không thể khắc phục được trong quá trình thực hiện kế hoạch dẫn đến Điện lực hoặc Công ty không thể hoàn thành được các chỉ tiêu kế hoạch đã giao, thì Công ty hoặc các Điện lực được điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch đã giao cho (quý) năm N. Văn bản đề nghị điều chỉnh kế hoạch năm N gửi về Công ty trước ngày 20 tháng 11 năm N hoặc kế hoạch quý trước ngày 05 tháng cuối quý (riêng quý 4 gửi trước ngày 20 tháng 11).
Các Điện lực Phòng Kế hoạch Tổng Giám đốc
Lưu đồ 2.1 – Quy trình lập kế hoạch SXKD
Bắt đầu
Kế hoạch sản
xuất kinh doanh Tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh
Thảo luận thống nhất Quyết định giao kế hoạch Quyết định giao kế hoạch được duyệt Thực hiện kế hoạch Khả năng thực hiện kế hoạch Đề nghị điều chỉnh kế hoạch Thảo luận thống nhất Quyết định điều chỉnh kế hoạch Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện Duyệt báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện Lưu Kết thúc
Phòng Kế Hoạch tổng hợp các đề xuất điều chỉnh kế hoạch SXKD (quý) năm của các Điện lực (nếu có), trao đổi thống nhất với các phòng liên quan, đề xuất chỉ tiêu kế hoạch điều chỉnh. Sau đó trình Tổng giám đốc xem xét, ký duyệt quyết định giao kế hoạch SXKD điện điều chỉnh cho các Điện lực.
Công ty ban hành quyết định điều chỉnh (nếu có) chỉ tiêu kế hoạch SXKD (quý) năm N cho các Điện lực trước ngày 05 tháng 12 năm N hoặc trước ngày 15 tháng cuối quý (riêng quý 4 trước ngày 5 tháng 12 năm N).
Các Điện lực báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch SXKD (quý) năm N về phòng Kế Hoạch trước ngày 10 tháng 01 năm N+1 hoặc trước ngày 7 tháng đầu quý sau.
Phòng Kế Hoạch tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch SXKD (quý) năm N của các Điện lực, báo cáo Tổng giám đốc trước ngày 15 tháng 01 năm N+1 hoặc trước ngày 10 tháng đầu quý sau và cập nhật lưu hồ sơ.
Việc lập kế hoạch SXKD của Công ty luôn được chú trọng thực hiện.
Từ các chỉ tiêu kế hoạch SXKD điện của từng đơn vị nói riêng, của toàn Công ty nói chung, cùng với các định mức tiêu hao, Công ty có thể ước tính được doanh thu, chi phí của Công ty trong năm kế hoạch. Chẳng hạn, khi lập kế hoạch chỉ tiêu điện mua, điện phát thì Công ty có thể lập dự toán được chi phí mua điện; chỉ tiêu kế hoạch điện thương phẩm thì Công ty sẽ có được doanh thu, căn cứ vào các định mức về nhân công, nhiên vật liệu, chi phí mua ngoài, chi phí bằng tiền khác thì Công ty sẽ ước tính được các chi phí có liên quan đến việc phân phối điện cho khách hàng; khi lập kế hoạch tài sản cố định sẽ tăng thêm, giảm đi trong năm kế hoạch thì sẽ biết được chi phí khấu hao theo nguyên tắc khấu hao đường thẳng trong năm kế hoạch;… Từ các số liệu tài chính của các năm trước Phòng Tài chính Công ty lập kế hoạch tài chính hàng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh trình HĐQT phê duyệt.
b. Lập kế hoạch SXKD điện
Dựa trên quy trình lập kế hoạch SXKD của Công ty, theo quy định 18 – Quy định giao kế hoạch SXKD điện ban hành lần thứ 5 (2011) trong tài liệu ISO của Công ty, trước ngày 01/10 năm N - 1 các Điện lực gửi văn bảng đăng ký kế hoạch SXKD điện về Phòng kế Hoạch Công ty tổng hợp, mẫu đăng ký như sau:
Bảng 2.2: Kế hoạch SXKD điện năm 2013, 2014 Kế hoạch
Tên chỉ tiêu Đvt
2013 2014
Điện phát và nhận Tr.kwh 1.478,46 1.533,15 Điện giao truyền tải hộ Tr.kwh 10,00 10,00
1. Điện phát và mua Tr.kwh 1.468,46 1.523,15
1.1 Điện phát diesel Tr.kwh 0,13 0,15 1.2 Điện mua EVNCPC Tr.kwh 1.448,33 1.523,00 1.3 Điện mua EKR+KSC Tr.kwh 20,00
2. Thương phẩm Tr.kwh 1.376,38 1.430,00
3. Các chỉ tiêu KTKT
3.1 Tỷ lệ điện tự dùng % 0,94 0,97 3.2 Tỷ lệ tổn thất điện năng % 6,27 6,12 3.3 Suất tiêu hao dầu g/kwh 318,80 318,80 3.4 Doanh thu (chưa VAT) Tỷ đồng 2.162,92 2.348,06 3.5 Giá bán bình quân đ/kwh 1.570,00 1.642,00 3.6 Tỷ lệ thu tiền điện % 99,60 99,7
(Nguồn: KHP)
Khi nhận được kế hoạch kinh doanh của các Điện lực, Phòng kế hoạch Công ty tổng hợp và phải tổ chức cuộc họp có mặt của ban Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty, trưởng các phòng ban Công ty và Giám đốc các đơn vị để xem xét các bảng kế hoạch này. Sau khi bàn bạc các ý kiến về các bảng đăng ký kế hoạch kinh doanh của các đơn vị, phòng kế hoạch Công ty có trách nhiệm tổng hợp lại trình Chủ tịch HĐQT (Bảng 2.2).
Dựa trên bảng tổng hợp kế hoạch SXKD điện của Phòng kế hoạch Công ty tổng hợp, các công văn hướng dẫn của EVNCPC về việc lập kế hoạch tài chính và kết quả thực hiện kế hoạch tài chính của năm 2013, Phòng tài chính Công ty xây dựng kế hoạch tài chính năm 2014 trình Chủ tịch HĐQT.
Các bảng kế hoạch này chuẩn bị trình Đại hội Cổ đông thường niên thì mới được thông qua. Thông thường tháng 4 hàng năm Công ty tổ chức Đại Hội cổ đông (do có một số thay đổi về nhân sự nên năm 2014 đại hội cổ đông tổ chức vào tháng 6/2014) và HĐQT có trách nhiệm báo cáo kế hoạch SXKD năm tới và nếu được sự đồng ý hơn 65% cổ đông thì bảng kế hoạch thông qua, nếu không thì ban Tổng Giám đốc phải làm lại bảng kế hoạch với các chỉ tiêu mà cổ đông không đồng ý. Sau khi được sự đồng ý của Đại hội thì chủ tịch HĐQT mới ký quyết định với bảng tổng hợp
kế hoạch và giao cho tổng Giám đốc Công ty thực hiện. Trên cơ sở các chỉ tiêu được HĐQT giao, Tổng Giám đốc Công ty có những quy định, văn bản hướng dẫn đơn vị trực thuộc Công ty xây dựng kế hoạch tài chính của đơn vị mình trình Tổng Giám Đốc Công ty phê duyệt. Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm duyệt kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc, ký các quyết định giao chỉ tiêu xuống cho các đơn vị và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cụ thể chi tiết cho từng tháng, quý, năm của các đơn vị. Sau đây tôi xin trình bày công tác lập kế hoạch tài chính năm 2014 của Công ty như sau:
c. Xây dựng kế hoạch tài chính năm 2013, 2014
Mục đích lập: Kế hoạch sản lượng điện thương phẩm, giá bán điện bình quân để lập kế hoạch doanh thu tiêu thụ; Kế hoạch sản lượng điện mua, giá mua điện bình quân để lập được kế hoạch chi phí mua điện, tỷ lệ điện tổn thất và xây dựng được kế hoạch lợi nhuận toàn Công ty.
Cơ sở lập:
- Dựa trên bảng tổng hợp đăng ký kinh doanh điện của các đơn vị trực thuộc Phòng kế hoạch cung cấp.
- Tình hình hoạt động SXKD của các năm trước.
- Định hướng, kế hoạch phát triển Công ty trong năm kế hoạch.
- Dựa trên các công văn, qui định xây dựng định mức chi phí của EVNCPC, Công ty.
Bảng xây dựng kế hoạch tài chính năm 2013, 2014:
Bảng 2.3: Bảng xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty năm 2013, 2014 Kế hoạch
Chỉ tiêu ĐVT
2013 2014
1.Vốn điều lệ Tỷ đồng 415,51 415,51
2.Tổng sản lượng điện (mua & phát) Tr.KWh 1.468,46 1.523,15 3. Tỷ lệ tổn thất điện năng kỹ thuật (*) % 6,15 5,90 4. Tỷ lệ tổn thất có tính tổn thất truyền tải hộ % 6,27 6,12
5. Điện thương phẩm Tr.KWh 1.376,38 1.430,00
6. Giá bán điện bình quân đ/kWh 1.570,00 1.642,00
7. Tổng doanh thu Tỷ đồng 2.269,00 2.450,00
8. Tổng chi phí Tỷ đồng 2.194,00 2.376,00
9. Tổng lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 75,00 74,00
Ghi chú: (*) Tỷ lệ tổn thất kỹ thuật là tỷ lệ tổn thất điện năng có tính đến yếu tố
truyền tải điện hộ cho tỉnh Ninh Thuận và Phú Yên.