IV. Các điểm mạnh trong việc thực hiện phối hợp với nhân viên cấp dới trong quá trình thực hiện công việc
3. Suy nghĩ cách nhìn nhận sự việc và thái độ của ngời nói sẽ thay đổi:
Khi sự tự vệ của ngời nói yếu đi, họ sẽ xem xét điều họ đã nói và xem xét bản thân họ kỹ càng hơn, bằng một cảm giác hoàn toàn khác với những gì họ vẫn nghĩ tr- ớc đây.
Ngời nghe cũng cố gắng lắng nghe và hiểu những từ và ý nghĩa mà đối phơng đang truyền đạt.
Từ hai lý do trên, ngời nghe sẽ tự xem xét bản thân kỹ hơn, đúng đắn hơn và nhận ra các sai lầm trong thái độ của mình.
Do đó, thái độ của ngời nghe thay đổi do cả quá trình hoặc do ngời nghe đã có cách nhìn khác với thái độ của bản thân họ, qua đó, tăng cờng khả năng cải thiện thái độ mà họ vẫn có cho đến thời điểm đó.
Cách nghe tích cực
Cách nghe tích cực là ngời nghe tỏ ra hiểu những gì đối phơng nói trên lập trờng, quan điểm của đối phơng. Để làm đợc điều đó, cần suy nghĩ tới những điểm sau:
1. Hãy bỏ thái độ mang tính phê bình, thái độ mang tính đánh giá, hoặc thái độ mang tính diễn thuyết. Hãy cố gắng tạo ra bầu không khí bình đẳng và tự do, đại lợng và hiểu biết, nồng ấm khi giao tiếp với ngời khác.
2. Những câu hỏi biểu hiện sự đánh giá một cách chắc chắn, hoặc ca ngợi quá, đôi khi là sự đánh giá mang tính bất định, sẽ trở thành vật cản cho quá trình thảo luận. Khi bị đánh giá một cách chắc chắn, đối phơng sẽ cảm thấy mất tự tin, bỏ ý định nói…Khi khuyến khích động viên một cách thái quá, đối phơng sẽ cảm thấy đang bị ép buộc, thậm chí bị lôi kéo…
3. Có 2 phơng diện mà đối phơng có thể nói tới, đó là nội dung của từ muốn nói và tình cảm ẩn chứa trong những từ muốn nói đó. Cả hai phơng diện này đều mang ý nghĩa của câu nói. Vì vậy, cần thiết phải hiểu ý nghĩa thực của câu nói trên cả hai phơng diện này.
4. Có trờng hợp, tình cảm ẩn chứa trong câu nói quan trọng hơn và ý nghĩa hơn nội dụng câu nói. Trong trờng hợp đó cần trả lời theo phơng diện tình cảm. 5. Để cách nghe mang tính cảm tình thực sự, ngời ta không chỉ chú ý đến từ ngữ
mà đối phơng nói, mà còn phải chú ý đến biểu hiện khác của đối phơng nh: Sự thay đổi trọng âm, biểu hiện trên mặt, nhịp thở, điệu bộ, cử chỉ của tay và mắt…
6. Để xác định những điều mình hiểu có đúng với suy nghĩ của đối phơng không, tốt nhất cần tự mình nói thử xem suy nghĩ của mình về ý nghĩa của lời nói và cử chỉ của đối phơng, xem câu trả lời của đối phơng đối với điều đó. Câu trả lời của đối phơng sẽ cho biết điều mình hiểu và cảm giác của đối phơng.
Phần 5
Xây dựng mối quan hệ tin cậy Bài 15: Xử lý các vấn đề con ngời
Trong khi thực thi nhiệm vụ, ngời quản lý luôn phải đối mặt với rất nhiều vấn đề cả đơn giản và phức tạp. Khi gặp những vấn đề phức tạp, việc xử lý và giải quyết không đơn giản, trừ khi gặp may mắn. Chẳng hạn, vấn đề nào đó sắp giải quyết xong thì lại gặp phải vấn đề còn nghiêm trọng hơn phát sinh trong quá trình giải quyết vấn đề ban đầu.
Trong tổ chức, khi có vấn đề phát sinh, cần thiết phải có bàn tay của ngời quản lý.
Xử lý các vấn đề về con ngời
Trong quá trình thực thi nhiệm vụ và công việc, ngời quản lý luôn luôn phải đối mặt với nhiều vấn đề, vấn đề đơn giản cũng có, vấn đề phức tạp cũng nhiều. Khi gặp phải một vấn đề phức tạp, việc xử lý và giải quyết nó không đơn giản, trừ khi gặp may. Chẳng hạn, một ván đề nào đó, ngời quản lý sắp giải quyết xong thì lại gặp phải một vấn đề còn nghiêm trọng hơn phát sinh trong quá trình giải quyết vấn đề ban đầu. Có những ngời quản lý có có khả năng thiên bẩm để có thể đa ra một cách nhanh chóng những quyết định hợp lý để giải quyết vấn đề. Thế nhng, thông thờng xung quanh chúng ta có rất nhiều trờng hợp phải kết thúc trong thất bại khi giải quyết một số vấn đề. Sau đó, họ lại thành công trong việc sử lý vấn đề, do họ làm lại cách sử lý vấn đề mà họ đã thất bại. Những vấn đề nh thế thờng liên quan đến con ngời.
Việc xử lý một cách đúng đắn và khéo léo những vấn đề về con ngời phụ thuộc nhiều vào khả năng thiên bẩm, thế nhng, liệu có nguyên tắc nào để ngời quản lý có thể áp dụng để đối phó với những vấn đề về con ngời một cách đúng đắn và nhanh chóng không? Nếu có, ngời quản lý có thể dựa vào đó để tiến hành các biện pháp thích hợp để xử lý các vấn đề về con ngời.
Trong tổ chức, khi có vấn đề phát sinh, cần thiết phải có bàn tay của ngời quản lý. Xử lý các vấn đề về con ngời là công việc quan trọng của ngời quản lý
Phân tích các nguyên nhân gây ra sự giảm sút trong quá trình làm việc của ông Nitta Nhu cầu:
1. Mong muốn sức khỏe tốt 2. Muốn có thêm các cơ hội 3. Muốn hoàn thành công việc 4. Muốn thay đổi
5. Muốn nghhỉ ngơi, giải tỏa sức ép 6. Muốn có sự an toàn và ổn định 7. Muốn đợc tham gia hoạt động 8. Muốn đợc thừa nhận
9. Muốn có sự cân bằng
10. Muốn bảo vệ nhân cách và tự hào
11. Muốn có thể trởng thành, tự mình làm việc…
Thái độ:
(1) Nghĩ rằng các trò chơi có thể giúp ông lấy lại sự cân bằng trong trí não (2) Nghĩ rằng thị lực của mình khó có thể phục hồi cho dù có đi khám bác sĩ (3) Nghĩ rằng không ai có thể hiểu mình… Tính cách: (1) Không sẵn sàng (2) Dè dặt, nhút nhát (3) Phụ thuộc Sự phấn khích:
(1) Không hiểu công việc đợc giao là cơ hội để tự thực hiện hoá ( sự phấn khích bị động)
(2) Thực hiện kế hoạch cải tiến ( Có phải trởng phòng không hiểu hết suy nghĩ của mỗi ngời đã thay đổi không?)…
Môi trờng:
(1) Không có vai trò là ngời chồng và ngời cha ở gia đình
(2) Công việc của ông không phù hợp với tuổi tác hoặc trách nhiệm và không có sự kính trọng của mọi ngời.
(6) Nợ nần quá nhiều…
Mục tiêu:
(1) Đã vạch ra kế hoạch sau khi nghỉ hu
(2) Một công việc phù hợp với tuổi tác và tiếp tục vống hiến, có vai trò là ngời chủ trong gia đình
(3) Cần một ngời hiểu mình và chăm lo sức khoẻ cho ông (4) Trả hết nợ… Các rào cản: (1) Môi trờng làm việc (2) Cấp trên, đồng nghiệp (3) Thị lực giảm sút (4) Gia đình… Hành vi bắt nguồn từ sự căng thẳng và đổ vỡ:
Duy ý chí, chạy trốn, phản xạ bị động, đền bù, thủ tục, thoái vị, suy giảm, cứng nhắc…
Xử lý các vấn đề về con ngời Nắm bắt tình hình
Nắm bắt các dữ liệu liên quan đến từng giai đoạn của vấn đề
Nắm bắt một cách đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết Tránh sự thành kiến, chủ quan, phỏng đoán… Sử dụng các con số, sơ đồ…một cách khách quan Sử dụng câu hỏi 5W1H Phân tích vấn đề
Có dữ liệu cần thiết nào bị bỏ sót không?
Mối quan hệ giữa các dữ liệu?
Các dữ liệu có thực sự là dữ liệu hay chỉ đơn giản là các ý kiến và suy nghĩ? Nguyên nhân và lý do?
Sử dụng câu hỏi 5W1H