- Kết quả mang lại trên cơ sở hoàn thành công việc.
Hớng dẫn và thái độ đố
thái độ đối với nhân viên cấp d ới
- Các vấn đề truyền đạt cho nhân viên cấp dới là những công việc mà “ ngời quản lý là đại diện cho mục đích và các nguyên tắc cần đợc hớng dẫn một cách cụ thể và rõ ràng” và “ đối với nhân viên cấp dới là cơ sở hành động và điều chỉnh”;
- “ Mong muốn của ngời quản lý” đối với mục đích, chất lợng, số lợng, thời gian, phơng pháp, chi phí, ngân sách…trong công việc đợc nêu một cách rõ ràng và cụ thể, tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau giữa nhà quản lý và nhân viên cấp dới…
Mặt khác, sẽ tốt hơn nếu các tiêu chuẩn đợc viết ra một cách rõ ràng. Các tiêu chuẩn ( Tiêu chí):
- Các hớng dẫn cá nhân của ngời quản lý
- Ngân sách
- Tất cả các loại kế hoạch của công việc
- Mục tiêu hằng năm, biểu ngữ, chính sách quan trọng
- Chính sách của từng mức độ trong tổ chức ( chính sách của toàn công ty, chính sách của các phòng ban, chính sách của xởng làm việc…)
- Các trờng hợp thực tiễn, thông lệ
- Các loại quy luật, quy chế và bớc tiến hành đợc quy định trong nội bộ công ty ( mua hàng, xử lý tài liệu, nguyên tắc chấp nhận thanh tra, nguyen tắc điều chỉnh sản phẩm, các bớc kiểm tra, nguyên tắc quản lý các công cụ kim khí, nguyên tắc quản lý kho, quy tắc quản lý an toàn, nguyen tắc quản lý thiết bị, nguyên tắc và thủ tục giải quyết khiếu nại, nguyên tắc quản lý ngân sách, nguyên tắc và thủ tục đào tạo, nhân viên và lý lịch nhân viên…)
- Các loại tiêu chuẩn: ( Tiêu chuẩn công việc, tiêu chuẩn thiết kế, tiêu chuẩn phức hợp, tiêu chuẩn tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn về nguồn nhân lực và nguyên liệu, tiêu chuẩn thiết bị, tiêu chuẩn về bao bì và bao gói, tiêu chuẩn phơng pháp kiểm tra, tiêu chuẩn kiểm tra quy trình sản xuất, quy trìnhvẽ và thhiết kế…)
* Nhìn vào các tiêu chuẩn và tiêu chí theo phơng pháp này để thấy đợc “ Các tiêu chuẩn và tiêu chí đợc sử dụng nh các công cụ quản lý”, đồng thời, cũng có thể sử dụng nh “ tiêu chuẩn để dánh gia”:
Tiêu chuẩn của các công cụ quản lý (Nghĩa rộng)
Mục tiêu d ới dạng tiêu chẩn (Nghĩa hẹp)
Tiêu chuẩn đánh giá
(Nghĩa hẹp) Tiêu chuẩn hay luật hành vi ( Ph ơng pháp, bí quyết, thời gian)
Đối với cán bộ quản lý
Là tài liệu đánh giá khối lợng công việc có thể thực hiện đợc
Các chỉ đạo vào hớng dẫn trở nên rõ ràng hơn thông qua các tài liệu h- ớng dẫn.
Là tài liệu áp dụng cho việc kiểm soát, điều chỉnh của tổ chức, lập kế hoạch và phân công công việc.
Là tài liệu cần thiết cho việc phục vụ quá trình nhận thức và hiểu biết về các điểm cần thiểttong việc tự đào tạo và đào tạo cá nhân, tập thể
Dựa vào đó để quyết định cần thiết về những lĩnh vực cần nâng cao và phải đổi mới.
Có thể thực hiện đánh giá dựa vào tiêu chuẩn.
Lời khuyên: Phải luôn so sánh giữa tiêu chuẩn và kết quả thực tế đã đạt đ- ợc mới thấy hết lợi ích do hệt thống tiêu chuẩn mang lại. Tiêu chuẩn phải luôn khách quan thì kết quả luôn sẽ mang lại nhiều lợi íchQuản lý và các tiêu chuẩn của quản lý T49,50
• Qua câu chuyện lãnh đạo cấp trên mới, bạn thấy có nhận xét gì về hai quyển nhật ký?
Phần II
Cải tiến và đổi mới công việc
Bài 4: Nhận thức vấn đề và khả năng sáng tạo 1. Cải tiến cách thức làm việc:
Môi trờng xung quanh doanh nghiệp luôn thay đổi, sự thay đổi đó nhiều lúc quá nhanh mà chúng ta khó đoán đợc. Tất cả những thay đổi của môi tr- ờng xung quanh không nổi lên thành những vấn đề cụ thể, mà nố ở đâu đó trong hoặc ngoài doanh nghiệp phụ thuộc vào nhận thức vấn đề của ngời quản lý.
Mặt khác, những vấn đề hoàn toàn mới mẻ, cha từng xảy ra trong quá khứ. Vì thế, có nhiều trờng hợp, dù ngời quản lý có nhiều kinh nghiệm và nhận thức đầy đủ vấn đề trong quá khứ tới đâu cũng không thể giải quyết đ- ợc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngời quản lý phải không ngừng nhận thức vấn đề, những điểm cần lu ý trong thực trạng hiện tại, nêu ra những yêu cầu mang tính sáng tạo mới, nắm vững từng loại vấn đề để ngời quản lý có thể có phơng án đối phó và giải quyết cho phù hợp.
Trong thực tế, có những cải tiến nhỏ, có thể để cho nhân viên cấp dới thực hiện, nhng đối với đổi mới và cải tiến lớn, ngời quản lý phải chị trách nhiệm. Nếu không có sự lãnh đạo của ngời quản lý ( cùng với tập thể của những ngời nhân viên cấp dới ) thì một tổ chức không thể tồn tại và phát triển đợc, hơn nữa, sự phát triển và thịnh vợng của tổ chức ngày hôm nay cha hẳn đã duy trì đợc liên tục trong tơng lai.
Để cải tiến hay thay đổi vấn đề, trớc hết, cần suy nghĩ nên xem thay đổi ở chỗ nào và tiến hành ra rao. Để thực hiện đợc điều đó, cần phải biết “ tình hình của tổ chức“ , “ phơng pháp làm việc hiện tại“. “ Trình độ, khả năng của nhân viên cấp dới“
Lời khuyên: Là nhà quản lý,bạn cần có ý thức và quyết tâm không ngừng cải tiến và đổi mới tình trạng hiện tại của tổ chức, sao cho phù hợp từng hoàn cảnh thay đổi cụ thể cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Đồng thời, bạn có sứ mệnh và nhiệm vụ truyền lại cải tiến và đổi mới của bạn cho thế hệ sauCác loại vấn đề
Một “ vấn đề “ chỉ trở thành vấn đề khi con ngời nhận thức đợc nó, nghĩa là, một vấn đề đợc công nhận khi có những ngời luôn sẵn sàng kiểm tra lại tình hình hiện tại, những ngời luôn cố gắng cải tiến, những ngời có khả năng điều chỉnh mọi điều từ bối cảnh chung và chọn lọc đợc các mục tiêuthực sự quan trọng và chủ chốt từ vô số các hiện tợng.
Vấn đề có thể đợc phân loại theo đặc điểm của khoảng cách nh sau:
1. Loại vấn đề “ chữa cháy” ví dụ một số sản phẩm hỏng đã đợc phát hiện 2. Loại vấn đề “ khám phá“ ví dụ bàng việc cải tiến làm cho chi phí giảm
xuống nhiều
3. Vấn đề “ dự đoán trớc” ví dụ “ hãy vứt bỏ nó đi nếu không chúng ta sẽ chịu tổn thất đấy”
Vì vậy, tổ chức phải cân nhắc xem xét vấn đề nào cần có biện pháp thoá gỡ không để xay ra nguy cơ.
Nhận thức vấn đề
Nhận thức vấn đề là việc cảm giác luôn hớng tới việc tìm kiếm, cố gắng để có đợc một phơng pháp cải thiện tình hình hiện tại.
Nhận thức vấn đề đợc coi là một phần nhiệm vụ trong hoạt động của tổ chức và đối với ngay bản thân ngời quản lý, nó bao gồm hành vi hay thái độ trong việc theo dõi sát sao và cẳn thận sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại của tổ chức, phạm vi của tình trạng đó với tình trạng mà tổ chức sẽ đạt đợc trong tơng lai.
Nhận thức vấn đề bao gồm khả năng của con ngời nhạy cảm với những nguy cơ, mối đe doạ cũng nh cơ hội sẽ mang lại cho tổ chức, đồng thời, nhận biết để có phơng án đối phó với những nguy cơ và thách thức đó.
Vấn đề sẽ không thể giải quyết đợc nếu không có ý thức tốt. “ nhận thức vấn đề“ chính là cơ sở cho sự tiến bộ và phát triển của của bản thân ng- ời quản lý và cả tổ chức
Nhận thức vấn đề và khả năng sáng tạo
Ngời quản lý là trung tâm của quá trình cải tiến hay đổi mới trong công việc. Phơng thúc thực hiện cải tiến và đổi mới trong một tổ chức phản ánh thái đội đối với công việc, múc độ hăng hái, tính chủ động và nhanh nhạy trong công việc , sự tiên liệu và đối phó mọi thử thách trong hoạt động kinh doanh cũng nh là ý thức trách nhiệm của ngời quản lý.
Khi không có ai cảm thấy băn khoăn hay trăn trở về công việc hằng ngày, mà luôn suy nghĩ và thực hiện các công việc với thói quen và sự trì trệ thì sẽ khó hoàn thành mục tiêu của tổ chức đúng thời gian khi có tác động của sự thay đổi môi trờng xung quanh. Và nh thế, ngay cả sự tồn tại của tổ chức cũng khó có thể đảm bảo đợc.
Ngời quản lý có vai trò quan trọng trong việc nhận thức vấn đề, phát huy khả năng sáng tạo, giả quyết vấn đề và cải tiến đổi mới công việc của tổ chức.Vấn đề và các loại vấn đề
Vấn đề là gì? Vấn đề là dấu hiệu mà một điều kiện hay bối cảnh không diễn ra nh mong muốn hoặc có sự khác biệt giữa mụch đích và hoàn cảnh thực tế và đòi hỏi một số biện pháp giải quyết.
Không nên né tránh các vấn đề khó, thay vào đó là đón nhận chúng nh những cơ hội tốt để có biện pháp chủ động và cơng quyết, sẵn sàng nắm bắt và giải quyết vấn đề.
Các loại vấn đề:
1. Vấn đề đã tồn tại ( loại rõ ràng thể hiện)
2. Vấn đề xuất hiện từ một tình huống hoặc trong một tình huống ( loại khám phá)
Nhận thức vấn đề và việc nâng cao nhận thức Nhận thức vấn đề là gì ?
Nhận thức vấn đề là việc cảm giác luôn hớng tới việc tìm kiếm, cố gắng để có đ- ợc một phơng pháp cải thiện tình hình hiện tại.
Nói một cách khác, nhận thức vấn đề đợc coi là một phần nhiệm vụ trong hoạt động của tổ chức và đối với ngay bản thân ngời quản lý, nó bao gồm hành vi hay thái độ trong việc theo dõi sát sao và cẳn thận sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại của tổ chức, phạm vi của tình trạng đó với tình trạng mà tổ chức sẽ trở thành trong tơng lai.
Hơn nữa, không có gì phải bàn cãi khi cho rằng nhận thức vấn đề còn gốm cả sức mạnh đa tới việc quan sát một cách chặt chẽ và thận trọng để tổ chức kịp thời thích ứng với các thay đổi thô cứng và không ngừng của môi trờng xung quanh ở thời điểm hiện tại và tơng lai.
Nói một cách ngắn gọn, nhận thức vấn đề bao gồm khả năng của con ngời nhạy cảm với những nguy cơ, mối đe doạ cũng nh cơ hội sẽ mang tới cho tổ chức, đồng thời, nhận biết để có phơng án đối phó với nguy cơ và thách thức đó.
Mặt khác, vấn đề không thể giải quyết đợc nếu không có ý thức tốt trong nhận thức vấn đề. Có thể nói, “ nhận thức vấn đề “ chính là cơ sở cho sự tiến bộ và phát triển. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhằm nâng cao khả năng nhận thức vấn đề cho nhân viên cấp dới, cần:
• Yêu cầu nhân viên cấp dới cung cấp thông tin mà họ có thể có liên quan đến công việc hay nhiệm vụ đợc giao.
• Cho phép nhân viên cấp dới tham gia thiết lập mục tiêu, chính sách của tổ chức và chỉ rõ mục tiêu và chính sách cho họ.
• Các vấn đề và sự nhận thức vấn đề của tổ chức cần đợc thảo luận với nhân viên cấp dới.
• Yêu cầu nhân viên cấp dới phân tích các điều kiện và bối cảnh hiện tại, đa ra các giả định và dự đoán về tơng lai của tổ chức.
• Nghe ý kiến của nhân viên cấp dới về triển vọng hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
• Giao cho nhân viên cấp dới những nhiệm vụ với chủ đề cụ thể, yêu cầu họ phân tích và kiểm tra chúng, chuẩn bị các giải pháp và thực hiện các giải pháp đó. • Yêu cầu nhân viên cấp dới chỉ ra các lĩnh vực hiện đang có vấn đề.
• Thảo luận với nhân viên cấp dới mọi vấn đề một cách trực tiếp thẳng thắn và chân thành, không nên “ đa ra các nguyên tắc”, hoặc nói “ một cách chung chung” và với “thái độ nghiêm khắc”.
Để tăng cờng khả năng nhận thức vấn đền ngời quản lý cần:
- Ngời quản lý phải nhận thức vấn đề một cách mạnh mẽ và có thể truyền cảm giác đó cho mọi ngời xung quanh.
- Ngời quản lý cũng phải trở thành ngời có khả năng tạo ra vấn đề và nhận thức những gì xảy ra nh những ngời có liên quan khác để giải quyết vấn đề.
- Ngời quản lý phải cố gắng tự hoàn thiện bản thân, nhằm có quan điểm và nhận thức tốt hơn đối với tất cả mọi việc.
Ngời quản lý là “ ngời dặt ra vấn đề“ cho tổ chức với sự nhận thức vấn đề không ngừng, bằng việc đặt mình vào sự tồn tại và thịnh vợng của tổ chức, trong khi vẫn duy trì đợc năng lợng để cải thiện và đổi mới công việc, đổi mới hệ thống tổ chức. Nói một cách vắn tắt ngời quản lý là ngời phải hành động nh ngời “ giải quyết vấn đề“ cho tổ chức.
Ngời quản lý không chỉ dự liệu và áp dụng cácbiện pháp nhằm tăng cờng sự nhận thức vấn đề của nhân viên cấp dới, mà còn tự mình nâng cao nhận thức vấn đề một cách mạnh mẽ để có thể truyền thụ ý thức đó cho nhân viên cấp dới.
Vì vậy, ngời quản lý phải là ngời đứng đàu của tổ chức cả trong nhận thức vấn đề, đồng thời trong cả việc đặt ra vấn đề và giải quyết vấn đề.
Cách nói làm nhụt ý trí
• Từ trớc tới nay chúng tôi cha bao gio làm thế này đâu. • Đây là kiểu làm việc cổ lô sĩ quá.
• Điều đố đợc nhng tốn kém quá nhỉ. • Chẳng có tiền để làm điều đó đâu.
• Rõ ràng điều đó chẳng tốt đẹp gì. • Chúng ta sễ lập một uỷ ban chứ ? • Suy nghĩ đi xem làm thế nào.
• Từ khi có quy định đến nay công việc chán quá • Điều đó quá lý thuyết.
• Về mặt công nghệ không thể làm điều đó đợc.
• Tại sao lại thay đổi trong khi mọi thứ đang xuôn xẻ ?
• Tại sao chúng ta không đề cập vấn đề này vào dịp khác nhỉ ? • Điều đó không có trong kế hoạch.
• Điều đó không thuộc phạm vi trách nhiệm của chúng tôi. - Tại Nhật, thì có lẽ không đợc đâu.
- Lãnh đạo sẽ nói không đấy.
- Điều đó đang quấy rầy ngời khác đấy.
- Tôi quá bận không có thời gian làm điều đó đâu. - Bạn biết đấy thế giới phức tạp hơn thế nhiều. - Một ý tởng hay nh thế có lẽ là vô lý chăng? - Đáy chỉ là một ý tởng thôi.
- Tôi nghĩ rằng xếp có rắc rối đấy. - Tôi sẽ suy nghĩ về điều đó…
Vấn đề và nhận thức vấn đề I. Vấn đề là gì ?
- Một câu hỏi về một điều gì đó. - Bị mất mát. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đang gặp rắc rối.
- Đang trong tình tậng bất bình thờng. - Đang bị chệch hớng.
- Khi cha rõ phải làm thế nào để hoàn thành. - Khi có sự bất đồng ý kiến.
- Một điều gì đó trái ngợc. - Khi có sự cẳn trở, ngăn cản.
- Khi có sự vô lý bởi vì điều đó là không theo hệ thống và phơng pháp nào - Một điều gì đó không thể hoàn thành cho đến khi có sự điều chỉnh
- Một sự khủng hoảng hiện tại và tơng lai. - Điều gì đó không ổn định.
- Điều không thể đáp ứng đợc. - Điều gây ra sự bực tức, khó chịu. - Điều gì đó bất tiện.