I. Những điểm cần kiểm tra khi lập kế hoạch:
5. Quyết định kế hoạch:
( Lựa chọn kế hoạch phù hợp nhất từ các bản sơ thảo, sử dụng biện pháp điều chỉnh) • Kế hoạch có phù hợp với mục tiêu và chính sách của lãnh đạo cấp trên
không?
• Tính chuẩn xác, kinh tế, kịp thời, dễ dàng nh thế nào?
• Kế hoạch này sẽ ảnh hởng đến nhũng ngời liên quan ra sao?
• Liệu kế hoạch này có thất bại do quá cứng nhắc hoặc yếu kém không? • Có sự hỗ trợ nào để vợt qua sự đối kháng (nếu có) không?
• Thời gian đạt đợc quyết định có hợp lý không? • Thời gian thực hiện có hợp lý không?
Các bớc lập kế hoạch Định ra mục tiêu rõ ràng Nắm bắt thực tế Xem xét dữ liệu Lập kế hoạch sơ bộ Quyết định kế hoạch Bài 6: Lập kế hoạch T126
Bạn hãy dùng biểu đồ xơng cá ( Nhân quả)để mô tả ví dụ sản xuất sản phẩm mới? Và nhận xét câu truyện trên
Ví dụ: Lịch làm việc của một nhà quản lý
Thời gian Nhiệm vụ Loại công việc
8:00 - 9:00 Giao việc, kiểm tra báo cáo hàng ngày, báo cáo cấp trên Công việc mang tính quy tắc 9:00 - 10:00 Chuẩn bị tài liệu báo cáo, yêu cầu tàiliệu Công việc định kỳ
10:00 - 12:00 Chuẩn bị họp, khảo sát một vòng công ty Công việc mang tính quy tắc 12:00 - 1:00 ăn tra
1:00 - 2:00 Lập kế hoạch, kiểm tra, hợp tác với lãnh đạo cấp trên Công việc đặc biệt
2:00 - 3:00 Họp với các phòng ban liên quan Công việc mang tính quy tắc 3:00 - 4:00 Giải quyết các vấn đề mang tính cá nhân của nhân viên cấp dới, kiểm tra
làm thế nào để tăng năng xuất
Công việc mang tính sáng tạo sáng tạo
4:00 - 5:00 Khảo sát một vòng công ty, nghe và nhận báo cáo Công việc mang tính quy tắc
Liệt kê công việc đã thực hiện: (Ví dụ)
Loại công việc Thờigian % Cách thực hiện
Công việc mang
tính quy tắc 5 62,5 Tự hoàn thành theo cách có hiệu quả nhất Công việc định kỳ 1 12,5 Cố gắng phân công cho cấp dới
Công việc đặc biệt 1 12,5 Làm theo cách có thể thực hiện bất cứ lúc nào Công việc mang
tính sáng tạo sáng
tạo 1 12,5, Tìm kiếm và thực hiện
Bài 7: Chỉ đạo
Việc nhận thức rõ ràng và sự cảm phục của nhân viên dới quyền đối với việc chỉ đạo sẽ làm tăng phần nhiệt tình để họ hoàn thành nhiệm vụ.
Những yêu cầu đòi hỏi tất cả các biện pháp thực hiện nhằm mục đích đa kế hoạch vào thực hiện thông qua những nhân viên dới quyền đợc gọi là “ Chỉ đạo”
Chỉ đạo không đơn giản chỉ là việc giao mệnh lệnh, mà làm cho mọi ngời hiểu điều cần chỉ đạo, phải truyền đạt ý đồ của mình tạo động lực để đa ý đồ vào hành động một cách cụ thể.
Tạo sự hăng hái cho nhân viên cấp dới, tăng thêm tinh thần trách nhiệm và nhu cầu làm việc, phát huy tính độc lập trong công việc.
Khi vào tình huống cấp bách hoặc có sự khác nhau về thông tin đòi hỏi phải có nguyên tắc “ mệnh lệnh - chấp hành“
Phơng pháp đa ra các chỉ đạo
• Hiểu chính xác:
• Động viên tinh thần làm việc
Cách thức chỉ đạo và vị trí của nhân viên cấp dới:
• Cách nói trực tiếp
• Yêu cầu
• Hội ý
• Gợi ý
Lập kế hoạch và sự tham gia của cấp dới 1. Lợi ích của việc cho phép nhân viên cấp dới tham gia lập kế hoạch
Đối với kế hoạch Đối với nhà quản lý Đối với NVcấp dới
• Kế hoạch sẽ chuẩn xác hơn do đợc kiểm tra từ nhiều khía cạnh
• Có thể tập trung trí tuệ của tất cả các thành viên nơi làm việc
• Bản thân kế hoạch sẽ cụ thể hơn • Kế hoạch sẽ chuẩn xác hơn và tránh đợc phiến diện • Kế hoạch sẽ mang tính sáng tạo hơn • Tăng cờng chất lợng nội dung kế hoạch
• Mục tiêu, chính sách, phơng pháp cũng nh tiến trình hoàn thành kế hoạch sẽ rõ ràng hơn…
• Đối thoại giữa ngời quản lý và nhân viên cấp dới sẽ rễ ràng hơn, mang lại mối quan hệ tin cậy lẫn nhau.
• Có thể chia sẻ mục tiêu và tình huống. • Không có tình trạng ép buộc từ trên xuống dới
• Dễ dàng có đợc sự hợp tác khi thực hiện • Có thể nâng cao sự hiểu biết, hài lòng và quan tâm của nhân viên cấp dới trong kế hoạch • Có thể phát triển khả năng quản lý
• Ngời quản lý có thể sử dụng hiệu quả thời gian của mình…
• Có thể tạo cho nhân viên cấp dới có cùng quan điểm với ngời quản lý
• Có thể hoàn thành kế hoạch nh mong muốn
• Từng ngời có thể tự tiến hành công việc mà không cần đến chỉ dẫn của ngời quản lý • Có thể đợc tăng thởng khi đa ra ý tởng hay
• Nâng cao tính độc lập và tự nguyện đối với công việc
• Duy trì đợc động cơ làm việc
• Có thể sử dụng nh tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc, và hớng dẫn điều chỉnh việc thực hiện
• Có thể tạo ra trách nhiệm của từng ngời và từng ngời có thể tự đánh giá đợc kết quả của họ.
• Có thể đẩy mạnh chu trình kế hoạch - Chỉ đạo - kiểm soát một cách trôi chảy…
Dù việc lập kế hoạch có tốt thế nào đi nữa, nó vẫn không có giá trị sử dụng, chỉ đến khi nó áp dụng vào thực tiễn thì nó mới có giá trị. Hầu hết các hoạt động liên quan đến việc thực hiện kế hoạch đợc tiến hành bởi các cộng sự và nhân viên cấp dới. Những yêu cầu đòi hỏi tất cả các biện pháp thực hiện nhằm mục đích đa kế hoạch vào thực tế thông qua các nhân viên dới quyền đợc gọi là “Chỉ đạo“.
ý nghĩa xủa việc chỉ đạo đợc nêu ở trên, không đơn giản chir là việc ra lệnh hay phán quyết dựa vào quyền lực. Chỉ đạo có nghĩa là làm cho đối phơng hiểu một cách đúng đắn điều cần chỉ đạo, chuyền đạt ý đò của nhà quản lý và tạo động lực để đa ý đồ đó vào hành động một cách chủ động.
Việc chỉ đạo hợp lý sẽ mang lại cho nhân viên cấp dới sự hăng hái và phán khởi cũng nh tăng thêm tinh thần trách nhiệm và nhu cầu làm việc. Đồng thời, nó tạo ra cho họ hành vi ứng xử một cách nhanh chóng và phát huy tính độc lập trong công việc.
Có nhiều trờng hợp khi có tình huống cấp bách đặt ra, hoặc khi có sự khác nhau về thông tin, thì khả năng và cách đối phó của ngời lãnh đạo cấp trên và nhân viên cấp dới khác nhau. Trong những trờng hợp đó đôi khi đòi hỏi phải có nguyên tắc gọi là “ Mệnh Lệnh “ Chấp hành“ khi giao một nhiệm vụ. Hơn nữa, nhiều khi phải né tránh hoặc đi vòng trong việc đa ra yêu cầu hoặc mệnh lệnh của ngời lãnh đạo để hoàn thành một chính sách nào đó mà chính sách đó ảnh hởng tới sự tiếp tục tồn tại hay không của một tổ chức. ( Điều này đợc gọi là “ nguyên tắc kiểm soát“ trong chỉ đạo)
Ta có thể dễ dàng làm cho một ngời nào đó tuân thủ những điều chỉ đạo bằng quyền lực và chức vụ của ta, nhng không dễ chút nào khi ta làm cho họ hiểu và thuyết phục họ hiểu về tầm quan trọng của việc họ làm với cách suy nghĩ và cảm xúc của họ khi làm việc. Tuy vậy, đó lại là ý nghĩa của việc chỉ đạo.
Điều quan trọng của việc chỉ đạo là tạo cho nhân viên cấp dới sự hăng hái và phấn khởi, tạo cho họ cảm thấy họ sẽ đợc sử dụng và việc hoàn thành nhiệm vụ của họ sẽ trở thành động lực thúc đẩy sự nhiệt tình của chính họ.
Việc nhận thức rõ ràng và sự cảm phục của nhân viên cấp dới đối với việc chỉ đạo sẽ làm tăng lòng nhiệt tình để họ hoàn thành nhiệm vụ.
Ba điều kiện trong giao việc
(Trớc khi đa ra việc chỉ đạo đối với nhân viên cấp dới)
Các điều kiện đối với nhân viên cấp dới Các điều kiện yêu cầu đối với công việc
Yêu cầu về sự hiểu biết
Sự hiểu biết (Điều mà họ biết) Kỹ năng (Điều họ có thể làm) Khả năng Vị trí hợp lý Đúng ng ời đúng việc Các kỹ năng cần có Các kỹ năng cần có (Điều họ có thể làm)
Các khả năng bảm sinh, hứa hẹn trong tơng lai
Sự cấp bách, tầm quan trọng, hứa hẹn trong tơng lai
Các phẩm chất, sự tiếp tục phục vụ, bản chất, vị trí, các mục tiêu cá nhân, điều quan tâm, nghị lực, tự chủ, hoàn cảnh gia đình, tham vọng, mong muốn, sự sợ hãi (Bao gồm cả tuổi tác và giới tính nhng chỉ giới hạn trong một số trờng hợp có thể áp dụng)
Loại công việc, chất lợng, số lợng, đặc tính, nội dung, khoảng thời gian và mức độ tiêu chuẩn của công việc
Các điều kiện khác:
Hoàn cảnh của tổ chức, mối tơng quan giữa các vai trò, nhóm làm việc, quan hệt con ngời, sự khác biệt trong khối lợng công việc và cơ hội đào tạo
Phơng pháp đa ra chỉ đạo
Hiểu chính xác:
Công việc chỉ đạo nhằm mục đích hớng dẫn nhân viên cấp dới triển khai công việc theo mong muốn của lãnh đạo để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Điều đó đòi hỏi ngòi quản lý phải có khả năng truyền đạt đợc tất cả các thông tin cần thiết và suy nghĩ về nhiệm vụ hoặc công việc một cách rõ ràng và chắc chắn nhất, nhằm mục đích giúp cho nhân viên cấp dới hiểu đúng và chấp hành việc thực hiện mục tiêu, Yêu cầu về thái độ (Họ cần có thái độ gì)
Mặt khác sẽ dẫn đến sự bất bình của nhân viên cấp dới mà nguyên nhân là do họ không đợc thông báo trớc về phơng pháp tiến hành công việc hay nhiệm vụ đợc giao, hoặc không đợc thông báo về sự thay đổi liên quan đến việc cung cấp nguyên vật liệu, thay đổi nơi làm việc…hoặc các nguyên nhân tơng tự có nguồn gốc sâu xa hơn ngoài tầm kiểm soát của ngời quản lý. Đối với các vấn đề đó, ngời quản lý cần cố gắng dự đoán trớc những thay đổi và ảnh hởng của chúng, làm cho nhân viên cấp d- ới hiểu điều đó.
Việc lu ý cẩm thận các vấn đề đã nêu trên đây cũng góp phần tăng thêm lòng tin giữa nhân viên cấp dới và ngời quản lý.
Động viên tinh thần là việc:
Ngời quản lý không chỉ có gắng truyền đạt nội dung của việc chỉ đạo một cách chính xác nhất, mà còn phải đa ra các chỉ đạo để nhân viên cấp dới có hứng thú thực hiện công việc. Để làm đợc điều đó, ngời quản lý cần thiết phải có thái độ và chính sách dới đây khi đa ra các chỉ đạo đối với nhân viên cấp dới của mình.
- Ngời quản lý cần thể hiện đợc động lực mạnh mẽ và kiên định . Xem phần “tạo lập các vai trò” và “sự hoà nhập đối với các vai trò đợc giao” (Bài 2)
- Làm rõ các nội dung có liên quan đến các vấn đề do nhân viên cấp dới thực hiện trên cơ sở sự sáng tạo và khả năng cá nhân của họ.
- Kêu gọi niềm tự hào óc quan sát công việc và tinh thần trách nhiệm của nhân viên cấp dới ( Xem phần “ Thể hiện tính độc lập và sự sáng tạo” (Bài 2), “Sự quan tâm đến các vấn đề và khả năng sáng tạo ” (Bài 4) và “Sự hoàn thành công việc” (Bài 5))
- Làm tăng thêm sự quan tâm của nhân viên cấp dới thông qua việc nói chuyện với họ về vai trò của họ trong việc tham gia vào hoạt động của tổ chức, công việc đó mang lại cho họ quyền lợi gì…
Cách thức chỉ đạo và vị trí của nhân viên cấp dới 1 Cách nói trực tiếp:
- Trong trờng hợp
- Trong trờng hợp cần có sự kiểm soát chặt chẽ - Trong trờng hợp khẩn cấp
Ngời quản lý chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung chỉ đạo
Về nguyên tắc khi nhân viên cấp dới nhận đợc sự chỉ đạo của cấp trên không đợc đa ra các ý kiến hay tự ý thêm vào các ý kiến cá nhân của mình.
Ví dụ: “ Cô Arita, hãy đánh cho tôi tài liệu này giống nh bản gốc và gửi đi ngay bằng đờng chuyển phát đặc biệt”
2 . Yêu cầu:
- Trong trờng hợp thông thờng
- Trong các trờng hợp có sự thêm bớt thông tin
Nhân viên cấp dới cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chỉ đạo của cấp trên
Về nguyên tắc khi nhân viên cấp dới nhận đợc sự chỉ đạo của cấp trên có thể đ- ợc phép phát huy dáng kiến của mình để thực hiện công việc.
Ví dụ: Cô Arita, cô hãy tham khảo ví dụ này để suy nghĩ cách thức làm bản báo
cáo về tình hình sản xuất của công ty xem có đợc không?”
3. Hội ý:
- Trong trờng hợp muốn phát huy vai trò của đối phơng - Trong trờng hợp có ý định đào tạo đối phơng
- Trong trờng hợp muốn đối phơng phát huy tinh thần trách nhiệm cao hơn.
Ngời quản lý và nhân viên cấp dới cùng có vai trò nh nhau.
Ví dụ: “ Tôi cho là thế này nhng theo anh nên làm thế nào”
4. Gợi ý:
- Trong trờng hợp thực hiện công việc chỉ cần dựa vào sự gợi ý là đủ
Nhân viên cấp dới cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung chỉ đạo của cấp trên.
Ngời quản lý cần phải làm cho nhân viên cấp dới hiểu và tự chịu trách nhiệm về công việc của mình và khuyến khích họ hoàn thành công việc đó.
Ví dụ: “ Văn phòng của chúng ta sẽ rộng rãi hơn nếu chúng ta sắp xếp lại các
bàn làm việc phải không?”
5. Mời chào:
- Trong trờng hợp giao việc mà không thể dùng quyền lực để ép nhân viên cấp dới thực hiện.
- Trong trờng hợp công việc đợc giao nằm ngoài trách nhiệm của nhân viên cấp dới.
- Trong trờng hợp công việc đợc giao có sự khó khăn và nguy hiểm
Ngời quản lý chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung chỉ đạo. Đồng thời , ng- ời quản lý cũng cần sự giúp đỡ và nghe ý kiến từ cấp dới khi cần thiết.
Ví dụ: “ Tối nay chúng ta cần làm việc, ai có thể ở lại tối nay đợc nhỉ?”
Cách thức để đa ra chỉ đạo đúng Đắn Thông qua việc tự mình nói với mình
Bạn cần hiểu một cách đầy đủ các điều kiện và tình hình mà đối phơng đang có và tìm những lời nói của ngời quản lý với ý chí và niềm tin của bạn khuyến khích đối phơng làm công việc mà bạn mong muốn.
Việc mợn tên của cấp trên với kiểu: “ Cáo già đội lốt hổ“ để ra lệnh, hay lạm dụng trách nhiệm của ngời quản lý với thái độ hách dịch kiể: “ Ta là ngời chịu trách nhiệm ở đây“ để ra lệnh, sẽ tự làm mất quyền và sự chỉ đạo của mình.
Việc chỉ đạo cần đa ra đầy đủ một lần, không nên để chỉ đạo mà trong trong tình trạng nhận thức không đầy đủ, không thể hiện đợc mục đích, nhiệm vụ, công việc và các điều kiện có liên quan, đồng thời cũng không nên thêm thắt thông tin để tạo ra sự khập khuyễnh không ăn khớp.
Trong nhiều trờng hợp, một số nội dung cụ thể vẫn có thể thêm bớt hoặc loại bỏ, chủ động sử dụng cách thức phù hợp với khả năng và mong muốn của mìnhkhi cảm thấy đối phơng có biểu hiện nhiệt tình quan tâm. Tuy nhiên cũng cần đa ra các điểm, mục đích và mục tiêu chính để đối phơng hiểu một cách rõ ràng. Hơn nữa, việc chỉ đạo nhất quán sẽ làm cho ngời quản lý vợt qua đợc sự nghi ngờ và do dự của bản thân, làm cho họ bày tỏ và khẳng định “ ý định” và “trách nhiệm về kết quả” của ng-