IV. Các điểm mạnh trong việc thực hiện phối hợp với nhân viên cấp dới trong quá trình thực hiện công việc
4. Quan tâm và hiểu các cá nhân của nhóm:
Vai trò của ngời quản lý trong việc quan tâm hay hiểu rõ từng cá nhân trong nhóm hoàn toàn cha rõ. Tuy nhiên, có một số điều rất có hiệu lực. Một trong những điều đó là, nếu ngời quản lý quan tâm và hiểu rõ một cách thực sự đối với mỗi cá nhân trong nhóm, thì toàn bộ nhóm sẽ có cảm giác an tâm hơn. Và cuối cùng, với cảm giác yên tâm đó, nhóm hiểu và trở thành nhóm tốt cho ngời quản lý.
5.Giao tiếp:
Nếu việc giao tiếp giữa ngời quản lý và nhân viên cấp dới không đầy đủ, sẽ nảy sinh các luồng giao tiếp không chính thức qua mặt ngời quản lý. Những thông tin đ-
Việc quản lý và sử dụng các nhóm tại nơi làm việc 1. Việc quản lý và sử dụng các nhóm:
1. Một nhóm bị coi là ngoài ý muốn của ngời quản lý có thể coi là “ Tấm gơng” phẩn chiếu thái độ của ngời quản lý, bởi vì thái độ “ngoài ý muốn”của một nhóm nào đó có thể xem nh thái độ “ngoài ý muốn” của chính ngời quản lý. Do đó, ngời quản lý nếu có thái độ “ngoài ý muốn”, cần cố gắng và thực hiện nghiêm túc một số biện pháp nhằm tạo ra đợc thái độ “nh mong muốn”.
2. Trong trờng hợp có sự tồn tại của nhóm “nh mong muốn” của ngời quản lý, ngời quản lý cần sử dụng tốt nguồn lực của nhóm, trên cơ sở mối quan hệ gắn bó giữa các thành viên của nhóm đó. Trong trờng hợp này, ngời quản lý cần chú ý về luồng thông tin, phân công công việc, quan hệ giữa ngời với ngời tại nơi làm việc... Mấu chốt của vấn đề là cách thức lựa chọn và sử dụng nhóm trởng nh thế nào. Ngời quản lý có thể sử dụng các quan hệ tin cậy với trởng các nhóm nh đòn bẩy trong quá trình quản lý, và thực sự cần thiết đối với ngời quản lý để đảm bảo sự cân bằng, chính xác tại nơi làm việc (phân công công việc, đối xử, quan hệ giữa ngời với ngời), nhằm duy trì và ătng cờng quá trình quản lý.
Tinh thần làm việc
Tinh thần làm việc là nói đến ý muốn và t thế của các nhân viên trong tổ chức, nó thể hiện sự hợp tác, hợp lực, cùng nhau chia xẻ trách nhiệm trong những hoàn cảnh chung nhằm hoàn thành mục đích và mục tiêu của cả nhóm trong tổ chức.
Tuy vậy, dù đã hiểu ý nghĩa của tình thần làm việc nh trên thì “ Tinh thần làm việc” của ngời quản lý trong tổ chức sẽ nh thế nào? từ trớc đến nay, ngời quản lý tuy đã hiểu vấn đề gì cần đợc giải quyết, cần phải thảo luận điều gì…, nhng rất khó khăn nắm bắt chúng một cách rõ ràng.
Ngay khi bắt đầu công việc, tinh thần làm việc không phải đã sẵn có trong bản thân ngời ngời quản lý. Tinh thần làm việc đợc tạo ra trên cơ sở các cố gắng liên tục của ngời quản lý. Tinh thần làm việc sẽ liên tục thay đổi cùng với thời gian, có thể trong quá khứ, ở hiện tại và trong tơng lai.
Có thể nói một cách rõ ràng, tinh thần làm việc chính là “ ý chí làm việc cao cần thiết mà ngời quản lý cần phải có ” để mang lại tính kinh tế, tính hiệu suất, và tính hiệu quả trong mục tiêu của tổ chức.
Chúng ta phải làm gì để nâng cao tinh thần làm việc? Tinh thần làm việc dựa trên tất cả các điều kiện mà chúng ta đã nghiên cứu từ trớc tới nay với t cách là nhà quản lý, và chúng ta sẽ áp dụng những điều đã nghiên cứu vào thực tế trong tơng lai.
Nếu một nhóm có tinh thần làm việc cao sẽ có thể khơi dậy và lay chuyển hoạt động của cả tổ chức.
Làm việc theo nhóm
• Các nhóm tại nơi làm việc; Theo dòng tự nhhiên luôn tồn tại các nhóm tại nơi làm việc, trong đó các thành viên hợp lại với nhau vì các mối quan hệ, gồm:
Năm tham gia tổ chức, độ tuổi, giới tính, sở thích Vị trí nhà ở, phơng tiện đi lại
Sự nổi tiếng, quyền lực và vị trí của ngời đó
Quan hệ bạn bè, đồng nghiệp và tinh thần cạnh tranh Loại công việc và phân cấp vị trí
Kinh nghiệm và sở thích chung Xuất hiện đối thủ…
Các nhóm nh vậy đợc thành lập, phân biệt bằng các đặc trng sau:
Gắn kết chặt chẽ hơn các nhóm chính thống
Tác động lên tổ chức chính thống ngăn cản tính hiệu quảvà hiệu lực của hệ thống.
ảnh hởng tiêu cực đối với nhân viên cấp dới –tác động ngợc chiều việc hình thành thái độ của nhân viên cấp dới.
Trong trờng hợp nh vậy ngời quản lý cần:
- Sử dụng các điểm mạnh của nhóm trong hoạt động tại nơi làm việc - Tiến hành các bớc nhằm loại trừ các điểm yếu của các nhóm đó
Hoạt động của nhóm:
Các nhóm thờng diễn ra nhiều hoạt động, bao gồm:
Truyền đạt, giao tiếp, trao đổi…thông tin, ý định, giá trị, cảm xúc… Nâng cao không khí làm việc, tiếp sức cho các thành viên
Hỗ trợ động viên nhau, cả chính thức và riêng t
Giải quyết đợc các yêu cầu cha đợc đáp ứng và những hoang mang trong t tởng.
Có thể xảy ra bầu không khí hoặc cảm nghĩ bớng bỉnh chống lại ngời quản lý
Các hoạt động của nhóm gây ra vấn đề trong quá trình quản lý:
Hành động hoặc ứng xử có chủ định của một ngời nào đó
Thể hiện sự tức tối – mong muốn đợc tham gia, đợc thừa nhận, đợc an toàn, ngang bằng…
Từ chối hoặc chống đối ngời quản lý Chống đối hoặc phản đối giữa các nhóm
Trong các trờng hợp nh vậy, ngời quản lý sẽ phải nhận thức đợc tình hình chung, phải quan sát và thu đợc các thông tin về nhóm, từ đó có những
Làm thế nào để đối phó và tận dụng các nhóm :
Thận trọng khi phân công việc
Xem xét kỹ mối quan hệ của con ngời trong tổ chức Tận dụng sử dụng các kênh thông tin chính thức
Sử dụng các biện pháp mang tính xây dựng để phối hợp và kiểm soát có hiệu quả các các nhóm.
Sử dụng lãnh đạo các nhóm một cách chủ động
Nh vậy để tổ chức hoạt động có hiệu quả ngời quản lý cần quan tâm theo dõi một cách liên tục sao cho các nhóm không gây ra ảnh hởng tiêu cực đối với ngời quản lý trong quá trình quản lý ở lĩnh vực mà họ phụ trách.
Phơng pháp nhìn nhận các nhóm
1. Thái độ của ngời quản lý: 2. Mục đích chung
3. Quá trình tham gia gắn kết
4. Quan tâm và hiểu các cá nhân của nhóm 5. Giao tiếp
Tìm hiểu về hành động con ngời
Mục đích:
Mỗi nhân viên mỗi sự khác biệt
Là một chuỗi liên quan đến hành động con ngời
Những ảnh hởng đến thái độ của nhân viên ( ham muốn/ thất vọng)
Tìm hiểu về hành động con ngời ý nghĩa các loài hoa liên quan đến sở thích
1. Rose = Hoa hồng ? 2. Sunflower = Hoa Hớng Dơng ? 3. Orchir = Hoa Lan ?
4. Lotus = Hoa Sen ? 5. Tulip = Hoa tulip ?
Tìm hiểu về hành động con ngời ý nghĩa các loài hoa liên quan đến sở thích
1. Rose = Hoa hồng : Thích mỹ thuật 2. Sunflower = Hoa Hớng Dơng : Tự tin
3. Orchir = Hoa Lan : Lãng mạn/ Kiên nhẫn 4. Lotus = Hoa Sen : Nội tâm
Tìm hiểu về hành động con ngời 1) Nhân viên cũng là con ngời