II. Các bớc loại bỏ trở ngại:
3. Cần l uý không đợc phổ biến sự thay đổi một cách quá đột ngột trong một môi trờng đang “yên ổn”
trờng đang “yên ổn”
Cần sử dụng biện pháp chẳng hạn nh : Giới thiệu từ từ, giảng giải một cách chi tiết...
Các bớc và biện pháp đợc sử dụng trong từng giai đoạn, hoặc biện pháp đợc áp dụng trong giai đoạn quá độ.
Thủ tục tiến hành cải tiến
(Thủ tục cải tiến đối với công việc sản xuất )
Thứ tự Gợi ý 1. Lựa chọn những công việc cần cải tiến •Xem xét sự kết hợp giữa
các điểm cần cải tiến từ tình trạng Số lợng, chất lợng, số ngời,
công việc hiện tại tần xuất, độ an toàn, mức độ mệt nhọc... •Lập bảng phân công công việc ---Gợi ý cho nhân viên kiểm tra bảng phân
công nhiệm vụ, bảng công việc , phân công công việc
•Các mối quan hệ khác ---ý kiến của lãnh đạo cấp trên và nhân viên yêu cầu và khiếu nại của nhân viên cấp dới
Thứ nhất: Khách hàng, độ an toàn, chất lợng, tính kinh tế Thứ tự u tiên Thứ hai: Tần xuất, trình độ kỹ năng, thời gian giải quyết mức độ mệt nhọc, tính đơn giản, mức độ chuyên môn hóa, tiện nghi, sự lôi cuấn...
2.Phân tích các phơng pháp hiện tại
•Vạch ra một sơ đồ theo các đặc điểm và nhân tố ( sơ đồ hình sơng cá) và
phân tích các vấn đề nhằm tiếp cận sát hơn các mấu chốt của vấn đề.
•Đảm bảo liệu vấn đề nhận thức có là: “ một chuỗi vấn đề” hay là “dòng công việc” không? (Phân tích hoạt động và hành vi con ngời)
•Phân tích từng dạng vấn đề bằng phơng pháp phân tích có thể và phù hợp •Lập bảng phân tích quá trình sản xuất, bảng phân tích công việc, sơ đồ công
việc...( Quan trọng phải viết đợc vấn đề là gì) •Kiểm tra mối quan hệ với các tiêu chuẩn 3. Kiểm tra
phơng pháp hiện tại và lập dự án cải tiến
•Hỏi câu hỏi “tại sao” một cách dễ hiểu nhất
•áp dụng câu hỏi “5W1H” và “ 5 khái niệm cơ bản” cho mỗi câu hỏi và ý
kiễn chi tiết.
Ta i s ao ( W hy ) Cái gì ? (What) Ở đâu ? (Where) Khi nào ? (When) Ai ? (Who)
Nh thế nào ? (How)
Loại bỏ những vật cản không cần thiết ( Loại bỏ)
Phối hợp các việc có thể tập hợp theo nhóm (Phối hợp)
Thay thế máy móc, vị trí...( Thay thế)
Sắp sếp lại thứ tự tốt hơn (Thay đổi thứ tự, Tính u tiên)
Đơn giản hoá bằng các bảng phân tích quy trình ( Đơn giản hoá)
•Thu đợc ý tởng tốt từ việc phát huy khả năng sáng tạo •Hỏi ý kiến của ngời phụ trách công việc đó
4. Lập bảng
dự án •Lập bảng phân tích quá trình theo phơng pháp mới, bảng phân tích công
việc, sơ đồ công việc...
•Xem xét các yếu tố kỹ thuật và con ngời •Kiểm tra đối chiếu các quy luật và quy phạm...
•Viết bản đề xuất
•Đề xuất phải ngắn gọn và chi tiết bằng các số liệu và văn bản đính kèm. 5. Nhận đ- ợc sự phê chuẩn và chuẩn bị áp dụng phơng pháp mới
•Trình lãnh đạo cấp cao hơn và nhận đợc sự phê chuẩn
•Thảo luận với những ngời có liên quan ( nhân viên cấp dới và các phòng ban liên quan) và giải thích cho họ rõ về phơng pháp mới ( loại bỏ các rào cản tâm lý)
•Thực hiện phơng pháp mới
•Thởng những ngời đã hợp tác và cống hiến của họ
Phần3
Bài 6: Lập kế hoạch Công việc của ngời quản lý.
“ Quản lý công việc“ là việc giải quyết vấn đề một cách phù hợp, nhằm đạt đợc mục tiêu của tổ chức, và theo đuổi tính hợp lý:
Nó bao gồm nhiều quá trình quan trọng cần thực hiện. Nếu bị bỏ quên hoặc thực hiện qua loa không kỹ lỡng, công việc sẽ bị cản trở dẫn đến kết quả không mong muốn.
Phải dự vào việc lập kế hoạch của ngời quản lý để tiến hành công việc cho chính bản thân. Sau đó, khi thực hiện kế hoạch sẽ quan sát, theo dõi nếu có sự bất cập nào phải tiến hành các bớc sửa chữa cần thiết.
Cần nhận đợc sự hợp tác của nhân viên cấp dới, nhằm hoàn thành mục tiêu của bản thân và tổ chức, kế hoạch đợc lập ra trên cơ sở công việc giao cho cấp dới thực hiện. Sau đó ngời quản lý phải chỉ đạo sao cho cấp dới chủ động và cùng tích cực thực hiện kế hoạch bằng chính hành động của mình. Trong và sau qua trình thực hiện, ngời quản lý cần kiểm tra lại kết quả đạt đợc dựa vào tiêu chuẩn, chính sách, kế hoạch đề ra“ Nếu phát hiện thấy có điều gì khác thờng hoặc sai sót, cần tiến hành sử lý ngay.
Để công việc thực hiện trôi chảy, ngời quản lý cần điều chỉnh một cách phù hợp các mối quan hệ với lãnh đạo cấp trên, các phòng ban và nhân viên cấp dới.
Từng quá trình không những mang tính độc lập, mà còn có mối quan hệ tơng khắc nhau. Vì vậy, công việc quản lý là một công việc khá phức tạp. Ngời quản lý không sử dụng thời gian một cách đầy đủ cho việc quản lý thì công việc quản lý sẽ rất ngổn ngang và khó khăn. Kết quả công việc trong toàn hệ thống không thực hiện tốt đợc. Khi đó dù ngời quản lý có làm việc chăm chỉ đến mấy thì họ cũng bị đánh giá thấp khi kết quả công việc không đợc cải thiệnLập kế hoạch
Là đúc kết những tri thức tinh thông, dự đoán những tình hình xảy ra trong tơng lai, tiên liệu phơng sách giải quyết và trình tự giải quyết cần thiết tiến hành trong những công việc nhằm đạt đợc sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức.
Những căn cứ
Công việc của ngời quản lý nó có thể thay đổi từng ngày. Ngời quản lý phải lập kế hoạch cho mình, đồng thời nên giao việc cho cấp dới và dành nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch sắp tới theo tuần, tháng, quý, năm… Khi lập kế hoạch cho tơng lai cần phải đáp ứng đợc các tình huống và điều
kiện thay đổi khác nhau.
Khi lập kế hoạch cần phải tính đến vấn đề nh nghỉ phép, nghỉ ốm, hội họp và những vấn đề khác có thể xảy ra.
Có những công việc không dự báo trớc đợc, cần phải ứng đối kịp thời. Kế hoạch tốt là bớc khởi đầu thuận lợi cho công việc của ngời quản lý.
Những điểm cần lu ý khi lập kế hoạch
Lãnh đạo cấp trên của mình là ngời kiên quyết hay nhút nhá, ý định của lãnh đạo có rõ ràng không?
Mục tiêu hay chính sách của cấp trên có rõ ràng không?
Đã bao giờ lựa chọn kế hoạch mà không thực hiện đợc không?
Đã bao giờ chọn kế hoạch mà không lu ý đến các điều kiện thực hiện nó cha?
Điều kiện làm việc, hoặc sự hợp tác có đầy đủ không?
Những điểm cần kiểm tra khi lập kế hoạch
2 Những điểm cần lu ý khi lập kế hoạch:
( Những khó khăn và nhân tố ảnh hởng đén việc lập kế hoạch) • Lãnh đạo cấp trên có kiên quyết hay nhút nhát?
ý định của cấp trên có rõ ràng không?
• Mục tiêu hay chính sách của lãnh đạo cấp trên có rõ ràng không? • Đã bao giờ lựa chọn kế hoạch mà không thể thực hiện đợc cha?
• Đã bao giờ chọ một kế hoạch nặng về suy nghĩ hoặc kế hoạch mà không lu ý đến các điều kiện hiện có cha?
• Điều kiện công việc hoặc sự phối hợp có đầy đủ không?
• Việc hợp tác giữa những ngời có liên quan có đợc đảm bảo không?
• Quy định trách nhiệm có rõ ràng cha? Đã thực hiện đầy đủ mọi hoạt động ch- a?
• Thông tin phản hồi có đầy đủ không?
Quy đinh trách nhiệm đã rõ ràng cha?
Thông tin phản hồi có đầy đủ không ?
Tình trạng tự tin thái quá hay sự trì trệ trong tổ chức.
Có tình trạng hy vọng hay nản trí không?
Có đánh gia đối thủ cạnh tranh thái quá hoặc quá thấp không?
Việc dự đoán về kỹ thuật có hiệu quả không?
Việc phân tích thông tin có đầy đủ không?
Có lỗi nào do con ngời gây ra ( sai lầm, nghe lầm, nói sai, hiểu sai, nhớ không đúng vấn đề, vụng về“)
• Việc dự đoán về kỹ thuật có hiệu quả không? Chúng có đạt đợc không • Việc phân tích thông tin có đầy đủ không?
• Có lỗi nào do con ngời gây ra ( sai lầm, nghe lầm, nói sai, hiểu sai, nhớ không đúng vấn đề, vụng về…)