B. Các nhân tố rủi roc hung: rủi ro con ngườ iỜ rủi ro kiểm soát
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại ngân hàng MHB Nà Nộ
Dĩ nhiên khơng một hệ thống kiểm sốt nào ln được coi là tuyệt đối, là khơng có nhược điểm, bởi lẽ hệ thống kiểm soát nội bộ của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn tồn tại những nhược ựiểm cố hữụ Vì vậy, việc phát hiện và sửa chữa yếu ựiểm, củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát là nhiệm vụ quan trọng, thường trực của tất cả các doanh nghiệp, các ựơn vị trong cơ chế thị trường.
đứng trên quan ựiểm và góc ựộ ựó, căn cứ vào những yếu kém về chất lượng kiểm soát nội bộ tại ngân hàng MHB Hà Nội một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tại ngân hàng MHB Hà Nội ựược ựề
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 98
xuất như sau:
4.2.2.1. Phát triển môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt có một ảnh hưởng to lớn tới hiệu quả của các hoạt động kiểm sốt nội bộ trong đơn vị. Vì thế, để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, chúng ta phải phát triển mơi trường kiểm sốt để nó ngày càng thêm vững mạnh và hiệu quả. để phát triển mơi trường kiểm sốt cần sử dụng tổng hợp các ảnh hưởng của tất cả các nhân tố thuộc phạm vi mơi trường kiểm sốt. Doanh nghiệp phải nỗ lực phát triển các nhân tố đó, biến chúng thành các yếu tố quan trọng để phục vụ đắc lực cho cơng tác kiểm soát. Trong các nhân tố thuộc về mơi trường kiểm sốt mà chúng ta cần phát triển thì việc đào tạo và phát triển nhân viên ln được coi như là một biện pháp quan trọng nhất ựể nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. để đẩy mạnh chất lượng ựội ngũ nhân viên trong ựơn vị cần thực hiện các nội dung sau:
- Các nhân viên cần ựược giải thắch rõ về nội dung và ý nghĩa của việc phân chia trách nhiệm trong ựơn vị.
- Nhân viên ựơn vị cần ựược khơi dậy ý thức, trách nhiệm của họ trong công việc cũng như ý nghĩa của hoạt động kiểm sốt nàỵ
- đánh giá công việc ựịnh kỳ cũng là một phương thức hữu hiệu ựể giúp cho nhân viên trong ựơn vị hiểu rõ ý nghĩa của kiểm soát. Việc ựánh giá này có thể ựược thực hiện bởi nhiều cấp khác nhau tuỳ vào ựối tượng ựược ựánh giá.
để phát triển mơi trường kiểm sốt, một khắa cạnh khác cần ựược quan tâm là vấn ựề tinh thần xây dựng các thủ tục kiểm sốt của đơn vị. Các nhân viên cần được khuyến khắch để đóng góp vào các thủ tục kiểm sốt như: làm cách nào để giảm bớt chi phắ, làm thế nào ựể thực hiện các thủ tục kiểm sốt có hiệu quả hơnẦKhi các nhân viên tham gia vào việc xây dựng các thủ tục kiểm sốt thì họ sẽ chấp hành các thủ tục kiểm soát một cách tự giác và sẽ tham gia tắch cực hơn vào sự hoàn thiện các thủ tục kiểm sốt của đơn vị trong tương laị
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 99
4.2.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kiểm sốt nội bộ
Theo mơ hình tổ chức hiện nay, Phịng Kiểm sốt nội bộ được tổ chức độc lập với các phịng ban chức năng khác nhưng chịu sự chỉ ựạo trực tiếp của Giám đốc; các Phịng, Tổ kiểm tra nội bộ tại các phòng giao dịch chịu sự chỉ đạo chun mơn của Phịng Kiểm sốt nội bộ Hội sở chắnh và sự chỉ ựạo, ựiều hành của Trưởng phịng giao dịch. Lương của kiểm sốt viên Hội sở chắnh do Hội sở chắnh chi trả và lương của kiểm sốt viên tại phòng giao dịch do phịng giao dịch đó chi trả. điều này cũng làm giảm tắnh khách quan và độc lập của các kiểm soát viên khi tiến hành kiểm soát. Các nguyên tắc của bộ máy kiểm soát nội bộ là: độc lập với các hoạt động nghiệp vụ được kiểm sốt, với hoạt ựộng ựiều hành hàng ngày của ngân hàng, ựộc lập ựánh giá và trình bày ý kiến trong báo cáo của mình; đảm bảo tắnh khách quan, trung thực khi thực hiện nhiệm vụ; đảm bảo tắnh chun trách. Do đó, để đảm bảo tắnh khách quan, bộ phận kiểm soát nội bộ phải ựược tách ra khỏi bộ máy quản lý ựiều hành kinh doanh của ngân hàng, Phịng kiểm sốt nội bộ sẽ trực tiếp chịu sự chỉ ựạo của Ban giám đốc, các phịng, Tổ kiểm sốt nội bộ của phòng giao dịch sẽ thuộc biên chế Phịng kiểm sốt nội bộ Hội sở chắnh và chịu sự quản lý về mặt hành chắnh của Ban Giám đốc. Như vậy, bộ phận kiểm soát nội bộ sẽ là một bộ phận tách ra khỏi bộ máy điều hành của Giám đốc. Chắnh sự ựộc lập này sẽ giúp cho kiểm sốt viên có cái nhìn khách quan và khơng chịu sự tác động chỉ đạo của lãnh đạo các phịng giao dịch, khả năng phát hiện các sai sót và những bất hợp lý ựược nâng caọ
4.2.2.3. Bổ sung và nâng cao chất lượng của nhân viên kiểm soát
Mặc dù quy mô của các hoạt ựộng kinh doanh của ngân hàng ngày càng phát triển nên khối lượng cơng việc của phịng Kiểm sốt nội bộ ngày càng lớn, tuy nhiên số lượng nhân viên của phịng Kiểm sốt nội bộ chưa ựược tăng lên tương xứng. Do đó, nhu cầu tuyển thêm nhân viên là nhu cầu thiết thực. Số lượng nhân viên tăng lên sẽ giảm tải bớt khối lượng công việc
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 100
cho các nhân viên hiện thời, hạn chế các sai sót xảy ra khi khối lượng cơng việc quá lớn. Theo nghiên cứu của các chuyên gia thuôc tổ chức hợp tác kỹ thuật đức và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam thì để đảm bảo ngun tắc kiểm soát thường trực và liên tục, mỗi ngân hàng phải có bộ phận kiểm soát nội bộ thường trực phù hợp với quy mơ và tắnh chất hoạt động. Và tỷ lệ nhân viên kiểm soát so với nhân viên tác nghiệp trên các mảng nghiệp vụ cụ thể ựược ựưa ra con số hợp lý là 1/80. Nếu tắnh theo tỷ lệ này thì số cán bộ làm cơng tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ so với số nhân viên ngân hàng MHB Hà Nội là 1/46, có nghĩa là số cán bộ kiểm tra, kiểm sốt nội bộ ựã nhiều hơn mức cần thiết. điều này là do, tại mỗi phòng giao dịch (18 phòng giao dịch) đều có Phịng hoặc Tổ kiểm tra nội bộ với cơ cấu cán bộ ắt nhất là 2 nhân viên, trong khi các phịng giao dịch hầu hết có số lượng nhân viên dưới 100 ngườị Tuy nhiên, hiệu quả hoạt ựộng của bộ phận kiểm tra nội bộ tại các phòng giao dịch còn thấp do cán bộ chưa ựược ựào tạo chuyên sâu, hầu hết ựược luân chuyển từ các phòng ban khác sang và sự luân chuyển tương ựối liên tục, khơng đảm bảo tắnh khách quan trong hoạt động kiểm sốt.
Ban lãnh đạo có trách nhiệm đảm bảo nhân sự và trang thiết bị của bộ máy kiểm soát nội bộ, cả về số lượng và chất lượng để đáp ứng được tắnh chất và quy mô công việc. Tổ chức về nhân sự kiểm soát nội bộ trước hết phải ựịnh hướng theo hoạt ựộng của tổ chức: lĩnh vực hoạt ựộng kinh doanh, cơ cấu rủi ro của tổ chức tắn dụng và các quy định về thanh tra, giám sát. Thơng qua các biện pháp thắch hợp, cần đảm bảo rằng những người làm công tác kiểm sốt nội bộ ln có một trình độ chun mơn nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển mới nhất trong quy trình hoạt động và kinh doanh được kiểm toán. Họ phải thấu hiểu về cơ cấu rủi ro, phải có kiến thức cập nhật về kiểm sốt và hiểu biết ựầy ựủ về các lĩnh vực ựược kiểm sốt để có thể hồn thành tốt nhiệm vụ kiểm sốt của mình.
Trường đại học Nơng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 101
là: Kiến thức về hoạt ựộng ngân hàng và kiến thức chung, gồm: kiến thức cơ bản về kinh tế học và quản trị kinh doanh, luật pháp và thống kê, tắnh tốn chi phắ, cơng nghệ thơng tin, tiếng Anh,Ầ; Phương pháp kiểm tốn: phương pháp thu thập dữ liệu, phương pháp thuyết trình,Ầ; Trao đổi thơng tin và được cơng chứng. Vấn ựề quan trọng là ựào tạo và ựào tạo lại các kiểm sốt viên. Có nghĩa là các kiểm sốt viên phải được tham gia vào các khố đào tạo nghiệp vụ mới trong ngân hàng để khơng bị lạc hậu so với nhân viên nghiệp vụ ựồng thời phải cập nhật các thông tin về pháp luật, các văn bản mới của ngành. đào tạo ở ựây là ựào tạo chuyên sâu về kiểm soát và kiểm toán. Hầu hết các kiểm soát viên nội bộ hiện nay ựều xuất phát từ phòng ban nghiệp vụ đã có bề dày kinh nghiệm chuyển sang. Do vậy mà hiện nay các kỹ thuật kiểm soát, phương pháp cũng như nội dung kiểm soát nội bộ tại ngân hàng MHB Hà Nội dường như chỉ là kinh nghiệm và tham khảọ Bởi thế, trước mắt có thể ựào tạo họ những kiến thức cơ bản về các loại hình, nội dung kiểm soát, kiểm toán. Thời gian ựào tạo tối thiểu hợp lý là 40 giờ trong một năm.
Tổ chức cho các kiểm soát viên của ngân hàng MHB Hà Nội đến các phịng giao dịch trong hệ thống cũng như các chi nhánh và phòng giao dịch của ngân hàng khác hệ thống ựể học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm là một biện pháp tốt ựể nâng cao chất lượng và kinh nghiệm cho nhân viên. Ngoài ra, phịng kiểm sốt nội bộ cần tổ chức các buổi trao ựổi kinh nghiệm tại chỗ giữa các nhân viên trong phòng cũng như với các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ.
4.2.2.4. Tăng cường hoạt động kiểm sốt kế tốn nhằm bảo vệ tài sản của ngân hàng MHB Hà Nội
Bảo vệ tài sản là trách nhiệm chung của kế toán bất kỳ ngành nào, song kế tốn ngân hàng có vai trị quan trọng hơn vì ngoại việc bảo vệ an tồn tài sản của bản thân ngân hàng còn phải bảo vệ tài sản của Nhà nước, của khách hàng gửi tại ngân hàng. Do đó, để phát huy đầy đủ vai trị của mình, kế tốn
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 102
ngân hàng MHB Hà Nội phải thực hiện ựược các nhiệm vụ chắnh sau đây: +Trong thời gian trước mắt, ngân hàng MHB Hà Nội cần chú trọng hơn nữa tới việc hoàn thiện các yếu tố của hệ thống kế toán như: hệ thống các chắnh sách, tài khoản kế toán áp dụng chung trong phạm vi tồn hệ thống; quy trình chuẩn cho hoạt ựộng ghi chép, lập và sử dụng báo cáo tài chắnh; xây dựng hệ thống báo cáo kế toán bộ phận và báo cáo kế toán hợp nhất cho tồn ngân hàng.
+Kế tốn MHB Hà Nội phải ghi nhận, phản ánh chắnh xác, đầy ựủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngân hàng về các hoạt ựộng : hoạt ựộng nguồn vốn, sử dụng vốn và các dịch vụ ngân hàng khác theo ựúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và các thể lệ chế độ kế tốn ngân hàng quy ựịnh. Trên cơ sở đó để bảo vệ an toàn tài sản của bản thân ngân hàng MHB Hà Nội cũng như tài sản của toàn xã hộ bảo quản tại ngân hàng.
+Kế toán phải phân loại nghiệp vụ, tổng hợp số liệu theo ựúng phương pháp kế toán và theo những chỉ tiêu nhất định nhằm cung cấp thơng tin một cách ựầy ựủ, chắnh xác và kịp thời nhất cho Ban giám ựốc ựể phục vụ cho việc chỉ ựạo, lãnh ựạo hoạt ựộng kinh doanh ngân hàng .
+Kế toán MHB Hà Nội phải giám sát quá trình sử dụng tài sản (vốn) nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng các loại tài sản thơng qua kiểm sốt trước (tiền kiểm) các nghiệp vụ bên nợ và nghiệp vụ bên có của bảng tổng kết tài sản ở từng phòng giao dịch cũng như tồn hệ thống. Từ đó góp phần tăng cường kỷ luật tài chắnh, củng cố chế độ hạch toán kế toán của ngân hàng.
+Kế toán ngân hàng MHB Hà Nội phải có trách nhiệm tổ chức tốt cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn tài chắnh nịi riêng ở từng phịng giao dịch cũng như tồn hệ thống. đồng thời, kế tốn phải tổ chức giao dịch, phục vụ khách hàng một cách khoa học, văn minh, lịch sự, giúp khách hàng nắm ựược những nội dung cơ bản của kỹ thuật nghiệp vụ ngân hàng nói chung và kỹ thuật nghiệp vụ kế tốn nói riêng, góp phần thực hiện chiến lược khách hàng
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 103
của ngân hàng.
4.2.2.5. Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ
Khi thực hiện bất kỳ cơng việc nào đều phải có mục tiêu, nội dung và phương pháp thực hiện. Tất cả những yếu tố này ựược quy ựịnh thống nhất trong một quy trình. Quy trình mang tắnh chất hướng dẫn và định hướng cho cơng việc kiểm sốt nội bộ mà phần lớn kết quả của kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào hệ thống phương pháp kiểm sốt. Hệ thống phương pháp kiểm sốt có thể được chia thành: thử nghiệm kiểm sốt, thử nghiệm tuân thủ, thủ tục phân tắch và thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm kiểm soát bao gồm các biện pháp nhằm đánh giá tắnh hiện hữu và hiệu lực của hệ thống kiểm sốt nội bộ hiện có. Thử nghiệm tuân thủ nhằm kiểm tra tắnh tuân thủ các quy ựịnh của Nhà nước cũng như các quy ựịnh nội bộ của NH MHB Hà Nơị. Thủ tục phân tắch giúp các kiểm soát viên khoanh vùng rủi ro nhằm giảm bớt số lượng các thử nghiệm cơ bản. Thử nghiệm cơ bản ựược thực hiện nhằm thu thập bằng chứng kiểm sốt.
Trong quy trình kiểm sốt nội bộ cần xây dựng một chương trình kiểm sốt nội bộ chuẩn áp dụng cho từng nội dung kiểm sốt. Chương trình này sẽ bao gồm: các bước thực hiện kiểm soát và hệ thống phương pháp kiểm soát áp dụng cho từng loại hình và nghiệp vụ cần kiểm soát. Về các bước thực hiện kiểm sốt có thể xây dựng mơ hình gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Xác ựịnh rủi ro
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm soát Bước 3: Thực hiện kiểm soát
Bước 4: Kết thúc kiểm soát: Lập báo cáo kiểm soát, theo dõi khắc phục. Bước 5: Lưu hồ sơ kiểm soát nội bộ.
Sơ đồ 4.8. Quy trình kiểm sốt nội bộ
Xác định rủi ro
Lập kế hoạch sơ bộ Lập kế hoach chi tiết
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 104
Lập kế hoạch kiểm soát
Thực hiện kiểm sốt
4.2.2.6. Hồn thiện hệ thống phương pháp kiểm soát nội bộ
Nền tảng cốt lõi của quy trình kiểm sốt là hệ thống phương pháp kiểm sốt, ngân hàng MHB Hà Nội cần xây dựng một hệ thống phương pháp kiểm sốt mang tắnh hướng dẫn cho từng nội dung hoạt ựộng, từng mảng nghiệp vụ của kiểm soát nội bộ.
Các thủ tục kiểm soát sẽ thiết kế như sau:
(a) Thử nghiệm kiểm soát
đây là yếu tố ựầu tiên khi tiến hành kiểm soát. Có thể xây dựng sẵn một bảng câu hỏi về các chốt kiểm sốt trong ngân hàng để xác ựịnh chốt kiểm sốt này có hay khơng và hiệu quả của cơng cụ kiểm sốt hiện có đối với loại nghiệp vụ nàỵ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 105
vụ đã được ban hành. Tắnh hiện hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ nên kiểm tra lại khi quy trình nghiệp vụ ban hành mới hoặc có sửa đổi cịn tắnh hiệu lực cần ựược kiểm tra hàng năm.
Vắ dụ: Trong quy trình về giao dịch tiền mặt quy ựịnh: Ộ Khi khách hàng rút tiền, yêu cầu phải có đủ chữ ký khách hàng, kế tốn giao dịch, chữ ký phê duyệt của kiểm sốt thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền cho khách