2.1.6.1 Khái niệm và các tiêu thức ựánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM
2.1.6.1.1 Khái niệm chất lượng kiểm soát nội bộ
định nghĩa kiểm soát chất lượng (The Quality Control Defined).
ỘKiểm soát chất lượng nội bộỢ là một quy trình quản lý phổ quát với mục đắch điều khiển hoạt động sản xuất sao cho ln ln giữ được trạng thái
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 22
ổn ựịnh (stability) Ờ nghĩa là ngăn cản sự thay ựổi bất lợi và Ộduy trì sự
nguyên trạngỢ.
để ựảm bảo sự ổn định, quy trình kiểm sốt chất lượng ựánh giá hiệu suất hoạt ựộng hiện tại, so sánh hiệu suất ựó với các mục tiêu (goals) và thực hiện các hành ựộng ựể ựưa hiệu suất hiện tại về gần hiệu suất mục tiêụ
2.1.6.1.2 Khái niệm chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM
Chất lượng kiểm sốt nội bộ của NHTM được hiểu theo nghĩa gói gọn trong nội bộ của một thực thể nào đó. Nó liên quan đến những cơng việc mang tắnh tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện. Chất lượng KSNB của NHTM là tồn bộ các chắnh sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm sốt được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt ựộng của ngân hàng một cách ổn định, chắnh xác, phù hợp với mục tiêụ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM được đánh giá là có chất lượng khi nó ựảm bảo ựược 2 ựiều kiện:
1)đạt ựược các mục tiêu ựề ra 2)Khơng lãng phắ các nguồn lực
đạt ựược các mục tiêu ựề ra:
- Bảo vệ tài sản của ngân hàng: Mỗi ngân hàng ựều ựối mặt với các rủi ro cố hữu như: rủi ro tắn dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tắnh tuân thủ, rủi ro về danh tiếng và rủi ro kinh doanh.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt trước hết phải ựánh giá ựược các rủi ro trong hoạt ựộng của ngân hàng và sắp xếp chúng theo một thứ tự ưu tiên nhằm hạn chế các vụ việc xấu xảy ra cho ngân hàng.
Vắ dụ: Kiểm sốt hoạt động tắn dụng của ngân hàng: với mục tiêu là giảm tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ. Kiểm soát viên tốt phải nhận biết rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ xấu như: do mơi trường (thiên tai, do cạnh tranh,Ầ); do khách hàng (trình độ đánh giá xu thế phát triển ngành nghề, lĩnh vực mà họ kinh doanh còn non kém, tiềm lực tài chắnh chưa cao,Ầ); do bản thân ngân hàng
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 23
(trình độ nghiệp vụ và ựạo ựức cán bộ tắn dụng, đánh giá khơng đúng khách hàng, ựảo nợ hoặc giãn nợ cho khách hàng,Ầ). Hậu quả của rủi ro tắn dụng là dẫn đến rủi ro thanh khoản, giảm thu nhập và giảm uy tắn của ngân hàng.
Kiểm sốt hoạt động tắn dụng cần ựánh giá lại tỷ lệ nợ xấu của ngân hàng, đánh giá mức độ chắnh xác trong việc phân loại nợ theo các tiêu chuẩn của Ngân hàng Trung ương ựã ựặt rạ Từ đó, nêu ra được các câu hỏi về thực trạng hoạt động tắn dụng: các cán bộ tại các phòng ban thực hiện cho vay ựã thực hiện ựúng quy trình cho vay chưả Có đầy đủ các hồ sơ cần thiết trước khi tiến hành giải ngân như: Báo cáo ựề xuất cấp tắn dụng, báo cáo rà sốt rủi ro, tập hợp các báo cáo tài chắnh, báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, tài sản ựảm bảo cho khoản vayẦcủa khách hàng. Các khoản cấp tắn dụng cho khách hàng ựã ựúng với quyền hạn, trách nhiệm của cấp Phòng, cấp chi nhánh theo phân cấp, ủy quyền ựã ựược Tổng Giám ựốc phê duyệt hay chưả Lĩnh vực cho vay có phù hợp với tình hình của nền kinh tế và chắnh sách tắn dụng của ngân hàng hay khơng? Tình hình kiểm tra sau cho vay có được thực hiện nghiêm túc? Ầ.Kiểm sốt nội bộ sẽ thực hiện kiểm tra, kết luận nguyên nhân của tình trạng nợ xấu hay rủi ro tắn dụng là do: Danh mục khách hàng của chi nhánh có qua tập trung vào một lĩnh vực kinh doanh hay khơng, có hiện tượng ựảo nợ hay giãn nợ,ẦSau đó tiến hành đề xuất hướng xử lý ựối với các trường hợp cụ thể cũng như đề xuất hồn thiện quy trình nghiệp vụ cho vaỵ
Ngồi ra kiểm sốt nội bộ cịn kiểm sốt hoạt ựộng huy ựộng vốn, kế tốn, ngân quỹ, đầu tư, mua sắm và thanh lý tài sản.
-Bảo vệ sổ sách kế toán: Kiểm soát nội bộ phải thực hiện ựánh giá hoạt ựộng kế tốn của ngân hàng có được phản ánh đầy đủ, chắnh xác và kịp thời hay khơng. Cơng tác chi tiêu tài chắnh và mua sắm, thanh lý tài sản cố định có thực hiện đúng quy định hay khơng. Bảng cân đối kế tốn, báo cáo tài chắnh, báo cáo doanh số thu chiẦcủa ngân hàng có được khớp đúng với các nghiệp vụ phát sinh theo dõi trên sổ phụ của từng loại tài khoản hay khơng, có phản
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 24
ánh ựược mức ựộ tin cậy và hợp lý của các chỉ tiêu trọng yếu hay khơng. - Hệ thống kiểm sốt nội bộ có chất lượng phải phân định được mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ và người quản lý rủi rọ Công việc của người quản lý rủi ro là xác ựịnh, ựo lường, sắp xếp ưu tiên và quản lý rủi ro, ựây là một phần trong quản trị doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ đóng vai trị chắnh trong hoạt ựộng của các hệ thống quản lý rủi ro của ngân hàng bằng cách: cung cấp phản hồi chắnh xác, khách quan và kịp thời cho nhóm quản trị ngân hàng.
Khơng lãng phắ các nguồn lực:
-Về con người: Hệ thống kiểm sốt nội bộ có chất lượng cần tập hợp ựược các kiểm sốt viên am hiểu quy trình nghiệp vụ, nắm vững quy chế, chế ựộ của ngành ngân hàng nói chung cũng như của bản thân mỗi ngân hàng thương mại để có các bước kiểm sốt phù hợp và khơng làm ảnh hưởng nhiều tới công việc của các nhân viên khác. Số lượng kiểm soát viên rõ ràng là phải phụ thuộc vào quy mô của ngân hàng, tuy nhiên theo chuyên gia Gunter Hofmann tham gia trong chương trình hợp tác của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và tổ chức hợp tác kỹ thuật đức thì số lượng hợp lý là 01 kiểm soát viên cho 80 nhân viên.
- Về thời gian: Hoạt động kiểm sốt nội bộ có chất lượng cũng đảm bảo thời gian kiểm soát cho một lĩnh vực nghiệp vụ của ngân hàng khơng q dài hay khơng q ngắn. Bởi vì: Nếu thời gian quá dài sẽ gây ảnh hưởng ựối với công việc của các đối tượng được kiểm tra, khơng đảm bảo tắnh kịp thờị Nếu thời gian quá ngắn thì các nội dung kiểm sốt sẽ khơng đảm bảo, và thường ựẩy chi phắ về các thủ tục hành chắnh lên caọ
- Về chi phắ: Chi phắ cho hoạt động kiểm sốt nội bộ có thể được ựịnh lượng rõ ràng như: Chi lương nhân viên, chi phắ thuê chuyên gia,ẦTuy nhiên có thể giảm chi phắ ựào tạo bằng biện pháp ựào tạo tại chỗ, kết hợp với các phòng ban chức năng khác ựể tự ựào tạo nhân viên kiểm soát.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 25
2.1.6.2 Tiêu thức ựánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM
Chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM ựược ựánh giá trên các tiêu thức như sau:
1) Phân cấp trách nhiệm trong quản lý: hệ thống kiểm soát nội bộ phải ựược phân cấp trách nhiệm và mục tiêu rõ ràng, có khả năng hoạt động độc lập và có các nguồn lực thắch hợp để thực hiện các mục tiêu; đảm bảo có một cơ chế chia sẻ thơng tin có liên quan giữa các bộ phận, các phòng chức năng với phịng kiểm sốt nội bộ; có sự bảo vệ về mặt pháp lý ựối với cá nhân và hệ thống kiểm soát để hoạt động kiểm sốt được diễn ra an tồn trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
2) Thực hiện ựồng thời thanh tra tại chỗ và giám sát từ xa: có mối liên hệ thường xuyên và trực tiếp với ban lãnh ựạo các ngân hàng; có phương tiện thu thập, ựánh giá và phân tắch các báo cáo và các kết quả thống kê từ các ngân hàng trên cơ sở từng trường hợp hoặc tổng thể; có phương pháp đánh giá độc lập những thơng tin mà ngân hàng cung cấp qua thanh tra tại chỗ hoặc thơng qua kết quả kiểm tốn ựộc lập.
3) Lưu giữ hồ sơ: hệ thống kiểm sốt phải đảm bảo rằng ngân hàng có chế độ lưu giữ hồ sơ chứng từ theo các quy ựịnh và chuẩn mực về hạch toán, kế tốn, để tạo điều kiện cho các kiểm sốt viên có được sự đánh giá đúng đắn về tình hình tài chắnh và khả năng kinh doanh của ngân hàng; ựồng thời các nhà kiểm soát cũng phải ựảm bảo việc công bố, xuất bản cung cấp thường kỳ các báo cáo tài chắnh phản ánh trung thực tình hình hoạt động của ngân hàng.
4) Quyền hạn chắnh thức của các kiểm sốt viên: các kiểm sốt viên và hệ thộng kiểm sốt có quyền thực hành những biện pháp tức thì khi có sự vi phạm quy chế, hay khi phát sinh những vấn ựề làm ảnh hưởng đến lợi ắch sự an toàn của bản thân ngân hàng.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 26