Các cơng ty tài chắnh (CTTC) các ngân hàng thương mại (NHTM) ựều là các tổ chức tắn dụng (TCTD), đóng vai trị là các trung gian tài chắnh, thực hiện chức năng cơ bản là chuyển vốn từ nơi dư thừa tới nơi thiếu hụt.
Các CTTC và NHTM có nhiều đặc điểm tương đồng, có những nghiệp vụ tương tự như tắn dụng, ựầu tư, bảo lãnh, kinh doanh ngoại hốị.., và ựều ựối mặt với các rủi ro ựặc thù trong những ngân hàng như rủi ro tắn dụng, thanh khoản, lãi suất... Do vậy, kinh nghiệm tổ chức kiểm soát nội bộ (KSNB) của các NHTM trên thế giới có thể coi là những bài học tốt cho tổ chức KSNB của các CTTC trên thế giới cũng như Việt Nam.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 31
Trong các năm 2001 - 2002, nhóm cơng tác về kế tốn của Uỷ ban Basel về giám sát ngân hàng, do ựại diện các ngân hàng trung ương của gần 30 quốc gia trên khắp thế giới thành lập và tổ chức hoạt ựộng, ựã thực hiện một cuộc ựiều tra về hoạt ựộng KSNB tại 71 NHTM ở 13 nước tại châu Âu, châu Mỹ và châu á là bỉ, Pháp, đức, Italia, Nhật Bản, Lucxămbua, Hà Lan, Tây Ban Nha, Thuỵ điển, Thuỵ Sỹ, Áo , Mỹ và Singaporẹ Những kết quả từ cuộc ựiều tra này có thể coi như một sự tổng hợp về hoạt ựộng KSNB trong các TCTD của các nước trên và là những bài học kinh nghiệm tốt cho Việt Nam trong việc ựảm bảo hiệu quả của hoạt ựộng KSNB tại các TCTD. Kết quả khảo sát rút ra các nội dung chắnh như sau:
1. Về vị trắ của KSNB trong tổ chức
Tất cả các NHTM ựều thành lập bộ phận KSNB chắnh thức với các nhân viên làm việc toàn thời gian. Tại các NHTM ựược ựiều tra, Hội ựồng quản trị (HđQT) ựều nhận thức rõ về tầm quan trọng của KSNB, cũng như trách nhiệm của họ trong việc thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết ựể ựảm bảo rằng NHTM có thể tin cậy vào hoạt động KSNB, và đã thực hiện một loạt các biện pháp về cơ cấu ựể ựảm bảo hiệu quả cho các hoạt ựộng nàỵ
Bộ phận KSNB phải có quyền chủ động trong việc thực hiện cơng việc của mình tại bất cứ bộ phận, phịng ban chức năng nào của tổ chức. Hầu hết các NHTM ựược ựiều tra trao cho người ựứng ựầu bộ phận KSNB quyền chủ động liên lạc (một cách chắnh thức) trực tiếp với Hội ựồng quản trị (HđQT) thông qua Uỷ ban kiểm tra (UBKT). để ựảm bảo tắnh độc lập, hầu hết bộ phận KSNB đều thuộc quyền kiểm sốt trực tiếp của UBKT thuộc HđQT, hoặc ắt nhất Tổng giám ựốc (TGđ).
để ựạt ựược hiệu quả, những người sau có thể được phép tham gia thường xuyên vào các cuộc họp của UBKT: TGđ hoặc thành viên của ban TGđ, người ựứng ựầu bộ phận KSNB và kiểm tốn viên (KTV) độc lập. UBKT có thể yêu cầu ựược tiếp cận với bất cứ sổ sách hoặc số liệu nào cần
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 32
thiết, và yêu cầu thực hiện các cuộc ựiều trạ Uỷ ban báo cáo thường xuyên lên toàn thể HđQT.
Uỷ ban xác nhận về ựiều lệ hoạt ựộng KSNB, kế hoạch kiểm toán, và các nguồn lực cần thiết (nhân sự và các công cụ); nhận các báo cáo hoạt ựộng của KSNB, bản tóm tắt những kiến nghị nàỵ để đảm bảo tắnh hiệu quả, trong quá trình hoạt động, KSNB có thể sử dụng thơng tin do các bộ phận kiểm soát báo cáọ Dù vậy, bộ phận KSNB vẫn phải chịu trách nhiệm về việc kiểm tra và đánh giá kiểm sốt mà ngân hàng áp dụng ựối với các hoạt ựộng này hoặc các đơn vị có liên quan.
2 Về tổ chức hoạt ựộng kiểm soát
Thứ nhất: đối tượng phạm vi và nội dung kiểm soát
Mọi hoạt ựộng, mọi ựơn vị trong tổ chức ựều là ựối tượng của KSNB, nhưng trước hết các nguồn lực của KSNB ựược ựịnh hướng vào những ựơn vị, những hoạt ựộng có rủi rọ
Phạm vi của KSNB bao gồm việc kiểm tra, ựánh giá về tắnh phù hợp; tắnh hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và về cách thức thực hiện các trách nhiệm được phân cơng. Nói cách khác, nó chắnh là việc phân tắch rủi ro của HTKSNB của tổ chức. Nội dung của bộ phận KSNB thực hiện kiểm tốn và đánh giá các vấn đề sau:
- Sự tuân thủ của tổ chức đối với các chắnh sách và việc kiểm sốt rủi ro (cả định lượng và phi ựịnh lượng);
- Tắnh đáng tin cậy (bao gồm tắnh nhất qn, tắnh chắnh xác và đầy đủ) và tắnh kịp thời của các thơng tin tài chắnh và quản trị;
- Tắnh liên tục và đáng tin cậy của hệ thống thơng tin điện tử; - Hoạt động của các phịng ban nhân sự.
Cuộc ựiều tra cho thấy trên thực tế, ựối tượng của KSNB tại các NHTM là rất rộng, bao gồm những lĩnh vực quan trọng như: HTKSNB, các thủ tục quản lắ rủi ro, hệ thống thơng tin tài chắnh, kiểm tra các giao dịch và các thủ
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 33
tục, kiểm tra tắnh tuân thủ với pháp luật và quy ựịnh của các cơ quan quản lý và các cuộc ựiều tra ựặc biệt khác. Về phạm vi hoạt ựộng của KSNB, tất cả các NHTM ựược phỏng vấn ựều xác nhận rằng tất cả các hoạt ựộng và các bộ phận trong NHTM đều nằm trong phạm vi kiểm sốt.
Thứ hai: Về tổ chức thực hiện kiểm soát
Hoạt động kiểm sốt dù là do chủ thể nào thực hiện thì đều phải dựa vào phương pháp kiểm soát chung và tn theo một quy trình kiểm sốt chuẩn hóạ Nói cách khác, ựể tiến hành một cuộc kiểm soát cụ thể, các KSVNB cũng sẽ vận dụng kết hợp kiểm soát hệ thống và kiểm tra chi tiết trên cơ sở quy trình kiểm sốt chuẩn hóạ Cụ thể, một cuộc KSNB bao gồm các bước: (1) Lập kế hoạch kiểm soát; (2) điều tra và đánh giá những thơng tin sẵn có; (3) Thơng báo về kết quả kiểm soát; và (4) Theo dõi việc thực hiện các kiến nghị, chỉnh sửa các vấn ựề ựược nêu rạ
Tất cả các NHTM ựược ựiều tra đều có chuẩn bị chương trình kiểm sốt, ghi chép các thủ tục kiểm soát trong hồ sơ kiểm soát, và phát hành các báo cáo kiểm soát bằng văn bản kịp thời sau mỗi cuộc kiểm soát. Các báo cáo sau đó được gửi tới ựơn vị ựược kiểm sốt và tới các nhà quản trị ựiều hành cấp caọ Tại một số NHTM, việc gửi báo cáo phụ thuộc vào tắnh chất nghiêm trọng của kết quả kiểm soát.
Bộ phận KSNB của các NHTM này cũng theo dõi việc thực hiện các kiến nghị của mình, mức độ thường xun của cơng tác này phụ thuộc vào mức ựộ quan trọng của các kiến nghị. Họ cũng báo cáo lên các nhà quản trị ựiều hành cấp cao về tình hình thực hiện các kiến nghị. Và tuỳ theo tắnh nghiêm trọng của các phát hiện sau kiểm sốt, KSNB có thể báo cáo lên HđQT.
3. Về tổ chức bộ máy
Mơ hình tổ chức bộ máy KSNB phổ biến nhất là mơ hình tập trung hóạ Tại các NHTM lớn, các chi nhánh ở nước ngồi có thể có phịng KSNB riêng, nhưng phịng này chịu sự quản lắ của KSNB ở hội sở chắnh. Tại các NHTM
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 34
nhỏ, là một phần của các tập đồn, hoạt động KSNB có thể do bộ phận KSNB của tập đồn thực hiện. Như vậy, cho dù thường có qui mơ lớn hơn so với các CTTC, tuy nhiên mơ hình tổ chức bộ máy KSNB tại các NHTM cũng là mơ hình tập trung.
Tại các NHTM lớn hơn, KSNB ựược tổ chức theo mảng hoạt ựộng kinh doanh. Người ựứng ựầu các bộ phận KSNB của các mảng hoạt ựộng kinh doanh báo cáo lên người ựứng ựầu bộ phận KSNB của tập ựoàn.
4. Về nhân sự KSNB
Năng lực chuyên môn là một điều kiện thiết yếu để KSNB có thể hoạt ựộng tốt. Cuộc ựiều tra cho thấy rằng các KSVNB là những người ựược ựào tạo ở trình độ cao, đặc biệt là tại các NHTM lớn và trong những lĩnh vực chun mơn hóa như kiểm sốt hoạt ựộng kinh doanh (trading activities) hoặc kiểm sốt cơng nghệ thông tin (IT audit). Khi tuyển dụng KSVNB, các NHTM nhỏ thường có xu hướng chủ yếu nhiều tới kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân trong lĩnh vực tài chắnh hơn là tới các bằng cấp và chức danh chuyên môn. Các biện pháp mà các NHTM thường sử dụng ựể ựảm bảo nguyên tắc về năng lực chuyên môn là:
- đào tạo trong công việc (on - the - job training);
- Luân chuyển các KSV trong bộ phận KSNB (mặc dù điều này có thể mâu thuẫn với yêu cầu về tắnh chun mơn hóa);
- Các khóa đào tạo chắnh thức trong nội bộ cũng như ở bên ngoài (các KSV cơng chứng thường phải tham gia q trình đào tạo liên tục mang tắnh bắt buộc sau khi ựã ựược nhận bằng).
Khuyến khắch các KSV giành chứng chỉ KSVNB (CIA - Ceritfied Internal Auditor) do IIA cấp.
KSNB khơng phải là một hoạt động quy mơ trong các NHTM, số lượng KSVNB trong tổng số nhân viên các NHTM là khác nhau tuỳ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt ựộng của mỗi ngân hàng, xét trung bình tỷ lệ này là khoảng 1%.
Trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ.. 35